開放空間技術(shù)指引資料講解

1、開放空間技術(shù)指引一、會(huì)議介紹：開放空間技術(shù)(Open Space Technology ,簡(jiǎn)稱OST)是一種富有成效的動(dòng)態(tài)會(huì)議模式，能夠?qū)⒁粋€(gè)對(duì)于組織/機(jī)構(gòu)很重要的主題僅在很少的規(guī)則輔助下通過一個(gè)新的空間和時(shí)間格式由參會(huì)者討論完畢，“開放空間”提供了一個(gè) 提倡自我承擔(dān)責(zé)任的場(chǎng)合。在會(huì)議期間，每個(gè)參與者可以在主題框架下，提出 自己關(guān)心的問題或自己想要解決的問題或需求，并在不同參與者之間形成關(guān)注 并致力于解決同一個(gè)問題或需求的小組，在既定的規(guī)則下開始小組討論工作。 應(yīng)用民主參與的方法選出大部分參與者集中關(guān)心的話題組建實(shí)施小組并制定行 動(dòng)計(jì)劃。二、四大原則：1、 出席的人者B是最適當(dāng)?shù)?(whoev

2、er come is the right people)2、不管何時(shí)開始都是最適當(dāng)?shù)臅r(shí)間(whenever it starts is the righttime)3、不管發(fā)生什么，都是當(dāng)時(shí)只能發(fā)生的事 (Whatever happen is theonly thingthat could have)4、結(jié)束的時(shí)候就結(jié)束了(When it's over , it's over)三、召集人必需做三件事：1、預(yù)先約定的時(shí)間到了，要召集會(huì)議。2、盡量讓每一位參與者都有機(jī)會(huì)發(fā)言。3、找人做會(huì)議記錄。討論原則：每一個(gè)議題的討論時(shí)間很有彈性，通常在一小時(shí)到一個(gè)半小時(shí) 之間，視實(shí)際情況延長或縮

3、短。在討論的過程中，開放空間會(huì)議鼓勵(lì)參加者運(yùn)用雙腳法則(The Law of two feet),意思是每一個(gè)人都要為自己的學(xué)習(xí)負(fù)責(zé)，你可以在某一個(gè)討論時(shí)段，參加這一時(shí)段中你有興趣參與的 議題，在這個(gè)議題上，若你覺得沒有學(xué)到東西，或認(rèn)為自己在這項(xiàng)議題上 已沒有貢獻(xiàn)，就可以運(yùn)用你的雙腳，很自由的到別組去討論，或暫時(shí) 休息一下也可以。四、議題的會(huì)議記錄：會(huì)用大海報(bào)紙張貼在新聞墻上，沒有參加會(huì)議的人可以藉此了解其它 組的討論情形，進(jìn)而引發(fā)新的議題，在最后做整理時(shí)，做了幾件很有意思的 事：1、全體參加者到新聞墻看看今天所有的討論結(jié)果，若有需要可以在各議題 的會(huì)議記錄上加上自己的意見，或修正自己的看法，

4、以便整理記錄更完整。2、每個(gè)人發(fā)五個(gè)紅色小貼紙，貼在你認(rèn)為最重要的會(huì)議記錄上，不一定每 一個(gè)重點(diǎn)貼一張，若覺得這個(gè)實(shí)在太重要了，可以把五張貼紙貼在同一個(gè)點(diǎn) 上。經(jīng)過這個(gè)步驟之后，在新聞墻上可以很明顯的看出大家認(rèn)為重要的關(guān)鍵點(diǎn) 集中在少數(shù)的幾個(gè)地方，這已形成初步的共識(shí)。3、針對(duì)有初步共識(shí)的重要部分，每一個(gè)人想一想把自己在那一方面有興 趣、能有所貢獻(xiàn)，可以主動(dòng)認(rèn)養(yǎng)或另組小組做更深入的討論。4、若時(shí)間允許，可針對(duì)幾項(xiàng)焦點(diǎn)問題，展開進(jìn)一步的行動(dòng)計(jì)劃，把大家的 智慧化為行動(dòng)。五、游走規(guī)則：開放空間會(huì)議把尊重人，及相信每個(gè)人都能有所貢獻(xiàn)的理念，透過具體的 形式(游走規(guī)則)展現(xiàn)出來，進(jìn)而引發(fā)許多頗具建設(shè)性的

5、走向行為。理念一形 式一行為成為一種良性循環(huán)的增強(qiáng)回路，帶動(dòng)整個(gè)會(huì)議的氣氛，爆發(fā)出一股 驚人的生命力。六、開放空間的技術(shù)手法軟件準(zhǔn)備：1、對(duì)開放空間技術(shù)的執(zhí)行者進(jìn)行培訓(xùn)目的：讓技術(shù)人員懂得如何去實(shí)際操作、運(yùn)用并推廣這門技術(shù)2、對(duì)開放空間中需要輔助的人員進(jìn)行培訓(xùn)目的：讓輔助者了解自己在整個(gè)過程中的角色及意義硬件準(zhǔn)備：1、置辦開放空間的設(shè)備與工具設(shè)備：能容納若干人的會(huì)議場(chǎng)所（固定）、若干桌椅、影音設(shè)備、留言板 等。工具：大白紙、彩筆、便簽紙等七、實(shí)施步驟：1、確定會(huì)議主題。2、通知利益相關(guān)方會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)。3、確定會(huì)議場(chǎng)地以及布置，會(huì)議布置最好采用圍圈而坐。4、帶領(lǐng)人組織成員相互認(rèn)識(shí)并破冰暖身。

6、5、將會(huì)議規(guī)則公布于與會(huì)人員，讓與會(huì)人員了解會(huì)議規(guī)則。6、陳述討論主題的由來。7、根據(jù)主題內(nèi)容，與會(huì)的每一位人員針對(duì)主題進(jìn)行發(fā)言，表達(dá)自己對(duì)主題 的認(rèn)識(shí)。8、分組討論主題內(nèi)容產(chǎn)生的原因，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)用大白紙進(jìn)行歸納總 結(jié)，然后每組派一個(gè)代表向所有與會(huì)人員講解展示小組的討論成果。9、針對(duì)每小組的討論結(jié)果，帶領(lǐng)人再歸納總結(jié)出所有原因，達(dá)到大多數(shù)人 都贊成討論結(jié)果。10、根據(jù)討論出的原因，分組討論相應(yīng)的應(yīng)對(duì)方案，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)用大 白紙進(jìn)行歸納總結(jié)，然后每組派一個(gè)代表向所有與會(huì)人員講解展示小組的討論 成果。11、針對(duì)每小組的討論結(jié)果，帶領(lǐng)人再歸納總結(jié)出所有方案，達(dá)到大多數(shù) 人都贊成討論結(jié)果。12、

7、制定實(shí)施的時(shí)間，并進(jìn)行分工，執(zhí)行方案。13、評(píng)估方案執(zhí)行的情況。八、開放空間的模式與運(yùn)用開放空間的模式：1、第一種模式：15人以內(nèi)簡(jiǎn)要：可以采用不分組的方式，最常見的形式是以便簽紙搜集每人建議， 然后對(duì)每人的發(fā)言進(jìn)行分類歸納2、第二種模式：15 50人簡(jiǎn)要：需要分組，一般小組以8 15人較適宜，每組男女、老少、職業(yè)等 比例盡量均衡3、第三種模式：50人以上簡(jiǎn)要：需要分組，一般小組以8 15人較適宜，每組男女、老少、職業(yè)等 比例盡量均衡，若在百人以上，分成的小組數(shù)較多，最好的方式是將討論議題 列幾個(gè)大的方向，根據(jù)列出的方向，再將小組均衡地劃分在每個(gè)方向下再進(jìn)行 討論，這樣帶領(lǐng)人在有效的時(shí)間內(nèi)能更

8、好地控制討論進(jìn)程。九、開放空間的運(yùn)用：（一）帶領(lǐng)人1、需要在每個(gè)小組里設(shè)置一個(gè)催化員，這個(gè)催化員在小組討論里需要具備 親和力、帶領(lǐng)能力、觀察力、表達(dá)能力等技巧。2、需要把控整個(gè)會(huì)議的節(jié)奏，盡量將每一個(gè)環(huán)節(jié)控制在計(jì)劃的時(shí)間內(nèi)。3、帶領(lǐng)人需要注意講話的技巧，用最簡(jiǎn)單明了、最樸實(shí)的話語將會(huì)議主題 內(nèi)容闡述清楚，務(wù)必讓每一個(gè)與會(huì)人員都明白4、保持中立的立場(chǎng)，不對(duì)任何人、任何觀點(diǎn)帶有主觀意識(shí)，務(wù)必做到公 平、公正以及尊重的原則。（二）催化員1、緊緊圍繞主題目標(biāo)：開放空間技術(shù)只是實(shí)現(xiàn)主題目標(biāo)的一種工具，在小 組內(nèi)討論各個(gè)主題時(shí)，催化員需要引領(lǐng)組員盡量圍繞主題開展討論，不能偏離 主題太遠(yuǎn)，但是催化員不能提出

9、實(shí)質(zhì)性的建議。2、注意控制小組討論的節(jié)奏，把握時(shí)間限制，盡量按照計(jì)劃的時(shí)間范圍完 成討論。3、促進(jìn)組員之間的溝通交流。如果小組討論內(nèi)呈現(xiàn)出冷場(chǎng)或無人發(fā)表建議 的情況，催化員需要把握現(xiàn)場(chǎng)氣氛，同時(shí)保證每一個(gè)組員都有發(fā)言的機(jī)會(huì)。4、在討論中，適時(shí)地鼓勵(lì)和限制組員。對(duì)于某些偏內(nèi)向或者容易害羞的組 員需給予鼓勵(lì)支持，不需要逼迫其必須發(fā)言，但可以多關(guān)注對(duì)方，讓其無壓力 地表達(dá)意見；當(dāng)某些組員壟斷討論時(shí)，因適時(shí)提醒對(duì)方將發(fā)言的機(jī)會(huì)讓予他 人。（三）觀察員1、現(xiàn)場(chǎng)拍照或用其他的影像等技術(shù)記錄下會(huì)議的整個(gè)過程。2、細(xì)心觀察和感覺與會(huì)人員（包括帶領(lǐng)人和催化員等）的語言、認(rèn)知、情 緒、行為等，并且在會(huì)后總結(jié)時(shí)，提

10、出自己觀察和感覺到的一切事物。3、若討論現(xiàn)場(chǎng)有突發(fā)情況，而帶領(lǐng)人沒有發(fā)現(xiàn)問題的情況下，可以適時(shí)提 醒帶領(lǐng)人注意協(xié)調(diào)。（四）記錄員1、詳細(xì)記錄整個(gè)討論過程，包括每一位與會(huì)人員的語言、表情、行為等。2、在整個(gè)會(huì)議結(jié)束以后，形成書面報(bào)告。十、開放空間技術(shù)的建議1、對(duì)帶領(lǐng)人的建議：在會(huì)前需要對(duì)催化員進(jìn)行培訓(xùn)，需要在會(huì)議前讓催化 員了解主題以及帶領(lǐng)人想讓催化員在催化小組活動(dòng)時(shí)要達(dá)到的效果。2、對(duì)利益相關(guān)方的建議：在選擇利益相關(guān)方時(shí)，需要選擇與主題相符合的 利益相關(guān)方。如：討論的主題是關(guān)于醫(yī)療方面的，那么就不需要學(xué)校等類型的 利益相關(guān)方參與。3、對(duì)催化員的建議：催化員最好是了解社工技巧的人員來做，同時(shí)催化

11、員 還需要具備帶領(lǐng)小組工作的能力。4、對(duì)參與人群界定的建議：一般開放空間分為兩類，一類是固定人群，一 類是非固定人群。對(duì)于固定人群來講，我們?cè)谧鲩_放空間技術(shù)是一個(gè)循序漸進(jìn) 的過程，不但要讓他們參與到開放空間中，也要逐漸會(huì)運(yùn)用開放空間的技術(shù)； 對(duì)于非固定人群來講，一次開放空間技術(shù)討論會(huì)需要給組員帶來一定的成長。5、對(duì)開放空間技術(shù)的建議：讓每一個(gè)參與到開放空間的人都有發(fā)表建議的 機(jī)會(huì)，都能感受到被尊重，會(huì)議討論出的結(jié)果都能切實(shí)地執(zhí)行。十一、開放空間技術(shù)后期跟進(jìn)事項(xiàng)在開放空間技術(shù)后期，應(yīng)該成立三個(gè)小組去完成會(huì)議討論結(jié)果，這三個(gè)小 組分別為：1、執(zhí)行小組：根據(jù)會(huì)議現(xiàn)有的情況，此小組人員可以是會(huì)議室內(nèi)的

12、議事團(tuán) 體，或者是員工代表，如：在水井坊會(huì)議可以由自治小組成員來擔(dān)當(dāng)。他們除 了參與到開放空間會(huì)議里面議事，也要在得出議事結(jié)果后去執(zhí)行具體的策略方 案。2、協(xié)作小組：可以引入既有的社會(huì)組織或者是企業(yè)等團(tuán)體，如：在水井坊 會(huì)議協(xié)作的團(tuán)體就是愛有戲會(huì)議文化發(fā)展中心，主要負(fù)責(zé)開放空間技術(shù)的引進(jìn) 和培訓(xùn)，并對(duì)會(huì)議室自治小組進(jìn)行培育，最終達(dá)到城市會(huì)議治理工作有效進(jìn) 行。3、評(píng)估小組：由第三方的利益相關(guān)方來擔(dān)任，如：在水井坊會(huì)議評(píng)估方就 是街道辦事處或會(huì)議，主要是評(píng)估開放空間技術(shù)的會(huì)議成果執(zhí)行進(jìn)程，并對(duì)協(xié) 助小組指導(dǎo)與監(jiān)督。十二、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估1、可能出現(xiàn)與會(huì)人員代表的是同一性質(zhì)的團(tuán)體利益，所以與會(huì)人員必須要 有代表性與全面性。2、可能出現(xiàn)在會(huì)議時(shí)比較強(qiáng)勢(shì)的人占有話語權(quán)，所以催化員需要時(shí)時(shí)提醒f _-、/ : 一 、 :SLu1、03、可能在會(huì)議中提出問題的人因?yàn)槲幢徊杉{建議而在具體執(zhí)行時(shí)缺乏積極 性，所以在會(huì)前將詳細(xì)說明如果有建議在本