文件編寫培訓(xùn)課件

1、課前友情提醒每天多做一點(diǎn)點(diǎn)，就是成功的開始每天多做一點(diǎn)點(diǎn)，就是成功的開始每天創(chuàng)新一點(diǎn)點(diǎn)，就是領(lǐng)先的開始每天創(chuàng)新一點(diǎn)點(diǎn)，就是領(lǐng)先的開始每天進(jìn)步一點(diǎn)點(diǎn)，就是卓越的開始每天進(jìn)步一點(diǎn)點(diǎn)，就是卓越的開始每天謙虛一點(diǎn)點(diǎn)，就是被接納的開始每天謙虛一點(diǎn)點(diǎn)，就是被接納的開始質(zhì)量環(huán)境管理體系質(zhì)量環(huán)境管理體系 體系文件編寫體系文件編寫課程介紹課程目標(biāo)： 通過培訓(xùn)，掌握程序文件的編寫和技能，做到：會按標(biāo)準(zhǔn)格式編寫公司程序文件；會審核文件格式的標(biāo)準(zhǔn)化；會辦理公司程序文件的制/修訂及發(fā)行流程；目錄1、公司榮譽(yù)2、公司品牌3、公司通過體系認(rèn)證4、體系文件編寫的重要性5、體系文件的架構(gòu)6、體系文件的機(jī)密等級7、體系文件的結(jié)構(gòu)

2、8、體系文件編寫9、體系文件的書寫規(guī)定10、體系文件條文的規(guī)則 11、體系文件的編號 12、體系文件的審批 13、體系文件制/修訂及發(fā)行的流程14、體系常用表單的使用說明公司通過體系認(rèn)證國際認(rèn)證聯(lián)盟標(biāo)志 中國認(rèn)證機(jī)構(gòu)國家認(rèn)可委員會 （CNAB）認(rèn)可標(biāo)志 國際認(rèn)可論壇 環(huán)境管理體系 質(zhì)量管理體系 體系文件編寫的重要性 體系文件在ISO9000、ISO14000管理體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色： （1）符合標(biāo)準(zhǔn)要求 在ISO9001和ISO14001的條文中，均要求組織“建立并保持局面的體系，以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求”。 （2）工作的依據(jù) 建立體系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循

3、，保持一致和穩(wěn)定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作時出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn)，或者由于口頭交待溝通工作的方 式和方法欠明確和清楚。體系文件編寫的重要性 （3）提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ) 當(dāng)所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基礎(chǔ)通過日常工作，不斷地完善管理和技術(shù)的要求。 （4）防止經(jīng)驗的流失 書面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗的流失，從而造成動作上的因難。體系文件編寫的重要性（5）改善人際關(guān)系 由于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時降低了同事之間的磨擦的機(jī)會。（6）員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感 執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)

4、容，明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感。 體系文件的架構(gòu) 按標(biāo)準(zhǔn)描述環(huán)境管理體系描述各部門有關(guān)活動詳細(xì)作業(yè)文件 QM一階文件 QP二階文件 WI三階文件 FM四階文件 各部門作業(yè)記錄 類 別名稱代號例舉手冊類一階文件QM環(huán)境質(zhì)量手冊管理辦法類二階文件QP制程檢驗管理辦法指導(dǎo)書、操作規(guī)范三階文件WI拋光作業(yè)指導(dǎo)書圖表、記錄四階文件FM內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單 設(shè)計圖 QC工程圖 體系文件的架構(gòu)說明1手冊類(QM) 對于一個國家來說，憲法是根本大法，任何法律的制訂都必須依憲法的要求來擬制，而對于一間公司來說，手冊即是公司在管理制度上的根本大法，它會敘述公司在體系運(yùn)行上的大綱要求，簡言之，手冊即要

5、求我們應(yīng)該要做哪些工作。2管理辦法類程序(QP) 程序即是明確規(guī)定工作進(jìn)行的途徑，就是說，針對手冊要求的工作和要求程序需詳細(xì)描述。文件化的程序通常包括活動的目的和范圍；做什么事情和由誰來做；何時、何地和由誰來做；應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進(jìn)行控制和記錄等。體系文件的架構(gòu)說明3指導(dǎo)書、操作規(guī)范(WI) 工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它需詳細(xì)敘述某一具體的工作如何來執(zhí)行和操作，很多公司亦稱為工作指引或作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書。4表單（圖表、記錄）(FM) 格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時，就應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設(shè)計復(fù)雜的表格會令工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)

6、計表格應(yīng)力求共享，在表達(dá)明白的前提下，精簡填寫項目和內(nèi)容。體系文件的架構(gòu)說明 一般來說，一項工作涉及到多個部門則我們寫文件時編制成程序，例如：采購程序、糾正和預(yù)防措施程序等，而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時做成指導(dǎo)書的格式，例如：設(shè)備使用指導(dǎo)書、指導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗指導(dǎo)書等。 一般對于圖紙、設(shè)備說明書、國內(nèi)、國際的標(biāo)準(zhǔn)亦歸納為工作指導(dǎo)書類文件。體系文件的機(jī)密等級 可分為三類： G類：即通用文件，允許各部門依需要經(jīng)文管中心登記后復(fù)印使用，或在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上公布，公開宣導(dǎo)。如：文件和資料管理辦法。 S類：即機(jī)密文件，由發(fā)文單位設(shè)定權(quán)限范圍，由文管中心控制發(fā)行。如一般技術(shù)文件、人員升遷、薪資調(diào)整等。如

7、擺件電鍍BPR流程。 T類：即絕密文件，只限于責(zé)任人與企業(yè)最高主管之間的機(jī)要文件，正本不受文管中心控制，但需在文管中心登記名稱，正本由責(zé)任人保管。如核心技術(shù)、對外重要項目的申報等，如金屬擺件特種生產(chǎn)工藝創(chuàng)新項目。體系文件的結(jié)構(gòu)（首頁）例表例表首頁：含審批、發(fā)行簽收、版本、發(fā)行份數(shù)及修訂等內(nèi)容，類似文件履歷，僅限一頁，如右圖（注：僅限一、二階文件使用） 體系文件的結(jié)構(gòu)（次頁）次頁：文件的內(nèi)容頁含目的、適用范圍、定義、權(quán)責(zé)、內(nèi)容、參考文件及資料、使用表單，可多頁，每面標(biāo)示頁次，如右圖 例表例表體系文件的結(jié)構(gòu)（附件 ）附件：系指本文件相關(guān)的圖表說明，可多頁。如下圖 例表例表一階（QM）程序文件格式例

8、表例表例表例表上圖為QM文件格式的封面與目錄下圖為QM文件格式的文件首頁與次頁二階（QP）程序文件格式例表例表三階（WI）程序文件格式例表例表操作規(guī)范文件部門作業(yè)指導(dǎo)書四階（FM）程序文件格式文件制/修訂申請單內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單例表例表BPR流程文件格式例表例表文件編寫的內(nèi)容（ 1.0目的）1.0目的: 敘述編寫此文件之意圖、功能用途及希望達(dá)到的目標(biāo) 文件和資料管理辦法1.0目的 1.1為確保本公司文件的制定格式、書寫編號一致性，以便于建立、分發(fā)、存檔及控制。 文件編寫的內(nèi)容（ 2.0適用范圍）文件和資料管理辦法2.0適用范圍 2.1本公司之質(zhì)量環(huán)境手冊、管理規(guī)定、作業(yè)指導(dǎo)書及各項相關(guān)規(guī)定等文件均屬之

9、。 2.0適用范圍： 敘述編寫此文件之適用于組織內(nèi)特定人、物、事、地 文件編寫的內(nèi)容（ 3.0定義）文件和資料管理辦法3.0定義 3.1質(zhì)量體系：系指有關(guān)ISO19001：2000的所有文件。 3.2環(huán)境體系：系指有關(guān)ISO14001：2004的所有文件。 3.3其他體系：系指質(zhì)量/環(huán)境體系未要求的其他管理體系。 3.0定義： 說明此文件中特殊或?qū)Ｓ玫拿~、詞匯、專業(yè) 術(shù)語的含義 文件編寫的內(nèi)容（ 4.0權(quán)責(zé)）文件和資料管理辦法4.0權(quán)責(zé) 4.1各相關(guān)單位： 需切實執(zhí)行及配合文件有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)分發(fā)文件的 保管與維護(hù)。 4.2文管中心： 負(fù)責(zé)審核文件之標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、編號及發(fā)放等管理。 4.3文件審批

10、權(quán)限參照本辦法第5.3條款規(guī)定。 4.4各部門負(fù)責(zé)本部門內(nèi)各項文件的制訂、審核。 4.0權(quán)責(zé)： 敘述涉及此文件相關(guān)部門、人員的權(quán)利與責(zé)任 文件編寫的內(nèi)容（ 5. 0內(nèi)容）文件和資料管理辦法5.0內(nèi)容：詳5.0內(nèi)容： 敘述特定人員在何種時機(jī)或狀況，以何種方式執(zhí)行某種特定工作、管理規(guī)定及流程步驟一一對應(yīng)說明、工作步驟所產(chǎn)生某些記錄、報告，作為實際作業(yè)現(xiàn)況之規(guī)定、依據(jù)文件編寫的內(nèi)容（ 6. 0參考文件及資料）文件和資料管理辦法6.0 參考文件及資料 6.1檔案管理辦法 （QP-QE-A-03） 6.2記錄管理辦法 （QP-QE-A-04） 6.0參考文件及資料： 敘述此文件所產(chǎn)生的其他參考依據(jù)的文件

11、名、資料名 文件編寫的內(nèi)容（ 7. 0使用表單）文件和資料管理辦法7.0使用表單： 執(zhí)行此文件產(chǎn)生之記錄表單及標(biāo)簽、印章等 文件編寫的內(nèi)容（ 8. 0記錄之保存）文件和資料管理辦法8.0 記錄之保存： 8.1本文件原稿由文管中心統(tǒng)一保存至本文件改版或廢除為止。 8.2文件保存一覽表 由文管中心適時更新。 8.3受控文件發(fā)放清單 、作廢文件銷毀清單、文件回收登記表、 文件歸檔登記表 作為歷史記錄由文管中心永久保存。 8.4文件修訂申請單 、文件廢止申請單、作廢暫留申請單、文件 發(fā)放簽收表及文件發(fā)行申請單 由文管中心保存，保存期 限與相關(guān)文件生效或保存時間同期。 8.0記錄之保存： 敘述需保存之記

12、錄原稿及保存單位，保存年限設(shè)定 文件編制流程 流程圖繪制 編制文件的過程中，使用流程圖，會更容易理解文件內(nèi)容和加深印象 文件流程圖表格流程圖繪制 體系文件中流程圖各符號 生產(chǎn)過程流程圖所使用符號 體系文件的書寫規(guī)定 QM/QP/WIQM/QP/WI體系文件：1 1、統(tǒng)一用、統(tǒng)一用A4A4紙紙（210210* *297297mmmm）2 2、字體：宋體字體：宋體3 3、標(biāo)題：小三、標(biāo)題：小三4 4、內(nèi)容：小四；、內(nèi)容：小四；5 5、上、下邊框各：、上、下邊框各：2 2cmcm，6 6、左邊框、左邊框:2.5:2.5cmcm（其中其中0.50.5cmcm作為存檔或文件報送時的裝訂線）作為存檔或文件

13、報送時的裝訂線）7 7、右邊框、右邊框:1.5:1.5cmcm，8 8、各邊調(diào)整幅度各邊調(diào)整幅度0.20.2cmcm9 9、行間距：固定值、行間距：固定值1818磅，字磅，字間距為正常，間距為正常，（如該行字?jǐn)?shù)不足（如該行字?jǐn)?shù)不足5 5個字，則字間距調(diào)整緊縮狀態(tài)個字，則字間距調(diào)整緊縮狀態(tài) ）2.5cm297mm210mm2cm2cm1.5cm宋體：小四行間距為固定值18磅宋體：小三公司標(biāo)志公司內(nèi)聯(lián)單標(biāo)準(zhǔn)格式如右圖：如右圖：邊距大小：邊距大?。?1 1、左邊距：、左邊距：2.52.5cm cm 2 2、右邊距：右邊距：1.51.5cm cm 3 3、上邊距：上邊距：2.52.5cm cm 4 4

14、、下邊距：下邊距：1.51.5cm cm 表頭：表頭： 1 1、“表單表單標(biāo)題標(biāo)題”：三號字，宋體：三號字，宋體或黑體均可?；蚝隗w均可。 2 2、統(tǒng)一使用、統(tǒng)一使用“LOGOLOGO標(biāo)志標(biāo)志”：不能改變其長寬尺寸比例，以免不能改變其長寬尺寸比例，以免LOGOLOGO變形。變形。 3 3、“表單標(biāo)題標(biāo)識表單標(biāo)題標(biāo)識”：小五：小五號字，宋體或黑體均可。號字，宋體或黑體均可。 4 4、表單需預(yù)留審核欄位置，若、表單需預(yù)留審核欄位置，若有申請受控編號，需把編號體現(xiàn)在有申請受控編號，需把編號體現(xiàn)在表單右下方。表單右下方。表單內(nèi)容：表單內(nèi)容： 1 1、字號：五號、字號：五號 2 2、字體：宋體、字體：宋體

15、 3 3、段落前：、段落前：0 0行行 4 4、段落后：、段落后：0 0行行 5 5、行距值：單倍行距、行距值：單倍行距 公司表單標(biāo)準(zhǔn)格式各部門四階文件（各部門四階文件（FMFM）格式基本不受制，格式基本不受制，便于各部門實際運(yùn)作為原則，但是有以便于各部門實際運(yùn)作為原則，但是有以下幾點(diǎn)要注意：下幾點(diǎn)要注意： 1 1、統(tǒng)一使用統(tǒng)一使用“LOGOLOGO標(biāo)志標(biāo)志”：不能：不能改變其長寬尺寸比例，以免改變其長寬尺寸比例，以免LOGOLOGO變形。變形。 2、 “表單標(biāo)題標(biāo)識表單標(biāo)題標(biāo)識”：小五號字，：小五號字，宋體或黑體均可。宋體或黑體均可。 3、FM文件要在文件下方備注，保文件要在文件下方備注，保

16、存的部門及保存期限。存的部門及保存期限。 4、所有、所有FM文件也要像文件一起到文文件也要像文件一起到文管中心受控編號管中心受控編號 5、FM文件申請受控也要填寫文件申請受控也要填寫文件文件制制/修訂申請表修訂申請表。注：記錄是一種特殊的文件，記錄在注：記錄是一種特殊的文件，記錄在沒有記錄之前是文件，記錄之后才是沒有記錄之前是文件，記錄之后才是記錄記錄文件條文規(guī)則文件條文編號用阿拉伯?dāng)?shù)字，中間以點(diǎn)“”分開，在條文編號不適用時用細(xì)目編號，細(xì)目編號用英文字母，例如規(guī)則及格式如右圖： 條文的層次對齊條文的第3層次開始用英文字母演練一情景假設(shè)右圖監(jiān)控室管理規(guī)定請指出存在的幾處條文問題？8處問題文件編號

17、方式 公司所有管理體系文件均以質(zhì)量環(huán)境管理體系方式體現(xiàn) 文件編號方法 環(huán)境體系質(zhì)量體系財務(wù)體系營銷體系行政體系其他體系EQFYXT集團(tuán)辦公室工藝品珠寶模具金行財務(wù)人資AGBMJFHR 體系代號（注：質(zhì)量/環(huán)境體系共用文件體系代號為：QE） 部門代號 文件的審批 文件制訂、修訂、發(fā)行、廢止、遺失補(bǔ)領(lǐng)類別制訂審核批準(zhǔn)備注手冊類（QM）集團(tuán)各部門部門主管總裁公司各部門管理代表公司總經(jīng)理程序類（QP）集團(tuán)各部門部門主管分管總裁助理公司各部門部門主管總經(jīng)理/管理代表指導(dǎo)書（WI）集團(tuán)各部門部門主管部門主管/管理代表公司各部門部門主管部門主管/管理代表注：部門專業(yè)化的一些三階文件由本部門主管自行審批，但是

18、非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制作部門審核/批準(zhǔn)，掩蓋了其它部門的要求的意見，在使用中難免會對其它部門造成困撓，所以對于一些三階文件的核準(zhǔn)，要由管理者代表批準(zhǔn)如：XXX部門薪資管理規(guī)定文件的制/修訂、改版與作廢 文件和資料的制訂、改版、作廢由提出單位申請，并按文件和資料管理辦法5.3條款審核、批準(zhǔn)程序進(jìn)行。 w 文件和資料的制訂、改版、作廢應(yīng)填寫文件制/修訂申請單或文件廢止申請單，經(jīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后送文管中心。w 文件和資料的制訂、改版由文管中心根據(jù)文件制/修訂申請單對檔案進(jìn)行修改，文管中心按文件發(fā)放簽收表或文件首頁的發(fā)放記錄收回發(fā)放的該文件進(jìn)行更改，保證同一文件版本均一致、有效，所用文件為現(xiàn)行有效版本 。w 新版文件一經(jīng)批準(zhǔn)，舊版文件自行作廢。收回的舊版文件及超過保存期限的文件均屬作廢文件，無須再提出作廢申請。w 所有文件原稿均須由文管中心作永久性保存。舊版文件原稿由文管中心加蓋作廢暫留章后保存 。印章的使用 文管中心各種用章的使用公司使用章使用內(nèi)容內(nèi)部受控文件：由公司自行規(guī)劃或參考外部資料制定發(fā)行的書面文件，須在文件上加蓋