會議服務(wù)工作流程主管以上人員培訓(xùn)用

1、會議效勞工作流程一、會場布置1 、到會議室使用通知后,應(yīng)首先明確客人需要提供的效勞工程, 如會議室的使用時間,使用次數(shù)、人數(shù)、單位、何人參加,有無會 標、席位牌,是否擺放鮮花水果,話筒的個數(shù),是否擺放投影儀、 投影幕、板書用具白板、板擦、白板筆以及會議聯(lián)系人落實看 會場的時間等.2 、會議室效勞人員按會議聯(lián)系人預(yù)約看會場時間,提前半天安 排效勞員根據(jù)要求布置好會場,開窗透氣,擺放會議所需物品茶 葉、水杯、托盤、水瓶、信紙或白紙、圓珠筆、一次性鉛筆等.3 、檢查會議室燈具、桌椅、空調(diào)、音響等設(shè)施設(shè)備的完好.地 面、四周墻裙、門窗做到無損壞、無灰塵.如有損壞及時報修,并 催促工程維修人員,檢查維修

2、結(jié)果,保證設(shè)施完好率到達百分百.5、按要求粘好會標,保證協(xié)調(diào)美觀.6 、投影設(shè)備、板書器材等應(yīng)首先征得會議負責人的同意進行適 當擺放,所需用具應(yīng)完備、易取用.提供良好穩(wěn)定的電源.幫助調(diào) 試投影設(shè)備和客人攜帶的媒體工具.7、檢查并準備好音響及話筒視頻追蹤等設(shè)備,并調(diào)試音響、話 筒到適當音量,話筒高度一致.8 、席位牌由商務(wù)中央接待員核對好后,提前放在會議室,由會 議組織者安排擺放.9、在圓桌上擺放好香巾碟.擺放好紙筆,要求將紙擺放在距下桌沿5厘米正對椅背處,筆尖朝上成45度角10 、最后一次檢查臺面是否整潔；各種用具是否干凈、齊全, 擺放符合要求.二、會前準備1 、會前準備務(wù)必在接到開會通知的時

3、間半小時前進行.會議服 務(wù)員應(yīng)將 調(diào)至振動或關(guān)機.2 、根據(jù)會議人數(shù),在茶水間準備好相應(yīng)數(shù)量的茶杯,并放置適 量茶葉,準備好干凈保溫的開水瓶,打好開水.3 、準備香巾.4 、翻開空調(diào),保證會議室溫度適宜.5 、PA人員在公共衛(wèi)生間配卷紙、點檀香,對臺面、地面衛(wèi)生再 次清掃,并清理會議室外的立式垃圾桶.6 、在吸煙區(qū)擺放好煙缸和紙巾,如果有茶歇,在會議開始前在 指定位置擺放好.7 、開音響、燈光,再次進行音響的調(diào)試.8、會議開始前30分鐘,會議效勞人員應(yīng)再次檢查會標、歡送 牌、綠化布置、空調(diào)、音控等情況以及公共衛(wèi)生間、公區(qū)衛(wèi)生是否 OK如有欠漏,需立即通知效勞中央或有關(guān)部門人員,保證會議按 時進

4、行.9 、會議即將開始時,會場播放與會議主題相符的輕音樂,任何 阻礙客人的工作如吸塵等應(yīng)立即停止,效勞員站在會議室門外,面 向客人到來的方向,保持微笑.假設(shè)是重點會議,需有主管或經(jīng)理在場迎候.對年老體弱者進行攙扶.10 、客人到來距離會議室約2.5m時,效勞員上半身略微前傾, 問候客人：“您好,先生/小姐.并伸手示意大門的方向：“這邊加.三、會中效勞重點1、客人陸續(xù)入座時,效勞員一人先上香巾,其他人倒茶水.先 在茶水間倒好茶水,用托盤將茶水托出,先為會議室主桌上的客人 送茶水.走近就座的客人,站在客人右側(cè),身體略微前傾,右手先 拿一個杯墊放置在桌上客人的右手正上方的位置,然后拿茶杯將 茶杯放置

5、在杯墊上,杯把朝右下方方便客人取用,退半步轉(zhuǎn)身離開 效勞下一位客人.2、如有投影儀,效勞人員不要橫穿投影儀,以免影響投影效果.3、會議效勞人員必須 調(diào)成振動或關(guān)機,堅守崗位.會議開 始時,茶水效勞人員按標準站姿在在茶水間門口,音響師站在音響 室門口,面向會議室,站姿標準,注意觀察參會人員隨時可能產(chǎn)生 的需求.會議進行時,效勞員要留意會議進程,發(fā)現(xiàn)有需求的客人 要立即上前詢問.4、會議效勞員注意觀察會場情況,適時續(xù)水,在會議開始后 15 分鐘左右進行,以后每隔20分鐘續(xù)一次,可視情況提前或延遲. 茶水溫度始終應(yīng)保持在 85c以上.拿暖瓶倒水時,須左手拿壺同 時手心里可放疊好的紙巾兩張,如遇有客人

6、自己不小心將水濺到桌 子上的情況,可以應(yīng)急處理,右手托壺于胸前,走路要穩(wěn),步子要 輕,動作協(xié)調(diào)；從桌后倒水時,側(cè)身站立于客人右側(cè),大拇指、食 指拿起杯把并后退一步,與賓客保持 30厘米左右的距離,倒水以七 八成滿為宜,斟完后,上前一步將茶放回原處,面帶微笑,伸手右 示意“請用茶,然后進行下一位.如客人坐的比擬擁擠,效勞員拿不到杯子時,可輕聲提示客人 “打攪一下,給您加點水,同時手伸向杯子,這時一般客人都會理 解效勞員的意思,協(xié)助將杯子拿給效勞員.如遇到客人碰倒茶杯的情況,要及時到茶水間拿抹布擦拭,如 是主席臺上的1號會議室內(nèi)可先就近抽取紙巾先應(yīng)急處理,再去 拿抹布處理.此項事情出現(xiàn)考驗的是會議

7、室效勞人員的應(yīng)急水平和 協(xié)作水平.一般1號都會至少安排2個以上的效勞人員進行效勞, 每個人都要一邊工作一邊關(guān)注會場情況,出現(xiàn)應(yīng)急情況,會場內(nèi)服 務(wù)人員要通力協(xié)作,最快速的解決問題.5、密切注意會議室的音響問題和視頻追蹤系統(tǒng).6、簽字儀式：幫客人傳遞文件的工作一般由禮儀小姐負責否 那么由效勞員完成,效勞員應(yīng)事先與其溝通好,并協(xié)助把準備好的紅 酒送到客人手中.7、會議中場休息,及時補充和更換各種用品,注意不要翻動桌 面資料.同時要關(guān)注去衛(wèi)生間的客人,給他們指點衛(wèi)生間方向.四、會后效勞1、會議結(jié)束時,效勞員快步走向會議室門口,翻開大門,站在 門內(nèi)一側(cè),保持微笑,身體略微前傾,歡送客人：“請慢走,歡送下次光臨目送客人全部離場后,檢查有否遺留物品及會場設(shè)備、物品的完好情況.2、向會議工作人員詢問下次會議的時間要求,并征求對效勞方 面的要求.3、進行平安檢查,關(guān)閉電器電源,檢查