檔案管理借閱制度

1、v1.0可編輯可修改公司檔案管理及保密制度第一條：總則本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、 銷售合同、音像資料。包括：國(guó)家政府部門重要公文、銷售合同、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他檔案（人 事檔案由人事部自行管理）。公司對(duì)檔案實(shí)行集中管理。第二條：檔案管理架構(gòu)公司檔案管理由辦公室主管，并設(shè)有檔案室檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理。檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各部門由兼職檔案保管員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。第三條：檔案分類文書類檔案政府部門各類文件公司對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類正式發(fā)文法律公文項(xiàng)目文件工程技術(shù)類工程檔案銷售檔案開發(fā)檔案 財(cái)務(wù)類檔案公司各類證照

2、第四條：歸檔工作流程一、檔案工作分為七個(gè)環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、 編 目、檢索、統(tǒng)計(jì)。各部門以工程項(xiàng)目為單位，按檔案分類 要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負(fù)責(zé)移交至 公司檔案室歸檔。二、各部門按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)部門負(fù)責(zé) 人審簽后，及時(shí)交送公司檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案 原件移交公司檔案室。如部門確需留存原件的，應(yīng)與公司 檔案室辦理借閱手續(xù)。第五條、歸檔要求一、歸檔文件必須完整齊全。歸檔文件必須按規(guī)定分類整理、編目。檔案編目文書類檔案：年度+ （項(xiàng)目）部門+案卷號(hào)二、文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，就先補(bǔ)整、裁切、 折疊，使其整齊劃一。第六條、檔案借閱、移交

3、一、檔案借閱者必須做到：1 .愛護(hù)檔案、保持整潔、嚴(yán)禁涂改。2 .注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。二、內(nèi)部借閱程序1 .各部門經(jīng)辦人根據(jù)業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，就填寫檔案 申請(qǐng)借閱單，經(jīng)其部門主管、辦公室主任、副總核準(zhǔn) 后向主管檔案人員借閱。2 .檔案管理人員接到檔案申請(qǐng)借閱單，經(jīng)核查后取出 該項(xiàng)檔案，并于檔案申請(qǐng)借閱單上注明其借閱時(shí)間, 將檔案交于借閱人員，檔案申請(qǐng)借閱單由按歸還日 期先后整理以備催還。3 .在檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，免填檔案申請(qǐng)借閱單。4 .檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案歸入檔 案夾。檔案申請(qǐng)借閱單由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤? .檔案申請(qǐng)借閱單以一案一號(hào)為原則

4、，借閱時(shí)間最長(zhǎng) 以一周為限，如有特殊情況就延長(zhǎng)借閱期限時(shí)，應(yīng)按 借閱程序重新辦理。6 .借閱人員對(duì)于所借檔案，不得抽換增損，如有拆開必要 時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管理檔案人員負(fù)責(zé)處理。7 .借閱人員借閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人 員借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自接受。8 .借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之 案件，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門主管同意。9 .各部門只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經(jīng) 各主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。三、外部借閱程序1 .公司檔案室檔案原則上不得外借其他單位，如確需外 借，需經(jīng)公司主管總經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱檔案、證照一律辦 理借閱手續(xù)，檔案需妥善保管，不得私

5、自涂改、拆卷、 復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。四、移交公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主 作負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案交接工作，將檔案移交表填寫清楚。第七條、保管和保密制度2 .存放檔案的檔案柜排放整齊：采用統(tǒng)一檔案盒，且要求 標(biāo)識(shí)明確。檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、 防鼠、防潮。3 .檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管措 施。銷毀檔案要由專人監(jiān)督，防止泄密。4 .節(jié)假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。5 .公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí) 檔案原則上禁止借閱。6 .檔案保管期限，分為長(zhǎng)期，指15年以上，較長(zhǎng)期，指 10年，分為短期，指3年以上。7 .經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔

6、案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)將批準(zhǔn) 的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料 做好登記，并歸檔，登記表要永久保存。8 .在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或副總或辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。第八條、附件公司檔案資料銷毀審批表，公司檔案資料銷毀登記表公司檔案資料歸檔登記表，檔案借閱申請(qǐng)表。附件一：檔案資料借閱流程圖6外單位人員借閱檔案應(yīng)持單位介紹信寫借記表v1.0可編輯可修改附件二:合同檔案資料歸檔登記表日期合同編號(hào)合作單位簽約內(nèi)容份數(shù)原件復(fù)印件轉(zhuǎn)交人簽字接收人簽字備注v1.0可編輯可修改附件三：檔案借閱申請(qǐng)表部門借閱人時(shí)間借閱事由：預(yù)計(jì)歸還時(shí)間借閱部門負(fù)責(zé)人意見：部門負(fù)責(zé)人（簽字）：辦公室領(lǐng)導(dǎo)意見：簽字：檔案室負(fù)責(zé)人簽字檔案室經(jīng)辦人簽字借出時(shí)間借出案卷檔號(hào)：利用效果及使用意見：簽字：年 月 日附件四:公司檔案資料銷毀審批表1 丁 P生 .* 口.銷毀文件/資料名稱份數(shù)頁數(shù)備注12