會(huì)議管理會(huì)議主持人的工作職責(zé)

1、會(huì)議主持人的工作職責(zé)2009-08-08 10:251. 制會(huì)議的氣氛召開(kāi)一個(gè)會(huì)議， 會(huì)議主持人應(yīng)認(rèn)真地肩負(fù)起最大的責(zé)任， 他應(yīng)能很好地掌控 到全局， 應(yīng)能有效地觀察到所有參會(huì)者及其反應(yīng)， 決定整個(gè)會(huì)議氣氛的基調(diào)。 會(huì) 議主持人也許有一些個(gè)人的偏好， 但是無(wú)論如何不能把所有的會(huì)議都開(kāi)成個(gè)人風(fēng) 格的會(huì)議。 會(huì)議主持者應(yīng)當(dāng)按照會(huì)議的性質(zhì)、 傳達(dá)的內(nèi)容來(lái)定位會(huì)議的風(fēng)格。 會(huì) 議主持者需要適時(shí)地區(qū)分參會(huì)者的不同風(fēng)格，控制會(huì)議的氣氛。2. 控制會(huì)議時(shí)間、推動(dòng)會(huì)議的進(jìn)程作為會(huì)議的主持人， 如果能充分地準(zhǔn)備， 完全能有效地控制會(huì)議的時(shí)間。 會(huì) 議過(guò)程中，盡量不要拖延； 發(fā)現(xiàn)會(huì)議誤入歧途或有一些拖延時(shí)， 會(huì)議

2、主持者應(yīng)立 即以最快的速度調(diào)整到正常的議程中。 會(huì)議主持者給參會(huì)者提供一個(gè)討論某項(xiàng)問(wèn) 題的環(huán)境， 或傳達(dá)信息，一定要按照會(huì)議的議程進(jìn)行。 此外，有很多專家在場(chǎng)時(shí)， 會(huì)議主持者一定要做到不卑不亢。3. 協(xié)調(diào)發(fā)言協(xié)調(diào)參會(huì)者的發(fā)言是會(huì)議主持者的另一項(xiàng)非常重要的工作， 只有協(xié)調(diào)好參會(huì) 者的發(fā)言， 才能更好地將整個(gè)會(huì)議引向一個(gè)良好的進(jìn)程。 這其中包括如何充分調(diào) 動(dòng)參會(huì)者的積極性，讓其主動(dòng)、自覺(jué)地發(fā)言；或參會(huì)者積極性太高時(shí)，適當(dāng)?shù)匕?握會(huì)議的進(jìn)程。4. 觀察參會(huì)者的反應(yīng)并給予及時(shí)的反饋觀察參會(huì)者的反應(yīng)并給予一些及時(shí)的反饋是會(huì)議主持者的職責(zé)。 觀察參會(huì)者 的反應(yīng)，并給予反饋， 有助于整個(gè)會(huì)議的順利進(jìn)行， 同

3、時(shí)還能很有成效地和參會(huì)者進(jìn)行有效的溝通，從而為高效率的會(huì)議奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)5做討論的總結(jié)剔除小的、次要的問(wèn)題， 進(jìn)行討論的總結(jié)是會(huì)議主持者的職責(zé)， 這樣可以保 證會(huì)議的成果， 引導(dǎo)會(huì)議的良性進(jìn)展， 而不至于使會(huì)議最終沒(méi)有任何效果， 或亂 七八糟、沒(méi)有任何的條理性。6. 跟進(jìn)會(huì)議的決定做一個(gè)會(huì)議主持， 對(duì)于初、 中級(jí)的經(jīng)理而言， 會(huì)議要達(dá)到的目的以及最終的 會(huì)議結(jié)果是很重要的一部分工作。 通過(guò)會(huì)議達(dá)成一些目標(biāo)， 若只有希望而沒(méi)有實(shí) 際的行動(dòng)， 也是沒(méi)有意義的會(huì)議。 會(huì)議主持者應(yīng)認(rèn)真地對(duì)會(huì)議高度負(fù)責(zé)， 應(yīng)及時(shí) 地對(duì)整個(gè)會(huì)議的決策和結(jié)果進(jìn)行跟蹤，以達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。此外為了讓會(huì)議有效， 除了前面提到的會(huì)

4、議準(zhǔn)備， 會(huì)議主持者還應(yīng)進(jìn)行會(huì)前 的最后的準(zhǔn)備，否則，失敗的準(zhǔn)備等于準(zhǔn)備了失敗。會(huì)前最后的準(zhǔn)備包括：一定 要最后核實(shí)一下曾經(jīng)準(zhǔn)備過(guò)的資料； 會(huì)議的地點(diǎn)以及情況； 確認(rèn)參與者； 器材的 等各種準(zhǔn)備情況。會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的控制做好會(huì)議的準(zhǔn)備之后， 會(huì)議主持者可以開(kāi)始會(huì)議。 在會(huì)議過(guò)程中， 每個(gè)人都 希望會(huì)議能順利地進(jìn)行， 但是也經(jīng)常會(huì)有一些意想不到的問(wèn)題會(huì)出現(xiàn)， 這就需要 會(huì)議主持者有效地控制會(huì)議的現(xiàn)場(chǎng)。1. 無(wú)人回應(yīng)會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中， 當(dāng)會(huì)議主持者提出一些問(wèn)題時(shí)， 存在沒(méi)有任何人回答的可 能，在這種情況下， 會(huì)議主持者應(yīng)該怎么辦呢？沒(méi)有人應(yīng)答的場(chǎng)面會(huì)對(duì)整個(gè)會(huì)議 目標(biāo)最終的達(dá)成產(chǎn)生負(fù)面影響， 因?yàn)榈貌坏椒答?/p>

5、。 會(huì)議主持者就一定要想辦法鼓 勵(lì)參會(huì)者說(shuō)出自己的意見(jiàn)和建議。當(dāng)遇到這一問(wèn)題時(shí)，會(huì)議主持人就應(yīng)該使用一些技巧來(lái)鼓勵(lì)參會(huì)者的發(fā)言。 最簡(jiǎn)單的辦法就是點(diǎn)出參會(huì)者的名字， 這樣冷場(chǎng)的局面就很容易打破。 此外，會(huì) 議主持者還可以通過(guò)運(yùn)用眼神來(lái)鼓勵(lì)參會(huì)者發(fā)言。實(shí)際上，會(huì)議主持者點(diǎn)到一個(gè)人名字時(shí)， 這個(gè)人會(huì)特別集中精力、 特別認(rèn)真 地去思考問(wèn)題。 而且往往在第一個(gè)參會(huì)者發(fā)言之后， 其他參會(huì)者就會(huì)開(kāi)始活躍起 來(lái)，踴躍地發(fā)言。實(shí)際上，這跟人與人之間的破冰有關(guān)，會(huì)議主持者應(yīng)打破沉默 的堅(jiān)冰，開(kāi)好會(huì)議的頭，不將沉默帶到會(huì)議的過(guò)程中。2. 個(gè)別參會(huì)者不停地大發(fā)議論與冷場(chǎng)相反， 個(gè)別參會(huì)者有時(shí)不停地高談闊論， 也會(huì)造

6、成尷尬的局面。 會(huì)議 的大部分時(shí)間被個(gè)別的同事獨(dú)自占去了， 會(huì)議儼然成了他的個(gè)人專場(chǎng)， 作為會(huì)議 的主持人又應(yīng)該怎么辦呢？直接打斷，回避這個(gè)問(wèn)題，進(jìn)行下面的議題作為會(huì)議主持人，有推進(jìn)會(huì)議議程的職責(zé)。 于是很多會(huì)議主持者就會(huì)直截了當(dāng)?shù)卮驍啵?回避問(wèn)題， 直接轉(zhuǎn) 到下面的議題。 實(shí)際上， 這種做法是錯(cuò)誤的， 這是主持人不能控制局面的典型表 現(xiàn)?；乇苓@個(gè)問(wèn)題，會(huì)造成不好的結(jié)果。如果議題還沒(méi)有討論，只有一個(gè)人在沒(méi) 完沒(méi)了的發(fā)言， 而會(huì)議主持者就當(dāng)作討論完了， 這是主持者不能掌控局面的一個(gè) 最典型的表現(xiàn)。讓員工充分發(fā)表意見(jiàn)， 并試圖參與討論。 基于民主的想法， 很多會(huì)議主持 者會(huì)采用“讓員工們充分發(fā)表意

7、見(jiàn)， 并試圖參與討論”的方法來(lái)解決個(gè)別參會(huì)者大發(fā)議論的問(wèn)題。 這種做法也是錯(cuò)誤的， 如果每提出一個(gè)問(wèn)題都如此進(jìn)行， 會(huì)議 將占據(jù)工作的全部時(shí)間。 因?yàn)槿绻麊T工提出一個(gè)問(wèn)題就進(jìn)行討論， 參與者將輪流 成為主持人，那么所有的時(shí)間就被討論這些細(xì)枝末節(jié)的問(wèn)題所占去了。打斷，并要求大家先集中問(wèn)題，再有針對(duì)性地解決最后一個(gè)方法是“打斷， 并且要求大家先集中問(wèn)題”， 如果問(wèn)題是共性的， 那么有針對(duì)性的解決； 如果問(wèn) 題不是共性的， 則可以略過(guò)， 與員工在會(huì)后單獨(dú)地解決。 解決主要問(wèn)題是提高會(huì) 議效率的好方法。 在有人不停地大發(fā)議論時(shí)， 會(huì)議主持者要打斷， 征求大家的意 見(jiàn)，然后繼續(xù)推動(dòng)會(huì)議的議程。 此外，

8、會(huì)議主持者還可以通過(guò)限制發(fā)言時(shí)間的辦 法制止個(gè)別人不停地大發(fā)議論。3. 進(jìn)行小范圍的討論在經(jīng)理或主管的心目中， 可能會(huì)有個(gè)別重點(diǎn)員工， 該重點(diǎn)員工可能是經(jīng)理培 養(yǎng)發(fā)展的對(duì)象， 也可能是能帶來(lái)最好業(yè)績(jī)的員工。 通常在這種情況下， 一旦他們 提出問(wèn)題， 主管或經(jīng)理在作為會(huì)議主持時(shí)， 就愿意多跟他們進(jìn)行溝通， 結(jié)果可能 就會(huì)使其他的員工感覺(jué)受到冷落。 那么，會(huì)議主持者應(yīng)該如何有效地避免這種情 況的發(fā)生呢？對(duì)參會(huì)者提出的問(wèn)題置之不理， 進(jìn)行下面的議題對(duì)參會(huì)者提出的問(wèn)題置之 不理，是會(huì)議主持者最容易也直接想到的辦法。 但是這種做法是錯(cuò)誤的， 鼓勵(lì)參 會(huì)者提出問(wèn)題是會(huì)議主持者的職責(zé)， 如果對(duì)參會(huì)者提出的問(wèn)

9、題置之不理， 不僅會(huì) 直接打擊參會(huì)者的積極性， 更重要的是對(duì)于解決問(wèn)題毫無(wú)幫助。 因?yàn)椋瑫?huì)議主持 者沒(méi)有確定該問(wèn)題是否屬于共性的問(wèn)題， 就直接放棄了， 對(duì)于會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成會(huì) 有負(fù)面的影響，很容易造成損失。建議其他員工也就此發(fā)表意見(jiàn)， 大家都參與討論， 建議其它員工也就此發(fā)表意見(jiàn)，參與討論是主管從個(gè)人角度判斷，該參會(huì)者提出的問(wèn)題屬于共性問(wèn)題， 因此建議其他員工也就此發(fā)表意見(jiàn)的一種做法。 實(shí)際上，其他參會(huì)者不一定了解 該問(wèn)題的前因后果， 因此不一定能有效地提出多少意見(jiàn)和建議。 有調(diào)查數(shù)字顯示 由于個(gè)別員工提出個(gè)性問(wèn)題而致使會(huì)議跑題的現(xiàn)象大約占整個(gè)會(huì)議的50%。而有83%的人會(huì)對(duì)會(huì)議跑題感到苦惱，由

10、此可見(jiàn)這是一個(gè)十分嚴(yán)重的問(wèn)題。因此，這 是一種錯(cuò)誤的做法。 如果每提出一個(gè)問(wèn)題都如此進(jìn)行， 會(huì)議將占據(jù)了工作的全部 時(shí)間。重復(fù)參會(huì)者提出的問(wèn)題，并參其他參會(huì)者確認(rèn)此問(wèn)題有無(wú)共性， 這是會(huì)議 主持者正確的做法。 既然會(huì)議主持者鼓勵(lì)參會(huì)者提出問(wèn)題， 那么就要正視所提出 的問(wèn)題，向參會(huì)者確認(rèn)其所提出的問(wèn)題， 并與其他參與者共同確認(rèn)該問(wèn)題的可探 討性。此外， 如果會(huì)議主持人企圖以更大的聲音壓倒小會(huì)的聲音， 只會(huì)得到適得 其反的不良結(jié)果，弄得自己疲憊不堪。取得滿意的會(huì)議效果掌握了會(huì)議主持的技巧， 并有效地控制會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)后， 處理好突發(fā)事件， 會(huì)議 主持者可以帶領(lǐng)參會(huì)者成功地完成一個(gè)完整的會(huì)議過(guò)程， 但并不

11、等同于實(shí)現(xiàn)了會(huì) 議的最終目標(biāo)。會(huì)議是否有績(jī)效、 能否真正地產(chǎn)生效果取決于會(huì)議主持者對(duì)于會(huì) 議結(jié)果的及時(shí)跟蹤。 管理者要取得滿意的會(huì)議效果， 需要制訂行動(dòng)計(jì)劃、 跟蹤執(zhí) 行、責(zé)任到人、限制時(shí)間、確認(rèn)理解。行動(dòng)計(jì)劃要取得滿意的會(huì)議結(jié)果， 在整個(gè)會(huì)議進(jìn)程中， 非常關(guān)健的一項(xiàng)也是最后一項(xiàng)， 即行動(dòng)計(jì)劃。通過(guò)會(huì)議，管理者最終要得出決議，決議以后執(zhí)行的方法，這都需 要制訂行動(dòng)計(jì)劃。通常情況下，管理者會(huì)將行動(dòng)計(jì)劃交給一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或行政，讓其依據(jù)決議制訂一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃。實(shí)際上，這樣制訂出的行動(dòng)計(jì)劃并不一定能有效地讓員工 很好地執(zhí)行。因?yàn)閱T工有可能將其作為傳達(dá)文件看待，還有可能員工對(duì)其分工不 認(rèn)可和不滿意，導(dǎo)致

12、了員工的不愿意執(zhí)行。最終導(dǎo)致會(huì)議毫無(wú)結(jié)果。因此，若有 必要，管理者一定要在會(huì)議過(guò)程中制訂一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃，對(duì)于各參會(huì)者所負(fù)責(zé)的內(nèi)容，所有的參會(huì)者應(yīng)該有所共識(shí)。執(zhí)行的跟蹤達(dá)成共識(shí)，確定各參會(huì)者所負(fù)的責(zé)任之后，執(zhí)行的跟蹤就成為接下來(lái)最為關(guān) 鍵的一步。執(zhí)行的跟蹤包括制訂跟蹤負(fù)責(zé)人和跟蹤的方法。通常，執(zhí)行的跟蹤要 明確所要完成的項(xiàng)目、跟蹤的負(fù)責(zé)人、完成項(xiàng)目的限制時(shí)間、可能涉及的合作部 門(mén)和個(gè)人、所要達(dá)成的目標(biāo)以及衡量的方法等各方面的內(nèi)容。責(zé)任到人責(zé)任到人即確定最終由誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)某項(xiàng)具體任務(wù)， 這是非常關(guān)鍵的一點(diǎn)。管理 者一定要避免讓員工們?cè)谒较吕飬f(xié)商確定職責(zé)所在， 這樣會(huì)造成效率降低，并且 有可能造成項(xiàng)目的無(wú)

13、法完成，成員之間也會(huì)相互推卸責(zé)任，從而最終影響了整個(gè) 會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、決策的執(zhí)行。時(shí)間限制時(shí)間限制是為保證項(xiàng)目的規(guī)定進(jìn)度而制訂的。 有些項(xiàng)目會(huì)議通常在每個(gè)星期 或項(xiàng)目取得一定進(jìn)展時(shí)，定期召開(kāi)回顧會(huì)議。通過(guò)限制時(shí)間，管理者可以有效地 把握整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展程度，并能有效地最終保證項(xiàng)目的完成，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)。確認(rèn)理解以上步驟完全完成之后，管理者還需要針對(duì)分工責(zé)任人、項(xiàng)目的時(shí)間限制等 問(wèn)題，詢問(wèn)所有參會(huì)者是否理解并認(rèn)可， 即進(jìn)行確認(rèn)理解的過(guò)程。只有得到全部 員工的認(rèn)可，并使得員工明確了自己的職責(zé)所在以及時(shí)間上的限制， 整個(gè)項(xiàng)目的 完成才能可靠地得到最大程度的保障及可檢查性。完成確認(rèn)理解的過(guò)程，那么整 個(gè)會(huì)議從準(zhǔn)備到實(shí)施及最后跟進(jìn)的過(guò)程也就