辦公室主任崗位任務(wù)說明書(6頁)

1、辦公室主任崗位任務(wù)說明書編號(hào)：001擬 制:核準(zhǔn)：生效日期：、基本資料部門名稱辦公室崗位名稱主任直接上級(jí)總經(jīng)理所轄人員本部門員工二、工作說明1、主要職責(zé)1、主持辦公室全面工作。2、組織起草公司的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)。3、負(fù)責(zé)公司會(huì)議決議督辦、計(jì)劃落實(shí)和任務(wù)完成情況檢查等綜合管理工作和部門之間關(guān)系的協(xié)調(diào)工作。4、負(fù)責(zé)組織信息管理工作。5、指導(dǎo)或辦理公文處理、會(huì)務(wù)安排、檔案管理、公關(guān)接待工作。6、指導(dǎo)公司的后勤保障工作、安全保衛(wèi)工作、房產(chǎn)管理工作。7、負(fù)責(zé)組織公司的企劃宣傳工作。8、參與子公司管理工作。2、主要工作內(nèi)容1協(xié)助總經(jīng)理室制定公司的年度工作計(jì)劃、公司的基本規(guī)章制度和管理辦法，組織

2、撰寫公 司工作總結(jié)；制定公司行政管理方面的各項(xiàng)規(guī)章制度、制定本部門工作計(jì)劃、管理制度，經(jīng)總經(jīng)理審批后組織實(shí)施。2、及時(shí)與各部門溝通、協(xié)調(diào)，貫徹總經(jīng)理室的指示，做好上下聯(lián)系與溝通，做好各部門之間的綜合協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作計(jì)劃落實(shí)情況、任務(wù)完成情況的督辦和檢查。3、組織收集、整理、溝通公司的經(jīng)營管理信息，掌握公司主要活動(dòng)情況，根據(jù)工作要求對(duì)有關(guān)信息組織專項(xiàng)調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)研究工作和決策提供綜合信息資料，做好領(lǐng)導(dǎo)的參 謀和助手。4、組織起草公司行政管理方面的公文、撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿，指導(dǎo)公司公文處理工作。5、負(fù)責(zé)組織公司辦公例會(huì)、經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議以及各種專題會(huì)議的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備、資料準(zhǔn)備，做好 會(huì)議記錄和整理會(huì)議紀(jì)

3、要，必要時(shí)形成內(nèi)參后發(fā)文，并貫徹、檢查會(huì)議精神的落實(shí)情況。6、督辦檔案管理工作，加強(qiáng)保密教育，檢查保密工作情況。7、組織公司重要活動(dòng)，做好公司的接待工作，處理好公司公共關(guān)系。8、組織公司的企業(yè)形象設(shè)計(jì)和對(duì)外宣傳工作。9、組織做好公司辦公設(shè)備的購置、維護(hù)和辦公智能化建設(shè)，規(guī)范辦公用品、勞保用品、其他工作用品及禮品的供應(yīng)、采購和管理，統(tǒng)一標(biāo)志、信箋的印制、管理。10、 檢查指導(dǎo)后勤管理員做好固定資產(chǎn)、房產(chǎn)管理、車輛租賃與調(diào)度工作和完成衛(wèi)生、綠化、午餐供應(yīng)等日常工作。11、組織做好安全教育工作，落實(shí)公司內(nèi)部治安保衛(wèi)、消防安全工作。12、協(xié)助總經(jīng)理審定和完善子公司的章程；并及時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告子公司的經(jīng)營

4、管理信息；落 實(shí)總經(jīng)理辦公會(huì)決議，并檢查子公司決議執(zhí)行情況。13、組織編寫公司大事記、情況交流等公司的內(nèi)部刊物。14、指導(dǎo)文員做好公司往來信件、郵件、包裹的收發(fā)、登記、傳遞、清退和機(jī)關(guān)訂閱報(bào)刊審 定工作。15、做好行政信訪接待工作。16、負(fù)責(zé)公司行政印鑒的管理、使用。17、負(fù)責(zé)公司辦公費(fèi)用的使用和控制。18、搞好部門建設(shè)，不斷改進(jìn)內(nèi)部管理工作，檢查員工各項(xiàng)工作完成情況，做好部門工作總 結(jié)，指導(dǎo)、培訓(xùn)、考核本部門員工，提高員工綜合素質(zhì)和部門工作績效。19、完成公司領(lǐng)導(dǎo)交給的其他任務(wù)。3、主要工作要求1、工作計(jì)劃、總結(jié)1.1準(zhǔn)確理解總經(jīng)理對(duì)年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)制定的目標(biāo)和要求，為制定年度工作計(jì)

5、劃、總結(jié)準(zhǔn)備必要的資料供領(lǐng)導(dǎo)參考，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求組織編寫工作計(jì)劃和總結(jié)，報(bào)總經(jīng)理 審閱修改后，行文實(shí)施。1.2在每月第一個(gè)工作日、 每季度首月的第三個(gè)工作日內(nèi)，每年1月15日前，制定出本部門的工作計(jì)劃，組織實(shí)施、檢查。年度計(jì)劃上報(bào)總經(jīng)理，經(jīng)審批后組織實(shí)施；工作計(jì)劃的 制定要及時(shí)、客觀，要具有全面性、科學(xué)性和可操作性；按計(jì)劃開展各項(xiàng)工作，要及時(shí)跟蹤 計(jì)劃實(shí)施情況，發(fā)現(xiàn)問題立即處理；要根據(jù)實(shí)際工作需要及時(shí)修改工作計(jì)劃，并做修改記錄。2、制定制度2.1全面了解公司的經(jīng)營情況，根據(jù)公司總體管理要求，組織制定公司的基本規(guī)章制度 和管理辦法，經(jīng)有關(guān)部門會(huì)簽后，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，行文下發(fā)、組織實(shí)施并跟蹤檢查落實(shí)情

6、況。2.2根據(jù)公司實(shí)際，及時(shí)制定、修改公司行政辦公制度、文件收發(fā)制度、檔案管理制度、 辦公用品管理制度、清潔衛(wèi)生管理制度、安全保衛(wèi)管理制度等行政管理方面的相關(guān)制度，經(jīng) 總經(jīng)理審批后組織實(shí)施，并跟蹤檢查落實(shí)情況。3、綜合管理與協(xié)調(diào)3.1保持與各部門之間的協(xié)調(diào)溝通，及時(shí)了解各部門工作任務(wù)完成情況，并將有關(guān)情況 和問題向總經(jīng)理室匯報(bào)。3.2協(xié)助總經(jīng)理室處理部門工作中所反映的問題，針對(duì)要解決的問題進(jìn)行深入的調(diào)查、 了解，與相關(guān)部門或人員交流、協(xié)商，必要時(shí)組織召開協(xié)調(diào)會(huì)，尋求最佳解決方案，對(duì)于超 出職能范圍的情況，如實(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)，并提出參考意見請(qǐng)總經(jīng)理室裁定。4、信息管理4.1審核副主任組織制定的信息

7、管理制度，提出修改意見和建議，修改后報(bào)總經(jīng)理室審 批，檢查制度執(zhí)行情況。4.2檢查、督促副主任和信息管理員按時(shí)做好系統(tǒng)維護(hù)工作。4.3督促、考核計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)的培訓(xùn)工作。4.4組織部門專職人員收集、整理有關(guān)政策法規(guī)、行業(yè)信息等綜合信息，及時(shí)掌握公司 相關(guān)的經(jīng)營、管理信息，每月向總經(jīng)理室匯報(bào)一次；遇有重要信息，立即匯報(bào)。4.5組織部門專職人員，為公司重大決策事項(xiàng)提供信息支撐和專項(xiàng)研究報(bào)告：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo) 交辦的工作或公司管理中需要解決的重點(diǎn)問題，廣泛收集相關(guān)信息，必要時(shí)確定調(diào)研項(xiàng)目， 做好調(diào)研前基礎(chǔ)工作，明確調(diào)研的目的和任務(wù)，制定調(diào)研計(jì)劃，聯(lián)系調(diào)研單位和有關(guān)人員， 做好調(diào)研記錄，認(rèn)真整理、分析資料，撰

8、寫出書面報(bào)告呈送領(lǐng)導(dǎo)。5、公文處理5.1建立公文處理規(guī)范，指導(dǎo)秘書和文員按照準(zhǔn)確、迅速、安全的原則和公文處理的規(guī) 定完成公文的收發(fā)、處理。5.2根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草或安排秘書起草會(huì)議講話稿等有關(guān)文件，控制文稿 質(zhì)量和定稿的時(shí)間，做到工作及時(shí)，文稿質(zhì)量符合領(lǐng)導(dǎo)要求。6、會(huì)務(wù)工作6.1組織安排會(huì)務(wù)，有秩序地做好會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中管理和服務(wù)、會(huì)后辦結(jié)事宜。掌握會(huì) 議的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、出席人員、議程，指導(dǎo)布置會(huì)場(chǎng)、安排食宿、調(diào)度車輛等工作，做 到有條有序，能夠承上起下、聯(lián)絡(luò)左右、內(nèi)外照應(yīng)，妥善應(yīng)對(duì)隨時(shí)交辦的事項(xiàng)。6.2安排專職人員做好會(huì)議的錄音、攝像、記錄及會(huì)議記錄的整理、紀(jì)要的擬寫；認(rèn)真 審核

9、、修改記錄和紀(jì)要，控制質(zhì)量，做到格式規(guī)范、內(nèi)容和用語準(zhǔn)確；必要時(shí)形成內(nèi)參后發(fā) 文。6.3貫徹會(huì)議精神、決議，檢杳落實(shí)情況。7、檔案管理7.1組織制定公司檔案管理規(guī)定，明確公司資料、文件歸檔的范圍、歸檔時(shí)間、保管期 限、歸檔案卷的質(zhì)量要求。7.2及時(shí)檢查、指導(dǎo)檔案管理員的工作，確保檔案管理妥善、井然有序。8、接待與公共關(guān)系8.1內(nèi)賓接待：指導(dǎo)部門員工熱情接待來訪客人，親自接待比較重要的客人，重要客人 來訪前要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，商定接待方案，落實(shí)相關(guān)人員參加接待并準(zhǔn)備相關(guān)資料，必要時(shí) 安排食宿。8.2外事活動(dòng)：了解外事活動(dòng)基本要求，按外事禮儀確定接待規(guī)格，制定日程，落實(shí)接 待細(xì)則（接送、住宿、陪同、

10、洽談、會(huì)場(chǎng)、宴會(huì)、票務(wù)、車輛、時(shí)間、路線等）。嚴(yán)格掌握抵達(dá)、離開時(shí)間，落實(shí)專人負(fù)責(zé)迎送和相關(guān)人員參加接待，提供相關(guān)資料；遵循外事紀(jì)律， 應(yīng)對(duì)突發(fā)情況，做好接待小結(jié)。8.3領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)：提前做好準(zhǔn)備工作，落實(shí)時(shí)間、地點(diǎn)、人員，準(zhǔn)備相關(guān)資料，必要 時(shí)落實(shí)專人負(fù)責(zé)全程服務(wù)。8.4公司商務(wù)活動(dòng)：事先與有關(guān)部門商定計(jì)劃，確定時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員，安排活動(dòng) 場(chǎng)地，發(fā)出請(qǐng)柬，落實(shí)迎送、接待人員，準(zhǔn)備相關(guān)資料。8.5上述活動(dòng)要做到組織有序，接待誠懇、熱情、周到、細(xì)致，符合禮儀規(guī)范，體現(xiàn)公 司形象。8.6妥善協(xié)調(diào)、處理公司的對(duì)外事務(wù)以及公共關(guān)系；及時(shí)安排人員或親自拜訪有關(guān)單位 和人員，妥善辦理相關(guān)事宜；及時(shí)安排

11、恰當(dāng)?shù)娜藛T參加外部相關(guān)會(huì)議和活動(dòng)。8.7組織承辦公司的企業(yè)形象設(shè)計(jì)事項(xiàng)，聯(lián)系設(shè)計(jì)單位，審核設(shè)計(jì)結(jié)果，組織導(dǎo)入系統(tǒng)，力求方案達(dá)到具有系統(tǒng)性、可行性，符合公司經(jīng)營理念和文化，能夠塑造公司形象的要求。8.8組織員工做好公司形象的新聞宣傳，公司有重要活動(dòng)時(shí)要聯(lián)系有關(guān)新聞單位參加， 并做好接待和資料準(zhǔn)備工作；要及時(shí)督促秘書、文員和檔案管理員做好相關(guān)公關(guān)資料、圖片、錄音、錄像、題詞等的收集、整理、記載存檔工作，以便在需要時(shí)展示。8.9督促副主任和信息管理員建設(shè)、維護(hù)公司網(wǎng)站，及時(shí)更新網(wǎng)頁、發(fā)布信息，對(duì)擬發(fā) 布信息內(nèi)容進(jìn)行審核，提出修改意見。8.10注意收集影響本公司形象、聲譽(yù)、關(guān)系的因素和事件的信息，分析

12、其后果，迅速做 出有效的應(yīng)對(duì)處理，重要事件要提出處理意見報(bào)總經(jīng)理室決策。9、后勤保障9.1檢查、督促后勤管理員做好衛(wèi)生、綠化工作，保持辦公場(chǎng)所的整潔干凈，綠化、美 化辦公環(huán)境，辦公場(chǎng)所公共部位做到整齊、清潔、明亮、無異味。9.2定期審核午餐伙食標(biāo)準(zhǔn)、就餐人員，確定供應(yīng)商，保證衛(wèi)生、營養(yǎng)合理。9.3審定辦公用品、勞保用品、禮品采購計(jì)劃，檢查采購質(zhì)量，審批賬單，控制費(fèi)用， 指導(dǎo)制定辦公用品管理制度。做到采購及時(shí)、質(zhì)量優(yōu)良、費(fèi)用節(jié)約、管理有序。9.4確定租車數(shù)量、規(guī)格，審核車輛租賃費(fèi)用；指導(dǎo)做好車輛租賃、費(fèi)用結(jié)算和調(diào)度工 作。10、固定資產(chǎn)管理制定固定資產(chǎn)和房產(chǎn)的管理細(xì)則，明確工作程序和要求，指導(dǎo)檢

13、查后勤管理員按規(guī)范管理，建立臺(tái)賬，做到資料清楚、完整，管理井然有序。11、安全保衛(wèi)組織開展安全教育工作，以“預(yù)防為主”為中心，通過宣傳教育增強(qiáng)職工法制觀念和安 全意識(shí)；定期檢查安全工作落實(shí)情況，及時(shí)、妥善協(xié)調(diào)處理安全工作中存在的問題，杜絕安 全隱患，確保陸上單位安全生產(chǎn)無事故。檢查、督促安保人員做好證件辦理等工作。12、子公司管理12.1參與對(duì)子公司經(jīng)濟(jì)目標(biāo)責(zé)任的確定和考核，提出合理的意見和建議。12.2每年5月中旬至6月下旬，參與對(duì)子公司的工作檢查，主要了解、檢查子公司的經(jīng) 營管理活動(dòng)完成情況、執(zhí)行公司章程和法律要求情況等。12.3定期收集、整理子公司的經(jīng)營管理信息，并及時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告。12

14、.4及時(shí)辦理總經(jīng)理辦公會(huì)決議中關(guān)于子公司運(yùn)營管理方面的事項(xiàng)，并檢查子公司執(zhí)行會(huì)議決議的情況。13、其他13.1確保公司重要事項(xiàng)及時(shí)編入大事記；組織編輯情況交流，保證質(zhì)量。13.2及時(shí)檢查公司往來信件、郵件、包裹的收發(fā)、登記、傳遞、清退情況和機(jī)關(guān)訂閱報(bào) 刊情況，保證工作的及時(shí)性。13.3做好行政信訪接待工作，深入調(diào)查了解實(shí)際情況，及時(shí)處理答復(fù)。13.4管理公司印鑒，制定印鑒使用規(guī)定，嚴(yán)格掌握用印范圍，了解用印用途，遇有疑問 及時(shí)向總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，用印后及時(shí)做好登記。13.5統(tǒng)一公司各類信箋、標(biāo)志的印制，制定印制規(guī)格，規(guī)范印制標(biāo)準(zhǔn)，合理控制費(fèi)用， 檢查管理、領(lǐng)用、發(fā)放情況。13.6搞好部門員

15、工隊(duì)伍建設(shè)，組織部門員工的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，不斷提高員工業(yè)務(wù)素質(zhì)。13.7根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求牽頭組織或參與公司企業(yè)文化建設(shè)，做到組織有序、工作有效。13.8按照工作要求組織部門內(nèi)考核，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成評(píng)分工作，做好被考人面談溝通工作；每年要編制本部門的培訓(xùn)計(jì)劃、用人計(jì)劃，遞交人力資源部；對(duì)員工的獎(jiǎng)懲要公正、 適當(dāng)，要能夠充分地調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，形成良好的團(tuán)隊(duì)氛圍，提高部門工作績效。13.9定期檢查本部門計(jì)劃完成和規(guī)章制度執(zhí)行的情況，及時(shí)調(diào)整不適應(yīng)的工作環(huán)節(jié)，做好工作總結(jié)，形成書面報(bào)告，按要求匯報(bào)。13.10按時(shí)、按量、按質(zhì)完成公司下達(dá)的各項(xiàng)考核指標(biāo)和總經(jīng)理室交給的其他任務(wù)。三、任職資格因素細(xì)分因素等級(jí)

16、限定資料知識(shí)學(xué)歷B經(jīng)濟(jì)管理類或航運(yùn)類專業(yè)本科以上學(xué)歷或相當(dāng)程度。行業(yè)知識(shí)B熟悉航運(yùn)行業(yè)知識(shí)，對(duì)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)的把握基本準(zhǔn)確。專業(yè)知識(shí)B熟悉公司安全管理體系； 熟悉公司生產(chǎn)經(jīng)營管理情況；熟悉黨和政府有關(guān)改革開放、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、交通運(yùn)輸?shù)确矫娴?方針政策；掌握行政管理知識(shí)；掌握各種應(yīng)用文書的寫作 知識(shí)，熟悉禮儀知識(shí)。能力領(lǐng)導(dǎo)能力B能夠掌握管理技巧，合理分配、控制、檢查、評(píng)估所負(fù)責(zé) 管理的各項(xiàng)工作，及時(shí)指導(dǎo)、檢查下屬工作，嚴(yán)格管理， 公平客觀地對(duì)待下屬，保持所領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)隊(duì)的協(xié)調(diào)性。組織協(xié)調(diào)能力A能夠正確組織下屬開展本部工作，協(xié)調(diào)本部門內(nèi)部和部門之間的關(guān)系，能夠妥善處理各種人際關(guān)系。事務(wù)處理能力B能夠合理安排工作計(jì)劃，及時(shí)、正確的完成各項(xiàng)工作，能 夠解決突發(fā)事件。理解能力A能夠準(zhǔn)確把握本身職務(wù)定位、工作內(nèi)容；準(zhǔn)確、迅速的理 解上級(jí)的指示、意圖和所布置的工作；對(duì)于所學(xué)的知識(shí)和 技能能夠迅速理解和掌握，反應(yīng)機(jī)敏，能夠舉一反三。決策能力B能夠科學(xué)地進(jìn)行預(yù)測(cè)和分析，全面權(quán)衡利弊關(guān)系， 及時(shí)選擇出切實(shí)可行的方案。判斷能力B能迅速、準(zhǔn)確的判斷各種問題，掌握其實(shí)質(zhì)，能較為準(zhǔn)確 的判斷從未遇到的問題，找到解決的辦法。開拓創(chuàng)新能力B能夠較迅速地接受新事物，具有較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)， 能夠在工作中提