后勤類物資采購管理辦法試行

1、后勤類物資采購管理辦法(試行修訂版)一. 實施目的：為進(jìn)一步規(guī)范公司后勤類物資的采購流程， 明確采購范圍、 職責(zé)和采購方式， 加強對采購活 動的監(jiān)督和管理，特制訂本辦法。二. 適用范圍：本辦法適用于公司的日常物質(zhì)采購工作。三. 采購原則：采購應(yīng)該遵循公開、公平、公正、擇優(yōu)和效益原則，保證質(zhì)量、價廉物美，減少中間環(huán)節(jié)， 降低成本，維護(hù)公司利益。四. 采購物資范圍1. 行政后勤物資類：包括但不限于固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公勞保用品、信息設(shè)備、辦 公區(qū)改造裝修、汽車及其配件。2. 服務(wù)類：包括但不限于律師服務(wù)、軟件開發(fā)服務(wù)、商標(biāo)申請、租賃服務(wù)、車輛維修、辦 公設(shè)備維保等服務(wù)，但財務(wù)類服務(wù)如驗資、評估

2、、審計等服務(wù)采購不適用本管理辦法。3. 企劃類：包括但不限于營銷策劃宣傳物料、宣傳印刷品、效果圖制作等及其服務(wù)。五. 采購實施部門：1. 行政部為采購責(zé)任部門。2. 非行政類后勤物資采購均由相關(guān)專業(yè)部門發(fā)起， 行政部、財務(wù)部配合完成相關(guān)采購工作。六. 采購程序：采購遵循“申請” - “審核、會簽” - “審批” - “采購實施”的順序原則，在未得到 審批同意的物資申請不得先行采購。1. 申請：1) 公司通用行政后勤物資或服務(wù)由行政部提出需求申請。2) 常規(guī)辦公用品采購： 各部門每月 25 日將下月所需物資填寫 月度采購計劃表 ，交 由前臺匯總并制定采購計劃，報總經(jīng)理審批后，由采購負(fù)責(zé)人集中采購

3、。3) 公司實行辦公用品及勞保用品零庫存化管理，各部必在規(guī)定時間內(nèi)向行政部遞交 月度采購計劃表 ，過期未遞交者視該部門本月無采購計劃。4) 小額臨時采購范圍的物資：各部按流程進(jìn)行OA 申報，行政部不予接受未經(jīng)過總經(jīng)理審批同意的采購工作項目。5) 緊急物資采夠： 由申請部門向總經(jīng)理短信申請， 總經(jīng)理審批短信回復(fù)后， 實施采購， 同時申請部門必須當(dāng)天內(nèi)填報 OA 采購申請單， 過時未進(jìn)行申報的， 罰款 20 元/ 次。6) 其他部門專用物資或服務(wù)由物資需求部門提出需求申請和詳細(xì)要求， 并按審批權(quán)限 進(jìn)行審批。七 . 采購實施：1. 對于日常辦公用品、飲用水、 植物租擺、勞保消耗用品、辦公設(shè)備維保服

4、務(wù)以及耗材、 電腦及配件等由行政部通過年度三方詢價方式確定相對固定的供應(yīng)商，定期采購。2. 根據(jù)審批后的采購申請，采用三家比價、單一來源采購等方式，為確保采購物資的最 優(yōu)價，二種采購方式可結(jié)合使用。1) 三家比價采購，是指對三家或三家以上供應(yīng)商所提供的報價進(jìn)行比較，依據(jù)性價 比的優(yōu)劣確定供應(yīng)商的采購方式。2) 單一來源采購：單一來源采購方式，是指向一家供應(yīng)商直接購買的采購方式。只 能從唯一供應(yīng)商處采購的，或必須保證原有采購項目一致性或服務(wù)配套的要求， 需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處采購的。如須采購單一來源采購方式進(jìn)行的采購項目，由 行政部通過內(nèi)部簽呈的方式向總經(jīng)室書面說明理由。3. 具體規(guī)定 員工服裝：

5、員工服裝的采購由行政部牽頭通過年度三方詢價方式確定相對固定的供應(yīng)商，按合 同價進(jìn)行采購。 辦公用品、消耗材料、 低值易耗品、后勤維修材料物資、清潔用品每月 25 日遞交月度 申購計劃表，行政前臺匯總各部計劃報總經(jīng)室審批后按合同價實施采購。 印刷品、企劃用品：各類表單、名片、雜志等的印刷由行政部牽頭通過年度三方詢價方式確定相對固定的供應(yīng)商，并簽訂制作年度合同，根據(jù)需要進(jìn)行印刷。 電腦及其配件、軟件： 各部電腦及其配件采購由行政部通過年度三方詢價方式確定相對固定的供應(yīng)商， 并簽 訂年度合同，根據(jù)需要進(jìn)行采購。八.采購合同的簽訂1. 采購責(zé)任部門組織大批量或者大額物資采購，財務(wù)部應(yīng)參與合同洽談、簽訂

6、過程。2. 行政部應(yīng)對整個洽談過程做好洽談記錄，參加洽談人員應(yīng)簽字確認(rèn)。3. 行政部與客戶簽訂的物資采購合同，應(yīng)在簽訂當(dāng)天及時傳送財務(wù)部監(jiān)督執(zhí)行。4. 禁止在采購環(huán)節(jié)發(fā)生收受禮品（或者回扣）等利用職權(quán)謀取私利的行為。九. 驗收1. 常規(guī)后勤物品由行政部組織驗收，專業(yè)用品及精密儀器須由申購部門負(fù)責(zé)驗收質(zhì)量， 行政部做入庫領(lǐng)用登記，財務(wù)部監(jiān)督完成。物資驗收后合格后，相關(guān)驗收部門在“送 貨單”上簽字確認(rèn)。驗收過程中發(fā)現(xiàn)問題，采購負(fù)責(zé)人應(yīng)即時追蹤，并在申購部門要 求時間內(nèi)保證物質(zhì)采買 / 更換到位。2. 送貨單的驗收簽字作為大宗物質(zhì)采買的請款依據(jù)。十付款方式按財務(wù)部相關(guān)規(guī)定或合同付款條款執(zhí)行。十一 .

7、 經(jīng)濟責(zé)任及處罰1. 物資請購部門必須根據(jù)工作實際需要發(fā)起采購申請，對貪圖省事、亂報采購計劃，造成 公司成本浪費的，部門整體罰款 200 元。2. 采購負(fù)責(zé)人需對采購物品的品質(zhì)、貸款結(jié)算安全負(fù)責(zé)，若因玩忽職守，造成公司經(jīng)濟損 失的， 應(yīng)負(fù)相應(yīng)的經(jīng)濟賠償責(zé)任。 如采購負(fù)責(zé)人在采購過程中能夠?qū)ξ锲返钠焚|(zhì)及價格 控制的非常嚴(yán)格，節(jié)約了成本。3. 財務(wù)部門必須認(rèn)真履行審核監(jiān)督責(zé)任， 對審核把關(guān)工作不嚴(yán)、 不及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報有 關(guān)事情真相，并造成公司經(jīng)濟損失的，視情節(jié)給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。4. 若采購過程中，有相關(guān)人員自行采購或私定項目的，公司不負(fù)責(zé)任何費用及后果。且對 該人員輕者進(jìn)行取消當(dāng)月績效獎金，

8、重者取消當(dāng)月績效獎金并開除 含透露標(biāo)底者 。十二供應(yīng)商管理1. 對符合公司要求的供應(yīng)商， 行政部應(yīng)建立供應(yīng)商檔案， 記錄供應(yīng)商名稱、 法定代表人、注冊資本、注所及經(jīng)營地址、經(jīng)營范圍、工商注冊號、開戶行及銀行賬號、經(jīng)辦人、電話及傳真等基本信息。2. 與長期固定供應(yīng)商的合作協(xié)議一般一年一簽，因市場價格隨時波動，所以在每次采購 過程中要對采購物資的價格隨時核對并進(jìn)行市場詢價，同等條件下長期合作供應(yīng)商有 優(yōu)先權(quán)。3. 確定相對固定的供應(yīng)商后，在分批采購時還需要進(jìn)行即時的比價，同時可以引進(jìn)固定 供應(yīng)商以外的供應(yīng)商進(jìn)行報價或參與投標(biāo)，并每年進(jìn)行評比優(yōu)勝劣汰，且必須引進(jìn)至 少一家新的供應(yīng)商。十三 .物資管理1. 行政部均應(yīng)按月建立物資采購管理臺帳，并留存采購申請批復(fù)件、采購詢價、供貨合 同等原始記錄。2. 物資的購買及領(lǐng)取