《碧桂園集團(tuán)甲指、甲供材料采購管理辦法》

1、碧桂園集團(tuán)甲指、甲供材料采購管理辦法第一章總則第一條為進(jìn)一步理順管理，優(yōu)化集團(tuán)甲指、甲供材料的采購流程，堵塞管理環(huán) 節(jié)中的漏洞，特制定碧桂園集團(tuán)甲供、甲指材料采購管理辦法，以下簡稱“本辦法。第二章適用范圍第二條本辦法適用于集團(tuán)國內(nèi)所有項目。第三章術(shù)語和定義第三條甲指材料、甲供材料甲指材料：在施工合同中指定品牌，要求施工單位必須按照甲方要求進(jìn)行采購的材料。甲指材料清單:（1）A類甲指材料:室外材料（外墻涂料、外墻磚、外墻人造文化石、屋面瓦、外墻披疊板、陶瓷薄板、泳池馬賽克、玻纖瓦、石板瓦、成品天溝）室內(nèi)鋪貼（拋光磚、瓷片、仿古磚、內(nèi)墻涂料）安防設(shè)備（火災(zāi)自動報警及消防聯(lián)動控制系統(tǒng)、 火災(zāi)自動報警

2、及漏電監(jiān)控系統(tǒng)、可視對講系統(tǒng)、電線電纜）（2）B類甲指材料：鋅鋼組合欄桿、通道防火門、淋浴屏風(fēng)（集團(tuán)裝修院確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)款式；集團(tuán)指定廠家?guī)?、指定價格，由項目自行選擇合適的廠家進(jìn)行專項分包采購）3）C 類甲指材料： 鋼筋、鋁合金及塑鋼門窗的型材及配件 （集團(tuán)指定品牌庫，由施工單位自行選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購）本辦法所闡述的甲指材料事宜僅針對于 A 類甲指材料。二）甲供材料：由發(fā)包方（甲方）直接提供給施工方（乙方）用于施工的材料。甲供材料清單范圍：1、衛(wèi)?。禾沾蓾嵕摺堫^2、機電類：開關(guān)面板、強電配電箱、弱電箱3、燈飾： LED 室內(nèi)燈、 LED 戶外燈、 LED 路燈、庭院燈等；直徑貨邊長小于1.5 米的

3、吊燈、壁燈、吸頂燈、光纖燈等4、空調(diào)：空調(diào)專業(yè)中的中央空調(diào)主機及控制設(shè)備、風(fēng)機盤管、風(fēng)柜、冷卻塔、售樓部空調(diào)模塊機組、分體及柜機空調(diào)器以上所列甲指甲供材料為截止至 2015 年 12月 31日的分類，若有更新，由采購中心統(tǒng)一輸出至集團(tuán)各項目。第四章運行保障第四條 材料管理責(zé)任人集團(tuán)每個項目都必須指定 項目材料管理責(zé)任人 （兼職的可以考慮給予一定補貼） ， 具體負(fù)責(zé)項目甲指、甲供材料的合同、下單、收貨、扣款環(huán)節(jié)的各項工作，由區(qū)域 成本負(fù)責(zé)培訓(xùn)交底。第五條 材料管理責(zé)任人崗位職責(zé)材料管理責(zé)任人具體崗位職責(zé)要求如下：一）合同簽訂環(huán)節(jié) （甲指材料需要提前簽訂三方買賣合同）1）接到區(qū)域成本部發(fā)起的三方合

4、同 BIP 線上審批流程后，及時審批流程并下載電子版三方合同，填寫項目及承包單位聯(lián)系單及聯(lián)系方式，打印合同，在合同每 一頁簽字。2）將合同移交承包單位簽字蓋章。承包單位蓋章返回合同后，審核合同是否被修改過，蓋章是否符合法律規(guī)定。將合同提交項目總經(jīng)理簽字，蓋項目公司章。承包單位與項目公司都蓋章后，將合同返回區(qū)域成本部審核。二）下單環(huán)節(jié)甲指材料：督促承包單位根據(jù)項目進(jìn)度制定材料計劃，審核承包單位材料計劃，督促承包單位及時下單給供應(yīng)商；甲供材料：督促承包單位根據(jù)項目進(jìn)度制定材料計劃， 審核承包單位材料計劃， 在 NC 下單，填寫施工單位名稱、合同編號、工程名稱。三）供貨環(huán)節(jié)1）供應(yīng)商第一次供貨做現(xiàn)場

5、交底、見證交貨過程；所有送貨單務(wù)必三方簽字確認(rèn)，由材料供應(yīng)商提交至項目材料管理責(zé)任人加蓋項目章 （可后補 ）歸檔，以確保項目部掌握最新的供貨數(shù)據(jù)，保證扣款的及時性及防止結(jié)算漏扣貨款；2）當(dāng)施工單位不配合收貨時，應(yīng)對送貨的真實情況進(jìn)行必要的取證。四）發(fā)票簽收環(huán)節(jié)甲指材料：協(xié)助供應(yīng)商將抬頭為承包單位的發(fā)票轉(zhuǎn)交承包單位簽收；甲供材料：督促供應(yīng)商開出抬頭為碧桂園項目公司的發(fā)票，發(fā)起請款流程。五）扣款環(huán)節(jié)審核施工單位發(fā)起的進(jìn)度款，在明源 ERP 系統(tǒng)中引入已錄入扣款信息，并保證 扣款數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確。第五章甲指材料采購管理第六條 下單及供貨一）前期準(zhǔn)備：項目在要求供應(yīng)商供貨前，應(yīng)先完成三方（承建單位、供應(yīng)

6、商、項目部）買賣合同的簽訂。二）下單階段：承包單位應(yīng)根據(jù)工程實際進(jìn)度做好材料計劃，列好采購清單交予項目材料管理責(zé)任人審核，審核完成后直接下單給供應(yīng)商。三）供貨階段： 供應(yīng)商收到承建單位的采購清單后，應(yīng)與施工單位、項目材料管理責(zé)任人再次核對材料計劃， 在三方確認(rèn)蓋章后， 按照三方買賣合同約定供貨。四）收貨階段：在材料到達(dá)施工現(xiàn)場后，承包單位應(yīng)按規(guī)定清點、檢查、驗收貨物，確認(rèn)無誤后在送貨單上蓋章確認(rèn)收貨，完成貨物交接。注：新項目第一次供貨，項目材料管理責(zé)任人需給承包單位、供應(yīng)商做現(xiàn)場交 底、并見證交貨過程； 所有送貨單務(wù)必由承包單位、 供應(yīng)商、 項目部三方簽字確認(rèn)， 由材料供應(yīng)商提交至項目材料管理

7、責(zé)任人加蓋項目章 （可后補 ）歸檔，以確保項目部掌握最新的供貨數(shù)據(jù)，保證扣款的及時性及防止結(jié)算漏扣貨款。第七條 材料款申請一）資料提交：供貨后，供應(yīng)商需按照三方確認(rèn)的送貨單開材料發(fā)票給承建單位，并由承建單位簽收發(fā)票原件。 填寫月度供應(yīng)匯總表（不需要施工單位確認(rèn)） ， 提交請款資料。二）資料審批：集團(tuán)采購中心審核供應(yīng)商提交的請款資料（三方確認(rèn)的送貨單原件、有承建單位簽收確認(rèn)的發(fā)票復(fù)印件、 根據(jù)送貨單制作的 月度供應(yīng)匯總表 、 合同復(fù)印件、報價單等） 。抄送臺帳給集團(tuán)成本管理中心，以便監(jiān)督區(qū)域成本部工作 完成情況。三）請款流程收錄：由區(qū)域成本部材料扣款專員接收、審核、登記臺帳，提交區(qū)域成本負(fù)責(zé)人簽

8、字后，將甲指材料款信息錄入明源 ERP 系統(tǒng)扣款登記模塊，同 時發(fā)起線上財務(wù)付款審批流程。四）材料款支付：區(qū)域（項目）財務(wù)部在收到付款流程后，及時支付到期的甲指材料款。注：材料扣款專員需報集團(tuán)成本管理中心招標(biāo)部合約組備案，由合約組對其工 作完成情況進(jìn)行監(jiān)督考核。第八條 甲指材料款扣回一）材料使用信息提報：甲指材料使用信息應(yīng)由承建單位在申請進(jìn)度款時一并提交給項目部審核。二）材料款審核：甲指材料款應(yīng)由項目部在審核進(jìn)度款時同步審核，項目部在明源 ERP 中引入已錄入的甲指材料扣款信息，并與承包單位提交的甲指材料使用 信息、留底供應(yīng)商送貨單信息進(jìn)行核對。三）材料款審批：在項目部審核甲指材料款后，區(qū)域成

9、本部在明源 ERP 系統(tǒng)中核實本期應(yīng)扣甲指材料金額及明細(xì)，并經(jīng)材料扣款專員確認(rèn)后，提示區(qū)域財務(wù)進(jìn) 行扣款。四）材料款扣回：區(qū)域財務(wù)部根據(jù)成本部進(jìn)度款審批表提示信息，在施工單位的進(jìn)度款中扣回甲指材料款，并收取含有甲指材料款的全額工程發(fā)票。具體操作流程詳見附件 3第六章甲供材料采購管理第九條 下單及供貨一）下單階段：若施工合同已簽訂，則由項目部督促施工單位完成材料計劃并審核；項目部在 NC 系統(tǒng)下單時， 要選擇甲供材料對應(yīng)的施工合同編號的信息； 若 施工合同未簽訂，則由區(qū)域成本部先完善施工單位名稱、合同編號、工程名稱等信 息，并將已固定合同信息錄入明源 ERP 系統(tǒng)；再由項目部審核施工單位材料計劃

10、及 下單。注：材料計劃包括使用材料的種類、數(shù)量、規(guī)格型號等，明確使用該批次甲供 材料的施工單位名稱、合同編號、工程名稱等信息。二）下單審查：集團(tuán)采購中心負(fù)責(zé)審核項目在系統(tǒng)中發(fā)起申購的甲供材料計劃，核實 NC 系統(tǒng)中甲供材料種類、確認(rèn)供貨廠家、與廠家核實送貨的規(guī)格、型號、 數(shù)量等信息，并駁回未對應(yīng)施工合同的甲供材料計劃。三）收貨階段：供應(yīng)商送貨到現(xiàn)場時，取消倉庫流轉(zhuǎn)流程，改為直接由施工單位確認(rèn)收貨。注：新供應(yīng)商第一次供應(yīng)時，項目材料管理責(zé)任人需現(xiàn)場作交底、見證交貨過 程、歸檔送貨單；所有收料單務(wù)必三方簽字確認(rèn)（施工單位、項目部、供應(yīng)商） ，由 材料供應(yīng)商提交至項目材料管理責(zé)任人加蓋項目章（可由項

11、目材料管理責(zé)任人后補 項目章）并歸檔，以確保項目部掌握的最新供貨數(shù)據(jù)，保證扣款的及時性和防止結(jié) 算漏扣貨款。第十條 材料款申請一）資料提交：供貨后，供應(yīng)商需提交三方確認(rèn)的送貨單原件、月度供應(yīng)匯總表、發(fā)票原件等請款資料。二）資料審批：集團(tuán)采購中心審核供應(yīng)商提交的請款資料完整性，把資料原件郵寄給區(qū)域財務(wù)付款， 并在 NC 系統(tǒng)上生成實付材料款金額。 此時 NC 系統(tǒng)會傳遞 明源 ERP 系統(tǒng)生成一筆扣款，該扣款關(guān)聯(lián)施工單位進(jìn)度款支付環(huán)節(jié)。三）材料款支付： 區(qū)域財務(wù)部根據(jù) NC 系統(tǒng)實付金額及原件付款單據(jù)及時支付款項。付款后系統(tǒng)直接將付款信息抄送區(qū)域成本部。第十一條 甲供材料款扣回一）流程發(fā)起：項目部在發(fā)起施工單位的進(jìn)度款流程時，引用明源 REP 系統(tǒng)中的甲供材料扣款。二）材料款扣回：區(qū)域成本部在審批進(jìn)度款時，結(jié)合財務(wù)抄送的已付款信息與項目引入扣款， 提示財務(wù)扣回甲供材料款項。 區(qū)域財務(wù)在支付施工單位進(jìn)度款時， 扣回甲供材料款項。具體操作流程詳見附件 5第七章附則第十二條 本辦法從發(fā)文之日起執(zhí)行，在此前已發(fā)起采購流程或已在供應(yīng)履約當(dāng) 中的下單、收貨、扣款管理仍按舊辦法執(zhí)行，具體為：1、送貨單與月度匯總表： 2016 年元月 1 日起，新招標(biāo)工程實行；已簽訂三方