禮品管理辦法

1、漢凱迪控股投資有限公司W(wǎng)uhanKaidiHoldingInvestment品管理規(guī)定號：KDKG/PH-106 本： A/02009年 月 日發(fā)布2009年 月 日試行武漢凱迪控股投資有限公司文件批準(zhǔn)頁批準(zhǔn)：陳義龍審核：劉亞麗部門負(fù)責(zé)人： 唐秀麗文件編寫： 唐秀麗1 目 的12 范圍13 定義14 職責(zé)15 程序15.1 原則 15.2 禮品的采購和制作 15.3 禮品入庫領(lǐng)用 25.4 禮品費(fèi)用控制 35.5 禮品贈送 35.6 組織紀(jì)律 35.7 禮品接受 45.8 禮品實(shí)物管理 46相關(guān)文件47記 錄4為了加強(qiáng)對公司員工在經(jīng)營活動中贈送和接受禮品的管理，樹立良好的公司形象與風(fēng)氣，減少開

2、支，避免浪費(fèi)，特制訂本規(guī)定。2 范 圍本規(guī)定適用于武漢凱迪控股投資有限公司（以下簡稱控股公司）及其有實(shí)際控制權(quán)的凱迪電力、凱迪運(yùn)營、凱迪陽光、凱迪工程、中盈長江的等公司（以下簡稱系列公司）對外經(jīng)營活動中與禮品采購與制作、領(lǐng)用、贈送、收受相關(guān)的所有行為。其他有實(shí)際控制權(quán)的凱迪系列公司參照執(zhí)行。3 定義本規(guī)定所稱的禮品，是指由公司統(tǒng)一制作、采購的物品。4 職責(zé)4.1 控股公司總經(jīng)理工作部：是禮品的歸口管理部門。負(fù)責(zé)禮品的采購、接收、發(fā)放，登記造冊、保管、處理等項(xiàng)工作。負(fù)責(zé)在招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下，進(jìn)行禮品集中制作、采購招標(biāo)工作。負(fù)責(zé)組織小批量、臨時(shí)性使用禮品的采購。4.2 成本控制與風(fēng)險(xiǎn)管理中心：負(fù)

3、責(zé)按月度資金計(jì)劃審核禮品費(fèi)用支出。4.3 融資及財(cái)務(wù)結(jié)算中心：負(fù)責(zé)辦理禮品費(fèi)的請款、借支、財(cái)務(wù)報(bào)銷審核手續(xù)。4.4 招標(biāo)及采購中心：負(fù)責(zé)禮品集中制作及采購時(shí)的采購工作，對本規(guī)定約定的禮品采購詢價(jià)進(jìn)行復(fù)核。5 程 序5.1 原 則5.2 貨真價(jià)實(shí)原則：價(jià)格公道合理, 不能以次充好、以假亂真。5.3 集體采購原則：參與采購人員不得低于2人。5.4 集中制作原則：年度計(jì)劃、專業(yè)設(shè)計(jì)、集中制作和采購。5.5 禮品的采購和制作5.5.1 禮品集中制作與采購：每年9 月份控股公司總經(jīng)理工作部組織召開控股及各系列公司“禮品采購計(jì)劃會”，根據(jù)控股公司、各系列公司對禮品的需求計(jì)劃，綜合控股公司高管及各系列公司高

4、管對禮品的要求，由控股公司總經(jīng)理工作部和戰(zhàn)備發(fā)展與公共關(guān)系部擬定“全年禮品集中制作或采購方案”，包括：設(shè)計(jì)理念、圖樣（效果圖），所用材料、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量等，由控股公司總經(jīng)理工作部、成本控制與風(fēng)險(xiǎn)管理中心、招標(biāo)與采購中心三方人員組成招標(biāo)工作組，在公司招標(biāo)工作小組(由公司高管擔(dān)任組長)的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行招標(biāo)制作和 采購工作，費(fèi)用需求計(jì)劃分?jǐn)偂?.5.2 日常禮品采購：各系列公司的日常采購由各公司自行辦理?？毓晒靖鞑块T因業(yè) 務(wù)需要領(lǐng)用禮品的，原則上領(lǐng)用公司庫存禮品，如果庫存禮品不能滿足需要，審批后采購金 額在3000元以內(nèi)的，則根據(jù)會議(活動)禮品采購方案(PHH10601 )、禮品采購中 請單(PH

5、H10602)、禮品采購詢價(jià)記錄表審批的內(nèi)容，由總經(jīng)理工作部行政主管和接 待主管負(fù)責(zé)組織采購，或者在審批授權(quán)后由使用單位、使用者自行采購；采購金額在 300050000元的，由總經(jīng)理工作部行政主管、成本控制與風(fēng)險(xiǎn)管理中心費(fèi)控主管、招標(biāo)與 采購中心采購主管一同采購。金額在 50000元以上的按本程序5.2.1款辦理。5.5.3 特殊禮品的購買制作：針對公司重要客戶，由公司辦公會批準(zhǔn)或高管安排緊急的 重要禮品采購，按照禮品采購申請單(PHH10602)經(jīng)過審批后由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)采 購落實(shí)，采購人員必須在2人以上。5.5.4 日常禮品制作：公司舉辦各類活動使用的有紀(jì)念價(jià)值的禮品制作，可根據(jù)活動組

6、委會與總經(jīng)理工作部共同組織設(shè)計(jì)、制作訂購。其審批流程按5.2.2流程審核控制。5.2禮品入庫領(lǐng)用5.3.1 所有禮品采購回后由總經(jīng)理工作部行政主管和接待主管共同驗(yàn)收入庫，建立禮品 接收與放發(fā)臺賬，每半月盤點(diǎn)一次，盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)部門。做到賬賬相符、賬實(shí)相符。5.3.2 價(jià)值在200元以下的禮品，按以下程序申領(lǐng)發(fā)放：a)禮品使用人填寫“禮品領(lǐng)用審批單” (PHH10604),部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)總經(jīng)理 工作部審批；b)總經(jīng)理工作部審核此次贈送是否有重復(fù)交叉現(xiàn)象，并根據(jù)存貨對各部門間禮品的均 衡分配、種類調(diào)配等做出安排；c) ”禮品領(lǐng)用審批單” (PHH10604)由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，總經(jīng)理

7、工作部 行政主管核對無誤，將禮品發(fā)出。1.1.3 價(jià)值在201500元的禮品，應(yīng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按上述程序執(zhí)行。1.1.4 外地、項(xiàng)目現(xiàn)場、應(yīng)急性購買的禮品或特殊項(xiàng)目、特殊禮品，無論價(jià)值大小，統(tǒng) 一由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)， 直接辦理。經(jīng)辦單位或經(jīng)辦人及時(shí)到總經(jīng)理工作部辦理有關(guān)入 庫、領(lǐng)取和登記手續(xù)，具體操作按上述程序執(zhí)行。1.1.5 公司批準(zhǔn)組織的各類大型活動，包括各種會議、慶典活動、聚會、項(xiàng)目驗(yàn)收、技 術(shù)或市場推廣會等，作為專項(xiàng)費(fèi)用，由活動組委會在總經(jīng)理工作部領(lǐng)取發(fā)放，原則上使用庫 存禮品，需要特別制作時(shí)，按本程序 5.2.4執(zhí)行。5.4 禮品費(fèi)用控制5.4.1 各中心、各部門和項(xiàng)目部

8、將全年的禮品資金計(jì)劃報(bào)總經(jīng)理工作部備案.5.4.2 禮品費(fèi)用開支在各中心、各部門和項(xiàng)目部的全年資金預(yù)算中列支。公司批準(zhǔn)集體 組織的各類大型活動，包括各種會議、慶典活動、聚會、項(xiàng)目驗(yàn)收、技術(shù)或市場推廣會等經(jīng) 公司高管批準(zhǔn)后申請專項(xiàng)資金，公司高管安排的會議（活動）禮品在高管專項(xiàng)資金中列支。5.4.3 控股總經(jīng)理工作部在年度預(yù)算額度范圍內(nèi)安排制作或采購禮品的費(fèi)用，由成本控 制與風(fēng)險(xiǎn)管理中心和財(cái)務(wù)部根據(jù)禮品采購方案和禮品入、出庫單，分?jǐn)傆?jì)入各中心、各部門 和項(xiàng)目部的管理費(fèi)用中。5.4.4 系列公司根據(jù)工作需要領(lǐng)用的禮品，由控股公司按所領(lǐng)取的禮品金額收取費(fèi)用； 涉及集體活動需要系列公司分?jǐn)偟亩Y品費(fèi)，應(yīng)分

9、攤至系列公司。由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)向系列 公司收取禮品領(lǐng)用與分?jǐn)傎M(fèi)，財(cái)務(wù)部與計(jì)劃經(jīng)營部配合。5.4.5 在審批額度范圍內(nèi)的禮品領(lǐng)用，總經(jīng)理工作部即可同意發(fā)放。超過當(dāng)月額度范圍 的，按規(guī)定程序?qū)徟髨?zhí)行。費(fèi)用將要超過年度預(yù)算的，計(jì)劃經(jīng)營部提示費(fèi)用預(yù)警，總經(jīng)理 工作部負(fù)責(zé)人應(yīng)在“禮品領(lǐng)用審批單” （P爪10604）上明確批示后，在不超過年度預(yù)算前 提下，轉(zhuǎn)報(bào)公司高管審核后方可辦理領(lǐng)用手續(xù)。預(yù)期要超過年度預(yù)算的，應(yīng)按年度預(yù)算增補(bǔ) 程序報(bào)審后執(zhí)行。5.4.6 費(fèi)用實(shí)際發(fā)生時(shí)，根據(jù)本規(guī)定要求的各項(xiàng)審批單， 作為費(fèi)用實(shí)際發(fā)生的審核依據(jù)。5.5 禮品贈送5.5.1 贈送對象的身份、個(gè)性以及贈送方式、地點(diǎn)要與禮

10、品的特點(diǎn)相適宜；多人場合， 要注意區(qū)分受贈人的不同職位，考慮選擇不同檔次、品種的禮品；重復(fù)贈送時(shí)，注意花樣品 種的更換。5.5.2 避免禮品的重復(fù)贈送或漏送。同一單位同一賓客在同一次贈送活動中，要避免公 司或部門多頭贈送現(xiàn)象；或其相反，遺漏重要賓客。禮品使用單位和總經(jīng)理工作部注意把關(guān)， 防止此類事情發(fā)生。5.5.3 普通禮品贈送，目的是加強(qiáng)與賓客的溝通，給賓客留下公司良好的印象和記憶。 贈送禮品時(shí)，注意了解授贈人的個(gè)性特點(diǎn)，講究品位、格調(diào)，采取不同方式，做到既不鋪張 浪費(fèi)，又能收到實(shí)效。5.6 組織紀(jì)律5.6.1 公司禮品是公司的財(cái)產(chǎn)，代表公司利益贈與賓客，不容許任何個(gè)人私自占有或轉(zhuǎn) 贈他人；

11、如有發(fā)生，視金額大小給與當(dāng)事人經(jīng)濟(jì)或紀(jì)律處分。5.6.2 ”禮品領(lǐng)用審批單” (PHH106 04)、“禮品領(lǐng)用登記臺帳” (PHH106 05)是 公司禮品發(fā)放工作內(nèi)部組織管理的有效手段和對外公共關(guān)系的重要資料，有關(guān)人員必須妥善保存，嚴(yán)禁復(fù)制、外傳和對外泄漏，違犯者將嚴(yán)肅處理。5.7 禮品接受5.7.1 公司員工在經(jīng)營活動中，嚴(yán)禁公開索要或暗示對方贈送禮品。如遇對方贈送禮品 而不能謝絕的，可以接受，必要時(shí)酌情回贈公司禮品。5.7.2 按市價(jià)折合人民幣200元以上的禮品，自接受之日起10天內(nèi)，填寫“禮品上繳單” (PHH10606),由部門負(fù)責(zé)人簽字后，將第二聯(lián)與禮品轉(zhuǎn)交總經(jīng)理工作部。情況特殊

12、時(shí)， 上繳人可直接到總經(jīng)理工作部辦理。5.7.3 按市價(jià)折合人民幣200元以下的禮品，歸受禮人本人或者受禮人本人所在單位所 有。5.7.4 收受禮品一律不準(zhǔn)在市場上出售。對已登記入冊的禮品，有重復(fù)使用價(jià)值的，公 司可以轉(zhuǎn)贈賓客，或者按市價(jià)5折內(nèi)部處理。處理時(shí)，應(yīng)優(yōu)先照顧受禮人的需要，特殊情況 下，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可少收或免收價(jià)款。禮品處理所得款項(xiàng)，一律入公司專門賬戶管 理使用。5.8 禮品實(shí)物管理5.8.1 總經(jīng)理工作部行政主管要本著對公司財(cái)產(chǎn)高度負(fù)責(zé)的精神，嚴(yán)格按本程序?qū)嵭泄?理。做到發(fā)放手續(xù)齊全，原始資料留存完備。嚴(yán)格履行辦理禮品出、入庫手續(xù)，建立禮品發(fā) 放及上繳臺帳，統(tǒng)計(jì)各部門禮品使

13、用費(fèi)用。5.8.2 庫存禮品要擺放整潔，精心維護(hù)，防霉防盜，并進(jìn)行定期盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上 報(bào)處理，避免損失。6相關(guān)文件6.1 接待管理規(guī)定(KDKG/PH105)6.2 資金計(jì)劃管理規(guī)定(KDKG/PC201)7記錄7.1 會議(活動)禮品采購方案(PHH106 01)7.2 禮品采購申請單(PHH106 02)7.3 禮品采購詢價(jià)記錄表(PHH106 03)7.4 禮品領(lǐng)用審批單(PHH10604)7.5 禮品領(lǐng)用登記臺帳(PHH106 05)7.6 禮品上繳單(PHH10606)7.7 禮品上繳登記臺帳(PHH106 07)會議（活動）禮品采購方案序號:編號：PH 106 01審批:經(jīng)辦

14、部門:經(jīng)辦人:會議（活動）名稱：接待標(biāo)準(zhǔn)：時(shí)間要求：經(jīng)辦人：聯(lián)系電話：事項(xiàng)內(nèi)容備 注一、嘉賓情況：1、人數(shù)2、工作單位3、民族4、國籍5、個(gè)人愛好二、禮品數(shù)量三、品牌四、標(biāo)準(zhǔn)五、費(fèi)用總額禮品采購申請單編號：PH -106-02序號:申請內(nèi)容序號禮品名稱規(guī)格數(shù)量單價(jià)預(yù)算用途說明12345678合計(jì)申請人/時(shí)間采購人/時(shí)間總經(jīng)部負(fù)責(zé) 人批準(zhǔn)人/時(shí)間禮品采購詢價(jià)記錄表編號：PH -106-03序號:報(bào)價(jià)1商型號單價(jià)型號單價(jià)型號單價(jià)型號單價(jià)價(jià)格 匯總合計(jì)詢價(jià)人意見總經(jīng)理工作部 部長意見計(jì)劃經(jīng)營部復(fù) 核招標(biāo)與采購 中心復(fù)核總經(jīng)理（或授權(quán) 人）審批*詢價(jià)金額3000元，由總經(jīng)理工作部部長審核執(zhí)行；金額在 3000元-50000元的，由計(jì)劃經(jīng)營部、總經(jīng)理工作部、招標(biāo)與采購中心共同復(fù)核；金額 50000元 的由總經(jīng)理或授權(quán)人審批。禮品領(lǐng)用登記臺帳禮品領(lǐng)用審批單（兩聯(lián)單）編號：PH -106-04序號