檔案管理辦法

1、檔案管理辦法管理部門 第一條管理部門（一）文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存復(fù)印件。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由 經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文 書管理部門以復(fù)印件歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸 檔并換回復(fù)卬件。（-）各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室.中心則由各部 門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。整理與分類 第二條文件點收文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收:（一）檢查文件的木文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。（-）文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。（三）文件的

2、處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。（四）與木案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。（五）有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。第三條文件整理點收文件后，應(yīng)依下列方式整理:（一）以左方裝訂為原則。（-）文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。第四條檔案分類（一）檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依 案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。（-）檔案分類應(yīng)力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后另

3、增第四級“細(xì)類” O如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。（三）同一“小類”（或細(xì)類）之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂, 并于小類（或細(xì)類）之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。（四）每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時依序編號.登錄；并以每一案一個“目次”編號為原則。（五）檔號之表75方式為：A 1A 2B IB 2-C 1C 2-D1E 1E 2oA lA 2為經(jīng)辦部門代號；B 1B 2為大類號；C 1C 2為小類號；D 1為檔卷卷次；E 1E 2為檔案目次。第五條檔案名稱及編號（一）檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡

4、明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。（-）各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示;其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。（三）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排 列，以便查閱。（四）檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。（五）檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改,如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號 對照表，以免混淆。第六條檔號編定（一）案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目

5、次順序編列檔號。（-）案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。（三）檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。（四）檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。歸檔與檔案清理第七條保存期限（一）歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻 閱。（-）檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第八條保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或木企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下 列規(guī)定辦理:（一）永久保存：1公司章程；2股東名簿；3組

6、織規(guī)程及辦事細(xì)則；4董事會及股東會記錄；5財務(wù)報表；6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn) 文件；7不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；8工程設(shè)計圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。（-）W年保存：1預(yù)算、決算書類；2會計憑證；3事業(yè)計劃資料；4其他經(jīng)核定須保存10年的文書。（三）5年保存：1 期滿或解除之合約；2其他經(jīng)核定保存5年的文書。（四）1年保存，結(jié)案后無長期保存必要者。（五）規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。第九條檔卷清理（一）管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依第八條的規(guī)定清理一次，己屆保存期 限者，得了銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目次表之 附

7、注欄內(nèi)注明銷毀R期。（-）保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者,管檔人員應(yīng)將“收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上, 并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。調(diào)卷 第十條調(diào)卷程序（一）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管（科長以上）核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。（-）管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借岀日期，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還R期之先后整理，以備稽催。（三）于檔案室當(dāng)場借閱者，得免填“調(diào)卷單”。（四）檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于“調(diào)卷單”填注歸還R期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單"由管檔 人員留存?zhèn)洳椤５谑粭l調(diào)卷管理“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限,如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。（-）調(diào)卷人員對于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要