商業(yè)地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)檔案管理工作指引 建設(shè)文件歸檔范圍

1、項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)檔案管理工作指引項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)過程和經(jīng)營成果的真實(shí)反映，它對于優(yōu)化項(xiàng)目開發(fā)決策程序、加強(qiáng)工程質(zhì)量控制、追究工程質(zhì)量責(zé)任、及時完成竣工決算、售后跟蹤服務(wù)，以及工程日后維修、改建等具有重要作用。集團(tuán)各項(xiàng)目公司必須高度重視項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)檔案管理工作，采取切實(shí)可行的有力措施，切實(shí)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理。為確保項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性，對各項(xiàng)目公司特作如下規(guī)定：1 總則 1.1 檔案管理工作必須符合國家有關(guān)檔案管理法律、法規(guī)的規(guī)定，在工作過程中形成有保存價值的各種文件材料，都要按本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。 1.2 必須提高對項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)檔案工作的認(rèn)識，指定專職人員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目工程

2、、設(shè)計(jì)、營銷檔案收集整理保管及管理工作，檔案管理工作專職人員名單上報項(xiàng)目管理中心計(jì)劃部備案。 1.3 督導(dǎo)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位要認(rèn)真收集和整理本單位形成的工程檔案，及時向項(xiàng)目公司移交。并要求監(jiān)理單位協(xié)助項(xiàng)目公司監(jiān)督、檢查各單位工程文件的形成、積累和立卷歸檔。 1.4 歸檔文件要完整、準(zhǔn)確、安全、系統(tǒng)，能夠反映項(xiàng)目建設(shè)與管理活動的全過程，原則上歸檔文件為原件。 1.5 移交檔案時，應(yīng)按編制的移交清單，辦理相關(guān)的簽章交接手續(xù)；檔案借閱時必須履行借閱手續(xù)，并由項(xiàng)目公司主管副總審批方可借閱。 1.6 設(shè)計(jì)、施工歸檔文件分為業(yè)務(wù)文件檔案，工程檔案，設(shè)計(jì)檔案和監(jiān)理檔案四大類；營銷業(yè)務(wù)檔案主要分為業(yè)

3、務(wù)文件檔案及客戶資料檔案二大類；物業(yè)檔案主要分為物業(yè)行政類和物業(yè)經(jīng)營管理類。2 檔案管理要求 2.1 歸檔的文件材料必須按項(xiàng)目、年度、業(yè)務(wù)類別立卷。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及工作任務(wù)，編寫檔案名稱及目錄。 2.2 文件承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(文件中的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。 2.3 文件承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理人員歸卷。 2.4 一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸檔。會議文件由會議主辦部門收集歸檔。 2.5 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 2.6 在

4、歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件、正稿與印件（或傳真件）、請示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件，分別存放在一起，不得分開。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷。 2.7 檔案管理人員應(yīng)及時將已歸檔的文件材料，按照檔案名稱，放入文件卷夾內(nèi)，并在目錄中登記。 2.8 部門人員或檔案管理人員工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 2.9 項(xiàng)目有效法律文件正本，項(xiàng)目公司須列出文件清單經(jīng)項(xiàng)目管理中心驗(yàn)收后報集團(tuán)存檔，項(xiàng)目公司留存復(fù)印件（項(xiàng)目開發(fā)過程中需要用的正本可暫由項(xiàng)目公司存檔）；項(xiàng)目竣工后

5、，項(xiàng)目公司將竣工資料報當(dāng)?shù)貦n案館存檔的同時，必須向當(dāng)?shù)厣坦芄净蛭锕芄疽平灰惶淄暾目⒐D紙，商管公司或物管公司須設(shè)檔案室并由專人負(fù)責(zé)管理。3 檔案管理抽查及考核 在項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)過程中，集團(tuán)項(xiàng)目管理中心將不定期對各項(xiàng)目的項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，并做為“公司管理考核系數(shù)”的依據(jù)之一，查驗(yàn)的主要內(nèi)容（但不限于）： 項(xiàng)目檔案是否齊全、系統(tǒng)、完整； 項(xiàng)目檔案是否整理立卷，立卷是否符合“工程檔案管理細(xì)則”； 項(xiàng)目檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動和工程實(shí)際狀況； 項(xiàng)目所有檔案簽章手續(xù)是否完備，竣工圖編制是否符合要求。4 業(yè)務(wù)文件歸檔的范圍（但不限于）：·183·項(xiàng)目開

6、發(fā)建設(shè)文件材料歸案范圍類別項(xiàng) 目名 稱開發(fā)經(jīng)營類各類收發(fā)文收集團(tuán)、政府、合作單位等公文和以公司名義發(fā)集團(tuán)、政府、合作單位等公文，政府有關(guān)部門、各主力店、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等往來函件項(xiàng)目證照圖片工程施工關(guān)鍵工序、部位圖片、錄像項(xiàng)目經(jīng)營目標(biāo)管理項(xiàng)目經(jīng)營決算控制文件、項(xiàng)目經(jīng)營決策文件、項(xiàng)目經(jīng)營目標(biāo)管理責(zé)任書項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃控制書、項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃執(zhí)行書、項(xiàng)目年度開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度月度報表及相關(guān)計(jì)劃分析報告項(xiàng)目前期、政府部門件及各類法律文件市場調(diào)查及項(xiàng)目選址報告1、政策規(guī)定、往來函件2、拆遷管理規(guī)定3、行政事業(yè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)4、有關(guān)項(xiàng)目優(yōu)惠政策的文件1、土地掛牌公告2、拆遷公告3、成交確認(rèn)

7、書4、項(xiàng)目協(xié)議書5、土地出讓合同項(xiàng)目前期工程、設(shè)計(jì)文件紅線圖、現(xiàn)狀圖、放線定位圖各類技術(shù)服務(wù)文件包括咨詢報告、勘察報告、檢測資料，工程水文地質(zhì)勘察報告、地形測量和拔地測量成果報告（測量成果表）、標(biāo)高測量國有土地證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證、銷售許可證1、項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報告2、環(huán)境評估審批意見3、交通影響評價報告4、建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)衛(wèi)生審查認(rèn)可書5、規(guī)劃設(shè)計(jì)條件及通知書6、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案審批7、建筑設(shè)計(jì)方案審批8、擴(kuò)初設(shè)計(jì)審批9、施工圖設(shè)計(jì)審批10、人防審批11、消防設(shè)計(jì)審核意見書12、供電審批通知及供電局其他批文13、市政工程審批意見14、給排水工程審批意見15

8、、燃?xì)夤こ虒徟庖娍⒐を?yàn)收文件結(jié)構(gòu)消防驗(yàn)收、精裝修消防驗(yàn)收、質(zhì)檢驗(yàn)收、規(guī)劃驗(yàn)收、環(huán)境檢測驗(yàn)收、防雷檢測驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收備案表、房產(chǎn)證類別項(xiàng) 目名 稱名 稱工程類變更變更（業(yè)態(tài)變更、設(shè)計(jì)變更、工程變更、現(xiàn)場簽證）審核資金資金計(jì)劃審批、付款審批表竣工圖紙及文字資料總平面圖、總規(guī)劃圖、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、消防、外環(huán)境、內(nèi)裝竣工圖、設(shè)備竣工圖；綜合竣工驗(yàn)收文字資料，土建、給排水、電氣、消防、綠化等文字資料；各類設(shè)備安裝調(diào)試竣工資料及使用說明書單項(xiàng)資料竣工工程項(xiàng)目一覽表、設(shè)備清單、設(shè)備材料證明、土建施工記錄；設(shè)備調(diào)試安裝記錄，建（構(gòu)）筑物記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄，工程質(zhì)量事故發(fā)生及處理記錄，圖紙會審記

9、錄，設(shè)計(jì)變更通知和技術(shù)核定單土建工程施工技術(shù)材料1) 施工許可證或開工許可證；2)  施工執(zhí)照（復(fù)印件）；3) 施工合同；4)開竣工報告；5)  施工組織設(shè)計(jì)及施工技術(shù)交底；6)施工測量放線記錄；7)  施工總結(jié)；8)樁基礎(chǔ)技術(shù)材料；9)  基礎(chǔ)；10) 隱蔽工程驗(yàn)收記錄；11) 回填夯實(shí)檢驗(yàn)報告；12)  基礎(chǔ)、主體中間驗(yàn)收證書；13) 圖紙會審和設(shè)計(jì)修改變更；14)  事故處理記錄；15)  建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備安裝測量定位記錄及各種觀測記錄；16) 原材料產(chǎn)品及重要構(gòu)件出廠證

10、明；17) 原材料試化驗(yàn)單及材料代換審批單；18) 試件試驗(yàn)（含數(shù)理統(tǒng)計(jì)、配合比報告）；19) 工程質(zhì)量評定匯總表；20)鋼結(jié)構(gòu)施工技術(shù)材料；21)預(yù)應(yīng)力張拉施工技術(shù)材料給排水工程技術(shù)檔案資料供水工程1)  計(jì)劃批文；2)  建設(shè)許可證；3) 工程開工申請表、報建表；4)建筑許可證；5)工程招、投、中標(biāo)通知書；6)  征用土地批文、協(xié)議書以及紅線圖；7) 設(shè)計(jì)審批文件及地質(zhì)資料；8) 工程質(zhì)量檢查監(jiān)督報告；9) 驗(yàn)收會議紀(jì)要及質(zhì)量評審材料；10) 工程預(yù)決算書；11) 施工許可證；12)  施工執(zhí)照（影印件）；13) 

11、60;   施工合同，工程任務(wù)書；14) 開工，竣工報告；15)     施工組織設(shè)計(jì)及施工技術(shù)交底；16)  施工測量放線圖表及記錄；17)  施工技術(shù)總結(jié)；18) 工程竣工驗(yàn)收合格證；19)  圖紙會審記錄及設(shè)計(jì)變更通知單、聯(lián)系單；20)  地基處理資料；21) 事故處理及遺留問題處理意見；22) 隱蔽工程驗(yàn)收記錄（包括溝槽驗(yàn)收記錄，鋼管焊接及防腐檢查驗(yàn)收記錄，管道接口檢查記錄）；23) 材料，構(gòu)件出廠合格證；24) 原材料試驗(yàn)報告及材料代換審批單；25)

12、60; 試件試驗(yàn)報告（含數(shù)理統(tǒng)計(jì)、配合比報告）；26) 管道水壓試驗(yàn)、滲水量試驗(yàn)記錄；27)     設(shè)備系統(tǒng)調(diào)試記錄（包括供水加壓泵房調(diào)試記等）；28)  供水管道沖洗、消毒記錄及水質(zhì)分析報告；29)  回填土夯實(shí)檢驗(yàn)記錄；30)工程竣工測量成果（包括管道的坐標(biāo)、里程、高度、坡度）；31)工程質(zhì)量評定表；32)給水工程技術(shù)要素表；33) 工程照片（工程面貌及施工新工藝、新技術(shù)等）；34)其它類別項(xiàng)目名 稱工程類排水工程1) 施工許可證；2) 施工執(zhí)照（影印件）；3)施工合同，工程任務(wù)書；4)開工，竣工報告；5)施工組織設(shè)計(jì)

13、及施工技術(shù)交底；6)施工測量放線圖表及記錄7) 施工技術(shù)總結(jié)；8)工程竣工驗(yàn)收證明書；9)圖紙會審記錄及設(shè)計(jì)變更通知單、聯(lián)系單；10)地基處理資料(軟基處理、樁基、混凝土施工記錄等)；11) 事故處理及遺留問題處理意見；12)隱蔽工程驗(yàn)收記錄；13)材料，構(gòu)件出廠合格證；14) 原材料試驗(yàn)報告及材料代換審批單；15) 試件試驗(yàn)報告（含數(shù)理統(tǒng)計(jì)、配合比報告）；16) 污水閉水試驗(yàn)記錄；17)機(jī)泵安裝記錄；18) 設(shè)備試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄（包括污水提升設(shè)備）；19)  回填土夯實(shí)檢驗(yàn)記錄；20)工程竣工測量成果（包括管道的坐標(biāo)、里程、高度、坡度）；21)工程質(zhì)量評定表；22)（

14、雨、污）水工程技術(shù)要素表；23)工程照片（工程面貌及施工新工藝、新技術(shù)等）；24)     其它建筑電氣安裝、調(diào)試資料1、高壓電器資料1)安裝前器身檢查資料；2)變壓器安裝資料；3)調(diào)試資料；4)制造廠提供資料。2、高壓隔離開關(guān)、負(fù)荷開關(guān)資料1) 高壓隔離開關(guān)資料a)安裝資料；b)制造廠提供資料。2) 高壓負(fù)荷開關(guān)資料a)安裝資料；b)制造廠提供資料；c)調(diào)試資料。3 盤、箱、柜安裝、調(diào)試資料1) 盤、箱、柜安裝資料a)基礎(chǔ)型鋼安裝資料；b) 盤、箱、柜安裝資料。2) 盤、箱、柜上設(shè)備調(diào)試資料a)盤、箱、柜各種電表調(diào)試資料；b)各類繼電器的試驗(yàn)及正式資料

15、；c)制造廠提供資料。4 高低壓線路敷設(shè)及調(diào)試資料1)高低壓母線（銅母線和鋁母線）資料a)母線安裝資料；b) 母線調(diào)試資料；c) 制造廠提供資料。2)高低壓電纜的敷設(shè)資料a)直埋電纜資料；b) 電纜溝敷設(shè)電纜資料；c)電纜吊架、橋架敷設(shè)電纜資料（明敷電纜）；d)各種形式敷設(shè)電纜需具備下列資料。5 電源配管和各種接地的資料1) 電源配管資料a) 明配管資料；b)暗配管資料；c)設(shè)計(jì)變更通知單；d)管子規(guī)格型號及產(chǎn)品合格證。2) 各種接地資料b)各種接地的敷設(shè)方式；d) 畫出示意圖并填表。6 電梯資料1) 電梯安裝資料；2)電梯調(diào)試資料；3)制造廠提供資料。7 公用天線資料1)安裝資料（

16、包括制造廠提供資料）；2)調(diào)試資料。通信管道工程檔案歸檔內(nèi)容1) 計(jì)劃批文、計(jì)劃任務(wù)書；2) 建設(shè)許可證；3) 工程招、投標(biāo)書，中標(biāo)通知書；4) 設(shè)計(jì)方案及審批文件；5) 工程重要會議紀(jì)要和指導(dǎo)性文件；6)工程預(yù)、決算書；7)  施工許可證；8) 施工執(zhí)照（影印件）；9) 施工合同，工程任務(wù)書；10)開工、竣工報告；11) 施工組織設(shè)計(jì)或施工方案；12)施工測量放線記錄；13)施工總結(jié)；14) 工程竣工驗(yàn)收合格證；15) 圖紙會審記錄及設(shè)計(jì)變更通知單、聯(lián)系單；16)事故處理及遺留問題處理意見；17) 停工、復(fù)工通知單；18) 工程返修結(jié)果報告表

17、；20) 材料、構(gòu)件出廠合格證；21)原材料試驗(yàn)報告及材料代換審批單；22)試件試驗(yàn)報告（含數(shù)理統(tǒng)計(jì)、配合比報告）；23)回填土夯實(shí)檢驗(yàn)記錄；24)工程竣工測量成果（包括管道位置、標(biāo)高等）；25)工程質(zhì)量評定表；26) 通訊管道工程技術(shù)要素表；27)工程照片（工程面貌及施工新工藝、新技術(shù)等）；28) 其它。類別項(xiàng) 目名 稱工程類煤氣工程技術(shù)案煤氣分站（廠）1)計(jì)劃批文；2)建設(shè)許可證；3)工程招、投、議標(biāo)書；4) 征用土地批文、協(xié)議書及紅線圖；5) 工程地質(zhì)報告；6)工程概、預(yù)、決算書；7)        設(shè)計(jì)（包

18、括方案、擴(kuò)充、施工）審批文件；8) 區(qū)域位置圖；9)驗(yàn)收會議紀(jì)要及質(zhì)量評審材料；10)施工許可證；11) 施工執(zhí)照（復(fù)印件）；12)開工、竣工報告；13)設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底記錄；14)     施工測量、放線測量；15)施工技術(shù)總結(jié)；16)單位工程竣工驗(yàn)收說明書及消防驗(yàn)收合格證；17)圖紙會審和設(shè)計(jì)修改通知單及聯(lián)系單；18)事故處理記錄；19)隱蔽工程驗(yàn)收記錄；20設(shè)備、材料出廠合格證、設(shè)備試驗(yàn)報告、原材料試化驗(yàn)單；21)工藝管線探傷報告；22)壓力容器檢驗(yàn)報告；23)工藝設(shè)備、管線壓力試驗(yàn)及吹掃報告；24)設(shè)備調(diào)試及試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄；25)工程質(zhì)量檢查評定表

19、；地下管道工程（1到17項(xiàng)與上述相同）18) 管道探傷報告；19) 管溝回填場地平整質(zhì)量驗(yàn)收記錄；20)隱蔽工程驗(yàn)收記錄；21)材料、設(shè)備出廠合格證；22)  管線測量報告及記錄；23) 壓力試驗(yàn)及吹掃報告；24)工程質(zhì)量檢查評定表；25)  施工檢查記錄；26)工程技術(shù)要素表；27)  地面標(biāo)志樁驗(yàn)收記錄規(guī)劃設(shè)計(jì)類設(shè)計(jì)合同及設(shè)計(jì)圖紙類1、勘察設(shè)計(jì)合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議2、委托方案設(shè)計(jì)合同及補(bǔ)充協(xié)議3、擴(kuò)初及施工圖設(shè)計(jì)合同及補(bǔ)充協(xié)議4、施工圖審查合同及補(bǔ)充協(xié)議5、內(nèi)外裝設(shè)計(jì)合同6、外環(huán)境設(shè)計(jì)合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議7、其他市政設(shè)計(jì)委托合同（煤氣、自來水、供熱、室外排水、高低

20、壓供電設(shè)計(jì)等）1、市政管網(wǎng)圖（自來水、雨水、污水、煤氣、供熱、電力、有線、電話、寬帶接入等）2、規(guī)劃批準(zhǔn)圖、建筑批準(zhǔn)圖、擴(kuò)初批準(zhǔn)圖、施工圖批準(zhǔn)圖3、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、通風(fēng)與空調(diào)、消防、電氣、照明、弱電全套施工圖（最終版）及電子文件4、基坑處理圍護(hù)圖紙5、煤氣施工圖（煤氣設(shè)計(jì)院出）6、內(nèi)、外裝（含室外照明）施工圖及電子文件7、外環(huán)境（含電氣圖）設(shè)計(jì)及施工圖及電子文件8、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、通風(fēng)與空調(diào)、消防、電氣、照明全套竣工圖9、內(nèi)、外裝（含室外照明）竣工圖10、外環(huán)境竣工圖11、弱電工程竣工圖12、各階段（施工圖、內(nèi)外裝、外環(huán)境等）圖紙會審紀(jì)要13、方案（基坑方案、空調(diào)方案等）論證結(jié)果紀(jì)要或

21、會簽單14、各專業(yè)設(shè)計(jì)修改變更技術(shù)通知單15、隱蔽工程驗(yàn)收簽證文件16、工程現(xiàn)場照片及錄像資料監(jiān)理類監(jiān)理資料監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、進(jìn)度控制文件、質(zhì)量控制文件、造價控制文件、分包資質(zhì)文件、監(jiān)理通知及回復(fù)、合同控制文件、監(jiān)理工作總結(jié)等成果文件全套竣工檔案經(jīng)當(dāng)?shù)爻鞘薪ㄔO(shè)檔案館驗(yàn)收合格的竣工檔案六套類別項(xiàng) 目名 稱營銷類業(yè)務(wù)文件價格方案開盤報告、原始價格清單、內(nèi)部審批或上報集團(tuán)備案的價格資料等會議紀(jì)要重要的會議材料營銷策劃營銷策劃活動方案、效果評估、媒體投放等營銷策劃類文件廣告發(fā)布廣告發(fā)布招投標(biāo)、直接委托等等業(yè)務(wù)，經(jīng)濟(jì)合同審批（要求另外建立營銷類經(jīng)濟(jì)合同臺帳）、制作類業(yè)務(wù)銷售執(zhí)行處理銷售過