辦公用品管理辦法（分部適用）（鵬潤—行—總務(wù)012）第一版

1、辦公用品管理辦法（分部適用）歸屬體系：鵬潤投資（國美電器）有限公司經(jīng)營管理手冊行政系統(tǒng)分冊文件編號：鵬潤行總務(wù)012撰寫單位：行政中心總務(wù)部版 本：第一版生效日期：2003年9月9日機(jī)密等級： 機(jī)密 一般合計頁數(shù)：5 正文頁數(shù)：3附件個數(shù)：1制度正文目錄：目 錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責(zé)15、作業(yè)內(nèi)容16、注意事項47、附件4總裁審批管理研究室審核撰寫人1 目的：為規(guī)范各分部辦公用品的管理，在滿足分部工作需要、保障分部各項業(yè)務(wù)穩(wěn)健發(fā)展的同時，為杜絕辦公用品的浪費現(xiàn)象，降低辦公費用支出，特制定本管理辦法。2 范圍：適用范圍：國美電器、國美音像下屬各分部發(fā)布范圍：國美電器、國美

2、音像下屬各分部3 名詞解釋：3.1定額控制原則：總部每年定期依據(jù)各地分部上報的階段行政費用支出項目中的辦公費科目預(yù)算計劃，據(jù)實審批，下達(dá)各地分部的辦公用品費用支出額度，各分部根據(jù)總部費用指標(biāo)制定各自的列支計劃。分部總務(wù)部根據(jù)本分部各單位的工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)需要，于每半年核定一次各單位的辦公費用，下達(dá)各單位執(zhí)行；當(dāng)月費用超支者占用下月指標(biāo)，半年費用超支者，要寫明原因按授權(quán)上報各級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可予以列支。3.2分類管理原則：對不同類別的辦公用品，采取不同的管理辦法。3.3計劃管理和集中發(fā)放原則：為提高各部門的工作計劃性，辦公用品管理實行定期提前上報計劃，集中采購、集中發(fā)放的辦法管理。4 職責(zé)：各分部總

3、務(wù)部是分部所有辦公用品的管理部門，負(fù)責(zé)分部辦公用品綜合采購計劃的申報、辦公用品采購、保管、發(fā)放和費用核算等管理工作。5 作業(yè)內(nèi)容：部各部門及各門店于雙月10日前向分部總務(wù)部上報下兩個月所需辦公用品計劃，分部總務(wù)部匯總后根據(jù)實際用量和庫存情況制定購置計劃，報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，于雙月15日前報總部總務(wù)部審批。辦公用品集中發(fā)放，分部總務(wù)部根據(jù)辦公用品的到位情況定期辦理辦公用品集中發(fā)放工作?？倓?wù)部設(shè)專人負(fù)責(zé)辦公用品統(tǒng)計、采購、入庫、分發(fā)、結(jié)算工作，采購和入庫應(yīng)分別由兩人負(fù)責(zé)。辦公用品入庫需根據(jù)入庫單嚴(yán)格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價是否相符，按手續(xù)驗收入庫，登記上帳。辦公用品的庫房管理要做到帳目齊、數(shù)量

4、清、擺放整齊，帳實相符，并且要日清月結(jié)。分部總務(wù)部每月要對各單位的辦公用品費用進(jìn)行統(tǒng)計，并對各單位的辦公費用使用情況綜合考評。5.1.6分部各單位要設(shè)專人（干事）負(fù)責(zé)本部門的辦公用品統(tǒng)計、領(lǐng)取、發(fā)放工作，并按規(guī)定建立各單位辦公用品領(lǐng)用登記制度，對領(lǐng)回的辦公用品尤其是耐用辦公用品建立檔案卡，領(lǐng)取辦公用品者要簽字。耐用辦公用品若非正常損壞或人為丟失，當(dāng)事人要按價賠償。5.1.7調(diào)離人員在離職前，要辦理物品交接手續(xù)，總務(wù)部要負(fù)責(zé)收回離職人員的辦公用品并簽字確認(rèn)，人力資源部在得到總務(wù)部的簽字確認(rèn)后方可辦理調(diào)離人員的離職手續(xù)。管理實施辦法分類管理：根據(jù)辦公用品的使用和收回方式不同，分為六大類，對不同類別

5、采取差異管理。5.2.1耐用辦公用品：包括票據(jù)夾、鋼筆、期刊盒、印臺、海綿池、計算器、軟盤、直尺、壁紙刀、剪刀、訂書機(jī)、起釘器、打孔器、書檔、鼠標(biāo)、稿紙架、名片夾、轉(zhuǎn)筆刀、紙簍、檔案盒等，這類辦公用品屬耐用辦公用品，由分部總務(wù)部建立個人領(lǐng)用臺帳，由領(lǐng)用人保管使用，如出現(xiàn)破損必須交回已損壞的物品，方可再領(lǐng)用新品，離職后必須退回總務(wù)部。5.2.2消耗品：包括簽字筆、鉛筆、熒光筆、筆芯、文件夾、墨水、圓珠筆、板書筆、記號筆、橡皮、修正液、口曲紙、刀片、膠水、膠條、膠帶、雙面膠、釘書釘、大頭針、曲別針、卡紙、紙杯、皮筋、資料袋、文件袋、垃圾袋、鳳尾夾、原子印油、復(fù)寫紙、傳真紙、復(fù)印紙、信紙、信封、筆記

6、本等不可回收的一次性消耗辦公用品，對這類辦公用品，由各單位領(lǐng)回后根據(jù)需要發(fā)放作用。5.2.3公用消耗品：墨盒、碳粉、版紙、速印紙等，由總務(wù)部負(fù)責(zé)管理，并將費用分?jǐn)偨o各使用單位。5.2.4專業(yè)用品：A廣宣用品：L型架、T型架、大展板、中展板、大POP、小POP、美工刀、塑料尺、麥克筆等。主要由分部廣宣部、各門店領(lǐng)用，分部總務(wù)部要建立領(lǐng)用登記表，月末將相關(guān)費用核算后記入使用單位費用科目； B票據(jù)類：進(jìn)貨申請表、進(jìn)貨申請單、借款單、殘次品明細(xì)表、請購商品清單、考勤統(tǒng)計表、空調(diào)安裝單、冰箱銷售明細(xì)、鵬潤（國美）行政車隊派車單、國美電器進(jìn)（出）門證、求職申請表、試用人員轉(zhuǎn)正審批表、職工獎金評定表、二聯(lián)打

7、印紙、三聯(lián)打印紙、單聯(lián)銷售小票等。以上的專用票據(jù)由分部總務(wù)部根據(jù)上報的計劃，報總部統(tǒng)一配發(fā)后，按計劃分配給各單位使用，費用一并劃入各單位辦公費用科目中；C電工電料：打包機(jī)、封箱機(jī)、鋼絲鉗子、尖嘴鉗子、鉗型表、試電筆、螺絲刀、卷尺、電工刀、沖擊鉆、鉗套、萬用表、水銀自鎮(zhèn)燈泡、PVC 管（16MMMM）、單極空開、五孔插座、四孔插座、三相插頭、兩相插頭、一豆開關(guān)、二豆開關(guān)、明裝插座、熒光燈管、節(jié)能燈等。這類維修物料必須由總務(wù)部物業(yè)主管建帳進(jìn)行管理，各門店領(lǐng)取物料用品要報經(jīng)總務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，采用以舊換新的方式進(jìn)行登記發(fā)放工作。負(fù)責(zé)人員要做好登記工作，維修專用工具必須指定專人管理，并建立相應(yīng)的臺帳。D

8、消防、保安器材：ABC干粉滅火器、推車式滅火器、應(yīng)急燈、安全指示燈、警棍、對講機(jī)等，這類物品屬特殊用品，由物業(yè)主管負(fù)責(zé)，一是要建立特殊用品登記簿，詳細(xì)記錄物品領(lǐng)用時間及有關(guān)資料；二是要定期檢查，使其處于良好的使用狀態(tài)；三是要對檢修、增壓、更新做好技術(shù)資料的記錄，并以此作為費用結(jié)算的依據(jù)；5.2.5工服：分部職能部門工裝、營業(yè)員（促銷員）工裝、駐店人員（保安、庫工）工裝、配送車隊及售后安裝隊工裝、保潔人員工裝等。關(guān)于工服的管理參照總部總務(wù)部關(guān)于工服管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；5.2.6辦公家具：辦公桌、辦公椅、五節(jié)柜、更衣柜、憑證柜、排椅、上下床等，由后勤管理人員進(jìn)行建帳管理，并對各類家具進(jìn)行編號造冊，由其領(lǐng)用人保管使用。6 注意事項：無7 附件：7.1辦公用品發(fā)放、采購流程（分部）辦公用品發(fā)放、采購流程圖（分部）申請單位分部總務(wù)部總部總務(wù)部