會務管理辦法

1、-編號：HY/WI-WJ/AD.006文件名稱：會務管理辦法文件名稱會務管理辦法管理部門人事行政部文件編號HY/WI-WJ/AD.001版本號A/0修訂日期20180821生效日期更改原因新增制度更改類型 新發(fā)布 修訂 作廢更改概述版本更改記錄更改日期原版本號編制人部門更改記錄簡介會簽分發(fā)部門所用文字均為黑色宋體小四號字，不用斜體，行距1.5 倍。步驟要素包括：時間、執(zhí)行人、依據(jù)文檔、工作內(nèi)容、形成文檔、審核人、審核內(nèi)容、審核痕跡、文檔下一步傳遞方向、文件保存等總經(jīng)辦證券部審計部企劃部財務中心工業(yè)包裝銷售中心食品包裝銷售中心生產(chǎn)管理中心HSE品質(zhì)安全中心人力資源中心采購中心研發(fā)中心生產(chǎn)部銷售部

2、計劃部安全部品管部人事行政部財務信息部編制/ 日期審核 /日期批準 /日期僅供內(nèi)部使用第1頁共7頁-編號：HY/WI-WJ/AD.006文件名稱：會務管理辦法一、目的為了規(guī)范公司會務費用管理，統(tǒng)籌安排會議工作，提高會議質(zhì)量和效率，統(tǒng)一會務費用開支標準，厲行勤儉節(jié)約，結合公司管理實際，特制定本辦法。二、范圍本辦法適用于公司統(tǒng)一組織或參加指定會議所產(chǎn)生的費用，需提前提出經(jīng)費預算報告審批表（含研發(fā)立項會務費）三、定義辦法所指會務費，是指公司各部門因召開和參加會議所發(fā)生的費用支出，包括會議期間的食宿費、招待費、會場租賃費、會場布置費、設備租賃費、文件資料印刷費等。三、職責（一）建立健全公司會務費管理制

3、度和標準；（二）組織研究、完善、監(jiān)督、執(zhí)行會務費的審批和報銷程序；（三）嚴格執(zhí)行本辦法有關規(guī)定，結合實際細化會務費管控措施；（四）編制、上報、執(zhí)行會務費年度計劃；（五）定期匯總、分析會務費使用情況；（六）對公司會務費管控提出合理化建議。四、會議的分類會議分為內(nèi)部會議和外部會議（一）內(nèi)部會議是指公司召開的各種經(jīng)營分析、招待、總結、培訓討論等會議。（二）外部會議是指非我公司組織的各種會議，包括：監(jiān)管部門、政府部門以及直屬專業(yè)機構舉辦并要求我公司人員參加的會議，同業(yè)或其他機構舉辦并邀請我公司管理人員參加的專業(yè)交流會議。五、會議準備（一）會議由會務組通知，會議通知一般應提前一天以上，通知對象為與會人員

4、、會務服務提供部門；會議通知形式一般為 OA 郵件通知或行政辦公流程通知。（二）會務組應提前做好會議資料（包括會議議程、提案、發(fā)言重點、總結提綱）的準備工作；與會人員應按會議要求提前做好會議材料和發(fā)言準備。（三）會務組需做好每次會議的登記簽到工作（附件一）。僅供內(nèi)部使用第2頁共7頁-編號：HY/WI-WJ/AD.006文件名稱：會務管理辦法（四）會務組應提前做好會務準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、招待物品等。（五）車輛方面：會務組可根據(jù)會議申請人提供的信息安排好車輛，以便接送參會人員；做好車輛清潔工作，車上配備礦泉水、雨傘、紙巾等?？商崆笆煜は?/p>

5、關往返路線。六、費用管理與監(jiān)督（一）依據(jù)公司下達的會務費用指標，公司對會務費用實行總額控制。（二）精簡會議數(shù)量，控制會議規(guī)模。內(nèi)部會議場所能滿足會議要求的，不在外部租賃會議場所；可以合并召開的專業(yè)會議，可合并召開；充分利用現(xiàn)代化手段召開電話會議和視頻網(wǎng)絡會議減少和避免參會人員往來奔波以及由此發(fā)生的費用支出。（三）在公司內(nèi)部會議場所召開的各類會議，由申請部門會務組在OA 行政辦公中申請會議室。（四）因公外出參加會議，會議期間如主辦方不統(tǒng)一安排食宿，參照出差管理辦法報銷。（五）嚴格控制各類慶典活動，特殊原因需要舉辦的需事先申請審批程序，提交預算費用，報公司總經(jīng)理審批。（六）公司會務管理費用嚴格執(zhí)行

6、全面預算管理辦法，納入公司年度預算。（七）會議所需紀念品、禮品應納入招待費報賬，憑正規(guī)發(fā)票走OA 申請報銷。（八）部門涉及需用經(jīng)費的會議，由承辦部門會前提報經(jīng)費預算，填寫會議經(jīng)費預算報告審批表（附件二），按照程序?qū)徟髮嵤＃ň牛┙?jīng)批準召開的會議，經(jīng)辦部門憑批準的會議預算，到財務部預支會議經(jīng)費，會議結束后，經(jīng)辦部門按實際情況填寫會議經(jīng)費結算明細表（附件三），后續(xù)交給財務信息部核實后結賬。（十）公司會務組負責收集會議的書面通知、費用預算、實際費用發(fā)生情況等資料，并存檔。七、報銷規(guī)定會務相關費用會議結束及時報銷，會務費報銷時應當提供會議通知及實際參會人員簽到表、定點會議場所等會議服務單位提供的費用

7、原始明細單據(jù)、電子結算單等憑證。僅供內(nèi)部使用第3頁共7頁-編號：HY/WI-WJ/AD.006文件名稱：會務管理辦法八、附則本辦法由人事行政部負責解釋并修訂。附會議簽到表會議經(jīng)費預算報告審批表會議經(jīng)費結算明細表僅供內(nèi)部使用第4頁共7頁-編號：HY/WI-WJ/AD.006文件名稱：會務管理辦法附件一：會議簽到表主導部門會議性質(zhì)編號HY-日期時間地點組織人主持人會議主題：簽到序號部門簽名序號部門簽名11521631741851962072182292310241125122613271428遲到 /早退說明缺席人員說明出勤率人員僅供內(nèi)部使用第5頁共7頁-編號：HY/WI-WJ/AD.006文件名稱：會務管理辦法附件二：會議經(jīng)費預算報告審批表會議名稱會議時間會議地點會議說明參會人員會期人數(shù)費用預算（明細）申請部門負責人簽字月日財務部門審批月日年年總經(jīng)理審批：年月日僅供內(nèi)部使用第6頁共7頁-編號：HY/WI-WJ/AD.006文件名稱：會務管理辦法附件三：會