醫(yī)用耗材及其他耗材采購流程

1、word可編輯醫(yī)用耗材及其他耗材采購流程流程編號：4管理狀態(tài)批準人批準部門日期流程生效第一次修訂第二次修訂流程歸口牽頭負責部門：設備物資處流程修訂容：一、業(yè)務層面控制目標序號控制目標編號控制目標目標類別1確保歸口明確合理的管理流程崗位職責有效防舞弊和預防腐敗2確保采購物資符合國家法規(guī)與醫(yī)院制度合理保證單位經濟活動合法合規(guī)3采購預算和方案編制合理，采購活動按照醫(yī)院的業(yè)務方案有序開展。合理保證單位經濟活動合法合規(guī)4采購依據(jù)充分、合理，相關審批程序規(guī)、完善，采購的貨物或效勞符合業(yè)務需要。有效防舞弊和預防腐敗5采購方式合理，授權審批規(guī)，采購程序管理合理、合規(guī)。合理保證單位經濟活動合法合規(guī)二、適用圍部門

2、、采購對象，及明確不涉及具體臨床業(yè)務管理控制適用于全院圍使用的一次性醫(yī)用耗材、醫(yī)用器械、植、介入耗材以及辦公用品、勞防用品、五金工具及日用品等的準入、審批、采購、領用工作。三、控制度制度及編號序號制度名稱制度編號和文號發(fā)文部門發(fā)文日期1醫(yī)療器械耗材管理制度設備物資處2醫(yī)學裝備醫(yī)療器械管理委員會工作制度設備物資處3高值耗材采購制度和流程設備物資處4新增醫(yī)療器械管理制度設備物資處5物資招標采購實施方法設備物資處6一次性醫(yī)療用品采購制度設備物資處7一般物資評價采購制度設備物資處四、流程關鍵風險控制崗位及不相容職責分工全過程崗位所屬部門崗位職責說明科室負責人主任負責所有耗材采購審批。業(yè)務部門負責人所有

3、臨床科室負責耗材付款申請審批。關鍵崗位1庫房保管員負責耗材入庫驗收、出庫、盤點。關鍵崗位2庫房保管員負責耗材入庫驗收、出庫、盤點。關鍵崗位3庫房保管員負責耗材入庫驗收、出庫、盤點。關鍵崗位4庫房主管匯總領用申請，布置出庫指令，轉發(fā)采購需求，出入庫信息管理。產品資質定期審驗關鍵崗位5采購員匯總審核采購申請，制作電子訂單并發(fā)送，審核出、入庫單財務部門財務發(fā)票及入庫單審核、付款方案制作、庫房盤點、制作財務報表專業(yè)委員會審核新進耗材、試劑審批主管分院長審核新進耗材、試劑審批，每月耗材賬務付款審批五、流程圖說明1、總述1流程關鍵節(jié)點建立健全耗材采購管理制度，包括采購目錄建立、目錄更改、目錄作廢、采購審批

4、、采購執(zhí)行、使用監(jiān)控等制度。合理設置耗材采購決策機構、工作機構，執(zhí)行機構，明確耗材采購業(yè)務管理各機構的工作職責，確保采購目錄管理、采購審批、采購執(zhí)行、使用監(jiān)控等不相容崗位相互別離。采購目錄管理、采購審批、采購執(zhí)行的控制流程應當清晰嚴密，對采購目錄管理、采購審批、采購執(zhí)行、使用監(jiān)控等流程應有明確的規(guī)定。2存在的風險風險編號風險描述R1耗材采購管理制度不健全，造成管理效率低下。R2崗位職責分工不合理，不相容崗位未別離，造成管理效率低下。R3耗材采購管理沒有適當審批或審批越權，可能會出現(xiàn)重大過失、舞弊、欺詐行為，從而導致醫(yī)院遭受巨大損失。2、醫(yī)用耗材及其他耗材采購目錄建立1控制痕跡 新增醫(yī)療器械申請

5、表 、 醫(yī)學裝備醫(yī)療器械管理委員會會議記錄 、萬達系統(tǒng)耗材字典數(shù)據(jù)2流程詳述新增醫(yī)療器械指從未在醫(yī)院使用過或由于長期不使用而從醫(yī)院收費工程與庫房目錄中取消，醫(yī)院采購目錄中不存在的醫(yī)療器械。同類器械的不同品牌或造成價格上升的不同規(guī)格也屬于新增醫(yī)療器械圍。A1新增醫(yī)療器械申請表見附件由臨床使用人員填寫，必須科室部討論通過并經科主任審核簽字后，方能向醫(yī)院正式提交。B1新增醫(yī)療器械申請表首先由設備物資處進行初步論證，初步論證通過后提交醫(yī)療器械管理委員會討論。初步論證主要包括：醫(yī)療器械的“三證，產品本身與供給渠道的合法性。植入性醫(yī)療器械應參加相關的可追溯系統(tǒng)，擁有條碼。申請科室的耗材使用情況，耗材費用嚴

6、重超標的不得申請。目錄是否有同類產品，對同類產品是否具有價格和性能上的優(yōu)勢。是否具備醫(yī)保代碼。有無相關收費標準。C1此外，新增醫(yī)療器械申請表還需要送交醫(yī)務處、醫(yī)保處、財務處、院感染科、護理部等相關職能部門，由各科室從自身職能的角度填寫意見，供醫(yī)療器械管理委員會參考。D1醫(yī)療器械管理委員會不定期舉行會議，討論近期的新增醫(yī)療器械申請。新增醫(yī)療器械每次討論需有10%的淘汰比例，或者超過20的專家反對進入的，作為淘汰，不允許在我院使用。B2決議通過后，設備物資處負責組織招標或談判，決定準入產品的供給商及價格。采購方式包括：公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價和單一來源采購等，其競爭性依次降低。應該在客

7、觀評估供給風險和充分的需求論證的根底上，盡可能地選用競爭性強的采購方式。辦公、勞防用品等非醫(yī)用的其他耗材采取評價采購，招標或談判結果公示后，與中選供給商簽訂供銷協(xié)議并錄入萬達物資管理系統(tǒng)的字典數(shù)據(jù)。是為耗材采購目錄醫(yī)療器械耗材原那么上每兩年重新招標一次，重新選定供給商與價格。C2供銷協(xié)議經審批流程審批通過方能生效D1院紀委全程現(xiàn)場監(jiān)督招標、談判工作3流程控制要求業(yè)務科室新增醫(yī)療器械申請表必須科室部討論通過并經科主任審核簽字后，方能向醫(yī)院正式提交設備物資處匯總并初步論證過程中，需送交醫(yī)務處、醫(yī)保處、財務處、院感染科、護理部等相關職能部門，由各科室從自身職能的角度填寫意見，供醫(yī)療器械管理委員會參考

8、。新增醫(yī)療器械每次討論需有10%的淘汰比例，或者超過20的專家反對進入的，作為淘汰，不允許在我院使用。4存在的主要風險風險編號風險描述R1新增醫(yī)用耗材與目錄耗材功能重復產生糾紛或資質不全增大醫(yī)療風險R2新增醫(yī)用耗材價格不合理等，影響公共資金使用效率R3無醫(yī)用耗材采購目錄即執(zhí)行采購，導致資金使用風險5風險控制風險編號風險描述對應控制目標編號關鍵控制措施編號關鍵控制措施具體控制措施不相容職務控制活動類型對應制度控制痕跡新增醫(yī)用耗材與目錄耗材功能重復產生糾紛或資質不全增大醫(yī)療風險設備物資處及相關職能部門論證審核新增醫(yī)療器械申請表見附件由設備物資處及相關職能部門論證審核后由醫(yī)療器械管理委員會審議申請/

9、審核預防型新增醫(yī)療器械管理制度新增醫(yī)療器械申請表新增醫(yī)用耗材價格不合理等，影響公共資金使用效率采購前應詢價比價新增醫(yī)用耗材采購前應進行詢價比價，確定合格的供給商，減少資金風險申請/審核預防型醫(yī)療器械耗材管理制度醫(yī)學裝備醫(yī)療器械管理委員會會議記錄無醫(yī)用耗材采購目錄即執(zhí)行采購，導致資金使用風險填寫醫(yī)用耗材領用申請使用部門必須填寫醫(yī)用耗材領用申請，經過相關審批部門審核后才能進行采購方案申請/審核預防型醫(yī)療器械耗材管理制度萬達系統(tǒng)耗材字典數(shù)據(jù)供給商頻繁更改，影響供給穩(wěn)定更名談判下調采購價格供給商每次更名，都必須通過談判下調采購價格申請/審核預防型醫(yī)療器械耗材管理制度談判記錄長期不用耗材占據(jù)目錄條目定期

10、清理耗材條目定期清理不用耗材條目，更改供給狀態(tài)主動型醫(yī)療器械耗材管理制度萬達系統(tǒng)字典數(shù)據(jù)3、醫(yī)用耗材及其他耗材采購目錄條目變更1控制痕跡供給商更名、代理商變更審批表、談判記錄、萬達系統(tǒng)耗材字典數(shù)據(jù)2流程詳述A1除產品停產、授權到期等不可抗力原因外。醫(yī)療器械不得隨意更改供給商，一定需要進行變更的，應提前向設備物資處報備，并填寫 供給商更名、代理商變更審批表 由耗材管理部門進行審核。B1供給商更名、變更后，耗材應重新進行價格談判。原那么申請無理由更名的供給商，其經營產品價格應下調5%。由于特殊原因提出供給商變更與價風格整的，應提出書面申請，在價格談判上進行討論。C1供給商更名，調價談判是正式的采購

11、談判，必須要有設備物資處、財務處、審計室、紀委等相關部門人員到場，并做好談判記錄與院務公開工作。原那么上兩次供給商更名、調價談判之間應相隔二周以上。D1院紀委全程現(xiàn)場監(jiān)督招標、談判工作3流程控制要求供給商更名，調價談判是正式的采購談判，必須要有設備物資處、財務處、審計室、紀委等相關部門人員到場，并做好談判記錄與院務公開工作。風險編號風險描述R4供給商頻繁更改，影響供給穩(wěn)定4存在的主要風險5風險控制風險編號風險描述對應控制目標編號關鍵控制措施編號關鍵控制措施具體控制措施不相容職務控制活動類型對應制度控制痕跡供給商頻繁更改，影響供給穩(wěn)定更名價格談判供給商每次更名，都必須通過談判下調采購價格申請/審

12、核主動型醫(yī)療器械耗材管理制度談判記錄長期不用耗材占據(jù)目錄條目定期清理不用耗材條目定期清理不用耗材條目，更改供給狀態(tài)預防型醫(yī)療器械耗材管理制度萬達系統(tǒng)字典數(shù)據(jù)4、醫(yī)用耗材及其他耗材采購目錄條目作廢1控制痕跡醫(yī)學裝備醫(yī)療器械管理委員會會議記錄、萬達系統(tǒng)耗材字典數(shù)據(jù) (2)流程詳述當醫(yī)療器械在使用過程中發(fā)現(xiàn)以下情況時，取消其準入資格，從院醫(yī)療器械采購目錄中除名：1) 醫(yī)療器械 醫(yī)療器械生產企業(yè)許可證 、 醫(yī)療器械注冊證 、 醫(yī)療器械經營企業(yè)許可證 、授權許可等資質過期失效，未能及時更新的。2) 供給商存在違反醫(yī)院相關規(guī)定或違紀、行為的。3) 醫(yī)療器械由于其本身質量造成醫(yī)療平安事件的。4) 器械供給商

13、在本年度供給商評價中評定為不合格，失去本院供給商資格的。5) 在本院連續(xù)個月以上未使用的一次性醫(yī)療器械，且正常使用壽命在一年以下的。其倉庫代碼狀態(tài)改為停用。 6) 使用科室提出申請，申請停用器械并經醫(yī)療器械管理委員會討論通過的。B1設備物資處在收到停用申請后，立即停用相關耗材，并會同財務、審計、院紀委進行聯(lián)合調查，核實存在問題后提請醫(yī)療器械管理委員會審議C1醫(yī)療器械管理委員會審議通過后發(fā)布決議，宣布作廢D1財務、審計部門監(jiān)測耗材費用、配合設備物資處調查E1院紀委監(jiān)督耗材使用，配合設備物資處調查3流程控制要求對于出現(xiàn)問題的產品，應采取先停用后調查的方式來處理以降低醫(yī)療平安風險風險編號風險描述R5

14、對于風險產品核隱患產品停用不及時R6長期不用耗材占據(jù)目錄條目4存在的主要風險5風險控制風險編號風險描述對應控制目標編號關鍵控制措施編號關鍵控制措施具體控制措施不相容職務控制活動類型對應制度控制痕跡對于風險產品核隱患產品停用不及時暫停使用所有相關監(jiān)管部門均有發(fā)起暫停使用的權力申請/審核主動型醫(yī)療器械耗材管理制度長期不用耗材占據(jù)目錄條目定期清理耗材條目定期清理不用耗材條目，更改供給狀態(tài)預防型醫(yī)療器械耗材管理制度萬達系統(tǒng)字典數(shù)據(jù)5、醫(yī)用耗材及其他耗材申領、采購流程1控制痕跡電子申請單、電子訂單、發(fā)票、入庫單、領用單2流程詳述醫(yī)院耗材供給采取目錄采購制，即院醫(yī)療器械管理委員會審議準入工程，院、外公開招

15、標決定品牌和價格，招標完成后將器械品名、品牌、規(guī)格型號、供給商及價格等信息編入院采購目錄形成器械管理編碼。使用科室原那么上只能申請采購和使用目錄上的醫(yī)療器械。A1使用科室設置專門的物資申請人員一般為科室主任與護士長，由設備物資處分配物資申領系統(tǒng)賬號與密碼。物資申領系統(tǒng)賬號與密碼是科室申請醫(yī)療器械與物資的唯一途徑，申請人員應妥善保管，不得泄露，由于賬號密碼泄露造成的一切損失全部由保管人員自行承當.B1物資申請人員使用賬號密碼登陸醫(yī)院物資申領系統(tǒng)，從物資供給目錄中選取所需申請的醫(yī)療器械品名，規(guī)格，數(shù)量，審核無誤后提交，生成訂單。C1設備物資處管理人員對訂單進行處理，其中有庫存的物資轉給相應倉庫的倉

16、庫管理員安排出庫與配送。無庫存物資訂單應轉給相應的訂貨人員進行訂貨與配送。E1采購員對采購申請進行審核，生成電子訂單并采購D2所有在本院使用的物資與醫(yī)療器械，都必須先送達設備物資處庫房，由專職的管理人員進行驗收，驗收合格的方可入庫與配送。A3貨物配送至臨床科室，清點驗收后由護士長或科主任完成簽收C3庫房主管匯總發(fā)票及入庫單，提請付款，匯總領用單并通過系統(tǒng)錄入庫房臺賬。E3采購員確認發(fā)票及入庫單F3設備物資處主任審批發(fā)票及入庫單，提交財務付款G3財務執(zhí)行付款流程并記賬3流程控制要求醫(yī)院應當建立自身完善的醫(yī)用耗材采購管理制度，明確管理圍和職責。4存在的主要風險風險編號風險描述R7未經申請直接采購，導致資金使用風險R8出入庫數(shù)據(jù)出入，影響庫存數(shù)據(jù)，造成實際庫存缺乏或積壓5風險控制風險編號風險描述對應控制目標編號關鍵控制措施編號關鍵控制措施具體控制措施不相容職務控制活動類型