材料供應(yīng)部工作手冊

1、 材料供應(yīng)部工作手冊QM/ZT2011C版/0次修訂批 準(zhǔn) 人： 李曉平發(fā)放編號： 受控文件受控狀態(tài)： 發(fā)布日期：2011年03月08日實施日期：2011年03月08日材料供應(yīng)部工作手冊目錄一、崗位職責(zé)及任職要求(一)材料供應(yīng)部長崗位職責(zé)及任職要求(二)采購員崗位職責(zé)及任職要求(三)倉庫管理員崗位職責(zé)及任職要求二、管理制度(一)材料供應(yīng)部綜合管理制度(二)材料庫房管理辦法(三)物資保管防護(hù)的有關(guān)規(guī)定三、操作規(guī)程(一)物資采購規(guī)范(二)采購物資的檢驗程序(三)采購物資的質(zhì)量要求四、法律法規(guī)五、記錄：見質(zhì)量手冊記錄清單一、崗位職責(zé)及任職要求（一）、材料供應(yīng)部長崗位職責(zé)及任職要求職責(zé)：1、負(fù)責(zé)工程所

2、需材料的按時采購和供應(yīng)；2、負(fù)責(zé)對供方供貨能力的評審；3、負(fù)責(zé)采購計劃的制訂和采購的實施；4、負(fù)責(zé)物資庫房的管理；5、負(fù)責(zé)采購物資的初步驗證，對采購物資質(zhì)量負(fù)責(zé)；任職要求：1、具體有高中以上文化程度；2、對采購的物資性能、質(zhì)量等業(yè)務(wù)知識全面；3、具有從事管理工作三年以上的工作經(jīng)歷；4、愛崗敬業(yè)，能圓滿完成本職工作。（二）、采購員崗位職責(zé)及任職要求職責(zé)：1、負(fù)責(zé)編制采購計劃，按工程進(jìn)度及時供應(yīng)材料；2、負(fù)責(zé)對供方供貨能力的評審；3、負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的實施；4、負(fù)責(zé)采購物資的初步驗證，不合格品不準(zhǔn)入庫。任職要求：1、具有高中以上文化程度學(xué)歷；2、熟悉采購業(yè)務(wù)工作；3、愛崗敬業(yè)，按時完成采購任務(wù)，保證采

3、購物資質(zhì)量。（三）、倉庫管理員崗位職責(zé)及任職要求職責(zé)：材料保管員崗位職責(zé)1、認(rèn)真執(zhí)行國家倉庫保管工作的法令；2、及時清點驗收各種材料的數(shù)量、質(zhì)量、做到庫存材料、帳實相符，帳帳相符；3、做好材料明細(xì)往來帳，出庫材料帳實相符；4、對容易變質(zhì)的材料要按規(guī)定堆放入庫，隨時保證倉庫整齊、清潔；5、刻苦鉆研本職工作的業(yè)務(wù)知識；6、嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)用材料制度；7、及時提供材料購進(jìn)計劃和帳上節(jié)余情況；8、做好倉庫安全保衛(wèi)和“四防工作”；9、不準(zhǔn)向無關(guān)人員透露庫房內(nèi)的存放情況；10、對出庫手續(xù)不全者，拒絕發(fā)貨；11、按施工計劃，做好料具準(zhǔn)備，保證工程使用需要；12、對統(tǒng)籌使用的中小型機器，入庫后應(yīng)及時和定期保養(yǎng)，并建

4、立經(jīng)常檢查制度。任職要求：1、具有初中以上文化程度；2、熱愛本職工作；3、熟悉物資保管業(yè)務(wù)知識；4、遵守各項規(guī)章制度。二、管理制度（一）、材料供應(yīng)部綜合管理制度1、建立崗位責(zé)任制公司及各分公司項目部材料物資部門都要建立和完善崗位責(zé)任制。要根據(jù)本單位、項目擔(dān)負(fù)的任務(wù)，從服務(wù)、管理經(jīng)營諸方面，訂閱和完善切實可行的責(zé)任制；各級材料工作人員根據(jù)分工設(shè)崗的情況，按照標(biāo)準(zhǔn)化工作要求，制定各類材料人員的基本職責(zé)，以利于工作質(zhì)量的考評。2、開展業(yè)務(wù)工作考核與評比工作材料系統(tǒng)工作要建立質(zhì)量保證體系，積極開展ISO9001活動，特別注重實施階段的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)與幫助。對現(xiàn)場、定額、倉庫、內(nèi)業(yè)管理、統(tǒng)計等方面進(jìn)行

5、定期或不定期的檢查考核，按月、季度分別進(jìn)行分項及綜合評價，組織經(jīng)驗交流及表彰。3、材料管理的紀(jì)律與政策嚴(yán)格遵守材料管理工作的紀(jì)律和政策，強化專業(yè)工作人員的廉政與勤政建設(shè)，配合黨政工團等部門抓好精神文明建設(shè)以培養(yǎng)出一支德才兼?zhèn)涞牟牧衔镔Y專業(yè)隊伍。4、檢查監(jiān)督與處罰材料管理要加強監(jiān)控職能，制定處罰條例，獎懲嚴(yán)明。各基層施工單位和施工現(xiàn)場要設(shè)置材料(專)兼職監(jiān)督員，隸屬總公司、各分公司物管部門，實施處罰條例，以促進(jìn)施工現(xiàn)場材料管理文明化。5、專業(yè)培訓(xùn)教育各分公司、項目部要組織經(jīng)常性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，全面落實崗位培訓(xùn)，有計劃吸收高一級專業(yè)人員充實到材料物資管理隊伍中去。（二）、材料庫房管理辦法1、目的：

6、保證施工所需材料質(zhì)量保證的要求2、入庫辦法：a、材料入庫：由接料驗收入庫三個環(huán)節(jié)所組成，包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格/型號、合格證。b、驗收：驗收是對到貨材料入庫前的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、型號、合格證的檢驗、核對單據(jù)合同，如發(fā)現(xiàn)問題，要劃清買方、賣方、運方的責(zé)任，簽好索賠、退換憑證，從而為今后的材料保管、發(fā)放提供條件。c、登記：材料在交接料時簽字，并分類清點，并建立臺帳。d、保管：對各種材料的維護(hù)和保管與及檢查記錄，按照材料的性能創(chuàng)造良好的保管條件，做到防腐、防火、防潮、防盜、密封、隔離的原則。3、出庫按照需用施工項目的要求，根據(jù)合法的憑證，將倉庫儲存的材料，按質(zhì)按量地發(fā)給需用部門，先進(jìn)后出，專科專用，準(zhǔn)

7、確及時。材料出庫的程序a、發(fā)放前的準(zhǔn)備，一般內(nèi)容是出庫計劃和隨貨發(fā)出的有關(guān)證件的準(zhǔn)備。b、校對出庫的憑證，出庫的材料必須具有符合出庫規(guī)定的憑證。c、同批到達(dá)的分批發(fā)出的材料，技術(shù)證書、資料合格證應(yīng)予復(fù)制，原件由倉庫保管。d、復(fù)核和點交：保管員對單據(jù)和實物進(jìn)行復(fù)核，與領(lǐng)料人當(dāng)面點交，其數(shù)量、規(guī)格、型號、品種是否與出庫單相符，經(jīng)復(fù)核、點交無誤后，方能辦理出庫手續(xù)。e、善后工作：材料出庫后要及時銷帳，清理場地，做好下部工作。（三）、物資保管防護(hù)的有關(guān)規(guī)定1、范圍：一般包括通風(fēng)、密封、吸潮、隔離、防銹、防火、防腐等幾個方面。通風(fēng)：就是利用空氣流動規(guī)律，通過一定的措施（自然風(fēng)、機械風(fēng)）使庫內(nèi)外的空氣交流

8、，以達(dá)到材料保管中對溫度的需要。密封：就是所保管的材料與外界嚴(yán)密隔離，以避免自然環(huán)境對物資的影響，密封的措施，主要有容器密封（箱、桶、瓶）材料密封（紙、蠟、油）以及貨架，庫房密封。隔離：一是通過密封與外界隔離，二是密封的材料在保管上仍需要與其它材料隔離，或單設(shè)貨架，或單設(shè)庫房，主要適用于自然、自爆、劇毒等有危害的材料。吸潮：有的材料不易密封，在大氣溫度高，風(fēng)也不符合保管要求的情況下，可采用吸潮劑，降低庫內(nèi)濕度。常用的吸潮劑有生石灰、木炭、爐火、氯化鈣、氟化鋰等。防銹：主要指金屬制品在雨、雪、濕度、雜草作用下銹蝕，防銹的主要措施有上蓋下墊，除草和噴涂防銹劑。在自然環(huán)境下對使用價值影響不大的材料，

9、可露天存放，但要作好防火、防蟲、防水。2、合理布局：就是在存材料的平面布置要滿足緊湊、便利、安全的要求。3、合理存放：就是根據(jù)材料的性能和管理的需要，按材料的類別分類，順序存放。4、合理碼垛：就是根據(jù)材料的性能、包裝及形狀的不同，采取不同碼垛方法，以提高儲存量。5、材料的安全防護(hù)：倉庫的保衛(wèi)和警衛(wèi)工作，是為了防止破壞和偷盜事故的發(fā)生。在材料儲運過程中，防止和消除傷亡事故。物資的消防工作是貫徹“以防為主，以消為輔”的消防方針，要加強防火宣傳教育，健全消防制度。三、物資采購管理程序（一）適用范圍：1對物資的采購過程進(jìn)行控制，對采購供方能力進(jìn)行評價，保證采購物資符合規(guī)定的質(zhì)量要求。2本程序適用于納入

10、受控物資的采購過程的控制和管理。（二） 職責(zé)：1物流公司是物資采購的主管部門，對采購自量進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，負(fù)責(zé)組織對供方的審核。2各采購部門負(fù)責(zé)本單位物資采購文件的編制，并組織實施，對采購物資進(jìn)行質(zhì)量控制。（三）（四） （五）. 采購信息的管理1. 物資采購除下列情況外都應(yīng)簽訂采購合同：即時結(jié)清或批量5000元，單件500元以內(nèi)的零星采購；2. 物資采購合同應(yīng)包括以下內(nèi)容：a.    產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)廠家及產(chǎn)品商標(biāo)、規(guī)格型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、金額、交貨時間；其中技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)注明標(biāo)準(zhǔn)名稱及標(biāo)準(zhǔn)代碼；b. 特殊產(chǎn)品的生產(chǎn)許可證文號；c. 特殊質(zhì)量要求及賣方對所供產(chǎn)品質(zhì)量的負(fù)

11、責(zé)期限和計量包裝約定；d. 驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收方法；e. 有效的簽約簽字及賣方單位名稱相一致的單位公章；f. 其它約定。3采購員應(yīng)根據(jù)每份合同的執(zhí)行情況，每月將供貨的質(zhì)量情況進(jìn)行收集、匯總，并記錄在“供方供貨記錄”中。4. 采購文件的編號及保存a. 項目采購文件按工程項目統(tǒng)一編號；竣工后由各采購員交主管配送員保存三年。b. 月份采購計劃按年、月份編號，如果改動則注明次數(shù)；由采購員保存一年。（六）. 采購物資的入庫驗證1. 采購物資的驗證方式  采購物資的驗證方式分到貨驗收和現(xiàn)場驗證；a. 對項目的質(zhì)量和進(jìn)度有重大影響的采購物資，應(yīng)在施工組織設(shè)計/質(zhì)量計劃中規(guī)定，到供方生產(chǎn)現(xiàn)場或生產(chǎn)過程中

12、進(jìn)行驗收，應(yīng)在采購合同中進(jìn)行規(guī)定，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)編制在供方貨源處驗證時的檢驗、試驗計劃。其他采購物資采購到貨后驗收的方式進(jìn)行驗證。b. 根據(jù)需要在供方的現(xiàn)場實施驗證時，供方應(yīng)予以配合，應(yīng)在采購合同中予以明確規(guī)定所驗證活動的安排和產(chǎn)品放行的方法，此驗證不免除供方提供合格的責(zé)任，也不排除顧客對不合格的拒收。2. 采購物資的驗收項目a. 物資到貨的驗證，保管員和采購員以采購文件、訂貨合同、物資標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定、質(zhì)量計劃施工組織設(shè)計、設(shè)計圖紙為依據(jù)，對實物、質(zhì)量證明文件等進(jìn)行驗證。b. 保管員對到貨物資逐件進(jìn)行品種、規(guī)格、型號、材質(zhì)、等級、數(shù)量清點及標(biāo)識認(rèn)定，按實際到貨數(shù)量辦理入庫，做好“物資到貨驗收

13、登記”，并記載損壞和短缺等情況；c. 采購員對到貨物質(zhì)逐件進(jìn)行表面、幾何尺寸及缺陷等外觀質(zhì)量驗收，應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求d. 未經(jīng)驗證合格的物資不得入庫或投入使用；3. 質(zhì)量證明文件的審核a. 質(zhì)量證明文件必須清楚、有效，并與實物相符；b. 質(zhì)量證明書必須蓋有發(fā)證單位質(zhì)量檢驗專用公章。當(dāng)供方提供證件為復(fù)印件時，必須蓋供方的公章，且字跡清晰。c. 由采購員對質(zhì)量證明文件的項目、數(shù)據(jù)等進(jìn)行審核。必要時可會同技術(shù)、質(zhì)檢部門一同審核，審核合格后在質(zhì)量證明文件正本上簽字，作為檢驗合格依據(jù)。4. 質(zhì)量證明文件管理a. 質(zhì)量證明文件由檢驗員按類別順序編號；b. 質(zhì)量證明文件由檢驗員按類別順序裝訂妥善保管，保

14、管期五年；c. 物資出庫時由保管員在出庫單上填質(zhì)量證明文件編號，需要時由檢驗員提供質(zhì)量證明文件復(fù)印件。（七）物資的抽檢和試驗1.下列情況進(jìn)行抽驗和試驗a. 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求數(shù)量抽驗的產(chǎn)品；b. 對實物驗收標(biāo)識不清、質(zhì)量證明文件缺項及數(shù)據(jù)有懷疑者；c. 質(zhì)量計劃/施工組織設(shè)計有規(guī)定的。2. 需試驗和復(fù)驗的材料由采購員委托省、市檢測中心或其它有資格的檢驗機構(gòu)進(jìn)行。3. 經(jīng)試驗判定結(jié)果合格的“理化試驗報告”隨原質(zhì)量證明文件由檢驗員負(fù)責(zé)保管，并在物資檢驗記錄的“其它項目”欄中注注明判定結(jié)論。（八）. 不合格品處置施工過程中出現(xiàn)物資不合格時應(yīng)及時匯同供方和公司相關(guān)部門進(jìn)行處置（九）. 物資入庫管理1. 各采

15、購部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工程情況，統(tǒng)籌物資儲存布局；2. 經(jīng)檢驗合格的物資，由采購員填寫“物資入庫驗收單”，經(jīng)檢驗員保管員簽字辦理入庫手續(xù)；3. 物資到貨未進(jìn)行檢驗時，保管員應(yīng)對到貨物資進(jìn)行標(biāo)識，露天擺放的物資掛待檢牌，庫房內(nèi)物資放入待檢區(qū)域。（十）. 物資保管和保養(yǎng)1. 入庫物資應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃，保管合理擺放，項目工地至少應(yīng)堆放整齊，帳物相符。2. 在庫物資要日清月結(jié)，堅持永續(xù)盤點；一般物資堅持定期盤點，按季上報“物資盤點報表”；堅持巡回檢查制，發(fā)現(xiàn)損壞、變質(zhì)等情況，及時上報公司負(fù)責(zé)人。3. 對有溫度、濕度、防爆、易燃待特殊要求的物資要有符合要求的設(shè)施。4. 物資的保管、保養(yǎng)工作由保管員負(fù)責(zé)進(jìn)行。（十一）

16、. 物資的發(fā)放1. 保管員應(yīng)嚴(yán)格堅持“先進(jìn)先發(fā)”和按“料單發(fā)放”的原則。2. 物資出庫以采購員簽發(fā)的出庫憑證（物資領(lǐng)料單）出庫。（十二）. 現(xiàn)場材料的管理1. 經(jīng)驗收合格需直接存放現(xiàn)場的物資，由保管員按施工總平面布置圖合理堆放，擺放整齊，做好實物標(biāo)識，嚴(yán)禁不同材質(zhì)，不同規(guī)格的物資混合擺放或亂堆亂放。2. 鋼材、零部件、成品、半成品等不宜日曬雨淋的物資，由保管員按規(guī)定上蓋、下墊，做好防銹、防潮、防變質(zhì)等工作。（十三）. 理化試驗報告（見相關(guān)理化試驗報告）四、操作規(guī)程（一）物資采購規(guī)范1、材料采購管理的原則材料采購是企業(yè)材料供應(yīng)管理中的基本業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，采購是供應(yīng)的前提，是供需銜接的關(guān)鍵，材料成本一般

17、占工程成本的70%左右，要占用大量的資金，因此，材料采購部門是否經(jīng)濟合理地組織資源，能否以最低的費用，最少的勞動消耗完成采購任務(wù)，關(guān)系到整個工程乃至企業(yè)的經(jīng)濟效益。2、采購應(yīng)遵循以下原則遵守國家有關(guān)方針、政策、法令和規(guī)定。采購中必須嚴(yán)格執(zhí)行國家物資管理政策、方針、物資分配政策、經(jīng)濟合同法各項經(jīng)濟制度以及工商行政管理部門的規(guī)定。按計劃采購，采購部門必須按施工部門提出需要材料品種、規(guī)格、數(shù)量和時間要求，以采購計劃為依據(jù)進(jìn)行采購，貫徹采購原則，結(jié)合材料生產(chǎn)、市場、運輸和儲備等因素進(jìn)行綜合平衡。堅持質(zhì)量第一，認(rèn)真把好采購質(zhì)量關(guān)，不合格及不符合質(zhì)量的材料不得采購，更不得進(jìn)入施工現(xiàn)場，不標(biāo)準(zhǔn)或有特殊要求的

18、材料，必須按照樣品或技術(shù)資料進(jìn)行采購。不斷的降低采購成本，在采購中應(yīng)開展“三比一算”，即比質(zhì)量、比價格、比運距、算成本。力求節(jié)約，降低采購成本。3、材料的訂購方式材料訂購方式有定期訂購和定量訂購兩種方式。定期訂購方式：訂購時間預(yù)先固定，如每月或每旬訂購一次，每次訂購數(shù)量根據(jù)庫存情況而定。定量訂購方式：訂購的時間不定，而每次訂購的數(shù)量固定不變，具體辦法是預(yù)先確定一個門貨點，當(dāng)庫存量降到門貨點時，就按固定的訂購量訂貨。經(jīng)濟采購批量為了最經(jīng)濟、最合理地組織供應(yīng)，材料部門應(yīng)按照生產(chǎn)進(jìn)度和需求材料數(shù)量分批采購，每批采購材料的數(shù)量稱為批量，采購批數(shù)和每批采購的數(shù)量直接影響著材料的采購費用，保管費用和資金占用，在計劃期內(nèi)某種材料總需要量中每次采購的數(shù)量，采購