Email收發(fā)本常識

1、Email( Outlook Express)收發(fā)基本常識一、Outlook Express 簡介Microsoft Outlook Express在桌面上實(shí)現(xiàn)了全球范圍的聯(lián)機(jī)通訊。無論是與同事和朋友 交換電子郵件，還是加入新聞組進(jìn)行思想與信息的交流，Outlook Express都將成為您最得力的助手。管理多個(gè)電子郵件和新聞組帳戶如果您有幾個(gè)電子郵件或新聞組帳戶，您可以在一個(gè)窗口中處理它們。您也可以為同一 個(gè)計(jì)算機(jī)創(chuàng)建多個(gè)用戶或身份。每一個(gè)身份皆具有唯一的電子郵件文件夾和一個(gè)單個(gè)通 訊簿。多個(gè)身份使您輕松地將工作郵件和個(gè)人郵件分開，也能保持單個(gè)用戶的電子郵件 是獨(dú)立的。輕松快捷地瀏覽郵件郵件

2、列表和預(yù)覽窗格允許在查看郵件列表的同時(shí)閱讀單個(gè)郵件。文件夾列表包括電子郵件文件夾、新聞服務(wù)器和新聞組，而且可以很方便地相互切換。還可以創(chuàng)建新文件夾以 組織和排序郵件，然后可設(shè)置郵件規(guī)則，這樣接收到的郵件中符合規(guī)則要求的郵件會自 動放在指定的文件夾里。您還可以創(chuàng)建自己的視圖以自定義郵件的瀏覽方式。在服務(wù)器上保存郵件以便從多臺計(jì)算機(jī)上查看如果您的In ternet服務(wù)提供商(ISP)提供的郵件服務(wù)器使用In ternet郵件訪問協(xié)議(IMAP)來接收郵件，那么您不必把郵件下載到您的計(jì)算機(jī)，在服務(wù)器的文件夾中就可 以閱讀、存儲和組織郵件。這樣，就可以從任何一臺能連接郵件服務(wù)器的計(jì)算機(jī)上查看 郵件。使

3、用通訊簿存儲和檢索電子郵件地址在答復(fù)郵件時(shí)，即可將姓名與地址自動保存在通訊簿中。您也可以從其他程序中導(dǎo)入姓 名與地址；在通訊簿中直接鍵入；通過接收到的電子郵件添加或在搜索普通In ternet目錄服務(wù)(空白頁)的過程中添加它們。通訊簿支持輕型目錄訪問協(xié)議 (LDAP)以便查看 In ternet目錄服務(wù)。在郵件中添加個(gè)人簽名或信紙可以將重要的信息作為個(gè)人簽名的一部分插入到發(fā)送的郵件中，而且可以創(chuàng)建多個(gè)簽名以用于不同的目的。也可以包括有更多詳細(xì)信息的名片。為了使郵件更精美，可以添加信紙圖案和背景，還可以更改文字的顏色和樣式。發(fā)送和接收安全郵件可使用數(shù)字標(biāo)識對郵件進(jìn)行數(shù)字簽名和加密。數(shù)字簽名郵件可

4、以保證收件人收到的郵件確實(shí)是您發(fā)出的。加密能保證只有預(yù)期的收件人才能閱讀該郵件。查找感興趣的新聞組想要查找感興趣的新聞組？您可以搜索包含關(guān)鍵字的新聞組或?yàn)g覽由Use net提供商提供的所有可用新聞組。查找需要定期查看的新聞組時(shí)，可以將其添加至您的已訂閱”列表，以方便日后查找。二、Outlook Express 入門通過In ternet連接和 Microsoft Outlook Express，您可以與In ternet上的任何人交換電 子郵件并加入許多有趣的新聞組。In ternet連接向?qū)⒁龑?dǎo)您與一個(gè)或多個(gè)郵件或新聞服務(wù)器建立連接。您需要從In ternet服務(wù)提供商（ISP）或局域網(wǎng)（

5、LAN）管理員那里得到以下信息：* 要添加郵件帳戶，您需要帳戶名、密碼及傳入和傳出郵件服務(wù)器的名稱。* 要添加新聞組，您需要所要連接的新聞服務(wù)器的名稱。如果必要，還需要帳戶名 和密碼。除如何查看和加入新聞組之外，從下列主題中您還可以了解到如何接收和發(fā)送電子郵件。入門之后，您會發(fā)現(xiàn)有多種方法可以自定義Outlook Express以滿足您的要求。查找?guī)椭夸洝笨梢垣@得有關(guān)信息?；驹O(shè)置添加郵件或新聞組帳戶您需要從In ternet服務(wù)提供商（ISP）或局域網(wǎng)（LAN）管理員那里得到以下信息：* 對于郵件帳戶，需要知道所使用的郵件服務(wù)器的類型（POP3 IMAP或HTTP）、帳戶名和密碼，以及接收

6、郵件服務(wù)器的名稱、POP3和IMAP所用的傳出郵件服務(wù)器的 名稱。* 對于新聞帳戶，需要知道要連接的新聞服務(wù)器名，必要時(shí)還需要知道帳戶名和密 碼。1 在 工具”菜單中，單擊 帳戶”2 在“Internet帳戶”對話框中，單擊 添加”3 選擇 郵件”或新聞”以打開In ternet連接向?qū)?，然后按屏幕指示建立與郵件或新聞服務(wù)器的連接注意為每個(gè)帳戶重復(fù)以上過程，就可以為每個(gè)用戶創(chuàng)建多個(gè)郵件或新聞組帳戶在郵件和新聞閱讀之間切換在文件夾列表中，單擊 收件箱”以訪問自己的電子郵件，或單擊新聞服務(wù)器名或特定的 新聞組來訪問新聞組。-或者-單擊文件夾列表頂部的 Outlook Express來打開 Outl

7、ook Express窗格，在這里單擊 個(gè)需要的任務(wù)鏈接電子郵件入門發(fā)送電子郵件1 在工具欄上，單擊 創(chuàng)建郵件”按鈕。2 在 收件人”或 抄送”框中，鍵入每位收件人的電子郵件地址，分別用英文逗號或 分號(；)隔開。要從通訊簿中添加電子郵件地址，請單擊 新郵件”窗口中 收件人”抄送”和 密件抄送 旁的書本圖標(biāo)，然后選擇所需的地址。要使用 密件抄送”框，請單擊 查看”菜單，然后選擇 所有郵件標(biāo)頭”3 在 主題”框中，鍵入郵件主題。撰寫郵件，然后單擊工具欄上的 發(fā)送”按鈕。* 如果有多個(gè)郵件帳戶設(shè)置，并要使用默認(rèn)帳戶以外的帳戶，則請單擊 發(fā)件人”框, 然后單擊要使用的郵件帳戶。* 如果是脫機(jī)撰寫郵件

8、，則郵件將保存在發(fā)件箱中。下次聯(lián)機(jī)時(shí)會自動發(fā)出。* 要保存郵件的草稿以便以后繼續(xù)撰寫，則請單擊 文件”菜單，然后單擊 保存” 也可以單擊 另存為”命令，然后以郵件(.eml)、文本(.txt)或HTML (.htm)格式將郵件 保存在文件系統(tǒng)中。閱讀郵件在Outlook Express完成郵件下載或者您單擊工具欄上的發(fā)送/接收”按鈕后，即可以在單獨(dú)的窗口或預(yù)覽窗格中閱讀郵件。1 單擊Outlook欄或文件夾列表中的收件箱”圖標(biāo)。2 若要在預(yù)覽窗格中查看郵件，請?jiān)卩]件列表中單擊該郵件。在單獨(dú)的窗口中查看郵件注意，請?jiān)卩]件列表中雙擊該郵件。 要查看有關(guān)郵件的全部信息(如發(fā)送郵件的時(shí)間)，請單擊 文

9、件”菜單，然后單 擊屬性” 要將郵件存儲在文件系統(tǒng)中，請單擊 另存為”然后選擇格式(郵件、文本文件 或HTML文件)和存儲位置。發(fā)送電子郵件1 在工具欄上，單擊 創(chuàng)建郵件”按鈕。2 在 收件人”或 抄送”框中，鍵入每位收件人的電子郵件地址，分別用英文逗號或 分號(；)隔開。要從通訊簿中添加電子郵件地址，請單擊 新郵件”窗口中 收件人”抄送”和 密件抄送 旁的書本圖標(biāo)，然后選擇所需的地址。要使用 密件抄送”框，請單擊 查看”菜單，然后選擇 所有郵件標(biāo)頭”3 在 主題”框中，鍵入郵件主題。撰寫郵件，然后單擊工具欄上的 發(fā)送”按鈕。* 如果有多個(gè)郵件帳戶設(shè)置，并要使用默認(rèn)帳戶以外的帳戶，則請單擊 發(fā)

10、件人”框, 然后單擊要使用的郵件帳戶。* 如果是脫機(jī)撰寫郵件，則郵件將保存在發(fā)件箱中。下次聯(lián)機(jī)時(shí)會自動發(fā)出。* 要保存郵件的草稿以便以后繼續(xù)撰寫，則請單擊 文件”菜單，然后單擊 保存” 也可以單擊 另存為”命令，然后以郵件(.eml)、文本(.txt)或HTML (.htm)格式將郵件 保存在文件系統(tǒng)中。編排郵件正文如果想在郵件文本中添加特殊的要點(diǎn)或結(jié)構(gòu) -如粗體、彩色，或帶有項(xiàng)目符號列表-您 可以使用HTML （超文本標(biāo)記語言），Internet的標(biāo)準(zhǔn)文本格式。使用HTML格式還可 以在郵件中添加圖形和指向網(wǎng)站的鏈接 如果使用了 HTML格式而收件人的郵件或新聞程序不能讀取 HTML時(shí)，則郵

11、件將顯示為純文本并附帶 HTML文件。只有支持多用途網(wǎng)際郵件擴(kuò)充協(xié)議 （MIME）的電子郵 件程序才能讀取HTML格式的文件。更改文本的字體、樣式和大小您可以更改所有郵件中的文本樣式，也可以對某封郵件中選定的文本進(jìn)行更改。更改所有郵件的文本樣式1 在 工具”菜單中，單擊 選項(xiàng)”2 在 撰寫”選項(xiàng)卡中，單擊 字體設(shè)置”分別編排各郵件的文本3 選擇要編排的文本。（要更改整個(gè)郵件的字體，請?jiān)?編輯”菜單中，單擊 全選4在格式工具欄中，根據(jù)所需要的選項(xiàng)單擊相應(yīng)的按鈕注意* 如果仍有關(guān)于格式編排的問題，請確認(rèn)啟用了 HTML格式；要啟用HTML格 式，請?jiān)谛锣]件窗口中，單擊 格式”菜單，然后單擊 多信息

12、文本（HTML）”。選定此項(xiàng) 后，該命令旁邊將出現(xiàn)一個(gè)黑點(diǎn)。* 如果使用了 HTML格式而收件人的郵件或新聞程序不能讀取HTML時(shí)，則郵件將顯示為純文本并附帶 HTML文件。收件人可以在任何 Web瀏覽器中打開并查看附加文件 在郵件中插入文件1 在郵件窗口中單擊鼠標(biāo)。2 在插入”菜單上，單擊文件附件”然后查找要附加的文件。3 選擇該文件，然后單擊 附件”文件列在郵件標(biāo)題的附件”框中。您也可以將文本文件（*.txt）附加至電子郵件的正文部分，方法是，單擊插入菜單，然后單擊 文件中的文本”。在郵件中加入聲音1 在郵件窗口中單擊鼠標(biāo)。2 在格式”菜單上，指向 背景”，然后單擊 聲音”。3 輸入要加入

13、的文件的名稱，以及文件播放的次數(shù)。在郵件中插入圖片1 在郵件中單擊希望圖形出現(xiàn)的位置。2 在 插入”菜單上，單擊 圖片”然后單擊 瀏覽”查找圖像文件。如果需要，請輸入圖像文件的 布局”與間距”信息。 如果您無法選擇 圖片”命令，請確保已打開 HTML格式，方法是單擊郵件窗口 中的格式”菜單，然后單擊多信息文本（HTML）”。選定此項(xiàng)后，該命令旁邊將出現(xiàn)一 個(gè)黑點(diǎn)。 如果郵件的收件人無法查看您插入的圖像，請?jiān)?工具”菜單上單擊 選項(xiàng)”。單擊 發(fā)送”選項(xiàng)卡，然后單擊“HTML設(shè)置”，確保已選中 圖片和郵件一同發(fā)送”。然后重新發(fā)送郵件。 要將背景圖片插入至郵件，請?jiān)卩]件窗口中的格式”菜單上，指向 背

14、景”然后單擊圖片”。單擊 瀏覽”按鈕搜索要使用的文件。按規(guī)則管理郵件如果您每天收到大量的郵件，Outlook Express可以幫助您更有效地處理郵件。您可以在 Outlook Express中使用規(guī)則，從而將接收到的郵件自動分類并放入不同的文件夾中、 用 顏色突出顯示特定的郵件、自動回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)特定的郵件，等等。下列主題可提供更多信息：為郵件創(chuàng)建規(guī)則1 在 工具”菜單中，指向 郵件規(guī)則”，然后單擊 郵件”。不能為IMAP或HTTP郵件帳戶創(chuàng)建郵件規(guī)則。2 如果是首次創(chuàng)建規(guī)則，請繼續(xù)步驟3。否則，在郵件規(guī)則”選項(xiàng)卡上，單擊新建”并繼續(xù)步驟43 在 選擇規(guī)則條件”部分中選中所需的復(fù)選框以設(shè)置規(guī)則的

15、條件。（必須至少選擇一個(gè)條件。）您可以單擊多個(gè)復(fù)選框?yàn)橐粋€(gè)規(guī)則指定多個(gè)條件。在規(guī)則描述”部分中單擊 和”超級鏈接以指定在指定操作發(fā)生前是必須滿足所有規(guī)則，或是至少滿足一個(gè)條件（或）。4 在 選擇規(guī)則操作”部分中選擇所需的復(fù)選框以確定規(guī)則所對應(yīng)的操作。（必須至少選擇一個(gè)條件。）5 在 規(guī)則描述”部分中單擊帶下劃線的超級鏈接以指定規(guī)則的條件或操作?？梢栽?規(guī)則描述”部分中單擊 包含用戶”或 包含特定的詞”，以指定您希望 Outlook Express在郵件中查找的人或詞。如果在每個(gè)條件中輸入了多個(gè)人或多個(gè)詞，請使用選 擇用戶”或 鍵入特定文字”對話框中的 選項(xiàng)”按鈕來進(jìn)一步自定義該條件。在 規(guī)則名稱”框中選擇默認(rèn)的名稱，或是鍵入規(guī)則的新名稱，然后單擊確定”。* 您可以在 郵件規(guī)則”選項(xiàng)卡中選擇現(xiàn)有規(guī)則，然后通過單擊 復(fù)制”來創(chuàng)建新規(guī)則。 如果您要?jiǎng)?chuàng)建的規(guī)則與已有的規(guī)則十分類似，這種方法是很有用的。* 在主窗口中選擇一封郵件，然后單擊 郵件”菜單中的 從郵件創(chuàng)建規(guī)則”，這樣即 可從郵件中創(chuàng)建規(guī)則。它的作用是自動填入 發(fā)件人”行中的人名；但是不會有其他的郵 件信息輸入到規(guī)則中。更改規(guī)則1 在 工具”菜單上，指向由M牛規(guī)則”，然后根據(jù)希望更改的規(guī)則的類型單擊 由M件 或新聞”。2 選擇要更改的規(guī)則，然后單擊 修改”。3 在 編輯郵件規(guī)則”對話框中進(jìn)行修改，包括更改規(guī)則名稱