煤炭管理公司公文處理辦法

1、煤炭管理公司公文處理辦法第一章 總 則第一條 為了規(guī)范公司公文處理工作，提高行文質(zhì)量和 公文運行效率，依據(jù)國務(wù)院發(fā)布的國家行政機關(guān)公文處理 辦法，結(jié)合公司實際，特制定本辦法。第二條 公司公文是用來溝通、協(xié)調(diào)和處理上下左右之 間關(guān)系，辦理公司各項公務(wù)的具有法定效力的公務(wù)文書。具 體用于發(fā)布公司規(guī)章制度、管理辦法，施行行政管理措施； 請求和答復(fù)問題；指導(dǎo)、布置和商洽工作。第三條 公文處理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行國家及公司有關(guān)保 密規(guī)定，確保公司秘密的安全。第四條 公司綜合辦公室負(fù)責(zé)公司的公文處理工作，包 括公文的草擬、印制、審核、收發(fā)、傳遞、督辦、立卷、歸 檔、銷毀等，并對各下屬企業(yè)的公文處理及公司各職能

2、部門 的公文草擬工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。第二章 公司常用公文種類第五條 公司常用公文種類主要有：（一）決定 適用于對重大事項做出安排；獎懲有關(guān)部門及人員；變 更或撤消下級部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。（二）通告適用于公布公司及下屬各企業(yè)各個方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。（三）通知適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)公文；批轉(zhuǎn)下級部 門的公文；印發(fā)規(guī)章制度及管理辦法；傳達(dá)要求部門辦理和 需要周知或執(zhí)行的事項；任免和聘用管理人員。（四）通報 適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。（五）報告 適用于向上級部門匯報工作，反映情況，答復(fù)上級部門 詢問。（六）請示適用于向上級部門請求指示、批準(zhǔn)。（七）批復(fù)適用于答復(fù)下級

3、機關(guān)的請示事項。（八）函 適用于平行部門、不相隸屬部門之間商洽工作，詢問或 答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)答復(fù)審批事項。（九）會議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。（十）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。第三章 公文的格式第六條 公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo) 識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送、正文、附件、成文日 期、印章、主題詞、抄報、抄送、印發(fā)部門、印發(fā)日期及印 發(fā)份數(shù)等部分組成。（一）秘密公文分“絕密”、“機密、”“秘密”三個等級，標(biāo)注在 首頁右上角，兩字之間空 1 字，用三號黑體字。（二）公文處理的時限要求， 以緊急程度的標(biāo)記來區(qū)分。 緊急公文分別標(biāo)明“特急”、“急件，”標(biāo)

4、注在版心右上角第 1 行。 如需同時標(biāo)識秘密等級 ,緊急程度移至第 2 行。（三）發(fā)文單位標(biāo)識，也稱版頭，由發(fā)文單位全稱或規(guī) 范化簡稱加“文件”組成。用紅色小標(biāo)宋或黑體字居中排布 ,以 莊重美觀為原則。 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣距版心上邊緣 2Omm; 上行文的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣距版心上邊緣 80mm 。（四）發(fā)文字號，由單位代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成。規(guī)范標(biāo)識為：XXX字XXXXX號或XXX發(fā)XXXXX 號，用三號仿宋體。平行文與下行文的發(fā)文字號標(biāo)在版頭之 下居中；上行文的發(fā)文字號位于版頭下空 2 行，居左空一字。（五）上行文應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，位于分界紅線之上， 平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。簽發(fā)人

5、用三號宋體加黑，簽發(fā)人 后標(biāo)全角冒號，冒號后用三號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡單地概括公文的主題，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文的種類，可一行或多行居中排布?；匦袝r，要做 到詞意完整，間距恰當(dāng)。位置在紅色反線下 1 行，用二號宋 體加黑。（七）主送單位是公文要求主辦的單位。如果主送單位 為個別部門，可直接標(biāo)注具體名稱。位置在標(biāo)題下空1 行，左側(cè)頂格，用三號仿宋體。（八）正文是公文的主體， 是反映文件具體內(nèi)容的部分。 正文緊接主送單位之后，另起一行。正文結(jié)構(gòu)一般是由開頭 （或?qū)дZ） 、主體、結(jié)尾三部分組成，用三號仿宋體。文中 如有小標(biāo)題可用三號宋體加黑。（九）附件是對主件而言，是附屬于主件的文

6、字材料、 表格等。附件在正文下空 1 行，左空 2 字。附件序號使用阿 拉伯?dāng)?shù)字，附件名稱后不加標(biāo)點符號，用三號仿宋體。附件 應(yīng)與公文一起裝訂，裝訂順序應(yīng)與正文后附件標(biāo)注順序一 致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第 1 行頂格標(biāo)注公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注附件（或帶序號） 。 用三號黑體字。（十）發(fā)文單位是公文的作者，又稱落款，名稱要求必 須用全稱。在附件之后，正文右下側(cè)適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｓ萌柗?宋體。（十一）用印是文件生效、取信的憑證。加蓋印章要做 不能容下印章及抄送區(qū)域位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的 方法加以解決，務(wù)使印章與正文同處一頁紙面，不得采取標(biāo) 注（“此頁無正文） ”的方

7、法，以增強防偽性。到“上不壓正文，下要騎年蓋月當(dāng)公文排版后所?？瞻滋帲ㄊ┏晌娜掌谝话阋灶I(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會議通過日期為 準(zhǔn)。年、月、日要寫全，并用漢字書寫，標(biāo)識在發(fā)文單位之 下。（十三）使用“請示”這一文種應(yīng)在附注處注明發(fā)文機關(guān) 聯(lián)系人的姓名和聯(lián)系電話。附注用 3 號仿宋字，居左空 2 字 加圓括號標(biāo)識在成文日期下一行。（十四）主題詞是經(jīng)過規(guī)范處理用來標(biāo)引公文內(nèi)容的詞 或詞組 ,一般不超過 5 組。每個詞目之間空 1 字?！爸黝}詞”用 三號黑體字，詞目用三號宋體加黑。位置在抄送機關(guān)標(biāo)識區(qū) 域橫線之上，靠左頂格。（十五）抄送或抄報是指抄送給除主辦單位外還需要協(xié) 助承辦，或需要知道、掌握內(nèi)容的單位或人

8、。 “抄送”用于平 級、下級或不相隸屬的單位； “抄報”用于上級部門。用三號仿 宋體字。抄送、抄報單位或人之間用頓號隔開，如果既有抄 送、抄報單位又有抄送、抄報人時，單位與人之間用逗號隔 開，回行時與冒號后的抄送單位對齊，在最后一個抄送、抄 報單位后加句號。（十六）印制部門、印制日期、印制份數(shù)位于抄送機關(guān) 區(qū)域之下，印制部門左空 1 字，印發(fā)日期右空 1 字。其中印 制份數(shù)在文件最下端靠右。印制部門為文件具體承印的辦公 部門；印制日期為文件印發(fā)時間，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注；印制 份數(shù)為文件印制數(shù)量，包括存檔數(shù)。用三號仿宋體字。（十七）公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型。第四章 公司發(fā)文處理第七條 草擬公

9、文人員首先要理解掌握擬文意圖， 除綜合 型的大型報告外，一般要一文一事，一題一議。第八條 準(zhǔn)確選擇公文文種。 根據(jù)公文的行文關(guān)系及行文 意圖，選擇好公文文種。公司向上級機關(guān)如給市政府及業(yè)務(wù) 行政主管部門行文、公司下屬企業(yè)或公司各部門給公司行 文，采用“報告”或“請示；”公司向平行機關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的 機關(guān)以及公司各部門之間行文， 一般采用“函”，有些告知性通 知、通告或會議紀(jì)要也可用于平行機關(guān)；公司下發(fā)各下屬企 業(yè)的文件一般采用“決定”、“通報、”“通知、”“會議紀(jì)要。”在公文起 草過程中，必須分清“報告”和“請示?！眻蟾媸沁m用于向上級部 門匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級機關(guān)的

10、詢問，不需要上級機關(guān)批復(fù)，一般是事中、事后行文； 請示是下級部門向上級部門請求指示、批準(zhǔn)問題或事項，需要上 級機關(guān)批復(fù)，必須是事前行文。第九條 公司級公文，必須經(jīng)過綜合辦公室審核把關(guān)； 各下屬企業(yè)公文，由本企業(yè)辦公室審核。審核內(nèi)容包括有無 發(fā)文的必要；用什么名義和文種行文；內(nèi)容是否符合政策、 法規(guī)；主送機關(guān)、抄送機關(guān)是否合適；提出的措施和要求是 否明確具體；涉及有關(guān)部門和單位的問題是否協(xié)商一致；篇 章結(jié)構(gòu)是否緊湊合理，行文是否恰當(dāng)?shù)取Ｎ唇?jīng)辦公室核稿的 公司級公文，公司領(lǐng)導(dǎo)不予簽發(fā)。第十條 綜合辦公室核稿后，要呈報公司總經(jīng)理或分管 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，簽發(fā)人審核修改后在“簽發(fā)”欄內(nèi)簽批“發(fā)”，并簽上 姓名

11、和時間，姓名應(yīng)寫全稱。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或口頭同意 的公文，綜合辦公室拒絕承印和蓋章。公司領(lǐng)導(dǎo)口頭同意印 發(fā)的公文，事后由秘書人員讓同意印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)補簽。第十一條 公文必須依據(jù)簽發(fā)的文稿打印，其全部內(nèi)容 必須與文稿一致，不得在打印過程中擅自增加或減少原文內(nèi) 容。沒有特殊情況，當(dāng)天簽發(fā)的公文，當(dāng)天印發(fā)。第十二條 打印文稿清樣前必須認(rèn)真校對，保證不出現(xiàn) 錯漏現(xiàn)象。若發(fā)現(xiàn)原稿中有錯漏、疑問之處，應(yīng)向擬稿人或 簽發(fā)人提出檢查核對，由簽發(fā)人考慮改定，校對人員不得擅 自修改。第十三條 經(jīng)審核履行正常公文審批程序后， 印章管理人 員方可在公文上加蓋印章。第十四條 公文印制完畢后由綜合辦公室分發(fā)，必須做 到當(dāng)天印

12、制的公文，當(dāng)天送達(dá)，并認(rèn)真履行發(fā)文登記手續(xù)。第十五條 公文處理人員必須嚴(yán)格遵守各項保密制度。 對所經(jīng)手的各類公文、資料要妥善管理，不失密，不泄密，確保安全無事故。第五章 外來公文處理第十六條 外來文件由收文部門進(jìn)行收文登記，并在文件 的前面帖附文件處理單 ，詳細(xì)填寫其中的“來文機關(guān)”、“文 件字號”、“文件標(biāo)題”等內(nèi)容，填寫完畢后，由綜合辦公室主任 提出擬辦意見，秘書根據(jù)擬辦意見呈公司領(lǐng)導(dǎo)閱批或送有關(guān) 部門閱辦。第十七條 公司領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件， 要根據(jù)批辦意見， 及時 送交承辦部門簽收。第十八條 承辦部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)對收文的批辦意見， 盡快辦理、落實文件內(nèi)容。辦理完畢后，在文件處理單上填 寫辦理結(jié)果。屬聯(lián)合承辦的文件，主辦部門應(yīng)主動做好協(xié)調(diào) 工作，協(xié)辦部門則要積極配合，力戒互相推諉。第十九條 綜合辦公室負(fù)責(zé)對公文承辦情況進(jìn)行檢查和 督促，保證領(lǐng)導(dǎo)批辦文件的限期落實，提高辦事效率。第六章 公文的歸檔第二十條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公司檔案管理制 度及時將公文和有關(guān)材料整理立卷。第二十一條 各部門要有專人負(fù)責(zé)管理公文，對公司領(lǐng) 導(dǎo)批辦文件、直接到部門的外來文件要妥善保管，承辦完畢 后及時送綜合辦公室歸檔，部門確需暫存，可暫存文件復(fù)印 件。第二十二條 公文復(fù)制