材料采購計(jì)劃管理辦法

1、材料采購計(jì)劃管理辦法材料采購計(jì)劃管理辦法試行版第一部分 通 則1.0 目的 為增強(qiáng)采購工作計(jì)劃性，從物資供應(yīng)上保障企 業(yè)正常運(yùn)營，特制定本制度，旨在為集團(tuán)有關(guān) 部門的材料計(jì)劃制定、跟蹤提供操作指引。2.0 適用范圍2.1 從公司范圍說，適用于集團(tuán)下屬建筑項(xiàng)目部的 材料計(jì)劃管理2.2 從材料范圍說，原則上對(duì)日常辦公、工程所需 等材料均應(yīng)進(jìn)行有計(jì)劃的采購， 以下材料可以除外： 臨時(shí)、應(yīng)急、零星、不常出現(xiàn)的材料、資產(chǎn)設(shè)備 涉及金額小，可現(xiàn)購或生產(chǎn)周期不超 24 小時(shí) 的物料 包工包料工程中的材料3.0 關(guān)于采購計(jì)劃各部門的職責(zé)：3.1 集團(tuán)采購部 依各項(xiàng)目部上報(bào)材料需求計(jì)劃主導(dǎo)各主要材料 計(jì)劃的編制

2、 負(fù)責(zé)材料采購計(jì)劃的跟進(jìn)、反饋及總結(jié) 結(jié)合庫存審核申購數(shù)量的合理性 對(duì)各項(xiàng)目部計(jì)劃編制的及時(shí)性進(jìn)行監(jiān)督和考核3.2 商務(wù)部 配合采購部提供施工物料種類、規(guī)格及計(jì)劃或 預(yù)估使用量等 審核計(jì)劃需求量的合理性3.3 總工室 審核采購計(jì)劃中各類物料的必要性及數(shù)量的合 理性3.4 集團(tuán)下屬各項(xiàng)目部 負(fù)責(zé)編制本項(xiàng)目部的材料需求計(jì)劃 根據(jù)集團(tuán)采購部需要，跟進(jìn)、反饋計(jì)劃的執(zhí)行情況4.0 材料的分類：從計(jì)劃角度，材料根據(jù)使用特性和相應(yīng)的市場(chǎng) 行情，按采招周期可以分為以下兩種：4.1 年度材料4.1.1 定義 為集團(tuán)常年使用的物料， 通過年度的招投標(biāo) 確定若干常年合作的供應(yīng)商后可解決材料 的供應(yīng)問題。4.1.2

3、材料特性 如符合以下條件的物料， 可以納入年度采購 計(jì)劃的編制范圍： 能實(shí)施集中采購，供應(yīng)商能跨區(qū)域供貨且 不太影響采購總成本 需用量相對(duì)穩(wěn)定，集團(tuán)總使用量持續(xù)，發(fā) 生持續(xù)萎縮直至消失的情況機(jī)率很少 使用量大，總體價(jià)格比較高，采購具有規(guī) 模效應(yīng)5.0 計(jì)劃編制原則和作用： 配合各項(xiàng)目施工進(jìn)度的開展 盡可能準(zhǔn)確地預(yù)估用料數(shù)量、交期，防止缺料 斷料 保證合理庫存，避免庫存過多，減少資金積壓 和空間浪費(fèi) 盡量配合公司的資金預(yù)算和周轉(zhuǎn) 指導(dǎo)采購部門人員按計(jì)劃作業(yè)，保障各項(xiàng)目開 工建設(shè)過程的物料和設(shè)備供應(yīng)第二部分 材料計(jì)劃管理1.0 計(jì)劃的分層和精細(xì)度年度材料從年度根據(jù)生成時(shí)間、編制主體、精細(xì)程度不同，

4、自上而下劃分為三個(gè)層次如下：層次計(jì)劃層次計(jì)劃表包含要素生成時(shí)間編制責(zé)任人第一層年度招標(biāo)計(jì)劃物料種類和名稱招標(biāo)參與部門責(zé)任人、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)完成時(shí)間月 日集團(tuán)采購部主導(dǎo)編制，商務(wù)部門配合第二層月度材料需用計(jì)劃物料名稱、具體規(guī)格或樣板當(dāng)月分批使用量及使用部位特殊要求（例如打版）使用量、單價(jià)、總價(jià)每月 日各項(xiàng)目部主導(dǎo)編制第三層月度材料采購計(jì)劃物料名稱、具體規(guī)格或樣板分批的下單時(shí)間下單責(zé)任人每月日集團(tuán)采購部主導(dǎo)匯編2.0年度招標(biāo)計(jì)劃的編制2.1作用對(duì)年度材料供應(yīng)商的確定一般通過年度招標(biāo)計(jì) 劃開展和實(shí)現(xiàn)，本計(jì)劃指導(dǎo)和督促集團(tuán)采購部 按時(shí)完成年度招標(biāo)工作。2.2計(jì)劃的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)獲取物料規(guī)格清單當(dāng)某種年度材料有不同

5、規(guī)格時(shí)，集團(tuán)采購部 須向商務(wù)部門或供應(yīng)商等收集規(guī)格清單，經(jīng) 商務(wù)部門確認(rèn)后作為供應(yīng)商的報(bào)價(jià)基礎(chǔ)。年度預(yù)估使用量的獲取作為招標(biāo)議價(jià)的籌碼，集團(tuán)采購部須向商務(wù) 部門或財(cái)務(wù)中心收集歷史數(shù)據(jù)，根據(jù)次年的 業(yè)務(wù)量預(yù)估，最終生成年度預(yù)估使用量，可 用金額或數(shù)量表示。2.3年度招標(biāo)后處理形成年度供應(yīng)框架協(xié)議根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，集團(tuán)采購部就每類年度材 料與年度供應(yīng)商簽署年度供應(yīng)框架協(xié)議， 包括物料規(guī)格清單及其對(duì)應(yīng)的單價(jià)、暫定 總價(jià)等簽訂項(xiàng)目供應(yīng)合同根據(jù)各項(xiàng)目的進(jìn)度及實(shí)際情況，可在不同時(shí) 間根據(jù)年度供應(yīng)框架協(xié)議簽訂以項(xiàng)目為單第4頁，共8頁位的供應(yīng)合同。3.0 月度物料需用計(jì)劃的編制3.1 作用 為了能讓采購部門提前作

6、好月度采購計(jì)劃，由 各項(xiàng)目部為單位編制月度材料需用計(jì)劃。3.2 各類材料計(jì)劃的編制3.2.1 行政類物料需用計(jì)劃 各部門、各項(xiàng)目部向行政人事中心提交月度 需用計(jì)劃， 行政人事中心匯總各部門、 各項(xiàng) 目部的需求，根據(jù)下月預(yù)算， 向集團(tuán)采購部 提交行政類物料月度需用計(jì)劃， 計(jì)劃包含物 料名稱、規(guī)格、特殊要求、 期望到位的時(shí)間 等。由集團(tuán)采購部補(bǔ)充單價(jià)、總價(jià)等。3.2.2 工程類物料需用計(jì)劃 屬“集團(tuán)采購類” 年度材料的需用計(jì)劃， 由 商務(wù)部主導(dǎo)編制，包括物料名稱、具體規(guī)格、 技術(shù)參數(shù)要求、 期望到位時(shí)間、當(dāng)月分批使 用量及使用部位， 需附上圖紙、 樣品、特殊 要求等。由集團(tuán)采購部補(bǔ)充單價(jià)、總價(jià)等。

7、4.0 月度物料采購計(jì)劃編制4.1 作用 匯總各部門、各項(xiàng)目的物料月度需用計(jì)劃后， 由采購部門對(duì)每種物料的采購時(shí)間及送貨地點(diǎn) 進(jìn)行匯編，以指導(dǎo)和跟進(jìn)物料供應(yīng)的及時(shí)性4.2 計(jì)劃的編制 集團(tuán)采購部根據(jù)需求計(jì)劃，針對(duì)每種物料制定 下單時(shí)間、樣板獲取時(shí)間等，經(jīng)集團(tuán)采購部經(jīng) 理確認(rèn)后按材料種類分配采購任務(wù)。5.0 注意事項(xiàng)5.1 針對(duì)每類年度材料的供應(yīng)商以 23 家為宜5.2 月度采購計(jì)劃逾期的話，采購部將不予受理， 由各項(xiàng)目部另外提出單宗的申購，按正常申購 流程辦理，造成的損失由各項(xiàng)目部自行承擔(dān)5.3 月度材料需用計(jì)劃提交后原則上不予變更，如因特殊客觀原因需在規(guī)格或數(shù)量、需用時(shí)間上 變更的，由公司各

8、部門、各項(xiàng)目部在下單采購 前 2 天填寫計(jì)劃 / 申購變更單，經(jīng)采購部經(jīng) 理審批后執(zhí)行5.4 對(duì)實(shí)際需用量或總價(jià)超計(jì)劃，應(yīng)按正常申購流 程辦理。5.5 簽訂年度合作框架協(xié)議后，如材料因行情與合 同約定產(chǎn)生差異，再按相關(guān)流程進(jìn)行調(diào)價(jià)第三部分 計(jì)劃管理1.0 計(jì)劃的跟蹤1.1 計(jì)劃跟蹤的內(nèi)容 以跟蹤計(jì)劃完成情況為主， 計(jì)劃編制情況為輔。1.2 跟蹤主體 采用“誰編誰跟”原則，其中集團(tuán)采購部對(duì)各 項(xiàng)目采購部的計(jì)劃完成情況有監(jiān)控權(quán)。1.3 計(jì)劃跟蹤方式1.3.1 會(huì)議跟蹤 集團(tuán)采購部或各項(xiàng)目部可以定期召開會(huì)議， 跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況。 適用于預(yù)見性比較強(qiáng) 的物料采招行為。1.3.2 電話跟蹤相關(guān)責(zé)任人可

9、以和供應(yīng)商、 使用部門進(jìn)行定 期、不定期的電話溝通， 跟蹤計(jì)劃執(zhí)行情況。 適用于零星物料的跟蹤1.3.3 庫存系統(tǒng)跟蹤 通過查詢庫存系統(tǒng)的入倉情況， 跟蹤計(jì)劃的 執(zhí)行情況。1.4 跟蹤反饋 只針對(duì)沒完成的情況進(jìn)行反饋，一方面由跟蹤 人填報(bào)進(jìn)行登記并存檔，為了對(duì)相關(guān)責(zé)任人及 供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)； 另一方面要預(yù)警填寫物 料訂購跟催表，向供應(yīng)商跟催貨物。2.0 計(jì)劃總結(jié) 年度計(jì)劃和項(xiàng)目周期結(jié)束后，由集團(tuán)采購部組 織收集以下數(shù)據(jù)，并從以下幾點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，以 改善下一周期的計(jì)劃制定和執(zhí)行情況。2.1 節(jié)點(diǎn)的按時(shí)完成率：按時(shí)完成的節(jié)點(diǎn)數(shù) / 總節(jié) 點(diǎn)數(shù)，此項(xiàng)數(shù)據(jù)說明相關(guān)責(zé)任人節(jié)點(diǎn)控制效率2.2 按時(shí)到貨率總

10、結(jié)：按時(shí)到貨批次 / 總訂貨批次， 此項(xiàng)數(shù)據(jù)考察供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時(shí)率2.3 計(jì)劃臨時(shí)調(diào)整次數(shù)：考察計(jì)劃的準(zhǔn)確性和可行 性2.4 協(xié)議補(bǔ)充次數(shù)：考察計(jì)劃和預(yù)算的準(zhǔn)確性3.0 計(jì)劃制定和執(zhí)行方面的獎(jiǎng)懲 為督促相關(guān)部門和責(zé)任人按照要求制定和執(zhí)行 采購計(jì)劃，集團(tuán)將按照本辦法進(jìn)行獎(jiǎng)懲：3.1 獎(jiǎng)勵(lì)3.1.1 采取以結(jié)果為導(dǎo)向原則，將計(jì)劃制定和執(zhí) 行納入相關(guān)責(zé)任人月度和年度績效考核范 圍，對(duì)計(jì)劃制定及時(shí)、 準(zhǔn)確、執(zhí)行到位的員 工實(shí)行通報(bào)表揚(yáng)和一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)3.1.2 對(duì)計(jì)劃制定及時(shí)、準(zhǔn)確的部門和項(xiàng)目，實(shí) 時(shí)進(jìn)行通報(bào)表揚(yáng)3.2 懲罰 公司將對(duì)計(jì)劃制定過程中不與配合的部門或人 員進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并將視情節(jié)嚴(yán)重對(duì)以下行為