文書檔案講稿

1、樂至縣教育局樂至縣教育局 羅洪軍羅洪軍 中共樂至縣委辦公室樂中共樂至縣委辦公室樂至縣人民政府辦公室關(guān)于加強(qiáng)新農(nóng)至縣人民政府辦公室關(guān)于加強(qiáng)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作的實(shí)施意見村建設(shè)檔案工作的實(shí)施意見（樂（樂委辦發(fā)委辦發(fā)201240號(hào)）號(hào)）根據(jù)時(shí)間：2014年03月14日(星期五)通過電子方式已發(fā)到全縣各中小學(xué)郵箱樂檔發(fā)20145號(hào)資陽市檔案局資陽市教育局關(guān)于印發(fā)資陽市中小學(xué)檔案管理辦法和資陽市中小學(xué)檔案歸檔范圍及保管期限表的通知學(xué)校檔案主要有：學(xué)校檔案主要有： 文書檔案、文書檔案、基建檔案、基建檔案、 財(cái)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、 根據(jù)：根據(jù)：關(guān)于抓緊做好創(chuàng)建關(guān)于抓緊做好創(chuàng)建省級(jí)新農(nóng)村建設(shè)檔案示范鎮(zhèn)驗(yàn)收省級(jí)新農(nóng)

2、村建設(shè)檔案示范鎮(zhèn)驗(yàn)收準(zhǔn)備工作的通知準(zhǔn)備工作的通知（樂新村檔辦（樂新村檔辦20135號(hào)）號(hào)）教師個(gè)人檔案等。教師個(gè)人檔案等。檔案管理工作的內(nèi)容檔案管理工作的內(nèi)容 一一.檔案收集檔案收集 二二.檔案分類檔案分類 三三.檔案排列檔案排列 四四.檔案編號(hào)檔案編號(hào) 五五.檔案裝訂檔案裝訂 六六.檔案編目檔案編目 七七.檔案裝盒檔案裝盒 八八.裝櫥裝櫥 文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布

3、告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對(duì)研究管理容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對(duì)研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。也有人把文書檔這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類檔案的統(tǒng)稱，案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的檔案和私人檔案。這一概念

4、主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。 l（一）（一）檔案收集工作的檔案收集工作的內(nèi)容內(nèi)容 1、檔案室的收集（歸檔、平時(shí)收、檔案室的收集（歸檔、平時(shí)收集）集） 2、檔案室的收集范圍、檔案室的收集范圍 （1）.本單位各種門類和載體的檔案本單位各種門類和載體的檔案 （2）.與本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料與本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料 （3）.代管與本單位有關(guān)的撤銷或合代管與本單位有關(guān)的撤銷或合并機(jī)關(guān)的檔案并機(jī)關(guān)的檔案l 歸檔范圍，是指在一個(gè)單位產(chǎn)生的所有文件歸檔范圍，是指在一個(gè)單位產(chǎn)生的所有文件中需要?dú)w檔的部分。國家檔案局中需要?dú)w檔的部

5、分。國家檔案局1987年形成的年形成的機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍中指出：中指出：l凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。的文件材料均屬歸檔范圍。l 確定歸檔范圍時(shí)，應(yīng)以本單位工作活動(dòng)為主，確定歸檔范圍時(shí)，應(yīng)以本單位工作活動(dòng)為主，突出本單位基本職能活動(dòng)和中心工作。外單突出本單位基本職能活動(dòng)和中心工作。外單l 位位 文文 件，不件，不 論論 是是 上上 級(jí)級(jí) 同同 級(jí)，還級(jí)，還 是下是下 級(jí)級(jí) ，l應(yīng)以是否與本單位有直接關(guān)系，本單位是否需應(yīng)以是否與本單位有直接關(guān)系，本單位是否需要辦理，即是否參與活動(dòng)

6、為文件歸檔的出發(fā)點(diǎn)，要辦理，即是否參與活動(dòng)為文件歸檔的出發(fā)點(diǎn)，l切不可搞切不可搞“有文必檔有文必檔”。不管文件的來源和價(jià)。不管文件的來源和價(jià)值，凡是文件都?xì)w檔，這種做法是錯(cuò)誤的。同時(shí)，值，凡是文件都?xì)w檔，這種做法是錯(cuò)誤的。同時(shí)，也不能將有價(jià)值的、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏也不能將有價(jià)值的、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏了。了。l 檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，做好收集工作極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，做好收集工作有著十分重要的意義有著十分重要的意義 。l 1、收集工作是檔案工作的起點(diǎn)、收集工作是檔案工作的起點(diǎn) l 2、收集工作是衡量檔案館、收集工作是衡量檔案館(室室

7、)工工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺作質(zhì)量的重要標(biāo)尺 l1、收集到有殘缺檔案，請(qǐng)用A4紙修裱好。l2、收集到有大于A4紙檔案，請(qǐng)折疊成A4l紙大小。l分類分類l 歸檔文件可以采用年度歸檔文件可以采用年度機(jī)機(jī)構(gòu)構(gòu)(問題問題)保管期限或保管期保管期限或保管期限限年度年度機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)(問題問題)等方法進(jìn)等方法進(jìn)行分類。行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。案的穩(wěn)定。l1.按年度分類按年度分類l 將文件按其形成年度分類。將文件按其形成年度分類。l2.按保管期限分類按保管期限分類l 將文件按劃定的保管期限分類。將文件按劃定的保管期限分類。l3.按機(jī)構(gòu)按機(jī)構(gòu)(問題問題)分類分類l 將文件按其形成或承辦機(jī)

8、構(gòu)將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題問題)分類分類(本項(xiàng)可以視情況予以取舍本項(xiàng)可以視情況予以取舍)l 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重一級(jí)類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列表等成套性文件可集中排列。l三、排列三、排列（全宗號(hào)）（全宗號(hào)）（年度）（年度）（室編件號(hào)）（室編件號(hào)）（機(jī)構(gòu)或問（機(jī)構(gòu)或問題）題）（保管期限）（保管期限） （館編件號(hào)）（館編件號(hào)）歸檔章樣歸檔章樣 （單位：（單位：mm）歸檔章樣歸檔章樣 （單位：（單位：mm）l四、編號(hào)四、編號(hào)l l 歸檔文件應(yīng)依分類方

9、案和排列歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁右上端順序逐件編號(hào)，在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)內(nèi)容。歸檔章設(shè)全宗號(hào)、年度、保全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)(問題問題)等選擇項(xiàng)等選擇項(xiàng)。例如某某學(xué)校例如某某學(xué)校l把會(huì)生銹的金屬除去l縫紉機(jī)左側(cè)軋邊、“三孔一線”；不銹鋼訂書釘l裝訂演示l目錄項(xiàng)目，一式兩份，目錄封面，一式一份。目錄項(xiàng)目1、件號(hào)2、責(zé)任者3、文號(hào)4、題名5、日期6、頁數(shù)7、備注電子表格此歸檔文件目錄一式兩份 （1 1）正本與定稿為一件）正本與定稿為一件; ;

10、 （2 2）正文與附件為一件）正文與附件為一件; ; （3 3）原件與復(fù)制件為一件）原件與復(fù)制件為一件; ; （4 4）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件; ; （5 5）來文與復(fù)文可為一件；）來文與復(fù)文可為一件； （6 6）文件簽批單與正文為一件；）文件簽批單與正文為一件； （7 7）會(huì)議記錄、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)、）會(huì)議記錄、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)、本為一件；本為一件； （8 8）一個(gè)事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件可為一件；）一個(gè)事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件可為一件； （9 9）漢文本與少數(shù)民族文本為一件；）漢文本與少數(shù)民族文本為一件； （1010）中文本與外文本為一件。）中文本與外文本為

11、一件。 2 2責(zé)任者責(zé)任者：一般填寫發(fā)文機(jī)關(guān)：一般填寫發(fā)文機(jī)關(guān) 3 3題名題名：一般填寫原文件標(biāo)題。文件：一般填寫原文件標(biāo)題。文件沒題名或題名不完整的，除原題名照抄外，沒題名或題名不完整的，除原題名照抄外，還應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，還應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并加并加“ ” ”號(hào)號(hào)。（如）。（如） 4 4日期日期：填寫文件的形成時(shí)間，用：填寫文件的形成時(shí)間，用8 8位位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年（如阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年（如20082008年年4 4月月1616日，應(yīng)填寫日，應(yīng)填寫2008041620080416）。）。 5 5頁數(shù)頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件的實(shí)際：填寫每一件歸檔文

12、件的實(shí)際有效頁數(shù)。有效頁數(shù)。 6 6備注備注：填寫歸檔文件需補(bǔ)充和說明：填寫歸檔文件需補(bǔ)充和說明的情況（如文件缺損、修改、移出、銷毀、的情況（如文件缺損、修改、移出、銷毀、插入等。如果備注欄內(nèi)容太多，可用插入等。如果備注欄內(nèi)容太多，可用* *表表示，然后在備考表中注明相關(guān)內(nèi)容）。示，然后在備考表中注明相關(guān)內(nèi)容）。 樂招委樂招委201333號(hào)號(hào)件號(hào)件號(hào) 責(zé)任者責(zé)任者文文 號(hào)號(hào)題題 名名日日 期期頁數(shù)頁數(shù) 備注備注 樂招委201333號(hào)關(guān)于做好2013年全國成人高考工作的通知1樂至縣大學(xué)中樂至縣大學(xué)中專招生委員會(huì)專招生委員會(huì)關(guān)于做好關(guān)于做好2013年全國成人高考工作的通知年全國成人高考工作的通知2

13、013101052樂至縣教育工會(huì)通知轉(zhuǎn)發(fā)四川省女職工大病互助保險(xiǎn)工作的通知201403048通知?dú)w檔文件目錄歸檔文件目錄 全宗名稱：全宗名稱：平泉縣檔案史志局平泉縣檔案史志局 全全 宗宗 號(hào)：號(hào)：00880088 年年 度：度：20082008 保管期限：保管期限：永久永久 機(jī)構(gòu)問題：人事機(jī)構(gòu)問題：人事l1.歸檔文件目錄l2.檔案l3.備考表l4.脊背項(xiàng)目l無酸紙檔案盒是各個(gè)機(jī)關(guān)和單位檔案管理部門整理和裝訂儲(chǔ)存文件的裝具！通常無酸紙裱糊制作的檔案盒，由于無酸紙不含酸性另采用國際上先進(jìn)的AKD中性施膠工藝、無酸腐蝕，使檔案可以長期保存、不變質(zhì)、不褪色、具有防蟲、防霉等特點(diǎn)，對(duì)裝訂在盒子內(nèi)的檔案文

14、件沒有腐蝕破壞，使用方便，現(xiàn)在全國都在逐步無酸紙檔案盒替換掉過去老式笨重的紙板檔案盒和牛皮紙檔案盒。文書檔案盒*縣統(tǒng)計(jì)局縣統(tǒng)計(jì)局50 2008 永久永久1281 人事人事備考表備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。和日期。 盒內(nèi)文件情況說明：盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。姓名。 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量

15、的人員姓名。量的人員姓名。n 按照檔案分類方法和目錄裝訂方式，按照檔案分類方法和目錄裝訂方式，將已經(jīng)整理好的文書檔案按次序進(jìn)行裝櫥將已經(jīng)整理好的文書檔案按次序進(jìn)行裝櫥和上架。和上架。n 不同的分類方法和不同的目錄裝訂形不同的分類方法和不同的目錄裝訂形式，其檔案上架裝櫥的方式也不一樣。式，其檔案上架裝櫥的方式也不一樣。 二級(jí)分類上架裝櫥的方式如下：二級(jí)分類上架裝櫥的方式如下：檔案柜：屬辦公家具系列。即用來保存檔案資料的柜子；是比較傳統(tǒng)的保存檔案的裝具，通常是指帶蓋的箱子和有門的柜子。一般以木材或金屬制成，有的還做成組合式，分開為箱，疊放成柜。其優(yōu)點(diǎn)是能有效地防塵和阻止其他有害物質(zhì)的侵襲，而且搬運(yùn)

16、挪動(dòng)便利；缺點(diǎn)是造價(jià)高，占據(jù)庫房有效空間大，單位面積存儲(chǔ)量小。檔案柜金屬制檔案柜優(yōu)點(diǎn)：防火、防潮、防鼠、防塵、輕巧。科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱，是在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。1.工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案 2.農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案l3.基本建設(shè)檔案基本建設(shè)檔案 4.設(shè)備檔案設(shè)備檔案l5.科學(xué)研究檔案科學(xué)研究檔案 6.醫(yī)療衛(wèi)生檔案醫(yī)療衛(wèi)生檔案l7.天文檔案天文檔案 8.氣象檔案氣象檔案l9.地質(zhì)檔案地質(zhì)檔案 10.測繪檔案測繪檔案l11.地震檔案地震檔案 12.水文檔案水文檔案l1

17、3.環(huán)境保護(hù)檔案環(huán)境保護(hù)檔案檔號(hào)：檔案的編號(hào)案卷題名：應(yīng)簡明準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容立卷單位：案卷的形成單位起止日期：卷內(nèi)文件的起止日期保管期限：對(duì)照保管期限表，從案卷保管單位的角度確定是永久、長期、短期密級(jí)：文件自然形成的絕密、機(jī)密和秘密依據(jù)保密規(guī)定填寫。沒有密級(jí)的可不填寫，不能寫“普通”、“無密”等字樣保管期限檔號(hào)案卷題名（案卷脊背式樣）項(xiàng)目內(nèi)容用碳素墨水直接寫在脊背上。填盒號(hào)填寫：短期、長期、永久如：樂至縣某某學(xué)校新建學(xué)生食堂（綜合類）填寫：如20121.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。l2.編寫文字說明的要求：l(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映

18、的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全；l(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。l(3)文字簡潔、語言通順；l(4)時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。文字說明的編寫文字說明的編寫l所謂光盤檔案是指利用激光進(jìn)行圖像、聲音信息寫入和讀出的具有參考、憑證、藝術(shù)價(jià)值并歸檔保存的一種圓盤形記錄載體。l光盤檔案的概念光盤檔案說明光盤檔案說明樣式（每張光盤詳細(xì)說明）樣式（每張光盤詳細(xì)說明）全宗號(hào)目錄號(hào)分類號(hào)卷號(hào)盤號(hào)光盤名稱刻錄人刻錄日期教師個(gè)人檔案教師個(gè)人檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開具考研等相關(guān)證