設(shè)備采購審計審計報告

1、審計報告項目編號： 2013002項目名稱： 設(shè)備采購審計報告時間： 2013年1月 21日主送：工程部、 HR 水電工程科報送： *經(jīng)理、董事長抄送：總副總經(jīng)理目錄 頁數(shù) 項目概述 3審計總體結(jié)論 3審計發(fā)現(xiàn)與建議 7后續(xù)跟蹤 7【項目概述】1、項目背景應(yīng)公司董事會要求，審計部于 2010年 5月 4日起對工程部、 HR水電工程科涉及的工程設(shè)備采購事項進行專項審計2、審計目的希望通過此次工程設(shè)備采購專項審計，達到以下預(yù)定目標：（1）了解公司有關(guān)工程設(shè)備采購現(xiàn)狀；（2）發(fā)現(xiàn)工程設(shè)備采購事項的內(nèi)控缺失；（3）改善工程設(shè)備采購流程。3、審計范圍（1）業(yè)務(wù)范圍：工程部與 HR水電科涉及到工程設(shè)備采購

2、事項；（2）期間范圍： 2009年1月至 2010年3月；（3）資料范圍：供應(yīng)商資質(zhì)清單、供應(yīng)商交易統(tǒng)計表、采購付款統(tǒng)計表等；（4）組織范圍：工程部、 HR水電工程科、生產(chǎn)部、財務(wù)部、總經(jīng)辦法務(wù)；（5）流程范圍：公司現(xiàn)有涉及到工程設(shè)備采購的流程規(guī)范、外部法規(guī)要求；4、審計方法本次專項審計采用了以下審計取證方法：（1）對合同及公司制度執(zhí)行情況的 檢查 ；（2）對相關(guān)人員進行 詢問、訪談 ；（3）對采購價格進行 審查、詢價 ；（4）對有關(guān)數(shù)據(jù)及檢查情況進行 計算 ；【審計總體結(jié)論】工程部作為公司工程設(shè)備管理部門，對公司的技術(shù)革新和工藝改進有較大的促進和推 動作用。 HR水電工程科在資料管理、采購制

3、度執(zhí)行情況等方面表現(xiàn)良好。綜合本次專項審 計來看，被審計單位通過工程設(shè)備（含裝修）的采購工作（其中工程部采購額為2562.26萬元、 HR水電工程科采購額為 634.78萬元）有效的滿足了公司生產(chǎn)需求，為公司全年目標的 完成做出貢獻，但也存在一些問題，主要表現(xiàn)在詢價力度不足、儲備供應(yīng)商信息不夠、制 度建設(shè)欠缺等方面?！緦徲嫲l(fā)現(xiàn)與建議】本次工程設(shè)備采購專項審計主要方向為制度檢查、 合同及價格審查、 內(nèi)控建設(shè)與改善。 根據(jù)審計人員審計發(fā)現(xiàn)，并依照審計發(fā)現(xiàn)、合規(guī)規(guī)范、審計建議的順序列示如下：1、不相容職務(wù)沒有分離，部門牽制無法達成（1）審計發(fā)現(xiàn)：被審計部門負責供應(yīng)商開發(fā)、詢價、議價、簽訂合同、設(shè)備驗

4、收、跟 進付款等采購主要流程。（2）合規(guī)規(guī)范：采購流程中需求部門、供應(yīng)商開發(fā)、詢價議價、確定并簽訂合同、設(shè)備驗收、跟進付款等不相容職務(wù)應(yīng)分離。（3）審計建議：按照工程設(shè)備 （標準型號 ）采購流程圖的思路由采購部起草工程設(shè) 備（標準型號 ）采購程序文件，由總經(jīng)理批準后實施。2、供應(yīng)商檔案管理及詢價資料保管不到位（1）審計發(fā)現(xiàn)：工程部 40家供應(yīng)商，截止 2010年 4月30日保留營業(yè)執(zhí)照的僅為 32.5%。HR水電工程科也是多次整理才找齊營業(yè)執(zhí)照。工程部有關(guān)工程設(shè)備采購的詢價、議價資料 除中標的均未保存。 HR水電工程科議價資料也有遺漏。（2）合規(guī)規(guī)范：供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照在供應(yīng)商資信調(diào)查時應(yīng)當提交

5、。（采購與付款控 制管理制度中 2.3.條規(guī)定供應(yīng)商評估資料應(yīng)備案存檔）（3）審計建議：加強供應(yīng)商檔案管理，結(jié)合供應(yīng)商管理及輔導程序，部門建立供 應(yīng)商信息登記和儲備制度。3、供應(yīng)商或加工方資質(zhì)調(diào)查（考核）執(zhí)行內(nèi)容缺失（1）審計發(fā)現(xiàn)：工程部未能提供工程設(shè)備生產(chǎn)商的有關(guān)資質(zhì)調(diào)查資料，可能影響工程 設(shè)備質(zhì)量及后續(xù)維修質(zhì)保。（2）合規(guī)規(guī)范：對于工程設(shè)備采購必須明確技術(shù)指標和參數(shù)，同時進行供應(yīng)商資質(zhì)考 察，避免設(shè)備技術(shù)缺陷和維修難度。（3）審計建議：參考品管部制訂的供應(yīng)商認證細則，采購部門與工程技術(shù)部門等 部門進行必要的現(xiàn)場考察和技術(shù)詢問，并提交書面資質(zhì)技術(shù)認證報告。4、詢價力度不夠，沒有“貨比三家”，

6、影響公司采購成本（1）審計發(fā)現(xiàn)：被審計部門在比價時供應(yīng)商個數(shù)一般都少于 3家，有時僅有 1家。審計 部在隨機抽取工程部 3個標準設(shè)備進行價格審查，占工程部標準設(shè)備采購總數(shù)的 6%，取得 的抽查報價有 8家，有82%低于公司采購價格，其中東莞 *機報價為 12萬元（我司采購價格 為12.4萬元）。 HR水電工程科劉獻祥主任建議裝修、輔助安裝類非標工程報價供應(yīng)商建議 有兩家或以上，通過所作工程項目的可靠性和信益度建議長期固定1-2家進行相應(yīng)工程制作。（2）合規(guī)規(guī)范：采購詢價原則上是“貨比三家”。（3）審計建議：原則上設(shè)備采購應(yīng)當貨比三家，若達不到，需提出書面意見經(jīng)主管副 總批準方可。同時采取多種渠

7、道進行價格咨詢，建立價格信息庫。5、工程設(shè)備采購立項尚無規(guī)范程序（1）審計發(fā)現(xiàn)：工程部從 2010年度啟動工程設(shè)備采購立項工作，但有些工程立項與實 施時間銜接較緊。經(jīng)詢問生產(chǎn)部 *經(jīng)理了解到，有些立項指標并未經(jīng)使用部門會商，立項也 未經(jīng)其會簽，可能造成生產(chǎn)線人員編制剩余。工程部李工解釋為由于生產(chǎn)部簽閱立項意見 時間較久，影響工程進展計劃，所以后期沒有再找生產(chǎn)部會簽。（2）合規(guī)規(guī)范：立項目的是為了改善工藝，達成年度生產(chǎn)目標，所以立項應(yīng)經(jīng)各部門 共同會商制訂。（3）審計建議：啟動工程設(shè)備革新立項計劃工作，采取由上而下與由下而上相結(jié)合的 立項計劃，同時由工程部牽頭起草立項規(guī)范程序，明確立項流程及方法

8、。6、工程驗收制度未完全履行1）審計發(fā)現(xiàn)： HR水電工程科存在部分工程設(shè)備尚無驗收單據(jù)或驗收時間與竣工時 間間隔 3個月以上情形。 HR水電工程科經(jīng)辦的某些工程存在一個部門（ HR水電工程科）驗 收的情況。工程部的設(shè)備驗收雖是使用部門與工程部共同驗收，但使用部門大多是班組長 簽字，生產(chǎn)部主管或經(jīng)理沒有簽名確認，且班組長簽字內(nèi)容大多為“符合要求、滿足生產(chǎn) 需要”等詞句，沒有明確具體設(shè)計指標數(shù)據(jù)。（2）合規(guī)規(guī)范：設(shè)備或裝修都應(yīng)驗收，且應(yīng)當是使用部門與工程技術(shù)部門共同驗收合 格方可。（3）審計建議：已與工程部陳 *、HR水電工程科劉主任就工程設(shè)備驗收單提出驗 收工作需使用部門與工程技術(shù)部門共同驗收，

9、且使用部門負責人需在驗收單上簽字確認達 到技術(shù)合作協(xié)議中的某些指標（涉及保密性指標不會寫在驗收單上）。7、加工方未提供合作開發(fā)的非標設(shè)備技術(shù)圖紙（1）審計發(fā)現(xiàn)：非標設(shè)備加工方未提供給我司相關(guān)非標設(shè)備的機械原理圖和電氣線路 圖等相關(guān)技術(shù)圖紙信息。 工程部李工解釋為公司已有部分設(shè)備的易損件圖紙和編程源程序。（2）合規(guī)規(guī)范：按照公司與非標設(shè)備加工方簽訂的技術(shù)協(xié)議明確指出雙方為合作開發(fā)， 公司有理由和權(quán)力取得經(jīng)加工方確認的書面的非標設(shè)備的相關(guān)技術(shù)資料和圖紙，否則可能 影響我司申請專利或是增加維修革新成本。（3）審計建議： 建議由工程部與非標設(shè)備加工方協(xié)商取回所有已簽訂技術(shù)合作開發(fā)合 同的技術(shù)資料和圖紙

10、的書面資料。建議法務(wù)專員重新修訂技術(shù)合同版本，明確提交方式和 提供資料的內(nèi)容。8、合同未蓋章、總經(jīng)理未簽字已實施、未簽保密協(xié)議和技術(shù)協(xié)議等（1）審計發(fā)現(xiàn)：HR水電工程科工程部備注抽查份數(shù)10份42份合同總數(shù)35份251份抽查比例28.6%16.7%問題點12009年HR水電工程科的二棟一樓男廁所蹬位隔墻安裝維修工 程，合同簽訂日期早于總經(jīng)理批 準請購單日期7份合同未簽訂保密協(xié)議，占抽查總數(shù)的17%問題點2法務(wù)專員在審查合同時發(fā)現(xiàn) HR 水電工程科有關(guān)裝修工程未附工 程圖紙，且有部分合同未經(jīng)其審 核，或者是法務(wù)審核后其它人員 又自行添加相關(guān)條款。3份合同未簽技術(shù)協(xié)議，占抽查總數(shù)的7%問題點334

11、份合同未加蓋公章或采購合同章 （總經(jīng)理已簽名），占抽查總數(shù)的 80.9%問題點4在抽查的 35份已簽保密協(xié)議的合同中， 有 28份違約金額處畫 “/ ”，有7處違約金額 處為10000元，合同總額與違約金比例嚴 重不符問題點5有3份合同（編號為 *-GWS20091128、 *2009092101和*2009111807的合同標的總 額分別為 29萬元、 39.2萬元和14.1萬元， 總經(jīng)理未簽名，占抽查總數(shù)的 7.1%工程部李工解釋為總經(jīng)理出 差，電話中口 頭授權(quán)生產(chǎn)王 總代簽合同。2）合規(guī)規(guī)范：按照公司規(guī)定有關(guān)合同必須簽訂技術(shù)協(xié)議和商務(wù)保密協(xié)議；2009年11月1日實施的財務(wù)審批制度 中明

12、確規(guī)定超過 2000元的請購單、合同批準人為公司總經(jīng)理。 合同一般是在公司法人或授權(quán)簽字人簽字、蓋章后方可生效，除例外情況外。公司應(yīng)建立書面的合同評審制度， 并由相關(guān)專業(yè)人士對各類合同建立公司的格式合同， 明確合同應(yīng)當含有的附件內(nèi)容。（采購與付款控制管理制度中 2.3.2條提出要按照采 購控制程序進行合同評審，但采購控制程序中并未提及合同評審相關(guān)內(nèi)容，僅有采 購訂單審批權(quán)限設(shè)置。而且合同評審的范圍不應(yīng)局限于采購合同，涉及公司對外簽訂的合 同都應(yīng)由法務(wù)審核， 必要時應(yīng)由合同評審小組簽署意見。 財務(wù)審批制度 中對涉及合同、 訂單的審核、審批權(quán)限有具體規(guī)定）（3）審計建議：第一、由工程部對未加蓋公章

13、或采購合同章的合同進行補蓋印章；第二、由總經(jīng)辦法務(wù)專員起草合同評審管理制度，經(jīng)總經(jīng)理批準后實施；第三、對于保密協(xié)議中的保密期限與違約金金額，由法務(wù)專員根據(jù)有關(guān)規(guī)定和公司實際情況制定相關(guān)期限和比例，經(jīng)總經(jīng)理批準后實施；第四、對于已返還供應(yīng)商的合同，可以采取發(fā)回補蓋（若設(shè) 備已完成驗收并交付使用，可以不用補蓋）；對于未簽訂保密協(xié)議的補簽保密協(xié)議；對于 保密協(xié)議金額空白或劃“ / ”的，簽訂補充協(xié)議，明確保密期限和金額。由法務(wù)專員制訂有關(guān)合同的標準格式，經(jīng)公司高管簽閱后受控并實施。 （在公司 OA 上 已有部分格式合同，但經(jīng)詢問法務(wù)專員 * 證實，部分格式合同已失效或與現(xiàn)行的不符，同時 也存在部分格式未上傳的情況。）【后續(xù)跟蹤】根據(jù)報告中【審計發(fā)現(xiàn)與建議】的內(nèi)容，與業(yè)務(wù)部門達成共識，制定改進計劃如下,我們將在 2010年11月實施后續(xù)跟蹤 :序號問題點反饋意見責任人完成時間1審計發(fā)現(xiàn)與建議【 1】號由采購部制訂工程設(shè)備采購程序文件*2010-6-152審計發(fā)現(xiàn)與建議【 2】號加強資料檔案管理*2010-6-103審計發(fā)現(xiàn)與建議【 5】號工程設(shè)備立項程序文件李*斌2010-6-154審計發(fā)現(xiàn)與建議【 6】號工程