秘書角色 淺析

1、 蘭州大學(xué)就業(yè)模塊“秘書學(xué)”培訓(xùn)論文 “秘書角色”淺析 資環(huán)·05環(huán)科·武文飛“ 秘 書 角 色 ” 淺 析（資源環(huán)境學(xué)院2005級環(huán)境科學(xué) 武文飛）摘 要：秘書職業(yè)在當(dāng)今已經(jīng)顯得越來越重要，在新的時代環(huán)境下，我們應(yīng)該對秘書這一角色賦予時代的涵義，知道秘書這一角色受到多種因素的影響，是多種因素共同作用的產(chǎn)物，它的運動軌跡是十分復(fù)雜的，并不是通過單一的函數(shù)模擬就能很好的理解并扮演著一角色的，而且在實際的工作當(dāng)中還可能發(fā)生角色沖突而產(chǎn)生不適感，這就需要我們熟悉秘書職業(yè)的特點并掌握相關(guān)的理論，給秘書角色一個比較準(zhǔn)確的定位，以利于工作順利高效地完成。因此，本文就從富有時代涵義的秘書

2、定義出發(fā)，通過分析秘書職業(yè)的特點，以及秘書角色的分工，提出秘書如何提高自身素質(zhì)，科學(xué)定位自身秘書角色的有效途徑。關(guān)鍵詞：秘書 角色 定位眾所周知，秘書的職能就是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，通過服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)來體現(xiàn)為人民服務(wù)這一根本宗旨，秘書的特性，也因此決定了“秘書工作是很困難、很辛苦的工作”，“又是非常重要的工作，這是很多人不愿干、一般人又干不了的活”。因此，要成為一個優(yōu)秀的秘書人員，就必須充分把握秘書的時代涵義，全面認識秘書這個職業(yè)的特點和要求，全面把握好所扮演的社會角色。一、 秘書的時代涵義“秘書”一詞自20世紀(jì)80年代產(chǎn)生以來，不同的人對這一概念的理解均不一致，各有側(cè)重點，下面先談?wù)剣庥嘘P(guān)“秘書”的定

3、義。（1）秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手，她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實際行動顯示出主動性和正確的判斷力，并在給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出決定。（2）秘書是指具有熟練的辦公室工作能力，不需上級教促即能主動負貴，積極進取、干練果斷，能在授權(quán)范圍內(nèi)做出正確決定的經(jīng)理助手。下面再來看看我們國內(nèi)秘書界關(guān)于“秘書”的若干理解。（1）秘書，在我國現(xiàn)代主要是指黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。（2）秘書是領(lǐng)導(dǎo)、專家、管理人員在履行其職務(wù)時的輔助人員。（3）秘書或秘書工作者是各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)人員的參謀和助手，主要職責(zé)是協(xié)助決策，承辦業(yè)務(wù)

4、，摘好行政工作。（4）秘書是專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施服務(wù)的人員。（5）秘書是指掌管文書并協(xié)助機關(guān)或部門負貴人處理日常工作的人員。可以看到，上述關(guān)于秘書的理解各有側(cè)重點，但是同時我們又可以發(fā)現(xiàn)其中的共同特點，那就是秘書應(yīng)該結(jié)合時代環(huán)境，結(jié)合時代的新的要求來努力掌握秘書的專業(yè)技能，并且學(xué)會操作現(xiàn)代辦公技術(shù)，有效利用自身智慧，為自己的上級提供必要的綜合服務(wù)和輔助性工作的工作人員。二、 秘書工作的特點從前面關(guān)于秘書的定義中我們也可以看出，秘書工作具有從屬性和輔助性的特點。具體說來則主要有以下幾點：（1）綜合性領(lǐng)導(dǎo)工作是全面性的工作，其所涉及的管轄范圍的深

5、度和廣度就決定了秘書工作的紛繁復(fù)雜特性。（2）服務(wù)性為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，是文秘工作的永主題，因此秘書人員就需要對上級的合理要求來通過自己的努力工作來滿足，并在具體的工作過程中表現(xiàn)出來。（3）事務(wù)性辦文、辦會、辦信（電），收發(fā)公文，撰寫文稿，接轉(zhuǎn)電話，接待來訪，安排日程，上傳下達等，周而復(fù)始，大多是以辦事形式表現(xiàn)出來。（4）政治性文秘工作必須堅持黨的路線、方針、和國家的法規(guī)法令，因而文秘人員應(yīng)具有政治敏銳性和判斷力。（5）機要性文秘人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，接觸重要文件，經(jīng)管機密、絕密事項，參加有關(guān)會議，提前知道某些重要決定和信息，這種機要性，要求有保密意識，遵守保密紀(jì)律。（6）服從性文秘人員

6、辦任何事情，處理任何事務(wù)，都只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神，而不能擅自作主決定某項任務(wù)。三、 秘書的角色功能通過前文對秘書角色定義的理解和對秘書工作特性的理解，可知，秘書職責(zé)的綜合性決定了秘書角色的多樣性。而且在實際的工作過程中也表現(xiàn)出了這一特點。因此，下面就談?wù)劽貢慕巧δ?。為了討論的簡便，在這里將秘書的角色功能分為主角功能和配角功能。1.秘書的配角功能秘書職業(yè)的從屬性，決定秘書工作的配角地位。對此，秘書必須對自己的配角角色有充分的認識，能自覺地把握。秘書角色是以直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)為重要前提的，其它一切行為和思想都應(yīng)從這一前提出發(fā)。他的一切活動要服從領(lǐng)導(dǎo)活動的既定目標(biāo)，按照領(lǐng)導(dǎo)活動的要求和意圖調(diào)

7、整自己的行動和想法。也正是秘書們以完成大量的具體事務(wù)性工作來維持整個管理機器的正常運轉(zhuǎn)。秘書正是通過在領(lǐng)導(dǎo)身邊默默無聞的工作來體現(xiàn)這種功能的。因此，也就對秘書提出了許多角色要求。在這些角色要求中，忠誠和謹(jǐn)慎無異是對秘書的首要要求。因為秘書是以獲得領(lǐng)導(dǎo)的信任為存在的前提，而獲得領(lǐng)導(dǎo)信任，又必須主動以自己的忠誠去換取。從根本上講忠誠的應(yīng)是黨和人民的事業(yè)，而不是某一領(lǐng)導(dǎo)者。同時應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎的處理各類事務(wù)，以協(xié)調(diào)好各方面的工作，避免出現(xiàn)不必要的失誤和麻煩。2.秘書的潛在主角作用秘書在實際工作中扮演的是一個角色組，特殊場合下，也有充當(dāng)主角的時候。即使在領(lǐng)導(dǎo)身邊，也不是一成不變的配角，還可以發(fā)揮潛在的主角作用

8、，即秘書通過對領(lǐng)導(dǎo)決策的輔助，間接地影響領(lǐng)導(dǎo)活動的日的和指向，作為領(lǐng)導(dǎo)支配地位的影像而顯現(xiàn)。作為現(xiàn)代秘書，在領(lǐng)導(dǎo)的決策前后，應(yīng)主動大膽地出謀劃策。首先必須有敢于“標(biāo)新立異”的勇氣，大膽開拓創(chuàng)新的精神。其二，必須提高自己的政治思想素質(zhì)，達到與真正的主角同樣甚至高于的思想高度，培養(yǎng)臨峰俯視的才氣，宏觀把握的眼光，同時又必須做到細致。其三，作為信息時代的秘書，還必須強化信息的綜合分析和調(diào)查研究能力，為領(lǐng)導(dǎo)提供真實可靠的情報和決策的依據(jù)。四、 秘書角色的科學(xué)定位 根據(jù)現(xiàn)代漢語詞典，定位有兩種涵義：（1）用儀器對物體所在的位置進行測量；（2）經(jīng)測量后確定的位置。關(guān)于定位秘書角色應(yīng)采用第二種涵義，也即秘書

9、應(yīng)該是怎樣的，應(yīng)當(dāng)充當(dāng)什么角色。下面就從兩個方面來探討這一問題。1.明確秘書工作的特點，明確自己的職責(zé)，是準(zhǔn)確定位秘書角色的前提（1）明確“對位”知道“該做什么”作為具體的操作者，秘書要經(jīng)常思考這樣一個問題，如何保質(zhì)保量地完成工作任務(wù)要解決這個問題，一要做到三勤：勤學(xué)、勤想、勤干。二要做到三熟：政策規(guī)定熟知，工作環(huán)境熟悉，業(yè)務(wù)技能熟練。三要做到三清：清楚內(nèi)外關(guān)系，清楚工作重點，清楚領(lǐng)導(dǎo)意圖。（2）提前“就位”知道“先做什么”在紛繁復(fù)雜的秘書工作當(dāng)中，如果分不出輕重、主次、緩急、就會因小失大。所以秘書應(yīng)以目前迫切需要和必須解決的問題為急。這樣就能理出工作主線，合理地做好各項工作；不急于辦的事務(wù)可

10、以緩辦，為其他事情讓路。日常工作要按時完成，以減少“塞車”現(xiàn)象。（3）靈活移位，知道“不做什么”秘書在履行督辦，協(xié)調(diào)等職能時一定要明確督辦不等于發(fā)號施令，協(xié)調(diào)不等于包辦代替。所以，秘書在督辦和協(xié)調(diào)時應(yīng)將位置下移，在熟悉情況，理解別人的基礎(chǔ)上完成任務(wù)。（4）轉(zhuǎn)換角色，及時“補位”秘書人員固然要明確職責(zé)，找準(zhǔn)位置。但相互之間的角色也并非絕對不能轉(zhuǎn)換，同級之間其他人員不在崗，有關(guān)部門需要幫助時，可以隨機制宜，及時補位，避免工作中出現(xiàn)失誤。2.在工作中應(yīng)當(dāng)盡量避免角色沖突，合理解決角色的沖突問題（1）要擺正自己的位置首先必須認清“我是誰”這個問題。在工作中，秘書永遠要遵循規(guī)則，為領(lǐng)導(dǎo)搞好服務(wù)。其次要知

11、道“我在干什么”。秘書所從事的一般是基礎(chǔ)性工作，包括資料收集、文件整理、材料寫作、調(diào)查研究等，處于從屬地位，其價值只有在為整體服務(wù)的過程中才能得到認同。（2）要保持角色系統(tǒng)的整體均衡秘書不能人為地給某一種或幾種角色斌予功利色彩，或夸大其作用秘書的多樣性角色并無主次之分，因此要協(xié)調(diào)好在不同環(huán)境下的各種角色的轉(zhuǎn)換。（3）要善于換位思考秘書的換位思考主要針對領(lǐng)導(dǎo)而言。領(lǐng)導(dǎo)有時工作上會出現(xiàn)差錯，可能在處理事務(wù)時采取感性的方式，使得秘書不理解或想不通。這時秘書最好保持冷靜的態(tài)度，把自己放在領(lǐng)導(dǎo)的位上加以思考，這樣就會對領(lǐng)導(dǎo)偶然的過失表示理解，同時向領(lǐng)導(dǎo)提出善意的補正意見。（4）要正確發(fā)揮各種角色的功能不

12、同的角色具有不同的功能，角色主體只有自覺適應(yīng)各種不斷變化的環(huán)境，才能在實踐中實現(xiàn)自我價值，從而極大地發(fā)揮自己的潛能。因此，秘書必須讓自己的身份角色和職能角色同時體現(xiàn)在具體的行為上，共同發(fā)揮作用，這樣就能不斷提高自己的綜合素質(zhì)。因此，有人提出秘書還應(yīng)做到“十要”和“七戒” ，即：十要：（1）腦要清：有清醒的頭腦，有清晰的思維能力。（2）心要誠：對領(lǐng)導(dǎo)忠誠，對基層群眾熱誠，以誠待人，勤奮工作。（3）氣要平：遇到困難和挫折，基層群眾不理解時要平心靜氣，不發(fā)急、會制怒。（4）眼要明：目光敏銳，善于發(fā)現(xiàn)新事物。（5）耳要靈：及時收集各方面信息，及時了解群眾的意見和反映并及時反饋給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（6）嘴要嚴(yán)：

13、嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不該說的堅決不說。（7）腿要長：經(jīng)常深入基層了解情況、調(diào)查研究、掌握第一手材料。（8）手要短：廉潔奉公，不伸手撈個人好處，不借領(lǐng)導(dǎo)名義牟取私利。（9）行要正：作風(fēng)正派，一舉一動，一言一行都要起表率作用。（10）筆要直：論人衡事都要客觀公正。七戒：（1）戒敷衍塞責(zé)不盡心：工作責(zé)任心的強弱是能否勝任本職工作的第一要素。（2）戒疲于應(yīng)付腦不勤：能撰寫出既符合政策規(guī)定又合乎領(lǐng)導(dǎo)口味的文稿。（3）戒夸夸其談腿不勤：說空話不辦實事。（4）戒飛短流長嘴不嚴(yán)：秘書工作要求其具有保密性。（5）戒稍遇挫折精神不振：要正視工作中的挫折。（6）戒飛揚跋扈定位不準(zhǔn)：應(yīng)認清角色、擺正位置，絕不目中無人、

14、居高臨下。（7）戒曲意討好心不正：做好自己的本職工作。秘書角色的準(zhǔn)確定位是做好秘書工作的前提，是秘書工作的指南。社會的高速發(fā)展要求我們必需準(zhǔn)確定位自己，只有準(zhǔn)確定位自己的角色才能取得人生和事業(yè)的成功。五、 提升綜合素質(zhì)，滿足角色的定位要求（1）樹立和培養(yǎng)相應(yīng)的意識，提高政策水平有良好的意識才能在工作中保持良好的道德水平，貫徹落實黨的基本方針政策。所以秘書應(yīng)該牢牢掌握馬克思主義中國化的精髓，提生政治素質(zhì)，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，把工作做到實處。（2）實施嚴(yán)格有效的信息培訓(xùn)制度如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是對秘書的一大挑戰(zhàn)，因此需要采取相應(yīng)的信息素質(zhì)培訓(xùn)制度，加大對辦公室秘書進行崗前和在職信息素質(zhì)培訓(xùn)的力度，以增強各種應(yīng)

15、用、處理信息的能力。（3）進行自我教育，更新知識知識的更新是工作的創(chuàng)新的基礎(chǔ)，因此秘書人員應(yīng)該熟悉本專業(yè)的基本知識，積極擴大知識的涉獵范圍，以滿足秘書工作的需求。（4）培育創(chuàng)新思維秘書人員要在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調(diào)性工作的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮自己的主觀能動性，積極開動腦筋，對工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作方法有自己獨立的思想和語言。以次更好的為秘書工作服務(wù)。（5）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作水平目的是通過各種形式的理論學(xué)習(xí)、經(jīng)驗交流等活動，來有效的提高秘書的工作能力，以利于秘書工作高效有序地展開。 總之，秘書人員應(yīng)該熟練掌握必備的專業(yè)技能，同時在具體的工作環(huán)境中不斷通過各種途徑和方式努力提升自己的綜合素質(zhì)，科學(xué)合理的看待秘書角色的多樣性問題，并在不斷處理秘書角色沖突的過程中全面的理解秘書這一角色，最終給自己的秘書角色一個科學(xué)合理的定位，順利高效的展開自己的本職工作，最終取得事業(yè)上的