公文基礎知識

1、公文基礎知識公文基礎知識1、 公文的含義國家行政機關的公文（包括電報,下同）,是行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書,是傳達貫徹黨和國家的方針、政策,發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章,施行行政措施,答復問題指導、布置和商洽工作,報告情況,交流經驗的重要工具。2、 公文的作用（1） 發(fā)布政令,傳達決策。黨的各項方針、政策,國家的各項政令、法規(guī)、決定,各級各類機關的決策意圖,需要發(fā)布開來、推行下去,報告上來、傳遞出去,這就要借助公文,通過公文運行渠道來實現(xiàn)。從發(fā)布最高一級機關制訂的大政方針,到傳遞最低一級機關的報告、請示,無不依靠公文這個工具。（2） 指導、推動工作。由于公文是一種具有權威性的特

2、殊文體,各級機關運用公文手段來推行決策意圖。領導機關用它來組織和指導各系統(tǒng)、部門、地區(qū)的具體工作;下級機關用它來匯報情況或求得批準支持,以開展工作。公文是推動行政機關工作的一項不可缺少的重要工具。（3） 工作依據(jù),檢查憑證。依據(jù)和憑證作用是公文的基本作用。上級依據(jù)上報的公文審批、答復、決定;下級依據(jù)下發(fā)的公文開展工作。離開了公文,工作便失去了依據(jù),必然各行其是。上級的決策是否正確,下級情況反映是否屬實,公文是最好的憑證。工作開展后,評價其效績,也要以公文為檢查憑據(jù)。（4） 溝通信息,聯(lián)系公務。各機關在公務活動中,用公文與上下左右的機關進行聯(lián)系,相互告知情況、交換情報、交流思想、接洽工作、協(xié)調工

3、作。隨著公文在其間的往復運行,整個機關系統(tǒng)由此聯(lián)成一體,使各項工作能高效率、有秩序地開展起來。（5） 宣傳教育,統(tǒng)一思想。公文不僅要傳達決策意圖、布置任務,還要解釋原因、說明情況,讓人們知道為什么要這樣做,從思想上弄清問題,提高認識。充分發(fā)揮公文的宣傳教育作用,可以使廣大干部、群眾明確目標,統(tǒng)一思想,以積極的態(tài)度對待工作,提高工作的自覺性。3、 公文的特點（1） 鮮明的政治內容。公文在內容上具有鮮明的政治性。我國是中國共產黨領導下的社會主義國家,運行于我國各機關的公文,必須貫徹黨和國家的路線、方針、政策,有利于社會主義制度,維護人民的利益。（2） 法定的權威性和約束功能。公文的法定作者是合法的

4、制發(fā)機關,而非執(zhí)筆者個人。機關的制發(fā)權力是經法定認可確定的,因此,各級機關所發(fā)公文在有效的時限、范圍內,具有國家法律所賦予的權威性和約束力。公文一經制發(fā),有關的受文機關和人員就必須嚴肅認真地對待,這就保證了它的執(zhí)行效能。（3） 一定范圍和使用時間。一份公文對應某一方面的工作、發(fā)給一定的受文對象,這就限定了公文的空間范圍,超出該范圍,公文便失去其效能。此外,公文的效能還受一定時間的限制。公文皆為解決現(xiàn)實問題而制發(fā),一般要求限期傳達執(zhí)行,緊急公文更強調了它的現(xiàn)實執(zhí)行性。公文總是在規(guī)定的空間范圍內和時間效力范圍內生效,一旦工作完成了,問題解決了,或新的有關公文制發(fā)出來了,原公文的效用也結束了。（4）

5、 規(guī)范性的文體形式。公文是一種高度程式化的應用文體。公文在長期實踐中形成了獨特的寫作格式和一套制發(fā)規(guī)范,并用國家法規(guī)予以規(guī)定,任何機關都不得另搞一套,各行其是。公文的規(guī)范化對提高行政機關工作效率、推動文書工作現(xiàn)代化有著重要的作用。（5） 準確莊重的文風。撰制公文是一項嚴肅的工作,公文要維護其政治性和權威性,就必須保持準確、嚴肅、莊重的文體特點。這就要求反映事物客觀實際,表達意見態(tài)度明朗,選詞用語嚴謹準確,從而形成理正辭嚴、簡練明達、莊重有力的公文風格。4、 公文的種類國家行政機關的公文種類,按照國家行政機關公文處理辦法的規(guī)定,分為13種,即主要有：命令（令）、議案、決定、意見、公告、通告、通知

6、、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。5、 公文的格式公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。（1） 國家行政機關正式公文的文頭一般由文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度等組成。占文件首面的三分之一到五分之二,用橫隔線與正文分開。1. 文件名稱由發(fā)文機關全稱或規(guī)范簡稱加上“文件”二字組成（函只署發(fā)文機關名稱）,置于首面的上端,用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個以上機關聯(lián)合行文,牽頭主辦機關排列在前,也可只用主辦機關的名稱。黨委和政府聯(lián)合行文,黨委排列在前。2. 發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、標于括號內的年份、順序號組成,位于文件名稱之下、橫隔線之上的正中位置（函的發(fā)文字號標注在標題的右上方）

7、。兩個以上機關聯(lián)合行文,只標明主辦機關的發(fā)文字號。3. 上報的文件,應當在發(fā)文字號的同一行右端標明簽發(fā)人姓名。4. 秘密等級、緊急程度,應視文件內容需要從上至下依次標注在文件名稱的左上角。秘密等級依次分為“秘密”、“機密”、“絕密”三種;緊急程度分為“急件”、“特急件“。機密、絕密文件應標注份號。5. 政府令的文頭由套紅印刷的“政府令”和編號組成。政府令的編號為“第號”。（2） 公文的正文部分一般包括標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關等。1. 標題。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容,一般由發(fā)文機關名稱、內容提要和文種三部分組成。公文標題的作用,一是提示內容、點明主題,使人一目了然;

8、二是給公文定名,標題就是該公文的名稱,便于收文機關登記管理,便于查找詢問。公文標題位于橫隔線之下居中位置。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不加標點符號,不能以引用文件字號代替內容提要。2. 主送機關。指收受、辦理文件的單位。俗稱“抬頭”。除“公告”、“通告”以外,正式公文一般都應標明主送機關。主送機關名稱位置一般在標題之下,正文之上左端頂格位置書寫?！皼Q定”、“命令（令）”、“會議紀要”等文種,主送機關可置于文尾主題詞之下抄送欄內,標為“主送：”“或分送：”,或在抄送欄內連同抄送機關一并用“送：”。向上級機關的請示,只寫一個主送機關,如需同時送其它機關,用抄送形式。3. 正文。即公文

9、的具體內容,是公文的核心部分。需要使用序數(shù)符號標明層次時,一般排列順序是：第一層用“一”,第二層用“（一）”,第三層用：“1.第四層用”,“（1）”。行政規(guī)章視需要按章、節(jié)、條、款、項標明層次。正文的位置在主送機關以下。較長的公文一般由開頭、主體、結尾三部分組成。正文的寫法從內容上講,要把事情交待清楚,什么事、什么問題,準確無誤。觀點要鮮明。需要受文單位做什么,解決什么問題,準確明白。從形式上講,條理層次清楚,文字簡練確切,標點符號準確無誤,篇幅力求短。4. 發(fā)文機關。是指正文之后、附件之下所署發(fā)文機關名稱。發(fā)文機關的位置在正文之后偏右下方。如果正文占滿了公文紙的全頁,不得不在下一頁落款時,可

10、將落款放在空白頁。發(fā)文機關應寫機關全稱或規(guī)范化的簡稱（也可用單位的印章代替）。5. 成文日期。是以領導人簽發(fā)的日期為準。經會議批準的文件,以會議通過的日期為準,電報以發(fā)出日期為準,幾個機關聯(lián)合發(fā)文的,以最后一個領導人簽發(fā)的日期為準。成文日期使用公元紀年,用漢字書寫。成文日期的位置一般在發(fā)文機關的下面。成文日期是文件生效和查閱的重要依據(jù),要求準確、完備、具體,不能忽視。6. 印章。印章是發(fā)文機關表示對公文負責并標志公文生效的憑證。公文除會議紀要外,都應加蓋印章。聯(lián)合上報的非規(guī)章性文件,可由主辦單位加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文,聯(lián)合發(fā)文機關都應加蓋印章。印章一般蓋在成文日期之處,上邊沿不壓正文,下邊沿

11、騎年蓋月。7. 附件。公文如有附件,附件名稱注在正文之后,文件落款之前,如有兩個以上附件應注明附件的順序。附件與主件訂在一起發(fā)送,如不能訂在一起,應在附件首頁左上角注明主件的發(fā)文字號和附件的順序號。8. 抄送機關。即指除主送機關以外需要了解該公文內容的有關機關。在實際工作中,需注意幾個方面：抄送機關不能濫抄濫送,也不能漏抄漏送;請示公文不得同時抄送下級機關;向下級機關的重要行文要抄送直接上級機關;向下轉發(fā)上級機關的文件,不要再抄送上級機關。（3） 文尾部分包括主題詞、抄送欄、印發(fā)機關與印發(fā)日期、印制份數(shù)等項。1. 主題詞標于文尾部分抄送欄之上。上報的文件從受文機關制發(fā)的主題詞表中選取詞標注其它

12、文件可從本機關制定的主題詞表中選詞標注。標注主題詞一般選35個單一詞組,以先內容、后形式的順序排列。標注主題詞應準確、規(guī)范。2. 抄送欄位于主題詞之下、印發(fā)機關與印發(fā)日期欄之上。抄送范圍如涉及各方面機關,一般按黨委、人大、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。抄送機關的名稱用全稱或規(guī)范化簡稱。3. 印發(fā)機關與印發(fā)日期欄位于抄送欄之下,左端標注公文印發(fā)機關名稱,右端標注印發(fā)日期。翻印文件,此欄標注翻印機關名稱和翻印日期。4. 文件印制份數(shù)標注在印發(fā)機關與印發(fā)日期欄之下右側,標注有“（共印份）”。主題詞、抄送欄、印發(fā)機關與印發(fā)日期欄、印制份數(shù)之間分別加橫線分開。公文從左至右橫寫橫排。公文紙一般用a4型（長297毫米，寬210毫米），左側裝訂。公告”、“通告”用紙大小,視實際需要確定。六、公文的行文規(guī)則（一）各級國家行政機關的行文關系,根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定。按行政隸屬關系報送政府審批的請示,可由政府批復,也可由政府授權其辦公廳（室）或主管部門答復。政府部門報請政府批轉執(zhí)行的公文,可由政府批轉,也可由政府授權其辦公廳（室）轉發(fā),還可冠“經政府同意”由部門下達。（二）凡屬政府各部門職權范圍內的事項,需要行文的,一律以部門名義直接行文。下級政府需要解決的