淺談施工企業(yè)項(xiàng)目物資管理信息化

1、淺談施工企業(yè)項(xiàng)目物資管理信息化 摘要：根據(jù)施工項(xiàng)目物資管理的調(diào)研情況，針對(duì)施工企業(yè)項(xiàng)目物資管理現(xiàn)狀，就如何提高項(xiàng)目物資管理信息化水平，有效控制物資采購成本，降低物資消耗，提高施工企業(yè)物資管理整體水平進(jìn)行了探索與思考。 關(guān)鍵詞：施工企業(yè)；項(xiàng)目物資管理；信息化 Abstract: according to the construction project material management research situation, in view of the construction enterprise project material management present situatio

2、n, and how to improve the project material management informational level, effective control of the material purchasing cost, reduce material consumption, improve the overall level of construction enterprise material management is explored and thinking. Keywords: construction enterprise; Project mat

3、erial management; information 中圖分類號(hào)：F279.23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-2104(2013) 1概述 物資管理是企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分，施工企業(yè)的物資采購、消耗多發(fā)生在項(xiàng)目上，故項(xiàng)目物資管理是企業(yè)物資管理的細(xì)胞，抓好項(xiàng)目物資管理是加強(qiáng)企業(yè)管理的基礎(chǔ)，是降低工程成本、減少資金占用、提升企業(yè)管理水平的關(guān)鍵因素，推行項(xiàng)目物資管理信息化是加強(qiáng)項(xiàng)目物資管理的最優(yōu)途徑。但是，施工企業(yè)點(diǎn)多線長的特點(diǎn)，給企業(yè)管理帶來了很大的難度。對(duì)于中鐵大橋局集團(tuán)第六工程有限公司（前身為鐵道部大橋工程局谷城橋梁工廠）這樣一個(gè)施工企業(yè)來說，橋梁及軌枕產(chǎn)品生產(chǎn)在其生產(chǎn)經(jīng)營份

4、額里面占據(jù)了很大的比例。同時(shí)，在產(chǎn)品成本中物資成本占了60%70%左右，隨著高鐵事業(yè)的發(fā)展及前幾年全國基建的大力投入，該公司現(xiàn)有10多個(gè)現(xiàn)場制梁、軌枕項(xiàng)目，不但管理跨度大，而且十多億元的物資成本控制更是擺在物資管理人員面前的難題。為了探討如何提高物資管理水平，有效降低物資消耗，筆者針對(duì)津保鐵路某制梁場，對(duì)梁場的物資管理現(xiàn)狀開展了調(diào)研。 2項(xiàng)目物資管理現(xiàn)狀及弊端 1.現(xiàn)代工具運(yùn)用不多，物資管理基礎(chǔ)工作不規(guī)范。梁場物資管理工作偏重于傳統(tǒng)工具及手工作業(yè)，產(chǎn)生了大量的收料、領(lǐng)料單據(jù)、驗(yàn)收入庫單據(jù)以及合同文件，這些單據(jù)和文件以手工編目歸檔，日常工作中只是利用Excel表格將這些單據(jù)和文件進(jìn)行了編號(hào)保存起

5、來，需要時(shí)再通過Excel的查詢功能找到編號(hào)，再從文件盒里找出需要的單據(jù)和文件，但是一年的物資單據(jù)和文件幾千份，找起來還是比較麻煩的，不僅如此，保管這些單據(jù)和文件也不容易。另外傳統(tǒng)的手工記賬還存在一定的不規(guī)范性與隨意性，會(huì)嚴(yán)重導(dǎo)致物資在管理的過程中出現(xiàn)出、入庫手續(xù)不齊、不對(duì)以及各種形式登記不及時(shí)或漏登的情況發(fā)生，給物資工作帶去了諸多困難。 2.物資的庫存量相對(duì)較大。雖然也有物資采購計(jì)劃，但物資在采購過程中，采購人員自己往往憑自己的經(jīng)驗(yàn)判斷進(jìn)行采購，這就很可能使得物資在采購的過程中，出現(xiàn)某項(xiàng)物資購買過量以及購買過少的情況發(fā)生，對(duì)于購買過量的物資來講，其不但得不到正常的使用，還占據(jù)了大部分庫存，而

6、對(duì)于購買過少的物資而言，就不能保證施工生產(chǎn)需要，甚至造成停工待料。為了施工需要，物資部門必須再次花費(fèi)人力、物力、財(cái)力以及精力去市場中重新購買，這種采購的盲目性，不僅造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，還使得物資管理部門的日常工作得不到應(yīng)有的保證，失去了管理的科學(xué)性。 3.物資管理員的工作量大，工作效率有限。由于物資管理工作本身就存在繁雜性，以及工作中資源不能共享造成的重復(fù)勞動(dòng)，更加加重了物資管理人員的工作量。這種單純只靠人工的管理方法，不僅僅需要的是時(shí)間，而且效率低下，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤與漏洞，還降低了物資管理人員的工作效率。 4.物資統(tǒng)計(jì)核算的準(zhǔn)確率相對(duì)較低。橋梁施工物資材料量大、種類繁多，傳統(tǒng)的手工記帳

7、的不規(guī)范性與隨意性，造成物資統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的降低，成本歸集準(zhǔn)確率的降低，使得物資報(bào)表不能準(zhǔn)確的反映物資的實(shí)際情況，從而領(lǐng)導(dǎo)就不能從物資報(bào)表中得到準(zhǔn)確的決策信息。 5.人員配備不足且老化嚴(yán)重，素質(zhì)偏低?，F(xiàn)場物資管理人員年齡偏大，文化程度偏低，有的不懂電腦，有的不懂業(yè)務(wù)，素質(zhì)參差不齊，物資管理整體水平難以有質(zhì)的提高。 3項(xiàng)目物資管理信息化的意義 1.物資管理信息化就是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將物資管理中的計(jì)劃編制、采購、物資驗(yàn)收入庫、出庫、成本控制、合同管理等一系列管理信息進(jìn)行處理，讓信息按標(biāo)準(zhǔn)的物資管理程序流動(dòng)，既規(guī)范了物資管理流程，又實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源的共享，還可以對(duì)信息進(jìn)行有效的控制和統(tǒng)計(jì)。這樣一來，

8、主管部門和相關(guān)部門可以隨時(shí)查看物資的管理狀況；主管領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)了解分管部門的工作進(jìn)展。 2.物資信息化加快了信息流通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性。現(xiàn)階段，信息處理完成后，是通過人與人的傳遞來實(shí)現(xiàn)信息的流通，流通時(shí)間相對(duì)較長。如果通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，信息處理的結(jié)果就可以馬上顯示出來。例如，當(dāng)入庫或發(fā)料信息到達(dá)倉庫，只要物資管理人員一確認(rèn)，庫存 情況就會(huì)馬上更新，現(xiàn)階段存在的庫存查詢問題，將得到完全解決。 3.無紙化辦公，同時(shí)減少人的勞動(dòng)量。實(shí)現(xiàn)物資管理信息化，把人從大量煩瑣、無序、低端的工作中解脫出來，去處理更有價(jià)值、更重要的工作，提高了企業(yè)的工作質(zhì)量和工作效率。另外，“無紙化”的辦公，也節(jié)約了紙張等辦公用品的

9、開支。 4.物資管理信息化，使得物資管理日常工作程序化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣一來，只要對(duì)物資管理人員做好首次培訓(xùn)，后期的工作就可按部就班，推行項(xiàng)目物資管理信息化，使得企業(yè)物資管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化成為可能。 4項(xiàng)目物資管理信息系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計(jì) 4.1供應(yīng)商管理模塊設(shè)計(jì) 要求各項(xiàng)目在采購前按照要求，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，并將評(píng)價(jià)記錄傳輸?shù)焦?，公司根?jù)項(xiàng)目上報(bào)的資料進(jìn)行評(píng)估確認(rèn)后，成為公司的合格供應(yīng)商;公司合格供應(yīng)商將在信息系統(tǒng)中予以公布，各項(xiàng)目的物資必須在公布的合格供應(yīng)商中采購，否則系統(tǒng)將不予接受。 根據(jù)供應(yīng)商在各項(xiàng)目供應(yīng)過程中的表現(xiàn)，公司相關(guān)部門將定期對(duì)各供應(yīng)商進(jìn)行再評(píng)價(jià)，不合格的供應(yīng)商將從名錄中予以

10、清除;在供應(yīng)商的備注欄中可以記錄各供應(yīng)商的重要表現(xiàn)供各項(xiàng)目參考。 4.2價(jià)格管理模塊設(shè)計(jì) 物資采購管理一直是施工企業(yè)感到頭痛的事，如果完全靠人去管是很難達(dá)到理想效果的。為此我們?cè)谙到y(tǒng)中設(shè)立供應(yīng)商報(bào)價(jià)模塊，將供應(yīng)商在各項(xiàng)目的報(bào)價(jià)在系統(tǒng)內(nèi)公布，為其他項(xiàng)目物資采購提供參考價(jià)格，同時(shí)，我們還定期對(duì)系統(tǒng)中物資采購入庫的實(shí)際單價(jià)及所在的項(xiàng)目進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，一方面讓項(xiàng)目之間相互了解物資采購的價(jià)格水平，同時(shí)督促各項(xiàng)目努力降低物資采購成本。有了參照和對(duì)比，形成一種無形而有效的管理壓力，還可達(dá)到有效監(jiān)控的目的。 價(jià)格管理模塊應(yīng)與“我的鋼鐵網(wǎng)”、“鐵路工程造價(jià)信息網(wǎng)”等建材價(jià)格信息網(wǎng)站鏈接，以便物資采購人員及時(shí)掌握各

11、地建材的網(wǎng)上報(bào)價(jià)，為物資采購價(jià)格確定提供參考;同時(shí)，物資采購人員還應(yīng)掌握工程中標(biāo)時(shí)物資的編制期價(jià)格，定期與鐵路工程造價(jià)信息網(wǎng)公布的信息價(jià)相比較，為材料價(jià)格調(diào)差準(zhǔn)備第一手資料。 4.3合同管理模塊設(shè)計(jì) 由公司牽頭建立物資采購合同標(biāo)準(zhǔn)文本庫，防止在合同簽訂過程中出現(xiàn)遺漏、缺項(xiàng)和不規(guī)范等現(xiàn)象，提高合同簽訂的質(zhì)量和速度。要求各項(xiàng)目將需要簽訂的合同錄入系統(tǒng)中，并傳輸?shù)焦荆驹诤贤磿?huì)簽前就可以查看合同內(nèi)容，對(duì)不符合要求的條款進(jìn)行及時(shí)修改;各項(xiàng)目管理人員也可以在本地系統(tǒng)查看各項(xiàng)目實(shí)際采購的合同，作為簽訂合同的參考。對(duì)各個(gè)合同可以在“執(zhí)行情況”欄中錄入合同具體的執(zhí)行、履約情況。通過規(guī)范合同文本，實(shí)行合同

12、會(huì)簽等，規(guī)避不必要的合同風(fēng)險(xiǎn)。 4.4業(yè)務(wù)流程管理模塊設(shè)計(jì) (1)物資目錄管理 物資目錄是物資管理信息系統(tǒng)的核心字典，必須保證數(shù)據(jù)的完整、準(zhǔn)確，并能根據(jù)需要及時(shí)更新物資目錄。 物資目錄編碼要合理規(guī)劃設(shè)計(jì)，軟件要保證物資目錄數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性、唯一性、及時(shí)性。物資目錄編碼要按照易記憶、易使用、易統(tǒng)一、易維護(hù)、易擴(kuò)展的原則編制。 (2)物資計(jì)劃管理 由項(xiàng)目工程部門依據(jù)產(chǎn)品(工程)數(shù)量及消耗定額編制物資需求計(jì)劃，物資部門根據(jù)需求計(jì)劃結(jié)合物資的庫存情況編制物資采購計(jì)劃，經(jīng)審批后進(jìn)入物資采購流程。 (3)物資收發(fā)存管理 收料、發(fā)料要記錄日期、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、金額、采購價(jià)、經(jīng)辦人等信息，收料、發(fā)料后動(dòng)

13、態(tài)更新庫存量，可方便查詢收料、發(fā)料、庫存情況。 (4)物資消耗定額管理 采用費(fèi)用定額管理和實(shí)物定額管理兩種模式，對(duì)一些輔助用料，總體金額不大但實(shí)物消耗量大、使用頻率高的物資采用費(fèi)用定額管理的模式;對(duì)一些生產(chǎn)用料，單位價(jià)值高、總體金額大且單位產(chǎn)品(工程)必須消耗的物資，采用實(shí)物定額管理的模式;超定額領(lǐng)料必須辦理必要的手續(xù)。 4.5統(tǒng)計(jì)分析及報(bào)表管理模塊設(shè)計(jì) 能夠?qū)σ粋€(gè)時(shí)期消耗的各類物資進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，為成本分析、預(yù)結(jié)算分析和節(jié)支決策等工作提供快捷的信息支持，可方便統(tǒng)計(jì)分析庫存情況，生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 (1)可根據(jù)不同的供應(yīng)商或物資類別等對(duì)物資的收入情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，得出物資采購價(jià)格曲線，力求取得最優(yōu)的物資

14、采購價(jià)格。 (2)可根據(jù)不同的項(xiàng)目或物資類別等對(duì)物資的支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，得出物資消耗曲線，力求相同產(chǎn)品(工程)的同種物資損耗率最低。 (3)對(duì)相同會(huì)計(jì)結(jié)算日的物資庫存情況統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)物資的合理調(diào)劑，最大限度地降低庫存物資的資金占用。 (4)相同物資的概算價(jià)、信息價(jià)、采購價(jià)的統(tǒng)計(jì)，一方面可實(shí)時(shí)了解物資采購價(jià)格水平，同時(shí)可為材料價(jià)格調(diào)差準(zhǔn)備第一手資料。 5信息化技術(shù)的應(yīng)用成效 (1)實(shí)現(xiàn)了過程控制，材料成本管理貫穿于生產(chǎn)的全過程。信息化技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)的同時(shí)，下達(dá)材料成本預(yù)控指標(biāo);完成生產(chǎn)任務(wù)的過程中，材料消耗情況也有專門的預(yù)警系統(tǒng)控制，一旦超出預(yù)控指標(biāo)預(yù)警系統(tǒng)就會(huì)提示相關(guān)人員;階段生

15、產(chǎn)任務(wù)完成后，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)即時(shí)生成，為相關(guān)部門做好成本分析提供了數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。 (2)實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程控制，各項(xiàng)目管理水平有了明顯提高。過去，由于人的素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致各項(xiàng)目管理水平有高有低。信息化技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了管理標(biāo)準(zhǔn)化、模塊化，過程中存在的偏差，總部相關(guān)部門會(huì)通過遠(yuǎn)程發(fā)現(xiàn)，及時(shí)糾偏，各項(xiàng)目的管理水平得到了均衡發(fā)展，且有質(zhì)的提高。 (3)建立了信息共享平臺(tái)，信息傳遞準(zhǔn)確快捷，為下一階段的成本預(yù)控提供了數(shù)據(jù)支持。信息化技術(shù)的應(yīng)用，使得原本分散的、難以統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)在很短的時(shí)間即能準(zhǔn)確獲得，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確，盈虧情況一目了然，原因分析清楚透徹，為下一步的成本預(yù)控指明了方向和重點(diǎn);有效的信息共享平臺(tái)，使得相隔百

16、里、千里之遙的項(xiàng)目之間的資源共享成為可能，有效地降低了企業(yè)的生產(chǎn)成本。 6推行項(xiàng)目物資管理信息化的必備條件 信息化技術(shù)在施工企業(yè)項(xiàng)目物資管理中的有效推廣，需要各級(jí)各部門的大力支持和協(xié)助:一是公司決策層必須大力支持、關(guān)心和督促此項(xiàng)工作，選擇適合本公司實(shí)際的軟硬件;二是管理部門必須制定詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，并有專人負(fù)責(zé)，及時(shí)解決和公正處理實(shí)施過程中的問題;三是在實(shí)施過程中必須結(jié)合日常管理工作進(jìn)行，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率;四是信息傳輸時(shí)間必須嚴(yán)格要求和專人監(jiān)督，使信息及時(shí)準(zhǔn)確;五是推廣使用應(yīng)逐步、分階段和按照先易后難的順序進(jìn)行;六是在系統(tǒng)應(yīng)用過程中，系統(tǒng)的開發(fā)單位與使用單位的密切配合，是系統(tǒng)的順利實(shí)施和正常使用的有力保證。 信息化技術(shù)在施工企業(yè)項(xiàng)目物資管理中的有效應(yīng)用，還有大量的工作要做:一是硬件的完善，電腦、網(wǎng)絡(luò)是信息化技術(shù)應(yīng)用的必備條件，施工企業(yè)的物資倉庫與集中辦