采購合同的法律風(fēng)險(xiǎn)防范

1、采購合同的法律風(fēng)險(xiǎn)防范合同是平等主體的自然人、法人及其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的意思表示一致的協(xié)議，是反映交 易的法律形式。依法成立的合同，受法律保護(hù)。采購合同是合同法中買賣合同作為買方的一種表現(xiàn)形式，采購合同的法律風(fēng)險(xiǎn)，是指企業(yè)在訂立、履行采購合同的過程中，未來實(shí)際結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)發(fā)生差異而給企業(yè)造成損害的可能 性，如不注意防范和控制法律風(fēng)險(xiǎn)，將會(huì)引發(fā)諸多的合同糾 紛，甚至?xí)o企業(yè)帶來不可估量的損失。一、采購合同簽訂之前的法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防（一）主體資格審查簽訂合同前，應(yīng)對供貨方的資格進(jìn)行認(rèn)真審查。供貨方作為采購合同的一方當(dāng)事人，對其資格進(jìn)行審查是防范合同風(fēng)險(xiǎn)的源頭。要想保證交易安全，

2、首先應(yīng)當(dāng)了解“交易對手”。通過主體資格審查，判斷對方當(dāng)事人是否具有訂立合同的相 應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。主體資格審查主要可分為自然人，法人兩類。對自然人 而言，要查驗(yàn)其身份證，確認(rèn)其具有完全民事行為能力（即年 滿 18周歲），否則該自然人不具有簽約資格。一般而言，除 非即時(shí)清結(jié)的采購合同，不建議與自然人簽訂采購合同。采購合同的供貨方大部分是公司法人。審查公司法人的主體資格，一般是查驗(yàn)對方的三證是否齊全，特別專注其基本信息，如法定代表人、地址、年檢狀況。營業(yè)執(zhí)照不方便查驗(yàn)的，也可以到工商局查詢其基本狀況。在了解上述情況過程中如果發(fā)現(xiàn)異常，如未通過年檢，采購方要適時(shí)調(diào)整合同條款或者不再與之

3、簽約。（二）履約能力調(diào)查通過履約能力調(diào)查，查明對方當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、信用情況和不良行為記錄，為避免合同風(fēng)險(xiǎn)提供有力保障。根據(jù)以往 經(jīng)驗(yàn)，履約能力調(diào)查是通過公共信息、特別渠道信息和對方 提供的情況進(jìn)行綜合分析判斷。公共信息主要是通過網(wǎng)絡(luò)收 集對方的銷售規(guī)模、市場聲譽(yù)等相關(guān)信息。特別渠道信息主 要是公司人員通過自身資源了解對方的具體情況。對方提供 的情況也是判斷其履約能力的重要依據(jù)。例如，通過公共信 息的掌握，可以判斷對方提供的相關(guān)情況是否真實(shí)，從而判 斷其誠信程度。二、采購合同簽訂過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)控制采購合同的簽訂過程實(shí)際是合同雙方確定并填寫合同條款的過程。在此將流程簡要梳理如下：1、合同的主體

4、采購合同的主體指買受人和出賣人，亦稱需方和供方或買方和賣方，是合同的當(dāng)事人，是合同權(quán)利、義務(wù)的具體承擔(dān)者。當(dāng)事人的名稱或姓名和住址一定要清楚。企業(yè)或單位應(yīng) 當(dāng)使用全稱，保證與營業(yè)執(zhí)照上的名稱一致，也可以將營業(yè) 執(zhí)照作為合同附件。如果是自然人，姓名應(yīng)當(dāng)與其身份證上 的姓名一致，同時(shí)寫上身份證號(hào)碼。2、買賣的標(biāo)的物雙方一定要明確約定買賣產(chǎn)品名稱、品牌、規(guī)格、型號(hào)、等級(jí)、生產(chǎn)廠家、數(shù)量等詳細(xì)內(nèi)容，盡可能把產(chǎn)品的各項(xiàng)指 標(biāo)都作為標(biāo)的內(nèi)容寫進(jìn)合同。同時(shí)，要求供貨方對產(chǎn)品的所 有權(quán)及處分權(quán)做出保證或承諾，防止其產(chǎn)品上存在權(quán)利限 制，如產(chǎn)品被出租、抵押、涉嫌侵犯他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)等影響 到標(biāo)的物的交付。3、價(jià)款

5、及支付方式采購合同的主要義務(wù)是一方給物，一方給錢。因此，價(jià)款是 采購合同最為重要的內(nèi)容之一。 采購單一貨物，價(jià)格固定， 價(jià)款比較清楚，一般不會(huì)產(chǎn)生爭議。如果采購多種貨物或進(jìn) 行長時(shí)間的貨物買賣，價(jià)款較為復(fù)雜，一旦約定不明，則極 易產(chǎn)生爭議。因此，合同中應(yīng)明確產(chǎn)品單價(jià)、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù) 量、產(chǎn)品附件等，對于涉外合同，還應(yīng)當(dāng)明確貨幣種類及外 匯結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)，防止出現(xiàn)分歧。另外，支付方式也應(yīng)當(dāng)約定明確，價(jià)款支付是現(xiàn)金支付，還是用支票支付 ；如果采用匯款，匯費(fèi)由誰負(fù)擔(dān)等細(xì)節(jié)都應(yīng)當(dāng)明確。4、標(biāo)的物交付標(biāo)的物的交付即所謂的收貨、送貨，是采購合同中至關(guān)重要的內(nèi)容，其涉及到貨物風(fēng)險(xiǎn)的承擔(dān)、所有權(quán)的轉(zhuǎn)移等諸多問題，所以

6、，應(yīng)在采購合同中對交貨方式、運(yùn)輸方式、交貨地點(diǎn)、時(shí)間及運(yùn)輸費(fèi)用的承擔(dān)等事項(xiàng)約定明確。5、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)很多采購人員存在誤區(qū)：如果存在國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，則應(yīng)當(dāng)符合國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，不必寫 ；如果沒有國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，沒 什么可寫。結(jié)果導(dǎo)致采購合同中并無質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的具體內(nèi)容，這對采購方非常不利。實(shí)際上，商品缺少國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的情況非常普遍。因此建議采購合同一定要寫上具體的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，避免發(fā)生質(zhì)量糾紛時(shí)“沒有規(guī)矩”；在供方為外商的情況下，更應(yīng)該明確約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)槲覈鴩业膹?qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)（如果有）僅約束國內(nèi)企業(yè)，對外商并無直接約束力。在這種情況寫上適用國家強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)，將無法確定是哪個(gè)國家的標(biāo) 準(zhǔn)，從而導(dǎo)致此約定不明，

7、等于沒有約定，因此，此種情況 應(yīng)寫明適用我國國家的強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)。6、違約責(zé)任違約責(zé)任是促使采購合同當(dāng)事人履行合同義務(wù)，使對方免受或少受損失的法律措施，也是保證合同履行的主要條款，應(yīng) 在采購合同中做出較為詳盡的規(guī)定，如約定定金、違約金以 及賠償金的計(jì)算方法等。大量的采購合同中只是概括地約定 了違約責(zé)任，如“任何一方違約，則應(yīng)當(dāng)賠償因此給守約方造成的經(jīng)濟(jì)損失”，這種約定等同于沒有約定，沒有實(shí)質(zhì)意義。違約責(zé)任條款應(yīng)當(dāng)明確約定一方不履行合同具體條款或者不在約定的時(shí)間內(nèi)履行的，對方應(yīng)承擔(dān)多少違約金或約定定的違約金計(jì)算方式，例如，“每遲延一天，支付總價(jià)款萬分之一的違約金”，“貨物質(zhì)量不符合約定的，買方有權(quán)退

8、貨，賣方支付多少違金，如果買方因?yàn)槭褂觅|(zhì)量不合格的產(chǎn)品造成的其他財(cái)產(chǎn)、人身損害還應(yīng)當(dāng)予以賠償”。這樣，一旦一方違約，違約的責(zé)任將比較容易確定，要追究一方的違約責(zé)任也比較容易。7、爭議解決條款的約定爭議解決條款涉及的是當(dāng)事人在履行采購合同過程中一旦產(chǎn)生糾紛，經(jīng)協(xié)商不成時(shí)可以選擇的解決方法。糾紛解決方 式主要有兩種，即仲裁和訴訟。訴訟和仲裁各有利弊。訴訟是最常見的糾紛解決方式，即任何一方均有權(quán)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。合同沒有爭議解決條款，自動(dòng)適用訴訟方式解決。 根據(jù)中華人民 共和國民事訴訟法第 25 條的規(guī)定，合同當(dāng)事人可以在書 面合同中協(xié)議選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、 原告住所

9、地、標(biāo)的物所在地人民法院管轄合同糾紛。合同爭 議由不同的法院管轄，直接影響當(dāng)事人的訴訟成本，影響當(dāng) 事人的人力、財(cái)力，物力支出。因此，采購方可以根據(jù)上述 法律規(guī)定，選擇對自己有利的法院管轄合同爭議。一般來說，選擇當(dāng)?shù)胤ㄔ狠^為有利如果要約定仲裁，仲裁條款應(yīng)包括以下內(nèi)容：請求仲裁的意思表示、仲裁事項(xiàng)、選定的仲裁委員會(huì)。合同中必須明確約定由哪一個(gè)仲裁機(jī)構(gòu)仲裁，仲裁機(jī)構(gòu)名稱一個(gè)字都不能寫錯(cuò)。例如北京仲裁委員會(huì)仲裁寫成了“北京市仲裁委員 會(huì)”將無法提交仲裁機(jī)構(gòu)仲裁，只能向法院起訴。綜上所述，在簽訂采購合同過程中，應(yīng)當(dāng)在當(dāng)事人主體、買賣標(biāo)的、價(jià)款及支付方式、交付方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收、違約責(zé)任等方面盡量進(jìn)行

10、詳細(xì)的明確約定，以使雙方順利地依約履行，減少履行過程中發(fā)生爭議的機(jī)率。一旦發(fā)生爭議，能夠依據(jù)合同約定進(jìn)行處理，如果一方違約也可以依據(jù)合同 約定追究對方責(zé)任。三、采購合同履行過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)管理這個(gè)環(huán)節(jié)，也應(yīng)該是我們公司重點(diǎn)防范的地方，如發(fā)現(xiàn)影響合同履行的異常情況，應(yīng)及時(shí)向公司匯報(bào)，以便于公司 采取進(jìn)一步的措施，減少損失。簽訂合同重要，合同簽訂后履行過程中的問題同樣重要，如合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)，必將增加產(chǎn)生糾紛的機(jī)會(huì)，也會(huì) 給企業(yè)帶來不必要的經(jīng)濟(jì)損失。合同簽訂后即具有了法律效力，對合同雙方當(dāng)事人都具有約束力。企業(yè)必須要重視采購合同的履行及其風(fēng)險(xiǎn)管理。在采購合同履行過程中，采購人員應(yīng)該密切關(guān)注合

11、同標(biāo)的物的交付時(shí)間及權(quán)利過期的時(shí)間，敦促出賣方按時(shí)交付標(biāo)的物注意對合同標(biāo)的物的質(zhì)量檢查，如遇到標(biāo)的物不符合合同約定的質(zhì)量要求的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行退、換貨處理 ；合同履行完畢后對供貨商進(jìn)行評(píng)價(jià)，為下次確定供貨商積累材料等。如果采購合同存在保密條款，應(yīng)注意通知合同履行人員，注意保護(hù)商業(yè)秘密。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，企業(yè)必須加強(qiáng)對采購合同的管理。1、建立采購合同管理的機(jī)構(gòu)與制度企業(yè)應(yīng)配備管理采購合同的專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T負(fù)責(zé)管理合同，并制定采購合同管理的制度，建立健全采購合同登記、匯報(bào)檢查制度，統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況。利用 ERP管理軟件等電子技術(shù)手段管理合同，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，

12、提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。2、合同核對采購合同簽訂后，合同管理人員應(yīng)認(rèn)真審核合同，一方面是審查合同文本在法律上是否存在錯(cuò)誤或疏漏，如有，要及時(shí)告知企業(yè)負(fù)責(zé)人，以免造成損失 ；一方面要檢查合同文本是否存在文字、措辭方面的錯(cuò)誤或筆誤，告知企業(yè)負(fù)責(zé)人，與合同另一方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，重新修訂合同文本，消除筆誤。3、合同整理有些采購合同文本并不是單一的一張紙或完整的合同文本，而是由合同雙方當(dāng)事人之間協(xié)商往來的各種函電、郵件等構(gòu)成，合同管理員應(yīng)在合同審核的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對合同進(jìn)行整理，按照合同的業(yè)務(wù)種類和履行期限進(jìn)行歸檔， 登記入冊，開列出“合同履行的備忘錄”。4、合同履約臺(tái)賬管理負(fù)責(zé)采購的部門應(yīng)建立合同履約的管理臺(tái)賬，對雙方的履約 進(jìn)程逐次、詳細(xì)地進(jìn)行書面登記， 并保存好能夠證明合同履 約的原始憑證。四、采購合同的變更與發(fā)生糾紛的補(bǔ)救（一）采購合同的變更采購合同的變更是指采購合同成立以后、履行完畢之前由合同雙方當(dāng)事人依法對原合同內(nèi)容所進(jìn)行的修改。采購合同在實(shí)際履行過程中，由于各種影響合同履行情況的發(fā)生，如因天氣原