財務付款程序指引

1、財務付款程序指引為適應公司發(fā)展形式，及時支付供應商、外協(xié)廠家等合作客戶的款項，以更好地配合生產(chǎn)、經(jīng)營需求，同時也為了加強營運資金的管理，提高資金使用效率，嚴格督導公司各相關部門付款辦理流程的規(guī)范與高效運作，財務部在此提供了相關的工作指引。一、 適應范圍：本指引適用于各類付款事項，如所有原材料、輔助材料、工器具、OEM、資產(chǎn)設備采購、基建裝修、經(jīng)銷商/客戶索賠、退款、一般費用報銷等支付申請，但不包括差旅費、業(yè)務招待費用報銷（差旅費、業(yè)務招待費用報銷申請適用差旅費、業(yè)務招待費用報銷程序指引）。二、 付款辦理時間收單時間：逢周三上午、周五上午：各部門將審批手續(xù)齊全的付款單據(jù)、發(fā)票等交到財務部，由財務

2、部加以匯總、整理。付款時間：逢周二上午、周五上午：財務部將整理后的付款匯總表上呈財務總監(jiān)及總裁簽批支票辦理支付手續(xù)，遇節(jié)假日、財務總監(jiān)或總裁出差的則順延至下一期支付。因為每個月月底財務需要處理增值稅發(fā)票掃描、會計系統(tǒng)月末結帳等工作，故每月25號-31號不受理增值稅發(fā)票的付款申請。報銷周期：一般情況下會計營運科完成單據(jù)審核工作時間為三個工作日，特殊時間如月結時間段則不超過五個工作日，但單據(jù)不符要求時退單處理時間除外；會計營運科在所有單據(jù)上加蓋收單和交單時間的日期印章；總監(jiān)和總裁簽章時間為各一個工作日。綠色通道：對于突發(fā)情況下的緊急支付，財務部亦建立綠色通道，可予以即時辦理。但需要：在付款或報銷申

3、請上注明緊急字樣并簽注理由；由主管副總裁審批；總監(jiān)和總裁簽章時間另計。三、 付款單據(jù)填寫指引1付款單據(jù)：所有付款申請必須填制“付款申請單”（附表一）。2“付款申請單”填寫指引：“申請人、所屬部門”：由業(yè)務經(jīng)辦人填寫其姓名及所屬部門。“申請日期”：實際填寫本單據(jù)的日期。“貨款到期日”：依合同/訂單條款確定的應付貨款的最終日期。“用途”：指本次付款申請的項目或事由，如：180#燃料油3000T*4000=12,000,000.“付款性質(zhì)”欄目中：“已結算到期付款”指合同/訂單已執(zhí)行完畢，正式結算并支付貨款；“有合同預付款”指按簽訂的合同/訂單條款支付預付款，經(jīng)辦人有責任合理保證預付款的風險水平；“

4、按合同進度付款”指合同未執(zhí)行完但按其條款注明進度支付的款項；“其他”指上述類別之外的付款，如經(jīng)銷商索賠款、退多余貨款等。“匯往單位名稱”：應填寫單位全稱，一字不差。并與合同、入庫單、發(fā)票抬頭單位保持一致。“開戶銀行及帳號”：老客戶不須填寫，新客戶及有變動的客戶應認真填寫?！皩徟鷮徍艘庖姟保河筛鲗徍?、審批人填寫其審批、審核意見。“附件張數(shù)”：本申請單后面所附單據(jù)、資料的自然張數(shù)?！吧暾埲恕钡群灻椖浚涸趩螕?jù)底部由各相關責任人親筆簽名。出納在付款辦理完畢后應在申請單和所有附件上加蓋“銀行付訖”印章。3. 付款計劃：為了使財務部合理安排、調(diào)動資金，大宗物料采購需制訂付款計劃，每月的27號前采購部根據(jù)

5、合同/訂單的付款條件編制次月“付款計劃明細表”（附表二，由部門總經(jīng)理審批）交財務復核。其他部門經(jīng)辦的付款業(yè)務對照本條款辦理。 4附件要求：屬于預付款項的的，嚴格按合同、訂單相關條款執(zhí)行，無合同或訂單不得申請預付款項；屬于后付款項的應附上各項原始單據(jù)，一般應包括采購申請單、采購合同/訂單、客戶送貨單、入庫單、驗收單（驗收手續(xù)）、發(fā)票、簽呈、使用或品質(zhì)部門確認手續(xù)等能證明各業(yè)務環(huán)節(jié)狀況的文件/單據(jù)。實際付款時的的附件要求視乎不同類別及不同情形下的付款審核需要來執(zhí)行。業(yè)務經(jīng)辦部門/經(jīng)辦人應保證所有單據(jù)核對相符，并按要求粘貼、整理（按標準會計憑證大小折疊），不需要在發(fā)票背面簽字，相關簽字手續(xù)在“付款申

6、請單”上完成，正常付款程序無須再寫簽呈，填寫“付款申請單”申請即可，如退還未中標單位的保證金等）。日常付款業(yè)務分類及其附件要求列舉如下：1） 材料采購：A.按物料采購類別來要求：坭沙料、化工料、燃料類：采購申請單、合同或訂單、入庫單、付款申請單、發(fā)票;包裝材料類：寄售物料結算清單、付款申請單、發(fā)票;機物料類： 屬于寄售類的請?zhí)峁┘氖畚锪辖Y算清單、付款申請單、發(fā)票；非寄售類的附入庫單、付款申請單及發(fā)票；廣告物料類: 采購申請單、訂單、入庫單、付款申請單、發(fā)票;需要預付款項時，應附合同/訂單原件、采購申請單；分期執(zhí)行并分期付款的，需附付款申請單（注明合同號）、發(fā)票、入庫單；最后一期退質(zhì)量保證金時需

7、附合同復印件及使用或品質(zhì)部門確認文件。2） 外協(xié)加工： 需要預付款項時，應附合同/訂單原件；分期執(zhí)行并分期付款的，需附合同/訂單復印件、廠家生產(chǎn)入庫明細表（須蓋公章，如果已拉回本公司倉庫則應有本公司入庫單）、本次付款產(chǎn)品貨值估算表、OEM訂單付款跟蹤表，并在付款后三天內(nèi)將相當于付款額70%的發(fā)票交回財務部，余下30%發(fā)票在一個月內(nèi)交回，“付款申請單”須對應并注明訂單號；最后一期退質(zhì)量保證金時需附合同復印件及營銷等相關管理部門確認文件。3）基建、裝修工程：基建、裝修工程項目付款申請單上應有預算編號，并需經(jīng)立項及審批，審批后首期預付款需附合同原件及項目審批表或簽呈；如有按進度付款則應附合同復印件、

8、我方施工監(jiān)督人員的進度確認書（證明簽名）；工程完工驗收后付款時需附合同復印件、工程竣工驗收單或工程預（決）算書、發(fā)票，退工程質(zhì)量保證金需附合同復印件及資產(chǎn)質(zhì)量確認單（附表三）。 預算外的項目需先到財務預算分析師處取得一個編號方可申請。4）設備等固定資產(chǎn)采購：設備等固定資產(chǎn)采購嚴格在預算內(nèi)開支（申請單上應有預算編號），并需經(jīng)立項及審批簽呈，審批后首期款需附合同原件及合同審批表；二期款需附合同復印件、固定資產(chǎn)驗收單、發(fā)票，最后一期付尾款需附合同復印件、資產(chǎn)質(zhì)量確認單（附表三），并需要到設備部門取得固定資產(chǎn)編號方可申請付款。 5）辦公低值資產(chǎn)、專用備品備件、工具器具采購：辦公資產(chǎn)采購應附發(fā)票、采購申

9、請單、入庫單；備品備件、工具器具采購付款可參照材料采購執(zhí)行。6）模具制造：首期款需附合同原件及合同審批表或簽呈；二期款需附合同復印件、發(fā)票、模具驗收報告，最后期余款需附合同復印件及資產(chǎn)質(zhì)量確認單。7）客戶及經(jīng)銷商索賠付款：應附事故處理報告、責任界定報告、客戶及經(jīng)銷商索賠申請、客戶及營銷商索賠審批表等。8）經(jīng)銷商退款：退款申請表、客戶余額確認表。9）一般費用支出報銷：除差旅費用與業(yè)務招待費用外，費用報銷填寫“付款申請單”，如有不同費用項目請分別在“用途”欄注明項目、金額。 10）能執(zhí)行價格招標的采購費用支出報銷，需附三家以上報價資料，招標確定的年度供應商，由財務部備案。免價格招標須附已按程序批準

10、的免價格招標申請表。5財務部會計人員在審核無誤后，制單匯總，辦理支付手續(xù)。其中： 資產(chǎn)類別的付款申請由資產(chǎn)管理會計負責處理； 經(jīng)銷商類別的付款申請由營銷會計負責處理； 其他類別的付款申請由應付會計分別負責處理。四、相關結算要求1為加強采購工作的監(jiān)督，采購合同/訂單原件由采購中心整理歸檔，而合同復印件（需連續(xù)編號）由財務核對及備查。財務部將嚴格對照合同/訂單審核發(fā)票等單據(jù)的單價、數(shù)量和交期等重要信息是否相符。2原則上申請付款時應有增值稅專用發(fā)票（預付款、資產(chǎn)購置、零星采購不作要求，但也應有稅務認可的正式發(fā)票）。特殊情況由經(jīng)辦人申請可順延一個月，但不能按時拿回則應由經(jīng)辦人相應承擔公司的稅款損失，具

11、體承擔比例根據(jù)實際情況由公司高層決定。3OEM產(chǎn)品、大宗原材料、外購外協(xié)等結算必須在簽定合同時確定結算方式、結算日期、合同總金額等項目，并考慮資金成本因素，付款方式、日期以合同協(xié)議、審批報告為準。4付款到期日的計算：以我方驗收并開出入庫單的日期為起始日期推算。一個月內(nèi)分批入庫的，按最后一批入庫日期推算合同規(guī)定的最終付款期限。5與供應商的合同、協(xié)議中一般應注明質(zhì)保金條款，在與供應商停止業(yè)務往來關系后的一年內(nèi)結算完畢，合同中另有約定的從其約定。6結算方式：由財務部根據(jù)資金狀況、結算成本等情況作出安排。具體方式包括支票、信匯、電匯、承兌匯票、國內(nèi)信用證等；7付款信用期：公司要求一般情況下應有一個月以

12、上、爭取2-3個月的的付款期限；鼓勵供應商采用承兌匯票方式結算，其他條件相同時采購人員應優(yōu)先安排。同一個月內(nèi)分批送貨的，付款到期日按最后一批入庫日期計算。8所有付款均由出納到銀行直接辦理，本公司員工不得代供應商收受支票、現(xiàn)金；特殊情況下需要采取先付形式的，應以備用金支付，金額較大、采購人員需自帶支票購貨的，由經(jīng)辦人填寫“員工借款申請單”（附表四），采購總經(jīng)理確認簽字后方可辦理，并要求在業(yè)務處理完畢后兩個星期內(nèi)核銷（以郵件上郵局收到日期為準，經(jīng)辦人跨月未核銷的，財務部將按個人借款方式處理）。9內(nèi)部控制：采購、付款等工作是公司最重要的工作之一，公司倡導和信賴員工的自律亦建立必要的內(nèi)部控制程序保證采

13、購、付款等工作的良性運作。A建立完整的合格供應商檔案，是采購部門的重要工作，亦是加強公司內(nèi)部控制的重要程序（本條款暫不與付款直接掛鉤）。1） 凡日常生產(chǎn)經(jīng)營所需之周期性的采購業(yè)務必須與合格供應商檔案中的供貨商進行，不得臨時尋找。2） 所有經(jīng)過評審合格的供應商檔案應備份至財務部存檔備查。3） 凡年采購金額在10萬以上的采購業(yè)務必須有三家以上合格供應商檔案，10萬元以下的應有2家以上供應商檔案。4） 供應商檔案中應有評審表，內(nèi)容包括具體物品規(guī)格名稱建檔時供應價格驗收標準聯(lián)系人名稱地址電話等內(nèi)容。5） 合格供應商檔案每半年必須進行一次維護（確認更新）。B涉及到計劃、申請、采購、驗收、入庫、付款等業(yè)務

14、流程的各相關部門應建立必要的內(nèi)部管理程序，以合理控制經(jīng)營風險，所有原始的業(yè)務單據(jù)包括物料需求計劃、采購申請單、采購合同/訂單、客戶送貨單、入庫單、驗收單（驗收手續(xù)）、發(fā)票、簽呈、使用或品質(zhì)部門確認手續(xù)等應建檔管理備查，未經(jīng)批準不得擅自處理。C物料采購允許收貨的溢缺范圍為不超過合同或訂單中規(guī)定采購數(shù)量的±10%。10財務部在支付手續(xù)辦理完畢后，應填寫“付款記錄表”并報財務總監(jiān)處（附表五）。11本指引未盡事宜，參見費用結算管理制度。五、付款業(yè)務流程圖流 程 圖負責部門說明合同歸檔/備案整理、復核相關請款資料填制“付款申請單”提交發(fā)票及有關單據(jù)到財務部單據(jù)簽收財務復核 對 錯制單/匯總退回

15、采購員公司領導審批 辦理支付手續(xù) 需求部門采購中心采購中心采購中心采購中心采購中心財務部財務部財務部采購中心公司領導財務部財務部1. 采購中心進行合同原件歸檔，合同復印件（需編合同號）由財務核對及備查；2. 材料采購人員核對發(fā)票與采購入庫單等是否一致；3. 根據(jù)采購合同按月編制“付款計劃明細表”、平時整理發(fā)票、采購入庫單等填制“付款申請單”（見附表）；4. 采購人員將采購合同復印件（若是有合同的預付款需提供合同原件）、采購申請單、訂單、采購入庫單、發(fā)票、“付款申請單”逢周三、周五(每月25-31號除外)上午提交到財務應付組復核；5. 財務人員對提交的單據(jù)清點后簽收6. 財務部手工復核單據(jù)，核對

16、發(fā)票的金額與數(shù)量是否與系統(tǒng)金蝶K3（倉庫在入庫時已錄入）一致；7. 財務部復核無誤后進行請款匯總，有錯的退回采購人員。請款標準：一個月內(nèi)分批入庫的，按最后一批入庫的日期推算合同規(guī)定付款期限為付款到期日。超合同協(xié)議的計劃外付款、緊急付款由經(jīng)辦部門申請（說明急付的原因，如涉及其他部門的，需有相關部門的申請書），財務部審核，送總裁審批；凡是預付款的在付款后一個月內(nèi)必須回發(fā)票；8. 財務部匯總后，逢周二、周五將審批表交采購總經(jīng)理、副總裁、財務總監(jiān)、總裁審批；9. 領導審批后交審批匯總表到出納處出具支票、電匯單等；10. 一般情況下所有支票電匯單均由出納到銀行轉(zhuǎn)出，特殊情況下采購人員需自帶支票購貨的，由

17、經(jīng)辦部門申請，采購總經(jīng)理確認簽字方可自帶劃線支票。六、生效日期本指引自審批下達之日起正式執(zhí)行。批準： 審核： 撰寫： 會計營運科 附件：單據(jù)格式：附表一：付款申請單附表二：付款計劃明細表附表三：資產(chǎn)質(zhì)量確認單附表四：員工借款申請單附表五、付款記錄表附表一：付款申請單申 請 人申請部門申請日期貨款到期日預算內(nèi)：編號： 預算外用 途 付款性質(zhì)A. 已結算到期付款 B. 有合同預付款 (合同號: )C. 有合同分批付款（合同號： ） D.其他： 發(fā)票號碼附件張數(shù)匯往單位名稱開戶行及帳號申請付款金額仟 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分 ¥審批審核意見申請人： 審批： 會計復核： 財務審核：

18、 以下由財務部填寫：會計科目類別： 銷售費用 管理費用 財務費用 費用項目： 生產(chǎn)成本 資本化支出 借方：貸方：14 / 14附表二：付款計劃明細表部門： 計劃期間： 年 月 報送時間：編號用款用途采購數(shù)量計劃用款備注123456789合 計 申請人: 審批: 會計復核: 附表三：資產(chǎn)質(zhì)量確認單 編號：申請部門項目內(nèi)容基建、裝修（ ） 設備（ ）辦公資產(chǎn) （ ）模具 （ ）其他（ ）合同編號資產(chǎn)編號資產(chǎn)金額資產(chǎn)驗收日期資產(chǎn)使用部門意見 經(jīng)辦人： 部門負責人：資產(chǎn)管理部門意見備注：1、 本表于結算最后一期質(zhì)量保證金時適用；2、 模具轉(zhuǎn)移至外協(xié)廠使用時，必須經(jīng)外協(xié)廠注明其使用狀態(tài)，并簽蓋公章確認；3、 各類資產(chǎn)的管理部門請參照固定資產(chǎn)管理制度。附表四：員工借款申請單借款日期： 年 月 日部門職位借款人姓名還款日期還款方式還款金額月 日借支事由：月 日月 日