酒店采購(gòu)、庫(kù)房管理制度

1、酒店物資采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)管理制度第一章 采購(gòu)管理制度物資采購(gòu)是酒店經(jīng)營(yíng)管理中的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。采購(gòu)員是酒店采購(gòu)工作的專(zhuān)業(yè)人員，酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)，其他部門(mén)應(yīng)予以支持、配合、監(jiān)督。一、采購(gòu)的計(jì)劃管理加強(qiáng)計(jì)劃管理，嚴(yán)格審批手續(xù)，是采購(gòu)管理的關(guān)鍵。1、客房部、餐飲部、工程部等各部門(mén)應(yīng)編制“物資需求計(jì)劃”，交主管執(zhí)總簽署意見(jiàn)，分管總經(jīng)理審批決策，轉(zhuǎn)采購(gòu)部；每月1、15日。2、倉(cāng)庫(kù)自動(dòng)補(bǔ)倉(cāng)，由倉(cāng)庫(kù)保管根據(jù)存量和需求提出申請(qǐng)，填寫(xiě)物品申購(gòu)報(bào)主管執(zhí)總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，轉(zhuǎn)采購(gòu)部；3、其他零星物品的計(jì)劃外緊急申購(gòu)，由使用部門(mén)提出申請(qǐng)，

2、經(jīng)理根據(jù)庫(kù)存情況審核簽字，送主管執(zhí)總、總經(jīng)理審批轉(zhuǎn)采購(gòu)部；4、食品原材料批量采購(gòu)采取定期補(bǔ)給的辦法，由餐飲部報(bào)申購(gòu)計(jì)劃，包括大宗批發(fā)原材料和調(diào)料、糧油等，交主管執(zhí)總審批，轉(zhuǎn)采購(gòu)部；5、餐飲部每天需購(gòu)入的生鮮原材料，由廚師長(zhǎng)、餐飲經(jīng)理簽字后，于晚20：30前將采購(gòu)單報(bào)采購(gòu)員。白天補(bǔ)貨14:00前6、除食品原材料批量每日采購(gòu)?fù)猓渌坎少?gòu)的必須報(bào)公司批準(zhǔn)后方可采購(gòu)。二、采購(gòu)物資的擇商和價(jià)格管理采購(gòu)物品堅(jiān)持貨比三家，嚴(yán)格價(jià)格控制。1、所有申購(gòu)計(jì)劃或申購(gòu)單送到采購(gòu)員后，由其具體負(fù)責(zé)對(duì)申購(gòu)計(jì)劃、申購(gòu)單上的采購(gòu)物資進(jìn)行擇商、確認(rèn)和報(bào)價(jià)；2、采購(gòu)人員收到自己分管的申購(gòu)單后要認(rèn)真歸納、分類(lèi)整理。對(duì)其中有疑問(wèn)

3、的內(nèi)容要與部門(mén)經(jīng)理、總監(jiān)和申購(gòu)部門(mén)及時(shí)溝通，在確認(rèn)無(wú)誤后，按照要求時(shí)限盡快尋找至少三家以上的供應(yīng)廠(chǎng)、商，進(jìn)行業(yè)務(wù)治談，經(jīng)過(guò)對(duì)比篩選，擇優(yōu)確定報(bào)價(jià)填入申購(gòu)單，并填好總金額、供應(yīng)廠(chǎng)商名稱(chēng)后，送主管執(zhí)總審批，轉(zhuǎn)采購(gòu)部；3、所有采購(gòu)物資的擇商報(bào)價(jià),必須由采購(gòu)部在充分準(zhǔn)備掌握市場(chǎng)行情的條件下?lián)駜?yōu)確定，分管執(zhí)總和使用部門(mén)有權(quán)依據(jù)專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)對(duì)所需物品的價(jià)格、質(zhì)量、和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)提出質(zhì)疑，并對(duì)所掌握的供應(yīng)廠(chǎng)商及購(gòu)物意向要主動(dòng)通報(bào)采購(gòu)部，由其選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)保障的供應(yīng)廠(chǎng)商；4、鮮活原材料的價(jià)格受市場(chǎng)影響浮動(dòng)較大，對(duì)于長(zhǎng)期供貨（鮮活類(lèi)）的供應(yīng)商，必須有供應(yīng)商定期（15天）給酒店報(bào)價(jià)，酒店產(chǎn)品研發(fā)小組進(jìn)行市場(chǎng)詢(xún)價(jià)，根據(jù)詢(xún)

4、價(jià)和供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行最后的定價(jià)，雙方簽名予以認(rèn)可，根據(jù)雙方簽名的定價(jià)表進(jìn)行收貨。5、所有供貨商都必須提供有效證件和相應(yīng)保證金，簽訂供應(yīng)合同。合同的執(zhí)行和留檔在酒店行政辦。三、采購(gòu)物資的審批所有采購(gòu)物資經(jīng)審批手續(xù)齊全后，方能實(shí)施購(gòu)買(mǎi)。1、采購(gòu)非入庫(kù)物資由部門(mén)提出申請(qǐng)，部門(mén)總監(jiān)或經(jīng)理簽字后送主管執(zhí)總、總經(jīng)理審批,轉(zhuǎn)采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)；總經(jīng)理合理授權(quán)時(shí)，可將授權(quán)類(lèi)別審批權(quán)由執(zhí)總簽批暨生效。不論授權(quán)與否，最后簽批人為審批責(zé)任人。2、采購(gòu)入庫(kù)物資由倉(cāng)庫(kù)保管員根據(jù)用量及庫(kù)存量提出申請(qǐng)，使用部門(mén)經(jīng)理簽字后交財(cái)務(wù)成本控制，財(cái)務(wù)成本控制根據(jù)各部門(mén)“物品需求計(jì)劃”及庫(kù)存量對(duì)申購(gòu)物資進(jìn)行審核簽字后，送主管執(zhí)總審批，轉(zhuǎn)采

5、購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)；3、采購(gòu)原材料由各廚房于每日下午2點(diǎn)前報(bào)次日原材料采購(gòu)單，由廚師長(zhǎng)、餐飲經(jīng)理簽字后報(bào)采購(gòu)部，采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)單，通知各供貨商準(zhǔn)備原材料，并于次日上午9點(diǎn)前準(zhǔn)時(shí)到貨。四、特殊采購(gòu)物資1、對(duì)一些技術(shù)性強(qiáng)，或有特殊要求的，需現(xiàn)場(chǎng)選定或和需和商家有專(zhuān)業(yè)溝通詢(xún)問(wèn)的采購(gòu)物資，采購(gòu)員可以邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)相關(guān)人員會(huì)同購(gòu)買(mǎi)或授權(quán)有關(guān)部門(mén)相關(guān)人員購(gòu)買(mǎi)；2、一般采購(gòu)物品在5天前、緊急物品在24小時(shí)前由各申購(gòu)部門(mén)按照申購(gòu)程序辦理申購(gòu)。若確有個(gè)別緊急需求，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由所需部門(mén)自行購(gòu)買(mǎi)，在有關(guān)授權(quán)人監(jiān)督下收貨，于次日及時(shí)補(bǔ)辦申購(gòu)、審批、收貨手續(xù)。24小時(shí)完結(jié)。六、采購(gòu)物資的結(jié)算方式物資驗(yàn)收后，以“收貨記

6、錄”做為結(jié)算依據(jù)，結(jié)算方式一律采用定期支付。第二章 庫(kù)房管理制度一、 庫(kù)房安全管理制度：1、庫(kù)房是物資保管重地，除倉(cāng)庫(kù)工作人員和業(yè)務(wù)、工作需要的有關(guān)人員外，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。2、因工作需要入倉(cāng)的人員須有倉(cāng)庫(kù)管理人員陪同，不得獨(dú)自入倉(cāng)。3、一切進(jìn)倉(cāng)人員不得攜帶火種、背包等物品入倉(cāng)。4、倉(cāng)庫(kù)辦公地點(diǎn)不得會(huì)客，其他部門(mén)員工也不得在此閑聊。5、倉(cāng)庫(kù)范圍內(nèi)不得生火，也不能堆放易燃易爆物品。6、倉(cāng)庫(kù)不得代存私人物品，也不得答應(yīng)未經(jīng)上級(jí)同意的其他部門(mén)或單位的物品存?zhèn)}。7、定期檢查消防設(shè)施，并接受保安部的檢查、監(jiān)督。二、 庫(kù)房清潔管理制度：1、庫(kù)管員在自己的管理范圍內(nèi)要勤于打掃、整理、保持庫(kù)房干凈

7、整潔。2、庫(kù)房周?chē)荒芏逊爬?、雜品及其它廢棄物。3、庫(kù)房物品擺放整齊，經(jīng)常擦拭貨架，物品不能有落土、灰塵。4、采光、通風(fēng)良好，經(jīng)常檢查庫(kù)存物品，防霉、防蟲(chóng)蛀、防異味。5、經(jīng)常清理庫(kù)房死角，垃圾隨時(shí)清掃，杜絕鼠、蚊、蠅等“四害”的滋生。6、隨著季節(jié)的不同，庫(kù)房應(yīng)配放相應(yīng)的滅四害藥劑。7、最底層貨架距地面15-20CM.貨品不能直接放在地上，應(yīng)徹底防潮。8、庫(kù)管員應(yīng)定期做到庫(kù)房的全面衛(wèi)生清理，檢查工作。9、管理人員應(yīng)做好所有庫(kù)房的檢查記錄，包括衛(wèi)生、存儲(chǔ)、保管等記錄。三、庫(kù)房管理制度：（一）、實(shí)物管理：1、酒水：一般酒水和飲料在常溫下貯存，有些酒水需要穩(wěn)定的溫度，應(yīng)區(qū)別對(duì)待：1.1. 紅酒應(yīng)以室

8、溫或更涼一些的溫度供應(yīng)，最佳溫度是低于20。1.2. 白酒供應(yīng)溫度8-10，所以應(yīng)先冷凍，送整瓶酒時(shí)應(yīng)置于冰桶內(nèi)。1.3. 啤酒的飲用溫度以6-8為宜，它是唯一一種愈新鮮愈好的酒類(lèi)，（二）、檔案管理1、庫(kù)房檔案有：物品登記卡；實(shí)物帳?。徊牧厦骷?xì)帳；采購(gòu)申請(qǐng)單； 2、物品領(lǐng)料單；物品入庫(kù)單；質(zhì)量檢查記錄；物品盤(pán)點(diǎn)登記表；材料會(huì)計(jì)報(bào)表等。3、按不同類(lèi)別的檔案資料分類(lèi)保存，專(zhuān)人保管，并隨時(shí)查閱4、檢查庫(kù)房管理工作，以此原始資料為依據(jù)，隨機(jī)抽查，相互制約。5、檔案要妥善保管。若因跨期過(guò)長(zhǎng)需要銷(xiāo)毀，必須報(bào)財(cái)務(wù)部長(zhǎng)，同意后方可銷(xiāo)毀。6、庫(kù)房管理人員亦可以憑此檔案為基準(zhǔn)，全面展開(kāi)工作，定期或不定期檢查各崗位

9、工作的執(zhí)行情況。四、 收貨程序：1、驗(yàn)收準(zhǔn)備：主要是組織驗(yàn)收人員（庫(kù)管及使用部門(mén)負(fù)責(zé)人）搜集并熟悉驗(yàn)收憑證及物品的有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備相應(yīng)準(zhǔn)確的驗(yàn)收工具，如：磅、稱(chēng)、量尺等。2、核對(duì)證件2.1.當(dāng)貨物送到時(shí)，收貨員應(yīng)先檢查發(fā)票與申購(gòu)單，或其它采購(gòu)文件，為了便利驗(yàn)收效率，應(yīng)指示供應(yīng)商在發(fā)票或送貨憑證上寫(xiě)明酒店采購(gòu)文件的編號(hào)。2.2.如缺乏采購(gòu)文件，保管應(yīng)與采購(gòu)部或有關(guān)部門(mén)取得聯(lián)系，以便得到他們的意見(jiàn)。3、無(wú)論是采購(gòu)人員自購(gòu)還是供應(yīng)商送貨，貨到酒店后，必須首先與保管員聯(lián)系驗(yàn)收，不允許采購(gòu)人員或供應(yīng)商直接將貨物交與所需部門(mén)；保管員視同為未入庫(kù)商品，不得辦入庫(kù)。4、各項(xiàng)進(jìn)貨均由倉(cāng)管員、采購(gòu)員、使用部門(mén)授

10、權(quán)人按審批手續(xù)齊全的申購(gòu)單進(jìn)行驗(yàn)收，每次到貨需幾方同時(shí)驗(yàn)收，根據(jù)申購(gòu)單核對(duì)貨物的品名、規(guī)格、價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量、金額是否一致，所有進(jìn)貨均應(yīng)過(guò)磅點(diǎn)數(shù)；5、進(jìn)貨物品如有合同或小樣，應(yīng)根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)和封存小樣進(jìn)行驗(yàn)收；6、驗(yàn)收不入庫(kù)房物資（直撥），根據(jù)審批手續(xù)齊全的采購(gòu)單，倉(cāng)管員與使用部門(mén)授權(quán)人同時(shí)收貨，按照采購(gòu)單上的要求對(duì)物品的質(zhì)量、數(shù)量?jī)r(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格保管員開(kāi)據(jù)“收貨記錄”并注明采購(gòu)單號(hào)，由倉(cāng)管員、供貨商、部門(mén)授權(quán)人同時(shí)簽字確認(rèn)；7、驗(yàn)收入庫(kù)物資，根據(jù)審批手續(xù)齊全的采購(gòu)單，倉(cāng)庫(kù)保管員收貨，按照采購(gòu)單上的要求對(duì)物品的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格由保管員開(kāi)據(jù)“收貨記錄”并注明

11、采購(gòu)單號(hào)，由保管員、供貨商同時(shí)簽字確認(rèn)；8、驗(yàn)收食品原材料，保管與指定廚師三人以上同時(shí)收貨，對(duì)原材料的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，驗(yàn)收合格，保管、廚師長(zhǎng)、采購(gòu)員（供貨商）同時(shí)簽字確認(rèn)；采購(gòu)員需提供食品原材料購(gòu)買(mǎi)原始票據(jù)，大類(lèi)商品必須提供屠宰證等必要證件。9、所有進(jìn)貨如發(fā)現(xiàn)與申購(gòu)單內(nèi)容不符，保管員有權(quán)拒收，并及時(shí)上報(bào)。對(duì)計(jì)劃外急購(gòu)物資應(yīng)補(bǔ)辦手續(xù)，每日把驗(yàn)收過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題留存資料，為下次同類(lèi)貨物和同類(lèi)供貨商的驗(yàn)收提供依據(jù)；10、實(shí)物檢查：數(shù)量檢查要按供需雙方商定的或供貨合同規(guī)定的計(jì)量方法來(lái)檢點(diǎn)，按重量供貨的要求過(guò)稱(chēng)，按數(shù)量供貨的要清點(diǎn)計(jì)數(shù)，有定尺或定量包裝供貨的，必須進(jìn)行抽檢，在對(duì)飲品、食品驗(yàn)收過(guò)程中還必須注意它們的保質(zhì)期，經(jīng)過(guò)實(shí)物檢查可能發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，如證件不全、包裝破損、數(shù)量短少、質(zhì)量不符合要求或已接近過(guò)期日期等，如有上述事情發(fā)生，貨物將會(huì)被退回及通知采購(gòu)部與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系解決。收貨時(shí)必須通知申購(gòu)部門(mén)一起收貨。11、做收貨記錄：經(jīng)驗(yàn)收貨物品質(zhì)等各方面完全符