行政公文處理細(xì)則

1、西安科技大學(xué)行政公文處理實(shí)施細(xì)則（試行）雙擊自動滾屏發(fā)布者：admin 發(fā)布時(shí)間：2009-3-17 16:52:32閱讀：138次西安科技大學(xué)行政公文處理實(shí)施細(xì)則（試行）第一章總則第一條 為使學(xué)校行政公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化根據(jù)西安科技大學(xué)行政公文處理辦法， 特制定本細(xì)則。第二條 凡能通過面商、會商、電話聯(lián)系和領(lǐng)導(dǎo)面示等方式解決或答復(fù)的問題.可不再行文。第三條 各譏位負(fù)責(zé)人要高度重視并做好木爪位的公文處理工作。第四條草擬、修改.簽發(fā)必須使用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用“三筆（即鉛筆、圓珠筆.純藍(lán)墨水鋼筆）， 不得在文稿裝訂線以外書寫。第五條 校內(nèi)發(fā)文應(yīng)盡址采取計(jì)算機(jī)網(wǎng)上傳輸.推行無紙辦公。

2、第二草公文格式第六條 公文一般由文頭.文干和文尾等三大部分組成。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明特急、急件。（三）發(fā)文爪位標(biāo)識（以下簡稱版頭）由發(fā)文取位全稱或者規(guī)范簡稱后加文件組成，也可只用發(fā)文収 位全稱或簡稱.紅色套印。聯(lián)合行文.主辦玳位一般列在前。我校公文版頭包括： 西安科技大學(xué)文件，西安科技大學(xué)西安科技大學(xué)校長辦公室文件西安科技 大學(xué)校長辦公室，西安科技大學(xué)院處函件及、西安科技大學(xué)會議紀(jì)要S各學(xué)院可根據(jù)需要自行印制西 安科技大學(xué)XX學(xué)院版頭。根據(jù)職權(quán)范隔和行文關(guān)系.學(xué)校各發(fā)文版頭的使用范用為：12、西安科技大學(xué)版頭，適用于向不相隸屈的政府業(yè)務(wù)歸口管理部門詢問.商楸 答復(fù)、請求批準(zhǔn)有

3、關(guān)爭 項(xiàng)：向校外不相隸屈的虹位詢問、商榷或答復(fù)有關(guān)事項(xiàng)等c3、西安科技大學(xué)校長辦公室文件版頭，適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的垂要文件：印發(fā)上級領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重 要講話：卬發(fā)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的工作分工：卬發(fā)經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的部門規(guī)蘋和職責(zé)范圉：印發(fā)齊常設(shè)委員會、 領(lǐng)導(dǎo)小組換屈、成員調(diào)整名叫 啟用或廢止校屬職能機(jī)構(gòu)和單位的印缶 發(fā)布學(xué)校有關(guān)的統(tǒng)訃資料和信息: 根據(jù)學(xué)校授權(quán)和決定，就全校帶有綜合性的工作作出具體安排和布置等。4、西安科技大學(xué)校長辦公室版頭適用于印發(fā)全校性的重婆會議通知和匸作安排：印發(fā)學(xué)校非正式公布 的討論稿、征求意見稿：全校節(jié)假日安排、臨時(shí)性的匸作調(diào)整：以校長辦公室名義出具的說明類函件等。5、西安科

4、技大學(xué)院處函件版頭，適用于印發(fā)職能部門（含具有行政管理職能的無級別*1位.以下同）職 權(quán)范碉內(nèi)的丄作安排印發(fā)根據(jù)上級和學(xué)校的工作部署.要求備魏位和人員需要辦埋或知曉的爭項(xiàng)：印發(fā) 由各職能部門向校內(nèi)其它部門和單位答復(fù)的爭項(xiàng)：院處級表彰獎勵等。6、西安科技大學(xué)xx7、西安科技大學(xué)會議紀(jì)要版頭主要適用于校長辦公會議、專趣會議。（四）學(xué)校行政公文版頭文頭用字規(guī)格一般為20x14亳米.文件文頭天高為62亳米，文頭下沿與紅線間 隔34毫米：校長辦公室公文版頭文頭用字規(guī)格為20x10亳米，文件文頭天高為62亳米.文頭下沿與紅 線間隔25奄米：機(jī)關(guān)各職能部門所發(fā)公文文件文頭用字規(guī)格為14x10亳米，文件文頭天

5、商為62亳米， 文頭下沿與紅線間隔22毫米。各學(xué)院.產(chǎn)業(yè)集團(tuán)公司等所發(fā)公文文件文頭用字規(guī)格為14x10亳米.文件 文頭天高為62毫米，文頭下沿與紅線間隔22毫米。函件文頭天高為30奄米.文頭下沿4亳米處為一武文線（上粗下細(xì)），距下頁邊20亳米處為一文貳線 （上細(xì)下粗）兩條線均為170電米。（五秘密等級：秘密公文應(yīng)按密級劃分規(guī)定.在文頭右上方注明機(jī)密或秘密字樣，、機(jī)密公文應(yīng)在 文頭左上方標(biāo)明份數(shù)序號。（A）緊急公文應(yīng)根據(jù)重要程度、時(shí)限要求在文頭右上方標(biāo)明特急、1 急件。同一公文既是密件又是急 件的.緊急程度標(biāo)于秘級之上。（七）發(fā)文字號：正式公文須編發(fā)文字號，發(fā)文字號一般由學(xué)校代字、機(jī)關(guān)或單位代字

6、、職能代字、年號、 序號等部分組成。如學(xué)校教學(xué)工作方面的文件，發(fā)文字號為西科教發(fā)2003xx號，其中西科為學(xué)校 代字. 教為職能代字.方括號內(nèi)2003為年號.后為文件序號：又如校長辦公室發(fā)文，字號為西科辦 發(fā)2003xx號SXxxxxx號，教務(wù)函xXxxxx號。紅頭文件的發(fā)文字號下行文標(biāo)注在橫線之上中間位宜，上行文標(biāo)注在橫線左上方：機(jī)關(guān)部門發(fā)文字號標(biāo)注 在橫線右下方。各部門、I位啟用發(fā)文字號前須報(bào)校長辦公室備案。（八）簽發(fā)人：凡上報(bào)公文均須注明簽發(fā)人：聯(lián)合上報(bào)的公文，應(yīng)注明主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人。其中“請示還應(yīng) 、”I在附注處注明聯(lián)系人（具體承辦人的姓名和電話。簽發(fā)人姓名要注在文頭紅線右上方，發(fā)文字號

7、適度 左移。下行公文可不注明簽發(fā)人。第八條 公文文干部分包括：標(biāo)題，主送單位，正文，附件說明.落款（印章），成文日期等。（-）公文標(biāo)題：公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡耍地概括公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或規(guī)范的簡稱.公文 主題、公文文種三部分組成。因公文文頭已含發(fā)文機(jī)關(guān)名稱.標(biāo)題中可將發(fā)文機(jī)關(guān)名稱省略。轉(zhuǎn)發(fā)類公文 標(biāo)題.應(yīng)避免冗長。在公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)草和規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號。（二）主送機(jī)關(guān)：一般公文的主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫于標(biāo)題之下、正文之前，頂格并加冒號。有的公文如決定.會 議紀(jì)要等.主送機(jī)關(guān)不寫或?qū)懹谡闹蟮挠∷逵洐趦?nèi)C學(xué)校行政公文主送機(jī)關(guān)的用法為：校內(nèi)行文，學(xué)校發(fā)至全校的文件

8、.主送機(jī)關(guān)用各部門、符的位： 發(fā)文范用較小的文件，主送機(jī)關(guān)用各有關(guān)魏位或直接列明部門、單位名稱（部門是抬具有管理職能的 處級機(jī)構(gòu)：訊位是指相對獨(dú)立的處級業(yè)務(wù)單位或直屬笊位）：對外行文，主送機(jī)關(guān)直接列明收文機(jī)關(guān)名 稱。（三）正文：公文正文應(yīng)按照行文關(guān)系及擬文耍求認(rèn)真撰寫。（四）附件：公文如有附件.應(yīng)在正文之后，成文時(shí)間之前，按順序注明附件名稱（如附件：1、XXXX） 并與所附附件順序和名稱相一致。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件一般不蓋印蘋C印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)類公文.應(yīng) 在標(biāo)題和正文中表述附件名稱，正文之后不再列述。（五落款：包括發(fā)文單位印蘋（發(fā)文爪位）和成文日期C落款或印蘋與發(fā)文版頭必須一致。1、上報(bào)公文

9、和其它對外行文,不署名，只蓋發(fā)文單位印章。下發(fā)的公文：數(shù)雖較大的普發(fā)性公文暫以署名代替卬草.但存檔的公文必須加蓋印蘋：凡涉及對師生員工 獎懲.涉及學(xué)校權(quán)益等重要文件（包括普發(fā)性公文）必須加蓋印草。以單位負(fù)責(zé)人名義行文同時(shí)冠以職 務(wù)和身份。聯(lián)合下發(fā)的公文，各訊位都應(yīng)加蓋印蘋，卬草順序要與行文機(jī)關(guān)相吻合，最后一枚印至與發(fā)文時(shí)間相疊。2、成文日期：確定成文日期的原則是，凡會議通過的以通過日期為準(zhǔn)：領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為 準(zhǔn)：聯(lián)合行文的，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文時(shí)間應(yīng)標(biāo)注于正文之后。成文日期必須標(biāo)全 漢字年.月、日，零應(yīng)寫為3、十公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛诲聲r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行

10、距、字距的措施加以解決.務(wù)必使印蘋與 正文同處一面.不得采取標(biāo)識此貞無正文的方法解決。第九條 文尾部分一般由附注，主題詞，抄送單位.印發(fā)訊位，印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)等。（一）公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），應(yīng)X加括號標(biāo)注在落款之下主題詞之上。、請示類公文根振 需要在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（二）主題詞：公文應(yīng)1標(biāo)注主題詞，主題詞按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注。主題詞標(biāo)注于抄送機(jī)關(guān)之上。以學(xué) 校和校長辦公室名義制發(fā)的公文.主題詞由校長辦公室統(tǒng)一標(biāo)注。各學(xué)院、產(chǎn)業(yè)集團(tuán)公司制發(fā)的紅頭文件 的主題詞.由各制發(fā)強(qiáng)位按有關(guān)規(guī)定自行標(biāo)注。機(jī)關(guān)各部門所發(fā)函件不標(biāo)注主題詞。（三）抄送機(jī)關(guān)：抄送機(jī)關(guān)抬除主送貳位外需

11、要執(zhí)行或知曉公文的其它單位，應(yīng)、“I使用全稱或者規(guī)范化簡稱、 統(tǒng)稱。排列方法與主送范位相同。公文如需抄送個(gè)人，應(yīng)排在爪位名稱之后。（四）印制單位.印發(fā)時(shí)間和份數(shù):印制單位列抄送機(jī)關(guān)之下并標(biāo)明時(shí)間.份數(shù)。印發(fā)時(shí)間以送印日期為 準(zhǔn)。第十條 公文文字從左至右橫寫.橫排。標(biāo)題用2號宋休.正文用3號仿宋體。原則上每頁20行，每行 22字。公文用紙一律使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297亳米.寬210亳米）.右側(cè)對齊，左側(cè)裝訂。張貼的 公文用紙大小根據(jù)實(shí)際需要確定。第三蘋發(fā)文辦理程序第十二條 擬稿：學(xué)校的綜合性公文.由校辦組織擬稿或者由校辦會同有關(guān)部門共同擬稿。凡屬職能部門 業(yè)務(wù)性、專業(yè)性公文，由職能部門擬稿。重

12、要的公文，領(lǐng)導(dǎo)人要親自起草或者主持起草。第十三條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）嚴(yán)肅認(rèn)真。文稿要符合黨和國家的方針政策及有關(guān)規(guī)定，符合學(xué)校實(shí)際情況。如變更現(xiàn)行政策規(guī)定 或提出新的政策規(guī)定，要切實(shí)可行，并與原有政策規(guī)定相銜接。（三）人名.地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)、“I（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為、一，第二層為.第三層為第四層為公文應(yīng)避免采用過多的 層次結(jié)構(gòu)。（五）必須使用國家法定計(jì)址單位。（六用詞用字要準(zhǔn)確、規(guī)范,文內(nèi)使用簡稱.一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。（七）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)休現(xiàn)緊急原因.并根據(jù)實(shí)際需婆確定緊急程度。（八）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞.詞組、慣用語、縮略

13、語、具有修飾色彩語 句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外.應(yīng)“I使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第十四條 擬稿完畢，擬稿人應(yīng)“I隋楚填寫西安科技大學(xué)發(fā)文稿紙中的有關(guān)要素：需要說明情況的.應(yīng) 在擬稿說明欄中注明。第十五條 核稿：核稿由擬稿人送由主辦單位負(fù)責(zé)人審核。核稿的重點(diǎn)是：是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策及學(xué)校有關(guān)規(guī)定：文字表述、文種使用、公文格式等 是否符合本細(xì)則規(guī)定：是否需要其它虹位會稿。第十六條 會稿：會稿由擬稿訊位文秘人員送審，由會稿訊位負(fù)責(zé)人完成。會稿的重點(diǎn)是：把握正文涉及木部門職權(quán)范圉內(nèi)需婆配合執(zhí)行或者核定的爭項(xiàng)。會稿部門如有不同總見. 應(yīng)明確表述.若只簽姓名，則視為同總。第十七條 審稿：一般擬稿人

14、送審，凡以學(xué)?；蛐ｉL辦公室名義卬發(fā)的重要公文（包括規(guī)草制度）在報(bào)校 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前.必須送校辦審稿。XXX簽發(fā)由校辦文秘人員報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第十八條簽發(fā)：公文一經(jīng)簽發(fā)即成定稿并據(jù)此生效C簽發(fā)人代表木發(fā)文収位對公文在政治上、內(nèi)容上. 文字上的正確性負(fù)完全責(zé)任。急件公文，簽發(fā)人如果不在校內(nèi).可通過電話聯(lián)系，經(jīng)請示同意后.可先發(fā) 文，再補(bǔ)辦簽發(fā)手續(xù)。公文簽發(fā)應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)的分工和職權(quán)范困進(jìn)行：（-）以西安科技大學(xué)文件西安科技大學(xué)版頭制發(fā)的公文，由校長或者主管副校長簽發(fā)。其中，常 規(guī)性、例行性公文.經(jīng)校長或主管副校長書而授權(quán)委托后，可由被授權(quán)委托人簽發(fā)并向授權(quán)委托的校領(lǐng)導(dǎo) 負(fù)責(zé)。以部門或者單位名義制發(fā)的公文（包

15、括西安科技大學(xué)校長辦公室文件、西安科技大學(xué)校長辦公室、西 安科技大學(xué)院處函件）由主管校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，或經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)同總，由部門或者譏位的主要負(fù)責(zé)人或者主 持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。其中，西安科技大學(xué)院處函件由發(fā)文也位審核把關(guān)，簽發(fā)后直接送校長辦公室文 印室打印。（二）需要經(jīng)過會議通過的必須按照規(guī)定程序提交會議通過后再行簽發(fā)。會議紀(jì)要由會議主持人簽發(fā)。會 議討論通過的公文，必須注明會議名稱和通過日期。（四）公文簽發(fā)應(yīng)在簽發(fā)欄中寫明發(fā)S 速發(fā)等字樣并簽全名和年JJHo只簽姓名，視為同總。簽發(fā) 人如認(rèn)為需送其他負(fù)責(zé)人（或上級領(lǐng)導(dǎo)）爭先閱知時(shí)，可注明.請先送xxx閱后再發(fā)S第十九條 各單位正式公文必須正式登記編

16、號。第二十條繕?。阂话阌蓴M稿爪位負(fù)責(zé)校對。由打字員按照規(guī)定的公文格式排版并通知擬稿單位校核后繕 卬。公文印制前.擬稿單位的文秘人員應(yīng)、“I進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核確系無誤后必須簽署同總印刷字樣否則文印室 不得印刷。復(fù)校重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)于續(xù)是否完備.附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。第二十一條 蓋印：擬稿貳位將文件裝訂好后，由擬稿人在送發(fā)前，按木細(xì)則第八條第（五款規(guī)定加蓋 印章。所蓋印草必須與發(fā)文版頭的爪位名稱相一致。第二十二條分發(fā)：由擬稿m位負(fù)責(zé)按規(guī)定份數(shù)和發(fā)送范隔發(fā)送。重要的和有辦理時(shí)限的校內(nèi)發(fā)文必須一 一送交簽收：寄送校外的請示、重要報(bào)告必須用掛號發(fā)出或親送簽收。公開印發(fā)的公文，可以張貼、上

17、網(wǎng)，可以自行翻印。C第四萃收文辦理程序第二十六條 審核、簽收：收到來文.應(yīng)、“I先依據(jù)木細(xì)則行文的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核.不符合行文規(guī)則的予 以拒收退回。凡涉及兩個(gè)以上部門來文，主辦部門必須與相關(guān)部門協(xié)商一致形成統(tǒng)一總見上報(bào)：若意見不一致也須說明。 第二十七條 編號、登記：審核合格后的各類來文，需按照來文也位及類別進(jìn)行分類，并按照收文時(shí)間先 后進(jìn)行編號，然后將公文標(biāo)題、來文也位、來文字號、承辦期限等情況在公文登記簿上逐項(xiàng)進(jìn)行登記.來 文編號、登記時(shí)間一般不超過12小時(shí)。學(xué)校收到的來文，屬陜西省人民政府、陜西省教育廳、西安市人民政府的，編政字號：其它部委、廳局和 爪位的，編綜字號：簡報(bào)類的、編簡字號，

18、校內(nèi)各單位的，編內(nèi)字號。第二十八條 擬辦：編號、登記后的來文，機(jī)要秘書要在24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行擬辦處理，或提出擬辦意見.或呈 送校辦主任處理。若遇到急件公文，可先通知主辦單位按文件要求做準(zhǔn)備，再送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。凡屬給職能處室的復(fù)函、報(bào)表、會議通知.調(diào)査表、外爭接待等一般性來文，可直接送各職能部門簽收閱 辦：其它來文附.文件閱辦虹后.送校辦負(fù)責(zé)人批注擬辦意見。第二十九條批辦：按照擬辦意見，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批辦。批辦時(shí)間一般不超過3天，并答復(fù)來文収位。凡涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上職能部門辦理的文件，批辦時(shí)應(yīng)注明主辦單位。第三十條 承辦：已批辦的文件須按領(lǐng)導(dǎo)批示交由主辦的位承辦。承辦時(shí)間一般不超過一周緊急文件應(yīng) X按文

19、件時(shí)限要求辦理.確有困難的應(yīng)及時(shí)向來文的位說明原因。涉及兩個(gè)及兩個(gè)以上職能部門辦理的文 件，主辦單位應(yīng)及時(shí)、主動與協(xié)辦訊位協(xié)商辦理。第三十一條 催辦：對超出辦理時(shí)限要求的文件.文秘人員要進(jìn)行催辦。催辦時(shí)，應(yīng)附催辦單。第三十二條 立卷歸檔：文件辦理完畢后.符單位應(yīng)對木爪位收到的文件按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行立卷與歸檔。 涉及兩個(gè)以上職能部門辦理的文件，由主辦爪位進(jìn)行歸檔。第五萃附則第三十三條學(xué)校各獨(dú)立法人訊位的行政收發(fā)文辦理可參照木細(xì)則執(zhí)行。第三十四條 木細(xì)則自發(fā)布之日起施行。過去下發(fā)的，凡與木細(xì)則不一致的.以木細(xì)則為準(zhǔn)。第三十五條木細(xì)則由校長辦公室負(fù)責(zé)解釋。西安科技大學(xué)行政公文發(fā)文代字一、發(fā)文字、發(fā)、函

20、的用法上行文用字，下行文用發(fā)，平行文用函。二. 學(xué)校發(fā)文代字1、西科字（發(fā)、函）.適用于學(xué)校產(chǎn)生的重耍文件：2、西科辦字（發(fā).函，適用于辦公室產(chǎn)生的重要文件：3、西科人（發(fā)、函）.適用人爭處產(chǎn)生的巫要文件：4、西科財(cái)（發(fā)、函）.適用財(cái)務(wù)處產(chǎn)生的重要文件：5、西科教（發(fā)、函）.適用于研究生.木科、成人教育及圖書館等教輔部門產(chǎn)生的重要文件:6、西科研（發(fā)、函）適用于科技處、學(xué)報(bào)、薛教研尤、網(wǎng)絡(luò)中心口產(chǎn)生的重要文件:7、西科學(xué)（發(fā)、函）適用學(xué)工處產(chǎn)生的重要文件：&西科基（發(fā)、函）.適用基建處產(chǎn)生的重要文件：9、西科后（發(fā)、函）.適用總務(wù)處產(chǎn)生的重要文件：10、西科保（發(fā).函）適用保衛(wèi)處產(chǎn)生的重要文件：11、西科產(chǎn)（發(fā).函），適用校辦科技產(chǎn)業(yè)及勞司、機(jī)電廠口產(chǎn)生的重要文件：12、西科監(jiān)（發(fā).函）適用于監(jiān)察處產(chǎn)生的重耍文件：13、