商務(wù)電子郵件的規(guī)范使用

1、商務(wù)電子郵件的規(guī)范使用商務(wù)電子郵件的規(guī)范使用目目 錄錄需要發(fā)送電子郵件的情況需要發(fā)送電子郵件的情況電子郵件的格式電子郵件的格式電子郵件的發(fā)送電子郵件的發(fā)送電子郵件基本禮儀電子郵件基本禮儀需要發(fā)送電需要發(fā)送電子郵件的情子郵件的情況況正式工作報(bào)告/匯報(bào)/申請(qǐng)/請(qǐng)示及上級(jí)批復(fù)/指示/安排部門之間事務(wù)往來通知、通告、通報(bào)、公告、周知事項(xiàng)、建議性意見、文件發(fā)布知識(shí)推薦和信息傳遞沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容難以簡(jiǎn)單用口頭表達(dá)說明清楚的事項(xiàng)電子郵件的電子郵件的格式格式一、注明郵件主題一、注明郵件主題主題是接收者了解郵件的第一信息，通常人們會(huì)根據(jù)主題主題是接收者了解郵件的第一信息，通常人們會(huì)根據(jù)主題判斷郵件

2、的重要性。判斷郵件的重要性。主題應(yīng)盡量簡(jiǎn)明、扼要，能反映文章的內(nèi)容和重要性。主題應(yīng)盡量簡(jiǎn)明、扼要，能反映文章的內(nèi)容和重要性。一封郵件盡可能只針對(duì)一個(gè)主題。一封郵件盡可能只針對(duì)一個(gè)主題。 可適當(dāng)使用大寫字母或特殊字符來突出主題，引起收件人可適當(dāng)使用大寫字母或特殊字符來突出主題，引起收件人注意，但不要隨便使用注意，但不要隨便使用“緊急緊急”之類的字眼。之類的字眼。回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改主題。回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改主題。主題千萬不要出現(xiàn)錯(cuò)別字。主題千萬不要出現(xiàn)錯(cuò)別字。？這些主題恰當(dāng)嗎？這些主題恰當(dāng)嗎1 1、無主題、無主題2 2、* * *關(guān)于您關(guān)于您* *年年*

3、*月月* *日提出的日提出的* * *問題的回復(fù)問題的回復(fù)3 3、王先生收、王先生收4 4、答復(fù)：關(guān)于、答復(fù)：關(guān)于* * *和和* * *等相關(guān)問題的回復(fù)等相關(guān)問題的回復(fù)5 5、RERE： RE RE： RERE： 二、郵件開頭應(yīng)寫上稱呼、開頭結(jié)尾最好要有問候語二、郵件開頭應(yīng)寫上稱呼、開頭結(jié)尾最好要有問候語三、正文內(nèi)容三、正文內(nèi)容四、附件四、附件五、結(jié)尾簽名五、結(jié)尾簽名對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人的信息對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人的信息簽名信息不宜行數(shù)過多，可包括姓名、職務(wù)、公司、簽名信息不宜行數(shù)過多，可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息電話、傳真、地址等信息對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體，

4、簽名檔應(yīng)簡(jiǎn)化；對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體，簽名檔應(yīng)簡(jiǎn)化；對(duì)外、對(duì)公、對(duì)不熟悉的客戶群體，簽名檔則應(yīng)詳細(xì)對(duì)外、對(duì)公、對(duì)不熟悉的客戶群體，簽名檔則應(yīng)詳細(xì)些。些。簽名檔文字字體應(yīng)與正文文字字體匹配，字號(hào)一般簽名檔文字字體應(yīng)與正文文字字體匹配，字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文的小一些。應(yīng)選擇比正文的小一些。為免出現(xiàn)亂碼，字體要匹配，統(tǒng)一選用：簡(jiǎn)體、繁體或英文可在郵箱中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。？這樣的郵件恰當(dāng)嗎？這樣的郵件恰當(dāng)嗎1 1、直呼收信人全名、直呼收信人全名2 2、“前一封郵件有遺漏，請(qǐng)以此次發(fā)送郵件為準(zhǔn)前一封郵件有遺漏，請(qǐng)以此次發(fā)送郵件為準(zhǔn)”3 3、郵件中文字拼寫錯(cuò)誤、郵件中文字拼寫錯(cuò)誤電子郵件的電

5、子郵件的發(fā)送發(fā)送抄送？密送？一、區(qū)分收件人（一、區(qū)分收件人（TO）和抄送人（）和抄送人（CC）還有密送人（）還有密送人（BCC）二、如何確定主送人和抄送人二、如何確定主送人和抄送人尋求跨部門支持的郵件一般主送給尋求支持的人，抄送給本部門的主管和對(duì)方部門的主管。（如有必要應(yīng)該抄送給主管的主管，一般情況下，不要抄送給主管的主管，可以由主管判斷是否需要上報(bào)。如果不清楚是否要抄送給某一個(gè)相關(guān)者，應(yīng)該向主管咨詢。）項(xiàng)目通報(bào)類的郵件主送：項(xiàng)目小組成員抄送：項(xiàng)目小組成員的直接上級(jí)、項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃類的郵件主送：工作計(jì)劃下達(dá)對(duì)象抄送：直接上級(jí)、間接上級(jí)、部門內(nèi)部相關(guān)經(jīng)理人三、郵件發(fā)送的時(shí)候應(yīng)避免以下現(xiàn)象三

6、、郵件發(fā)送的時(shí)候應(yīng)避免以下現(xiàn)象非重要的一般性的溝通，避免為了知會(huì)的需要將郵件抄送給包括直接和間接經(jīng)理避免將細(xì)節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級(jí)管理人員，特別是可以判斷高級(jí)管理人員不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)避免將同一個(gè)主題的討論內(nèi)容多次反復(fù)發(fā)給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代替對(duì)發(fā)件人的提出的問題不清楚、或有不同意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停交互郵件與發(fā)件人討論不能隨便向群體郵箱發(fā)送不必要消息四、郵件的回復(fù)四、郵件的回復(fù)五、郵件發(fā)送的總體原則五、郵件發(fā)送的總體原則慎選“群發(fā)”慎選“抄送人”慎選“全部答復(fù)”請(qǐng)為對(duì)方節(jié)省時(shí)間不要在郵件里討論問題把郵件信息發(fā)給最需要它的人有條件的話，拋

7、開郵件，強(qiáng)調(diào)“面談”六、發(fā)送郵件之前要依次確認(rèn)六、發(fā)送郵件之前要依次確認(rèn)主題已添加收件人、抄送人無誤附件已添加郵件內(nèi)容無誤個(gè)人簽名檔無誤電子郵件的電子郵件的基本禮儀基本禮儀？電子郵件的基本禮儀大家？電子郵件的基本禮儀大家都懂都懂1、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。2、必須要有稱謂，稱謂要得當(dāng)。3、正文內(nèi)容要措辭得當(dāng)，多用敬語您好！謝謝！請(qǐng)！4、開頭結(jié)尾都要有問候語5、行文通暢，不要出現(xiàn)錯(cuò)別字。6、郵件有附件的要注意禮貌提示。7、收到郵件應(yīng)盡快回復(fù)，一般不超過24小時(shí)，特別是緊急郵件需2小時(shí) 內(nèi)回復(fù)，暫時(shí)無法確切回復(fù)的可先確認(rèn)一下收到。8、若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。9、電子郵件不要過于花哨。10、結(jié)尾最好有問候語。 郵件是解決問題，處理事情的工具 精心構(gòu)思、認(rèn)真撰寫 不要帶著脾氣發(fā)郵件態(tài)度友好態(tài)度友好 文明禮貌，多用敬語 語言流暢、內(nèi)容簡(jiǎn)潔 減少使用感嘆號(hào)“！”措辭得當(dāng)措辭得當(dāng) 主題明確 描述清晰有條理 基本要素要完整信息齊全信息齊全 你寫信時(shí)憤怒么？請(qǐng)先存為草稿，一小時(shí)后重新打開再?zèng)Q定是否發(fā)出？這些電子郵件正確嗎？這些電子郵件正確嗎例一：例一：例二：例二：例三：例三：例四：例四：？您