如何有效的組織外派業(yè)務(wù)人員的工作會(huì)議講課教案

1、如何有效的組織外派業(yè)務(wù)人員的工作會(huì)議?中國營銷傳播網(wǎng)，2004-08-09,作者：潘文富,訪問人數(shù)：155作為公司總部管理層與市場一線業(yè)務(wù)人員有效的互動(dòng)與溝通，每月進(jìn)行月度工作會(huì)議應(yīng)該來說是個(gè)不錯(cuò)的方式，管理層的戰(zhàn)略部署與業(yè)務(wù)執(zhí)行層面的具體執(zhí)行情況可以在一起進(jìn)行有效分析溝通，問題可以得到解決，新的策略可以討論修正，開會(huì)不就是為了解決問題和布置任務(wù)嘛。但為什么會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員懼怕公司的月度會(huì)議呢？筆者參加過許多次馬拉松式的月度銷售工作會(huì)議，個(gè)人認(rèn)為責(zé)任在于公司管理層方面，其根源點(diǎn)是沒有進(jìn)行科學(xué)的會(huì)議安排。科學(xué)與不科學(xué)，區(qū)別在那里呢？首先我們來看這種月度的銷售工作會(huì)議是要起到什么作用，對(duì)于公司管理層

2、而言，綜合最近的銷售情況、市場變動(dòng)情況以及公司的策略調(diào)整計(jì)劃，有很多的新的指令、要求、計(jì)劃需要盡快傳達(dá)給業(yè)務(wù)人員。而對(duì)業(yè)務(wù)人員來說，他們長期泡在市場一線，了解公司產(chǎn)品、品牌乃至營銷模式的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)、發(fā)展?fàn)顩r，也會(huì)感受接觸到很多新的市場動(dòng)態(tài)，新的問題，回到公司也是想要非常急切的反映給相關(guān)部門及管理層的。兩方面都有話要說，科學(xué)不科學(xué)，就看安排誰先說了。在許多公司實(shí)際的會(huì)議安排中，往往是首先讓老板說，讓公司的管理層先來公布這樣那樣的事情，宣布這樣那樣的策略。在沒有收取到由市場一線人員所帶來回的最新市場信息，就先行宣布下一步的策略方針政策，是不是有些過早呢？為了避免與公司的已定計(jì)劃發(fā)生沖突，業(yè)務(wù)人員大多

3、不會(huì)再來闡述自己一些新的觀點(diǎn)思想和計(jì)劃。公司的策略就失去了有效修正的機(jī)會(huì)。讓管理層先說，此為不科學(xué)的之一，之二呢？在月度銷售工作會(huì)議中，先說那些話題？業(yè)務(wù)人員長期工作在市場一線，對(duì)公司的規(guī)章制度執(zhí)行方面難免有些不夠到位，管理層往往將這些積累下來的問題在會(huì)議之先就公布出來，例如對(duì)業(yè)務(wù)人員的批評(píng)通報(bào)以及類似于加強(qiáng)管理之類的硬性通知，這樣就在一定程度上直接打擊了市場一線員工的積極性，再好的建議和重要的市場動(dòng)態(tài)也沒心情匯報(bào)出來了。很多關(guān)鍵性的市場及競品動(dòng)向公司管理層可能就收集不到了。不科學(xué)之三，就是在會(huì)議上討論議題。從全國各地趕回來的業(yè)務(wù)人員濟(jì)濟(jì)一堂，人多嘴多，七嘴八舌，亂哄哄一片，很難讓業(yè)務(wù)人員靜下

4、心來考慮問題，且極其容易跑題。經(jīng)常是一個(gè)議題討論個(gè)二三天也出了一個(gè)明確的結(jié)果。不科學(xué)之四：事先不進(jìn)行通知告知。臨到會(huì)議開始才告訴大家今天的本次會(huì)議的主要內(nèi)容與議題。大家沒有充分的準(zhǔn)備。所做的決定與判斷大多帶有一定的隨意性。不科學(xué)之五：接受信息的渠道零亂，沒有系統(tǒng)化。業(yè)務(wù)人員回到公司總部，都是有很多信息需要反饋的，產(chǎn)品方面的、管理方面的、財(cái)務(wù)方面的、物流方面的、促銷方式方面的、競爭品牌方面的等等，就算是讓業(yè)務(wù)人員一個(gè)個(gè)先后來發(fā)言，往往也是在這個(gè)問題上說兩句，那個(gè)現(xiàn)象上談一點(diǎn)，反饋回來的信息雜亂無章，很難進(jìn)行有效的系統(tǒng)歸類分析。不科學(xué)之六：時(shí)間安排的不合理出于費(fèi)用和工作效率的考慮，公司的管理層認(rèn)為

5、業(yè)務(wù)人員在總部待的時(shí)間越短越好，盡快的把相關(guān)事件處理完畢，早點(diǎn)回市場去，所以時(shí)間往往都會(huì)壓的比較緊，早晨九點(diǎn)開始的會(huì)往往一直能開到深夜，開到凌晨。許多業(yè)務(wù)人員都是從全國各地乘坐數(shù)小時(shí)甚至是數(shù)十小時(shí)的火車汽車趕回來的（畢竟能飛來飛去的業(yè)務(wù)人員還比較少），氣候水土還沒來的及完全適應(yīng)，加上海有許多私人積壓事務(wù)還要處理，本來就比較疲倦，這么連軸開會(huì)，誰受的了，就很難保證有個(gè)良好的精神狀態(tài)在參與會(huì)議，而公司的領(lǐng)導(dǎo)們往往是精力充沛，時(shí)間寬裕，偶然開個(gè)一兩天長會(huì)完全沒問題的，領(lǐng)導(dǎo)不散會(huì)，下屬們誰敢閃人，得，陪著一起耗下去吧。長此以往，業(yè)務(wù)人員不怕開會(huì)才怪。綜合上述六點(diǎn)問題，公司的管理層稍加改動(dòng)，就能很好的解

6、決問題，筆者在去年底到任新公司后，曾幫助人力資源部制定過一套月度銷售會(huì)議程序，經(jīng)三次實(shí)際驗(yàn)證，確有較好的效果。在此撰出，以供大家參考。首先我們要明確，根源在公司的管理程序上面，潛意識(shí)里還是突出了以領(lǐng)導(dǎo)為主的官本位溝通思想，事事非得讓領(lǐng)導(dǎo)說痛快了才行，然后才能輪到下級(jí)業(yè)務(wù)人員說話，但是真正的工作都是誰在做呢？要知道，在實(shí)際工作中，策略一般只占20%，而執(zhí)行要占80%，再好的策略也要通過有效的執(zhí)行才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值和意義啊，然而思想影響了行動(dòng)，思想上受到侵害和打擊的員工怎么可能會(huì)積極有效的執(zhí)行公司的策略呢？不科學(xué)的溝通方式嚴(yán)重阻礙了管理層與一線員工的有效溝通，還有可能讓業(yè)務(wù)人員帶著情緒參加會(huì)議，效果何

7、來？其實(shí)，解決起來也不復(fù)雜，設(shè)定一個(gè)合理的程序與次序，讓雙方都能把話說清楚，且讓對(duì)方聽清楚聽明白，比較科學(xué)的流程應(yīng)該是：提前一周通知回公司參加月度總結(jié)會(huì)的業(yè)務(wù)人員，明確這次會(huì)議的日程安排、與會(huì)人員、主要內(nèi)容，相關(guān)議題等等信息，要求各位準(zhǔn)備好相關(guān)文件。需準(zhǔn)備的文件一般分為三塊：A規(guī)固定格式的匯報(bào)文件B定議題的文件C自行安排特殊情況反饋及建議意見的會(huì)議的第一天領(lǐng)導(dǎo)講話，內(nèi)容控制在獎(jiǎng)勵(lì)、鼓勵(lì)、好的消息傳送的正面信息，不宜過長，把時(shí)間留給業(yè)務(wù)人員，讓他們把話先倒干凈。安排業(yè)務(wù)人員就常規(guī)文件（銷量進(jìn)度、市場占比等）的匯總匯報(bào)，公司有關(guān)部門要在會(huì)議現(xiàn)場安置大型白板，在上面做各問題的分類區(qū)框，將每位業(yè)務(wù)人員

8、的匯報(bào)情況匯總在一起。讓大家明確其他區(qū)域的狀況，也為做整體分析進(jìn)行準(zhǔn)備。安排業(yè)務(wù)人員就特殊情況及建議意見的反映，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人保持在場，當(dāng)場能給予解答的就當(dāng)場解答，當(dāng)場無法解答的問題回保留至次日解答，指定議題的匯報(bào)第一天的會(huì)議時(shí)間不宜過長，大家都從外地趕回來，必將辛苦，加上還有許多私人事務(wù)要處理，要給他們留出足夠的時(shí)間。行政部門要抓緊時(shí)間把常規(guī)文件的匯總整理成相關(guān)整體數(shù)據(jù)圖形，并與公司的整體目標(biāo)計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析，做出相關(guān)分析報(bào)告。會(huì)議的第二天上午：一般安排業(yè)務(wù)人員參觀公司新的生產(chǎn)線、或者是產(chǎn)研部門給大家進(jìn)行新產(chǎn)品講解和示范等。下午：公司相關(guān)部門首先解答前日未曾解答的問題。將整體的常規(guī)文件匯總與

9、大家共同講解分析，著重指出其中出現(xiàn)異常的部分，并拿出相應(yīng)的解決方案（公布新的政策），布置討論議題這個(gè)討論議題是讓業(yè)務(wù)人員帶回去自己分析思考的，或者是自信組織小范圍的討論，杜絕在會(huì)議現(xiàn)場討論問題。第三天收集討論意見，作出相關(guān)的匯總意見與決定。頒布新新的策略與方向安排培訓(xùn)最后，再由公司領(lǐng)導(dǎo)層出面，就業(yè)務(wù)管理中的一些負(fù)面問題進(jìn)行情況通報(bào)。將負(fù)面影響控制在最小。潘文富，消費(fèi)品28個(gè)業(yè)務(wù)員如何變成28個(gè)老板?中國營銷傳播網(wǎng)，2004-08-09,作者：潘文富，訪問人數(shù)：618在蘇北的經(jīng)銷商圈子里說起做酒水的張老板，誰人不知，誰人不曉，經(jīng)銷酒類牌子有好幾十個(gè)，再加上那些干果副食，一年下來幾千萬的銷售額，銷

10、售網(wǎng)絡(luò)遍布蘇北，甚至山東河南都有張老板的渠道，特別是在蘇北白酒經(jīng)銷圈子里，張老板只要接下那個(gè)白酒牌子，就代表著這個(gè)產(chǎn)品肯定有的做，張老板要是那天和那個(gè)牌子說拜拜”這個(gè)牌子就好在蘇北地區(qū)全面撤軍了，張老板的買賣越做越大，這旗下的員工也就越來越多，光骨干業(yè)務(wù)員就二十多個(gè)，一般業(yè)務(wù)員理貨員加起來都七十多個(gè)人了，每天辦公室里人來人往，熙熙攘攘好不熱鬧?？蛇@差不多每天會(huì)有業(yè)務(wù)骨干和張老板叫苦說人還不夠，叫著嚷著要加人手，可這每加一個(gè)人，工資福利獎(jiǎng)金一年下來就得好幾萬吶，不加吧，又擔(dān)心影響銷售，看著這業(yè)務(wù)員也的確是每天跑來跑去，忙里忙外的，加就加吧，就這么著，這業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍逐漸從最初的十幾個(gè)人加到了現(xiàn)在的

11、七十多個(gè)。時(shí)間長了，這張老板有時(shí)也會(huì)犯疑惑，這好幾十號(hào)子人都在認(rèn)認(rèn)真真干活嗎？誰要是磨洋工什么的，他也根本看不見，雖然開會(huì)都會(huì)一再強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)員要提高工作效率，但這銷售額也沒見的增加多少，人員工資費(fèi)用倒是在逐漸增大，幾十號(hào)子人管起來也有點(diǎn)力不從心了，更要命的是，不斷的有員工跑到別的對(duì)手那里做，還反過頭來挖他的客戶，走掉的員工對(duì)在職的員工又是一個(gè)不小的負(fù)面影響，張老板越來越覺得必須下決心來徹底解決理順這里復(fù)雜的內(nèi)部人事管理問題，通過朋友介紹，張老板找到了專做經(jīng)銷商服務(wù)的上海英昂公司。英昂的專家指出，企業(yè)做大了，人多起來了，人事就得必須形成一套專門的管理系統(tǒng)，建立相應(yīng)員工管理、評(píng)估、考核、激勵(lì)制度，讓

12、員工不但能獲取相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)酬勞及業(yè)務(wù)技能的的提升，更要給員工清晰的看到未來發(fā)展方向，來調(diào)動(dòng)員工的主觀能動(dòng)性，促進(jìn)員工由要我干”變成我要干”，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r來建立一套相應(yīng)的組織架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)老板抓經(jīng)理，經(jīng)理抓主管，主管抓員工的組織架構(gòu)，盡可能多的實(shí)行員工內(nèi)部自我管理，而在張老板的公司里，胡老板本身就是一個(gè)大業(yè)務(wù)員，大大小小事情都一把抓，沒有深入的去注重建立起更有效的組織架構(gòu)，沒有相應(yīng)的手段來評(píng)估、考核、激勵(lì)員工。很多員工就變成了隨動(dòng)著，老板指到那里就打到那里，一切的大事情都是老板的，對(duì)一些諸如公司未來的發(fā)展方向、運(yùn)營成本的控制、現(xiàn)有資源的有效化運(yùn)用等等也就不會(huì)很注重，加之這樣長期做下去，員工感覺到他

13、賺到的錢畢竟有眼，也沒有足夠的機(jī)會(huì)來鍛煉提升賺錢的能力（業(yè)務(wù)技能），又沒有誰來給他指出未來的發(fā)展方向，要么隨大流就這么干下去，要么換個(gè)地方再開始。象張老板這樣已經(jīng)做成一定規(guī)模的經(jīng)銷商，加之經(jīng)銷的產(chǎn)品數(shù)量又這么多，在內(nèi)部管理的問題上，老板本身的定位就不能是一個(gè)大業(yè)務(wù)員了，而應(yīng)該是一個(gè)運(yùn)營總監(jiān)。根據(jù)英昂公司專家的建議，除了幾個(gè)需要自己親自掌握運(yùn)作的產(chǎn)品外。張老板將所經(jīng)銷的上百類產(chǎn)品分成28個(gè)項(xiàng)目，28名骨干業(yè)務(wù)員改為項(xiàng)目經(jīng)理，各項(xiàng)目經(jīng)理自行從其余的幾十名業(yè)務(wù)員挑選自己的組員，組建成28個(gè)項(xiàng)目組，相對(duì)獨(dú)立的進(jìn)行運(yùn)作。在英昂公司的幫助下，張老板根據(jù)公司的運(yùn)營狀況建立一整套績效考核系統(tǒng)，從對(duì)內(nèi)管理能力及

14、對(duì)外運(yùn)作能力兩方面來對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行考核。對(duì)內(nèi)管理能力考核口促銷活動(dòng)的執(zhí)行情況人力車射安排含翦生口檔案的建立官過口莒理小組用精神面貌銷量竟成惜況口應(yīng)快帳款對(duì)外經(jīng)營能力的考核這個(gè)考核主要是考核項(xiàng)目經(jīng)理的對(duì)所負(fù)責(zé)產(chǎn)品的贏利狀況，張老板給每個(gè)產(chǎn)品都做了一個(gè)虛擬進(jìn)貨價(jià),并將倉庫的庫位，業(yè)務(wù)員的工資，送貨車輛的里程，庫存貨的利息，應(yīng)收款的利息等等成本都一一折算成運(yùn)作成本，要求各項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)各自負(fù)責(zé)的產(chǎn)品進(jìn)行獨(dú)立核算。出貨價(jià)一虛擬進(jìn)貨價(jià)=毛利，再將運(yùn)作成本計(jì)算進(jìn)去核算出純利是多少再根據(jù)純利的比例給項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人及整個(gè)組獎(jiǎng)金僅僅一個(gè)季度后，張老板的公司發(fā)生了極大的變化，28個(gè)項(xiàng)目組你趕我超，好不熱鬧。項(xiàng)目經(jīng)理開始

15、獨(dú)立操作產(chǎn)品后才親身感受到要想賺取更多利潤除了提高銷量外，還有一個(gè)極其重要的方面就是控制經(jīng)營成本，項(xiàng)目經(jīng)理們一改過去的花公司錢不心疼的作風(fēng)，把車輛及人員的利用率都提高到前所未有的水平，為降低壓倉貨帶來的利息成本，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)銷量進(jìn)度嚴(yán)格控制倉庫備貨數(shù)量，應(yīng)收款的催收力度更是項(xiàng)目經(jīng)理腦袋里時(shí)刻繃緊的一根弦，此前千方百計(jì)設(shè)法躲避的廠家促銷安排，現(xiàn)在也能積極主動(dòng)的配合了，因?yàn)楫吘故钦{(diào)用廠家資源，提升自有銷量嘛，運(yùn)作沒多久，許多項(xiàng)目經(jīng)理就發(fā)現(xiàn)了公司經(jīng)銷產(chǎn)品中存在的隱形虧損產(chǎn)品，及時(shí)的建議張老板清除。剛開始的時(shí)候，張老板的老婆還擔(dān)心項(xiàng)目經(jīng)理們熟悉了產(chǎn)品運(yùn)作后會(huì)跳到別家經(jīng)銷商，其實(shí)上一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理也沒有跳走的，原因也不復(fù)雜，這種操作模式一方面提升了經(jīng)濟(jì)收入，更重要的另一方面項(xiàng)目經(jīng)理真正有了市場運(yùn)作的感覺，真正的從管理的高度進(jìn)行運(yùn)營操作，這樣的發(fā)展前景每位項(xiàng)目經(jīng)理都看得到，有了當(dāng)老板的感覺。這套龐大的運(yùn)作系統(tǒng)可是英昂公司的專家專為張老板的公司設(shè)計(jì)出來的，其他經(jīng)銷商可沒有這套東西，可不是簡單抄去幾個(gè)表格就能學(xué)會(huì)的。再說了，到別的經(jīng)銷商那里做，那里會(huì)有當(dāng)老板的感覺呢？倒是有幾個(gè)在公司混日子的業(yè)務(wù)員混不下去了，真正想做點(diǎn)事情的人卻沒走的。運(yùn)作二周后，張老板根據(jù)每組業(yè)務(wù)人員的工作狀況