公司財務(wù)檔案管理制度及相關(guān)表格

1、公司財務(wù)檔案管理制度第一條根據(jù)財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)會計(jì)檔案管理辦法的通知的規(guī)定，為加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理，保證會計(jì)檔案妥善保管有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，特制定本制度。第二條 會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財務(wù)報告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和 反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：1 .會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計(jì)憑證。2 .會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計(jì)賬簿。3 .財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計(jì)報表、附表、附注及文字說明和 其他財務(wù)報告。4 .其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保

2、存的會計(jì)核算專業(yè)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊和會計(jì)檔案銷毀清冊。第三條每年形成的會計(jì)檔案，由財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編 制會計(jì)檔案保管清冊。1 .當(dāng)年形成的會計(jì)檔案， 在會計(jì)年度終了后，可暫由財務(wù)部保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng) 由財務(wù)部編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。2 .移交檔案部門保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別重要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。第四條財務(wù)部和檔案部門保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)， 可以提供查閱或復(fù)制， 并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)

3、檔案上涂畫、拆封和抽換。1 .由檔案部門建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)制、登記制度。2 .會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。3 .會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。第五條本辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類檔案的保管按照本辦法 附表所列期限執(zhí)行。第六條 保管期滿的會計(jì)檔案，除本第七條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：1 .本單位檔案部門會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊， 列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時 間等內(nèi)容。a2 .總經(jīng)理在會計(jì)檔案銷毀清冊

4、上簽署意見。3 .銷毀會計(jì)檔案時，由檔案部門和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。4 .監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前， 按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì) 檔案；銷毀后，應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得 銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。第八條 使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。使用磁盤、 光盤等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案，應(yīng)報財政局備案。第

5、九條建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工結(jié)算后移交給建設(shè) 項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十條單位之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會計(jì)檔 案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止 年度和檔案編號，應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會計(jì)檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽 名或蓋章。第十一條預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。 本制度解釋權(quán)歸公司財務(wù)部。附表一：

6、會計(jì)檔案保管期限表會沸案保管題限表序號檔案名稱保管期限備注-*嚏計(jì)1嬲憑證15隼2i3K憑證1汽三匯總證15年會計(jì) 黑酥411彈包勒日記總賬5腳摩15年另日記賬15年嘰金和銀行存挑日記修保百組年"q固定遺產(chǎn)卡片1存同定梃產(chǎn)椎廢書裝后促胃5星*輔助賑隨15年工、限篤 程皆要9月，季報告奔包幫告織至后邪門范.良時芬根魯及文字勢析ID期度報告永久但福碧酸主旨顯訐匯總明需假吉康文字分宙四.於他 美11會詁皎清理15年12套計(jì)也靠保=;W永久13會計(jì)檔永久14銀行詢調(diào)節(jié)表5¥15堤行對賬單彈附件二、相關(guān)表格：一、文件歸檔表部門:序 號文件名稱檔案編 號歸檔日 期交件人簽 名收件人簽

7、名備注、歸檔案卷目錄表卷宗號：目錄號：部門:案卷順序號立卷類目 號案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注、檔案目錄表部門:編號文號名稱內(nèi)容歸檔日期備注1234四、檔案索引表編號檔案號檔案名 稱歸檔日 期儲存位 置檔案內(nèi) 容處理五、（機(jī)密）文件保管備查簿歸檔 日期原文 件編號內(nèi)容 摘要經(jīng)辦 部門6#預(yù)定 保存期限份數(shù)備 注副本影本六、檔案明細(xì)表保險庫號柜位 號擬存至日 期公司部門文件名稱內(nèi) 容類別入庫日 期出庫日期收件人 簽收日期七、作廢檔案焚毀清單年 月 日焚毀檔號C號發(fā)文號簡由檔案起訖日期核準(zhǔn)：監(jiān)焚：焚毀執(zhí)行人:八、檔案調(diào)閱單檔案名稱審 批調(diào)閱人檔案號及件數(shù)號 碼還卷宗日期年 月日 經(jīng)收人簽章件 數(shù)共計(jì)件申請人：制表日期:月 日九、檔案