檔案的整理立卷

1、內(nèi)容概覽一、認(rèn)識(shí)社保檔案二、社保檔案的立卷原則三、業(yè)務(wù)文件整理立卷的組織形式四、業(yè)務(wù)文件整理立卷的方法一、認(rèn)識(shí)社保檔案什么是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中華人民共和國(guó)人力資源和社會(huì)保障部 第3號(hào)令 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行） “本規(guī)定所稱社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，是指社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄?！币弧⒄J(rèn)識(shí)社保檔案社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn) 社會(huì)性強(qiáng) 專業(yè)性強(qiáng) 數(shù)龐量大 利用率高一、認(rèn)識(shí)社保檔案充分認(rèn)識(shí)做好社保檔案工作的重要意義 做好社保檔案管理工作，是規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦操作的重要抓手 做好社保檔案管理工作，是經(jīng)辦

2、機(jī)構(gòu)服務(wù)參保對(duì)象的重要媒介 做好社保檔案管理工作，是改善民生促進(jìn)社會(huì)和諧的重要保證二、社保檔案的立卷原則檔案整理工作應(yīng)遵循其形成特點(diǎn)和規(guī)律，充分利用原有基礎(chǔ)，在保持文件間歷史聯(lián)系的前提下，進(jìn)行分門別類，使整理出的檔案能夠如實(shí)地反映立檔單位的活動(dòng)面貌，便于保管和利用。 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件的有機(jī)聯(lián)系 整理檔案要充分考慮到原有基礎(chǔ) 區(qū)分不同的價(jià)值 便于保管和利用三、業(yè)務(wù)文件整理立卷的組織形式立卷組織形式是指一個(gè)單位選擇何種方法組織立卷工作。 一般來說有三種：集中立卷、部門立卷、復(fù)合立卷。 河北省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）（冀人社發(fā)201233號(hào)）第八條第二款“經(jīng)辦機(jī)構(gòu)各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本

3、部門業(yè)務(wù)材料的收集、整理和立卷工作，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將裝訂好的案卷向檔案管理部門歸檔，辦理歸檔手續(xù)” 就社保檔案來說，檔案數(shù)量大，業(yè)務(wù)專一，可以采用部門立卷的方法。部門立好卷后統(tǒng)一交檔案室，由檔案室進(jìn)行編制檔號(hào)、排列、上架及編制案卷目錄三、業(yè)務(wù)文件整理立卷的組織形式部門立卷的優(yōu)勢(shì)： 檔案材料形成部門的同志比較了解和掌握本部門文件的形成過程，由他們承擔(dān)檔案的收集、整理，可以保證檔案材料的有機(jī)聯(lián)系，提高檔案的歸檔質(zhì)量 由于案卷是由檔案形成部門的同志親自整理、組卷和移交，便 于部門日后借閱使用，無形中也提高了檔案的利用率 節(jié)省人力，提高工作效率。大量的檔案材料分散在經(jīng)辦中及時(shí)整理，不用耗費(fèi)過多的人力集

4、中整理 有利于經(jīng)辦工作的內(nèi)控和考核。將檔案管理工作列入經(jīng)辦工作流程去，必然會(huì)加強(qiáng)經(jīng)辦工作的內(nèi)控和監(jiān)督，同時(shí)檔案材料也是對(duì)經(jīng)辦人員工作成績(jī)最直接的反映和記錄。四、業(yè)務(wù)文件整理立卷的方法（一）分類 河北省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）（冀人社發(fā)201233號(hào)）第八條第一款“社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)按照社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn)，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用年度業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的方法進(jìn)行分類、整理，并及時(shí)編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷目錄等?！?所有的社保業(yè)務(wù)材料分9大類 4個(gè)共有的基礎(chǔ)類：管理類、征繳類、統(tǒng)計(jì)類、稽核類 5個(gè)分險(xiǎn)種的待遇類：養(yǎng)老、工傷、失業(yè)、醫(yī)療、生育待遇類四、業(yè)務(wù)文件

5、整理立卷的方法（二）收集 按照社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限收集 要求： 齊全完整、保持文件的有機(jī)聯(lián)系 文件是否真實(shí)有效、印章齊全，原件（指主文件） 文件是否有破損，破損的要進(jìn)行修裱 文件中是否含有金屬物（曲別針、大頭針、訂書針等） 大于A4紙的要進(jìn)行折疊，小于A4紙的要粘貼在A4紙上 文件制成材料、字跡是否符合耐久性要求四、業(yè)務(wù)文件整理立卷的方法（三）組卷 組卷方法以“卷”為單位進(jìn)行整理。先區(qū)分年度，再區(qū)分類別，第三區(qū)分保管期限，第四區(qū)同一保管期限下的屬類（即不同的表單或材料）社保業(yè)務(wù)文件材料2013年度2014年度社會(huì)保險(xiǎn)管 理類社會(huì)保險(xiǎn)征繳類社會(huì)保險(xiǎn)統(tǒng)計(jì)類社會(huì)保險(xiǎn)稽核類養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇類

6、工傷保險(xiǎn)待遇類失業(yè)保險(xiǎn)待遇類醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類生育保險(xiǎn)待遇類社會(huì)保險(xiǎn)管 理類社會(huì)保險(xiǎn)征繳類社會(huì)保險(xiǎn)統(tǒng)計(jì)類社會(huì)保險(xiǎn)稽核類養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇類工傷保險(xiǎn)待遇類失業(yè)保險(xiǎn)待遇類醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類生育保險(xiǎn)待遇類永久100年50年30年10年永久100年50年30年10年四、業(yè)務(wù)文件整理立卷的方法（三）組卷 卷內(nèi)文件排列。按形成的時(shí)間順序排列。一般主表在前，附件在后，審核結(jié)果在前，審核依據(jù)在后；重要憑證在前，次要憑證在后。 案卷厚度一般控制在三公分左右，不宜太厚或太薄 卷內(nèi)文件編碼。卷內(nèi)文件經(jīng)過系統(tǒng)排列后，為了固定其順序，要編排頁號(hào)。用打號(hào)機(jī)在文件的右上角，背面在左上角打上頁碼，每卷從001開始編號(hào)，凡有圖文的均要編寫頁

7、號(hào)。四、業(yè)務(wù)文件整理立卷的方法（四）編制卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件目錄由順序號(hào)、文號(hào)或社保代碼、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等組成 卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄順序號(hào)文號(hào)或社保代碼責(zé)任者題名日期頁號(hào)備注四、業(yè)務(wù)文件整理立卷的方法（五）填寫卷內(nèi)備考表 備考表項(xiàng)目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間、檢查時(shí)間。 置于卷尾，與業(yè)務(wù)檔案合并裝訂。 四、業(yè)務(wù)文件整理立卷的方法（六）編制檔號(hào)、填寫案卷封面 檔號(hào)：由全宗號(hào)年度類別號(hào)案卷號(hào)組成 例如 ： 1153 2013 Ygl 1 全宗號(hào)：立檔單位的代號(hào) 類別號(hào)：保管期限代碼+檔案分類代碼組成。 保管期限代碼：Y(永久) 、H (100年) 、C (5

8、0年)、 Z (30年) 、D (10年) 檔案分類代碼：gl(管理類)、zj(征繳類)、tj(統(tǒng)計(jì)類)、jh(稽核類)yl(養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇類)、gs(工傷保險(xiǎn)待遇類)yb(醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類)、sb(失業(yè)保險(xiǎn)待遇類)sy(生育保險(xiǎn)待遇類)例如：Ygl表示保管期限為永久的管理 類的文件材料 四、業(yè)務(wù)文件整理立卷的方法社保業(yè)務(wù)文件材料2013年度2014年度社會(huì)保險(xiǎn)管 理類社會(huì)保險(xiǎn)征繳類社會(huì)保險(xiǎn)統(tǒng)計(jì)類社會(huì)保險(xiǎn)稽核類養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇類工傷保險(xiǎn)待遇類失業(yè)保險(xiǎn)待遇類醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類生育保險(xiǎn)待遇類社會(huì)保險(xiǎn)管 理類社會(huì)保險(xiǎn)征繳類社會(huì)保險(xiǎn)統(tǒng)計(jì)類社會(huì)保險(xiǎn)稽核類養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇類工傷保險(xiǎn)待遇類失業(yè)保險(xiǎn)待遇類醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類生育保

9、險(xiǎn)待遇類永久100年50年30年10年永久100年50年30年10年001001001001001001001001001001四、業(yè)務(wù)文件整理立卷的方法（六）編制檔號(hào)、填寫案卷封面 案卷封面填寫內(nèi)容 全宗名稱、類別名稱、案卷題名、起止年月、件數(shù)、頁數(shù)、保管期限 類別名稱即九大類的名稱 案卷題名： 管理類、征繳類、待遇類時(shí)間+縣名+街道鄉(xiāng)村代碼+材料名稱如：2013年某鄉(xiāng)（XXXX）某村（XXXX）待遇核定表 2013年某縣服務(wù)協(xié)議材料 統(tǒng)計(jì)類時(shí)間+制表單位+XX統(tǒng)計(jì)報(bào)表如：2013年某縣農(nóng)保中心新農(nóng)保月統(tǒng)計(jì)表 稽核類時(shí)間+本單位名稱+文件材料名稱四、業(yè)務(wù)文件整理立卷的方法（六）編制檔號(hào)、填寫

10、案卷封面 案卷封面填寫內(nèi)容XX社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局社會(huì)保險(xiǎn)管理類2013年某鄉(xiāng)某村參保登記表100100年年20 8020 801153 2013 Hgl 21153 2013 Hgl 22013 1 2013 22013 1 2013 2四、業(yè)務(wù)文件整理立卷的方法（七）編制案卷目錄 案卷目錄即案卷名冊(cè)。案卷目錄要裝訂成冊(cè)。案卷目錄案卷目錄檔號(hào)街道或鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村代碼題名起止日期頁數(shù)保管期限備注四、業(yè)務(wù)文件整理立卷的方法（八）裝盒，填寫卷盒盒脊 案卷裝訂完成后應(yīng)裝入卷盒。裝入數(shù)量視卷盒的厚度和案卷的厚度而定。 盒脊內(nèi)容一般包括：全宗號(hào)、年度、保管期限、類別號(hào)、起始卷號(hào)（根據(jù)實(shí)際填寫）四、業(yè)務(wù)文件整理立

11、卷的方法（九）案卷排列上架 排架原則：先上后下，從左至右四、業(yè)務(wù)文件整理立卷的方法（九）案卷排列上架 可參照河北省新型農(nóng)村和城鎮(zhèn)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案整理方法（冀人社發(fā)201333號(hào)） 按年度，先排年代久的，如先排2012年，再排2013年 同一年度下按類別：九大類 同一類別下按保管期限降級(jí)排列：永久、100年、50年 最后按案卷流水號(hào)排列。2012GLY12012GLH12012ZJY12012GL2012ZJH12013GLY12013GLH12013ZJY12013GL2013ZJH12012120131回顧檔案整理立卷的流程社保業(yè)務(wù)文件材料社保業(yè)務(wù)文件材料社保業(yè)務(wù)文件材料社保業(yè)務(wù)文件材料1、區(qū)分年度2013年度文件管理類征繳類永久100年3、區(qū)分保 管期限2、區(qū)分類別4、區(qū)分不同的表單組卷、裝訂備考表文件卷內(nèi)文件目錄案卷封面5、編制檔號(hào)、