集團公司的接待策劃方案計劃

1、SAMPI.E TEXT8*一 一一關于銀河電器公司來訪的接待策53*/文秘見習第二小組 二零一三年六月二十三日I錄=rcontents一、接待準備 3二、接待日程安排及人員 5三、接待后期工作 1414四、經(jīng)費預算銀河電器公司將于2013年8月6日上午在總經(jīng)理王強的帶領下 一行7人來我公司進行為期3天的訪問，主要是為加強進一步的了解。 為了促進銀河電器公司和我公司的進一步合作，樹立良好公司形象， 以及促進我公司又好又快的發(fā)展，公司各部門員工必須重視此次的接 待工作，做好全方位的準備。為此特別精心安排與制定了本次商務接 待方案。一、接待準備（一）接待信息：1. 接待對象：銀河電器公司總經(jīng)理一行

2、 7人2. 接待時間：2013年8月6日一8月8日3. 接待地點：接機地點一揚州泰州機場；送機地點一南京祿口機場；下榻酒店一京華大酒店參觀地點：（1）公司總部；（2）公司廠區(qū)4. 接待規(guī)格：對等接待5. 接待原則：熱情友好；細致周到；禮儀適度6. 接待小組：接待部總負責，辦公室、公關部、后勤部協(xié)同工作（人員詳情分配見附表1）（二）接待前期準備：1. 信息收集。a銀河電器公司的基本信息，未來發(fā)展態(tài)勢，及公司主要領導人 對此次合作的意向態(tài)度；b銀河電器公司來訪人員基本情況（詳情見附表 2）；c過去來訪情況；d抵達時間和交通工具；e來訪期間天氣狀況；（負責部門：接待部）2. 詢問對方意見，是否需要預

3、定機票，若需要，根據(jù)所要求的時間 和地點來定；（負責部門：辦公室）3. 住宿安排。提前預定房間；（負責部門：接待部）4. 迎接車輛安排。七座商務車一輛，商務小轎車一輛，同時保證車 輛清潔，安全性能良好，司機車輛聽從主接待人員協(xié)調安排，統(tǒng)一調 度；（負責部門：辦公室）5. 公司迎賓。參觀人員到達前5-10分鐘，提醒相關人員做好迎賓工 作；（負責部門：公關部）6. 擬定會議通知及會議議程，并下發(fā)至與會人員；（負責部門：辦公 室）7. 會場布置。準備會議室花卉、水果、茶水、音響設備、投影設備、 領導席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，安排攝影攝 像等；（負責部門：辦公室、后勤部）8資料準備

4、。歡迎詞，歡送詞，公司宣傳材料，會議洽談資料；（負責部門：辦公室）9.事先聯(lián)系好足藝服務，游覽大運河和瘦西湖事宜。（負責部門：辦 公室、接待部）附表：1、接待工作任務分配部門人員事項接待部李燕、提前預訂酒店，協(xié)助來賓辦理酒店入住手續(xù)王媛、吳華、許安、錢梅宴席（迎接賓客、菜單確定、環(huán)境檢查、費用清付）李虹來賓信息搜集，提前約定足藝時間、人數(shù)公關部孫曉陽、鄭關杰公司迎賓楊洋聯(lián)系廠區(qū)協(xié)調參觀事宜辦公室張俊雅、郭璟、蔡慶制發(fā)會議通知及會議議程、總結會議紀要，會場布置，會議物品準備，會間服務孫紹攝影攝像王淼車輛協(xié)調安排丁彩樺（秘書）接送機、大廳集合、景點游覽（門票購買、導游聯(lián)系）后勤部錢潔連、蔣亞雷物品

5、采購辦理2、來訪人員詳細信息及安排姓名職務年齡性別由口 房號喜好禁忌王強總經(jīng)理42男1606不喜甜食劉蓉總經(jīng)理秘書29女1610劉明遠副總經(jīng)理37男1604書法朱敏翰市場部經(jīng)理35男1516趙文濤研發(fā)部經(jīng)理36男1516李瑋銘市場部經(jīng)理助理32男1518孫堅研發(fā)部經(jīng)理助理30男1518二、接待日程安排及人員*（一）日程安排表接待日程安排及人員日期時間內容地點陪同人員負責人8月6日8: 20接機揚泰機場徐副總經(jīng)理、秘書接待部部長10: 00 11: 20入住京華大酒店11: 30 13:00午宴京華大酒店一樓牡丹廳總經(jīng)理、徐副總、市 場部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng) 理，秘書13： 0014： 30午休酒店房

6、間14:40集合酒店大廳秘書15: 00 17:00參觀公司光明公司總部徐副總、公關部人員、秘書公關部部長18:00 20:00晚宴京華大酒店5樓晚宴廳總經(jīng)理、徐副總、秘 書、各部門經(jīng)理及優(yōu)接待部部長秀代表20:20 21:30足療揚州陸琴腳藝徐副總、市場部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理8月7日8: 00大廳集合秘書8 :30 9:30品嘗揚州特色早餐富春茶社徐副總、秘書接待部部長9:50 12:00參觀廠區(qū)光明公司廠區(qū)總經(jīng)理、徐副總、秘 書、市場部經(jīng)理、研 發(fā)部經(jīng)理、廠區(qū)經(jīng)理、公關部部長12:00 13:00午宴廠區(qū)接待廳接待部部長13:20 14:30午休酒店房間14:40集合酒店大廳秘書15:00 1

7、7:00洽談會議總部二樓會議室總經(jīng)理，徐副總，秘 書，市場部經(jīng)理，研 發(fā)部經(jīng)理，市場部經(jīng) 理助理，研發(fā)部經(jīng)理 助理辦公室主任18:00 19:30晚宴西園大酒店宴會廳總經(jīng)理，徐副總，秘 書，市場部經(jīng)理，研 發(fā)部經(jīng)理，市場部經(jīng) 理助理，研發(fā)部經(jīng)理 助理接待部部長20:00 21:00夜游古運河便益門廣場出席宴會人員辦公室主任8月8日7:30 8: 00早餐京華大酒店餐廳接待部部長8:10集合酒店大廳秘書8:30 11:20暢游瘦西湖瘦西湖風景區(qū)徐副總、秘書辦公室主任11:30 13： 30送別午宴趣園總經(jīng)理、徐副總、辦公室主任、秘書、部分部門經(jīng)理接待部部長14:00集合酒店大廳秘書15:00送機

8、南京祿口機場徐副總、秘書辦公室主任（二）每日具體活動安排8月6日一、迎接來賓時間：上午8:20地點：揚州泰州機場人員：徐副總經(jīng)理，秘書，司機兩名準備工作：迎接牌一個，鮮花兩束，七座商務車一輛，商務小轎車 輛。注意事項:1. 副總經(jīng)理和秘書及兩名司機于八點半出發(fā)， 在九點十分之前抵達揚 州揚泰機場。接機時高舉迎接牌，讓來賓清楚看到，主動問候來賓后， 幫來賓提拿攜帶行李，但注意不要拿來賓的貴重行李，如手提包等。2. 引導來賓上車，其中對方總經(jīng)理和副總及我方徐副總乘坐小轎車， 徐副總坐在副駕駛，后座右側為對方總經(jīng)理，左側是對方副總。我方 秘書及對方其余人乘坐七座商務車。3. 接待部派人提前在酒店等候

9、，協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)。4將來賓送至京華大酒店，引至安排好的房間。我方人員不宜久留， 讓客人及時休息，消除疲勞。二、午宴時間：11:30-13 : 00地點：京華大酒店一樓牡丹廳出席人：總經(jīng)理、徐副總、市場部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理、秘書；對方所有來賓。（12人）宴席規(guī)格：2500元/桌酒水：洋河藍色經(jīng)典天之藍 42度480ml （ 2瓶）92張裕解百納干紅葡萄酒（2瓶）注意事項：1. 秘書在午宴開始前，將擬好的菜單提前給對方秘書參考， 爭取合乎 來賓的口味和習慣。在特色菜上，要多加介紹。午餐時間盡量不飲酒， 以免耽誤下午行程。2. 座次安排：主陪為總經(jīng)理，副陪為徐副總經(jīng)理。主陪右方為客戶方 總經(jīng)理，

10、左方為客戶方副總經(jīng)理，副陪右方為客戶方市場部經(jīng)理，右 方為客戶方研發(fā)部經(jīng)理。其余人員按職務依次安排。圖1：副陪三、參觀公司時間：15:00-17:00地點：光明公司總部出席人：總經(jīng)理，徐副總，公關部人員，秘書；對方所有來賓 流程：1.14:30派車去酒店接來賓到我公司；2. 徐副總和公關部部長全程陪同，詳細介紹公司各個部門以及工作流 程。各個部門經(jīng)理向來賓介紹該部門情況；3. 向來賓展示我公司歷年來取得的榮譽。參觀時，要注意雙方合照留 念；4. 參觀完后，前往接待室休息。注意事項：公關部派人提前做好迎賓工作，放置“熱烈歡迎銀河電器公司領導蒞 臨指導”戧牌。時間：18:00 20:00地點：京華

11、大酒店5樓晚宴廳主題：攜手揚帆，共創(chuàng)未來-銀河電器公司歡迎酒會 出席人：我方總經(jīng)理，徐副總，秘書、各部門經(jīng)理、公司優(yōu)秀代表及攝影師一名；對方所有來賓。（共30人）形式：冷餐會宴席規(guī)格：200元/人準備工作：1. 接待部人員提前半小時入場檢查現(xiàn)場，歡迎橫幅和海報，鮮花，氣 球、彩帶，酒水，茶點（酒店負責準備）；2. 徐副總主持活動，我方總經(jīng)理致歡迎辭，營造歡樂祥和的氛圍。攝 影師做好全程攝影工作。四、飯后休閑時間：20:20 21:30地點：揚州陸琴腳藝出席人：徐副總、市場部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理；對方所有來賓費用：99元/人一、早餐時間：8:00 來賓在酒店大廳集合8:30-9:30用餐時間地點：富

12、春茶社（廣陵區(qū)得勝橋街路 35號） 出席人：徐副總，秘書及對方所有來賓 規(guī)格：夏沁宴配“魁龍珠”茶（960/桌）二、生產(chǎn)廠區(qū)參觀活動時間：9:50 12:00地點：光明公司生產(chǎn)廠區(qū)陪同人員：總經(jīng)理、徐副總、秘書、市場部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理、廠區(qū) 經(jīng)理活動具體安排：9： 30 9： 50從富春出發(fā)，乘車20分鐘至生產(chǎn)廠區(qū)9： 5011： 30廠區(qū)參觀（廠區(qū)環(huán)境、生產(chǎn)流程參觀）11： 3012： 00會議室座談a廠區(qū)介紹（廠區(qū)宣傳片，介紹 PPTb技術交流（技術人員PPT講解，互動）c會場服務（茶水及相關材料準備d拍照（依重要程度，進行拍照留檔）e會后整理（會場整理，客戶所需資料，裝袋贈送）12： 0

13、013： 00午餐（廠區(qū)接待廳）13： 0013： 20乘車送回酒店注意事項：1. 確定行程后，提前通知廠區(qū)做好準備，與廠區(qū)相應負責人聯(lián)系，告 知參觀事宜及注意事項。2. 參觀廠區(qū)期間，配備講解員全程陪同講解。3. 會議室提前布置好會場，準備好茶水、紙巾以及所需文件資料，調 試好話筒、投影等設備。4. 安排專業(yè)人員對來賓提出的問題進行解答。5. 午餐按照接待重要客戶的規(guī)格準備。宴席規(guī)格：1500元/桌酒水：洋河藍色經(jīng)典天之藍 42度480ml （ 2瓶）92張裕解百納干紅葡萄酒（2瓶）三、會議洽談活動時間：14:40 來賓在酒店大廳集合15:00 17:00 洽談會議地點：光明電子集團二樓會議

14、室主題：促進雙方公司友好交流，推動雙方進一步合作主持人：光明電子公司徐副總經(jīng)理 參會人員：銀河電器方：總經(jīng)理，畐U總經(jīng)理，總經(jīng)理秘書，市場部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，市場部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理光明電子方：總經(jīng)理，徐副總經(jīng)理，秘書，市場部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理, 項目部經(jīng)理，公關部經(jīng)理會議議程:時間議程發(fā)言人15:00宣布會議開始主持人15:05光明公司致歡迎詞光明公司總經(jīng)理15:15銀河電器公司代表致辭銀河電器公司總經(jīng)理15:25光明公司介紹本公司2013年產(chǎn)品研發(fā)情況及2014年最新產(chǎn)品情況光明公司研發(fā)部經(jīng)理15:45客戶代表發(fā)言銀河電器公司研發(fā)部經(jīng)理16:00光明公司介紹2013年產(chǎn)品銷售情況及20

15、14年市場調查預測光明公司市場部經(jīng)理16:25客戶代表提問銀河電器公司市場部經(jīng)理16:40雙方就協(xié)議涉及內容洽談17:00閉會并合影留念會議布置形式：橫列式會議座次：左右排列法，長桌。主位為銀河電器總經(jīng)理，主位左邊首 位為銀河電器副總經(jīng)理，右邊首位為總經(jīng)理秘書，其余人 員按左右順序依次落座；光明電子方按照對方座位排布對 應入座。圖2：AT I A4 | A2 | 盟 | A3 | A廠 |T?刃 | ©5 | 旳 | Bl | B2 |&4| 陸令imA為客方B為主方會議準備：會議物品準備及會場布置：1. 會場入口擺放兩盆綠色盆栽，會議桌中間擺放鮮花；2. 每個座位前放置一瓶

16、礦泉水，一條放在小碟子中的濕毛巾，每兩 個座位間擺放一盒紙巾；3. 桌上按順序擺放桌簽、雙方各配置兩個話筒（雙方總經(jīng)理各配置 一個，其余兩個為流動話筒）；4將所需資料文件（會議議程、公司宣傳冊、 2013年上半年產(chǎn)品資 料、2013年產(chǎn)品質量報告、2013年上半年客戶反饋資料、2014年預 計新型產(chǎn)品匯總資料、2014年市場預期調查報告）分發(fā)至每個座位、八刖；5將標有“光明電子公司與銀河電器公司交流洽談會”的橫幅懸掛 于幕布上方；6. 安排攝影、攝像位置。會前檢查：1. 電腦、投影儀的檢查調試；2. 音響、話筒、攝影攝像設備的檢查調試；3. 會場衛(wèi)生的檢查、溫度的調試。注意事項：1. 服務人員

17、及時添換茶水，更換毛巾；2. 會后由本公司秘書匯總出會議紀要；3. 會間攝像拍照及會后合影留念。會議物品準備明細表：序號用品名稱數(shù)量單價備注1盆栽2100元/盆2鮮花820元/盆3橫幅1100元/條4紙巾85元/盒5礦泉水220元/箱6綠陽春1200元/包7小碟子143元/個8毛巾165元/條9集體照1410/張10桌簽14公司自備11茶具1412電腦113投影儀114話筒415音響216相機117攝影機1四、晚宴時間：18: 0019: 30地點：西園大酒店宴會廳出席人：總經(jīng)理，徐副總經(jīng)理，秘書，市場部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，市 場部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理；對方所有來賓。（14人）座次安排：主陪

18、為總經(jīng)理，副陪為徐副總經(jīng)理。主陪左方為客戶方總 經(jīng)理，右方為客戶方副總經(jīng)理，副陪左方為客戶方市場部 經(jīng)理，右方為客戶方研發(fā)部總經(jīng)理。其余人員按職位依次 安排。（參見圖1）宴席規(guī)格：3000元/桌酒水：洋河藍色經(jīng)典天之藍 42度480ml（ 2瓶）92張裕解百納干紅葡萄酒（2瓶）注意事項：1. 接待部安排人員提前在西園大酒店大廳等候來賓；2. 王總經(jīng)理不能吃過于甜膩食物，菜肴以清淡為主，輔以幾道揚州特 色菜肴。五、夜游古運河時間：20:00 21:00地點：便益門廣場一南門遺址陪同人員：總經(jīng)理，徐副總經(jīng)理，秘書注意事項：1. 由西園驅車至便益門廣場，客人登船后，司機驅車至南門遺址等候。 游覽完送回酒店；2. 在畫舫上準備果盤及茶水。8月8日一、早餐時間：7： 30& 00地點：京華大酒店餐廳注意事項：提前告知對方秘書此次用餐在京華大酒店內，需憑房卡用自助早餐。二、暢游瘦西湖時間：8 10來賓在酒店大廳集合8:3011:20 游覽瘦西湖陪同人員：徐副總經(jīng)理，秘書，攝影師一名。準備工作：1. 秘書8點到達京華大酒店大廳等候2. 門票及飲品購買路線：大虹橋南大門徐園四橋煙雨小金山白塔五亭橋一一望春樓一一熙春臺一一二十四橋一一石壁流淙一一 錦泉花嶼一一北門，配備導游講解。三、午宴時間：11： 3013： 30地點：趣園陪同人員：總經(jīng)理、徐副總經(jīng)理、辦公室主任