淺談郵件溝通技巧

1、精選ppt精選ppt目錄n溝通要素n郵件概要n郵件技巧精選ppt溝通要素一：有效溝通的溝通要素一：有效溝通的5 W 1 H5 W 1 Hn1 1、WhyWhy（目的）（目的）n我為什么要交流？我為什么要交流？n我講話的動機(jī)是什么？我講話的動機(jī)是什么？n我的目的：告知？說服？影響？教育？慰問？娛樂？勸導(dǎo)？我的目的：告知？說服？影響？教育？慰問？娛樂？勸導(dǎo)？解釋？刺激？啟發(fā)？解釋？刺激？啟發(fā)？n2 2、Who Who （對方是誰？）（對方是誰？）n誰是受眾？誰是受眾？n他們是哪類人？個(gè)性？受教育水平？年齡？地位？他們是哪類人？個(gè)性？受教育水平？年齡？地位？n他們對我的信息反應(yīng)可能如何？他們對我的信

2、息反應(yīng)可能如何？n他們對我的信息主題已經(jīng)了解多少？他們對我的信息主題已經(jīng)了解多少？n3 3、When and WhereWhen and Wheren在何時(shí)何地交流信息在何時(shí)何地交流信息精選pptn4 4、WhatWhat（主題）（主題）n我到底要談什么？我到底要談什么？n他們了解什么？他們了解什么？n哪些信息必須省略或必須采用哪些信息必須省略或必須采用n5 5、HowHow（怎樣表達(dá)，語氣和風(fēng)格）（怎樣表達(dá)，語氣和風(fēng)格）n我將如何傳遞信息？用文字？圖解？口頭？電話？我將如何傳遞信息？用文字？圖解？口頭？電話？書面報(bào)告？書面報(bào)告？n如何表達(dá)？采用何種語氣？命令式的？請求式的？如何表達(dá)？采用何種

3、語氣？命令式的？請求式的？用哪種詞匯？用哪種詞匯？溝通要素一：有效溝通的溝通要素一：有效溝通的5 W 1 H5 W 1 H精選ppt溝通要素二：有效交流的六各溝通要素二：有效交流的六各C Cn1 1、清楚（、清楚（clearlyclearly）n2 2、簡明扼要、簡明扼要 （chieflychiefly）n3 3、有禮貌（、有禮貌（courtlycourtly）n4 4、有建設(shè)性（、有建設(shè)性（constructlyconstructly）n5 5、正確（、正確（correctlycorrectly）n6 6、完整（、完整（completelycompletely）精選ppt溝通要素三：人際溝通

4、的二要素溝通要素三：人際溝通的二要素n1 1、以真誠的贊賞與感謝為前提，對、以真誠的贊賞與感謝為前提，對事對人。事對人。n只要對方稍有改進(jìn)即予贊賞只要對方稍有改進(jìn)即予贊賞n2 2、以委婉的方式指出他人的錯誤。、以委婉的方式指出他人的錯誤。n先說自己錯在哪里，然后再批評別人。先說自己錯在哪里，然后再批評別人。n說話前一定要顧及他人的面子。說話前一定要顧及他人的面子。精選ppt目錄n溝通要素n郵件概述n郵件技巧精選ppt1 1、什么情況用什么情況用郵件郵件n哪些事情需要發(fā)送電子郵件哪些事情需要發(fā)送電子郵件 n1、正式工作報(bào)告；n2、難以簡單用口頭表達(dá)說明清楚的事項(xiàng)；n3、知識推薦和信息傳遞；n4、

5、沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容；n電子郵件的優(yōu)點(diǎn):n我們可以重復(fù)的閱讀重復(fù)的閱讀這些文字，n往來的信件可以成為溝通的證據(jù)溝通的證據(jù)。n電子郵件的缺點(diǎn):n對方回信可快可慢，人家不回你也沒辦法。n重要而緊急的急需對方回復(fù)的事情，最好打電話溝通或者一個(gè)電話配合一封email。精選ppt2、收信人，抄送，暗抄n釋義n“to”，收件人，也就是要主要閱讀這郵件的人；n“cc”即抄送（ carboncopy ）：需要了解信息相關(guān)人等；n “bcc”即密送暗送（blind carbon copy）。n使用對象與選擇n1、尋求跨部門支持的郵件：一般主送給尋求支持的人，抄送給他的直接上級；同時(shí)抄送本部門的直接上級

6、；這樣往往可以獲得支持部門的更好的支持；n2、項(xiàng)目通報(bào)類的郵件，主送給項(xiàng)目小組成員，抄送給項(xiàng)目小組成員的直接上級、項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)；n3、工作計(jì)劃的發(fā)送對象，經(jīng)理人的工作計(jì)劃主送工作計(jì)劃的下達(dá)對象，抄送直接上級、間接上級、部門內(nèi)部相關(guān)經(jīng)理人。為保持部門內(nèi)部計(jì)劃對外的一致性，部門內(nèi)部計(jì)劃原則上只有一個(gè)計(jì)劃可以跨部門傳達(dá)，特殊情況可以根據(jù)需要處理。精選ppt3、 回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)與郵遞設(shè)置nreply（回復(fù)）和reply toall（回復(fù)全部）：reply會把回信發(fā)給from的那一個(gè)人，而reply to all會把回信寄給from, to和cc的所有人。nforward的功能是把郵件（包括其附件）轉(zhuǎn)發(fā)給其

7、他人。一般作為證據(jù)或?qū)㈩I(lǐng)導(dǎo)的要求轉(zhuǎn)發(fā)實(shí)施人，但要考慮原發(fā)信人是否愿意你轉(zhuǎn)發(fā)；n回執(zhí)設(shè)置的兩種情況：n1.很重要的郵件，需要知道對方是否讀過，尤其群發(fā)郵件時(shí)；n2.看收件人究竟打開過沒有自己的郵件，有回執(zhí)的郵件對收件來說一般都要回復(fù)的。 n禁止拷貝的設(shè)置：n不希望對方轉(zhuǎn)發(fā)的郵件，需要保密的郵件采用禁止拷貝的方式發(fā)送。精選ppt4、標(biāo)題 （主題）n郵件的標(biāo)題是郵件的主旨大意，需要簡明扼要、信息完整；n特點(diǎn)：n郵件標(biāo)題應(yīng)讓人一望即知，以便對方快速了解。 n郵件的標(biāo)題會用于檢索歸類的依據(jù)：n標(biāo)示郵件的重要性（工具-郵遞選項(xiàng)中設(shè)置）精選ppt精選ppt看看每個(gè)郵件的題目猜猜-郵件內(nèi)容精選ppt5、正文n

8、語言得體n寫郵件抬頭稱呼對方，以示禮貌，并引起主要收件人的關(guān)注 ：n內(nèi)容清晰n1、如果帶有附件，盡量在郵件正文對附件內(nèi)容進(jìn)行簡單陳述，避免收件人打開附件才能知悉溝通事項(xiàng)；要給附件起一個(gè)合適的文件名，別人下載后，不用另起名。n2、控制郵件正文字?jǐn)?shù)，確保郵件正文層次清晰、內(nèi)容明確，避免長篇大論。n保持冷靜n發(fā)信之前閉上眼睛想想精選pptn衛(wèi)新總：n以下內(nèi)容是上次我們開會討論到的一些內(nèi)容，現(xiàn)經(jīng)了解反饋給您。其具體運(yùn)作方式方法與我們有一定差異。以下內(nèi)容是通過兩名競爭對手相關(guān)人員獲取到的，具體不清楚之處，可聯(lián)系我或劉經(jīng)理詳細(xì)溝通。nHW人員一：n定點(diǎn)挖掘：n1、根據(jù)部門人力缺口計(jì)算需要多少個(gè)招聘專員。干

9、部部n2、干部部會根據(jù)歷年招聘人員的來源地會鎖定一些定點(diǎn)企業(yè)，了解這些企業(yè)的薪酬，福利，進(jìn)行對比。n3、部門輸出的招聘專員是脫產(chǎn)的，他們本季度的績效有干部部考核，一般要求是部門的骨干員工，PL以上n4、干部部會對招聘專員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，一般是集中辦公n5、每個(gè)產(chǎn)品線會有一個(gè)HR接口，幫助業(yè)務(wù)部門策劃招聘方案n6、招聘專員主要負(fù)責(zé)滾動資源，搜集資源n7、接口HR負(fù)責(zé)招聘的組織nT招：n1. 對競爭對手的優(yōu)勢項(xiàng)目定點(diǎn)挖掘 一個(gè)月左右完成 針對對口部門 業(yè)務(wù)部門牽頭 干部部組織 ，業(yè)務(wù)部門申請立項(xiàng)， 成員由部長以上級別參與 ，主要是15級工資以上人員，比如春雷 夏雨等行動。業(yè)務(wù)部門提交計(jì)劃，申請費(fèi)用，

10、干部部主要職責(zé): 資格面試 招聘地圖輸出 信息匯? n2 長期特招 由業(yè)務(wù)部門部長負(fù)責(zé)，指定業(yè)務(wù)部門部長負(fù)責(zé)組織，特招成功由干部部 通過綠色通道進(jìn)行審批 引進(jìn) 特招人員僅僅部長負(fù)責(zé)跟蹤 ，其他hr不參與，確保信息的安全性。 西安三名產(chǎn)品特招人員有 魏華 聶燕 付饒 zte 郭永琪 陳國強(qiáng) 楊國道 原西安所所長 鄧泰華 何群 n薪酬n13 5500-6500n14 7000-9500 1-3n15 9500-11000 3-8 簽字費(fèi) 3-6n16 11000-13000 8-16 簽字費(fèi) 6-10 n17 13000-18000 16-30 簽字費(fèi) 10-15n18 由所長自行面談后定薪酬 報(bào)

11、Chr 審核 n干部部 招聘方向主要工作n搜集信息 繪人才地圖 建立招聘渠道 指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門招聘 建立同行人才庫 高校關(guān)系維護(hù) 鎖定高校優(yōu)秀人員nHW人員二n特招&定向招聘：n1. 團(tuán)隊(duì)構(gòu)成：基本控制在8-15人左右， 干部部兩人（部長負(fù)責(zé)策劃，牽頭，信息匯總， 另一人負(fù)責(zé)事） 其余人員均由業(yè)務(wù)部門提供。（溝通能力強(qiáng)，較靈活，技術(shù)面較廣）n2. 參與方式： 脫產(chǎn)參與面試 同時(shí)承擔(dān)任務(wù)考核。 n2.1 有編制同行招聘： 根據(jù)部門預(yù)算核算出任務(wù)。 招聘任務(wù)平均分配給參與業(yè)務(wù)部門，鎖定相關(guān)同行，不進(jìn)行特定指定 以實(shí)際同行人員引進(jìn)為任務(wù)完結(jié)。 根據(jù)業(yè)務(wù)分布，進(jìn)行跨地域集群面試。n2.1 特招：

12、以同行優(yōu)勢項(xiàng)目或優(yōu)勢人員為目標(biāo)，持續(xù)跟進(jìn)，獲取人員的同時(shí)獲取競爭對手項(xiàng)目信息。 不進(jìn)行大面積騷擾，逐一進(jìn)行，主要由干部部操作進(jìn)行。n3. 信息獲取：n3.1 干部部 提供初步信息n3.2 參與項(xiàng)目組根據(jù)初步信息 ，在面談過程中，逐步挖掘信息，主要來精選ppt6、找人幫忙四大忌n1 1、一忌擺不正自己的位置、一忌擺不正自己的位置n沒擺正位置（或者完全沒位置意識）的求助，幾乎很難得到積極的回應(yīng)。n2 2、二忌不知道要人家做什么、二忌不知道要人家做什么n你想找別人幫忙，首先自己得清楚需要對方做什么。n3 3、三忌給人家的指示不夠清晰、三忌給人家的指示不夠清晰n你讓人家?guī)兔?，是要浪費(fèi)別人的時(shí)間，應(yīng)該想

13、方設(shè)法的節(jié)省人家的時(shí)間，讓人家能很容易的理解你的需要，并能夠盡量快速的達(dá)到你的期望。n4 4、四忌事后沒有反饋、四忌事后沒有反饋n你請人家?guī)兔?，事后一定要反饋，這是對幫忙人的尊重，也是對雙方關(guān)系的一種溫馨的正面回應(yīng)。n只要一個(gè)電話、一個(gè)短信，說“這次真多虧你了，要是沒有你，我真不知該怎么辦了?，F(xiàn)在事情做成了，第一個(gè)告訴你。”很多時(shí)候就夠了。精選ppt舉例n為了錄制“新年問候串燒音頻”，需要向四十多人提出了聲音收集邀請，這是個(gè)挺麻煩人家的事情，郵件需要力求清晰、友好，如何寫？n現(xiàn)代女子如何在網(wǎng)絡(luò)上吸引眼球，找自己鐘情的哪一位？精選ppt舉例發(fā)信人是誰？發(fā)信人是誰？02強(qiáng)化班的park、 凱林（強(qiáng)

14、化班群體博客管理員）和潤宇（強(qiáng)化班班歌主創(chuàng)）為什么要發(fā)信給我？為什么要發(fā)信給我？2008年新年即將來臨，強(qiáng)化班群體博客”夢與追求”決定從97-05各級中選出一部分ITP的伙伴，采集您的語音祝福，合成處理后發(fā)布在網(wǎng)站上，作為新年的一個(gè)驚喜，給校內(nèi)外素未謀面的朋友一個(gè)相約電波的機(jī)會。而您，已經(jīng)被我們選中參與聲音的采集。我需要做什么？我需要做什么？決定您是否接受我們的邀請，同意把您的聲音記錄到2008年強(qiáng)化班迎新音頻中。 請您盡快回復(fù)本郵件請您盡快回復(fù)本郵件，告知我們您是否愿意參與本次活動。 如果您打算參加此活動，請?jiān)谡堅(jiān)?2月月24日日23：00之前之前，把音頻文件發(fā)給我們，把音頻文件發(fā)給我們。

15、我要參加！怎么錄音？我要參加！怎么錄音？因?yàn)镮TPer身處各地，我們無法無法安排集中錄音，只好麻煩您自己錄音。1、錄音設(shè)備、錄音設(shè)備找一個(gè)能插到電腦上的麥克風(fēng)麥克風(fēng)，大多數(shù)比較新的筆記本電腦上，都內(nèi)置麥克風(fēng)。如果有能錄音的mp3，或者錄音筆也可以?？傊魏文軌虬崖曇粲涗洖閿?shù)字信號，并保存成mp3或wav文件的設(shè)備都可以。精選ppt2、錄音場所、錄音場所選一個(gè)安靜的場所安靜的場所進(jìn)行錄音。您的錄音設(shè)備不必很專業(yè)，但錄音的場地還是要盡量安靜，以免錄進(jìn)一些雜音。在深夜時(shí)錄音或選擇隔音好的房間，都是不錯的辦法。3、錄音軟件、錄音軟件啥都行啦，只要能生成質(zhì)量不低于22Khz,16bit（FM調(diào)頻廣播音

16、質(zhì)）的mp3或wav文件的即可。Windows自帶的錄音機(jī)也湊合了！4、錄音長度、錄音長度錄音長度限定為15-20秒秒，因?yàn)橛?0多位伙伴的聲音將出現(xiàn)在這個(gè)音頻中，所以請大家不要超時(shí)。5、建議錄音內(nèi)容、建議錄音內(nèi)容自我介紹（姓名/id，年級，現(xiàn)所在城市，從事的工作） 對強(qiáng)化班的新年寄語 對在校（校外）DDMM（GGJJ）的新年祝福 其他的個(gè)性/創(chuàng)意內(nèi)容 遇到問題怎么辦？遇到問題怎么辦？錄音技術(shù)問題，請聯(lián)系胡凱林胡凱林（02強(qiáng)化班）或者王潤宇王潤宇（02強(qiáng)化班） ohukailin# orouny_wong# 其他問題，請聯(lián)系park（02強(qiáng)化班） opark#舉例（續(xù)）精選ppt目錄n溝通要素n郵件概要n郵件技巧精選ppt精選ppt精選ppt思想思想章節(jié)章節(jié)段段落落句句子子圖圖 文章中的思想應(yīng)形成單一思想統(tǒng)領(lǐng)下的金字塔結(jié)構(gòu)文章中的思想應(yīng)形成單一思想統(tǒng)領(lǐng)下的金字塔結(jié)構(gòu)金字塔結(jié)構(gòu)圖示 思