其實(shí)你還不懂Word

1、其實(shí)你不懂Word：Word進(jìn)階介紹2010-06-08 20:19=原創(chuàng)文章，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處=記得上大學(xué)的時(shí)候，寫(xiě)畢業(yè)論文，第一次涉及較長(zhǎng)篇幅的word文檔編輯，公式編號(hào)、章節(jié)編號(hào)、引用文檔編號(hào)、目錄自動(dòng)生成搞得我一頭霧水。后來(lái)聽(tīng)人 說(shuō)過(guò)一本書(shū)的名字叫其實(shí)你不懂Word，想想也是，微軟的拳頭產(chǎn)品，功能應(yīng)該是強(qiáng)大無(wú)比，我們平時(shí)用的也就10%的最基本功能吧。不過(guò)我還是沒(méi)去借這 本書(shū)看看，太懶 ( o )Y最近博士論文總算是搞得差不多了，兩百多頁(yè)的咚咚用word排版起來(lái)比想象的輕松許多。周?chē)眯﹤€(gè)哥 們懶得動(dòng)手研究word這個(gè)東西，我想想我閑著也是閑著，就以港大的博士論文章節(jié)內(nèi)容為基礎(chǔ)，把一些常用

2、的自動(dòng)編號(hào)和文章內(nèi)超鏈接功能簡(jiǎn)單的介紹一下，方 便大家排版寫(xiě)作吧（知道的人請(qǐng)出門(mén)右轉(zhuǎn)）。請(qǐng)注意以下的介紹都基于Word 2007！一、設(shè)定格式首先定制我們需要的 格式，譬如大章節(jié)的格式，小章節(jié)的格式，圖片標(biāo)題的格式等等，定義方法大同小異。我定義了如下幾種格式· Non-chapter Part Style：用于章節(jié)內(nèi)容前的declaration、content、acknowledgement等等 · Chapter Style：用于定義章標(biāo)題 · Section Style：用于定義節(jié)標(biāo)題 · Sub-section Style：用于定義小節(jié)標(biāo)題

3、83; Figure Chapter Style：用于定義圖片章節(jié) · Figure Caption Style ：用于圖片標(biāo)題 這里以Non-chapter Part Style為例，在空白文本處隨便輸幾個(gè)字并調(diào)整自己需要的樣式出來(lái)，譬如置中，加粗，Times New Roman字體，小二號(hào)大小。設(shè)置好這些后，用鼠標(biāo)選取這些字，點(diǎn)右鍵->Styles->Save Selection as a New Quick Style如下圖之后出現(xiàn)一個(gè)簡(jiǎn)易調(diào)整窗口，點(diǎn)Modify后變?yōu)橄聢D所示，在Name里輸入樣式的名字“Non-chapter Part Style”，在Style

4、 based on 里選擇Heading 1，Style for following paragraph里選擇剛剛輸入的“Non-chapter Part Style”，其它設(shè)置如圖所示點(diǎn)OK后保存。為Chapter、Section、Sub-section、Figure Chapter Style、Figure Caption樣式做類(lèi)似的定義，具體樣式看需要了。但這里要注意的是這個(gè)“Style based on”選項(xiàng)，它決定了章節(jié)的層次，因此為Chapter、Section、Sub-section分別選擇Head1、Head2、Head3，為 Figure Chapter Style選擇Hea

5、d1，而Figure Caption則可以選擇Normal即正文。做了這些工作后在Word頂部的樣式表里會(huì)出現(xiàn)已經(jīng)自定義的樣式，如下：這六種格式構(gòu)成了整個(gè)論文格式的主體。有了這些格式，我們可以對(duì)相應(yīng)文字或段落應(yīng)用這些格式。如此，可以通過(guò)word生成具有相同格式的各種列表， 目錄就是這樣生成的，下面會(huì)有詳細(xì)介紹。 二、自動(dòng)編號(hào)在定義了章節(jié)的樣式后，我們希望每一章，每一 節(jié)，每一小節(jié)的編號(hào)Word都能幫我們代勞，這樣子樣式整齊且不容易混亂，而且后面在文中引用章節(jié)編號(hào)時(shí)也需要?，F(xiàn)在我就簡(jiǎn)單介紹一下自動(dòng)編號(hào)的定義。由 于章節(jié)的編號(hào)是多級(jí)的，因此使用Word提供的“Multilevel Lis

6、t”，點(diǎn)擊如果所示的高亮小圖標(biāo)，在圖形菜單中點(diǎn)擊下方的Define New Multilevel List出現(xiàn)新窗口后點(diǎn)擊More以展現(xiàn)更多選項(xiàng)，如下在這一窗口中，我們需要將之前定義的幾種章節(jié)樣式和自動(dòng)編號(hào)里的level關(guān)聯(lián)起來(lái)。具體做法如下：在左側(cè)level中選擇1，在右側(cè)的“Link level to style”中選擇Chapter Style，然后在“Level to show in gallery”中選擇Level 1。最后，在“Enter formatting for number”的自動(dòng)編號(hào)“1”之前加上“Chapter ”字樣。以后每當(dāng)我們應(yīng)用Chapter Style于每章的

7、標(biāo)題時(shí)，Word便會(huì)自動(dòng)為標(biāo)題添加Chapter X。同理，將Section Style與Level 2關(guān)聯(lián)，Sub-section Style與Level 3關(guān)聯(lián)。對(duì)每一個(gè)Level，在“Follow number with”里選擇“nothing”，當(dāng)然你也可以根據(jù)需要選擇其他選項(xiàng)。每個(gè)Word文檔中可以存在多個(gè)Multilevel List，你只需要將指定的樣式和Level想關(guān)聯(lián)便可以得到需要的自動(dòng)編號(hào)效果。這里，我們?yōu)楦髡鹿?jié)的圖片定義一個(gè)新的Multilevel List，并將Figure Chapter Style與Level 1關(guān)聯(lián)，以生成如Figures for Chapter

8、X效果的自動(dòng)編號(hào)。另一方面，將Level 2與Figure Caption Style想關(guān)聯(lián)，便可以得到Figure X.x的效果。如下圖所示至此，我們可以為文章建立一個(gè)簡(jiǎn)易的模板，為每一個(gè)章節(jié)應(yīng)用相應(yīng)的樣式，在word上方打開(kāi)view->document map，我們已經(jīng)可以看到整齊的文章構(gòu)架了。如下圖下一篇將介紹如何在文章中引用這些自動(dòng)編號(hào)，如何生成目錄或圖片列表等小技巧。=原創(chuàng)文章，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處=原創(chuàng)文章，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處=在上篇文章中，我簡(jiǎn)單介紹了Word2007的樣式定義以及多級(jí)自動(dòng)編號(hào)功能。在本篇文章中，我將介紹如何充分利用Word對(duì)已建立的自動(dòng)編號(hào)和樣 式進(jìn)行索引和鏈接，以

9、及其他一些小技巧。跟上篇一樣，已經(jīng)知道的請(qǐng)出門(mén)右拐。一、在文章中插入引用在Word上方打開(kāi)Insert面板，選擇Cross-reference，彈出如下的窗口此窗口羅列了所有自動(dòng)編號(hào)的章節(jié)以及圖片，可以選擇需要的內(nèi)容插入到正文中。如此，以后對(duì)章節(jié)、圖片進(jìn)行添加刪除導(dǎo)致編號(hào)發(fā)生改動(dòng)，則不必手動(dòng)更新 正文中引用他們的地方，只需要在引用的地方使用“Update Field”命令（右鍵菜單）。當(dāng)然，絕大多數(shù)情況下我都是點(diǎn)Ctrl+A選取全文，然后按Updae Field的快捷鍵F9去更新全文中所有引用的地方。 二、生成目錄及其他列表Word提供了一整套自動(dòng)生成列表的功能，而且對(duì)列表的格式也可

10、以自由定義。這里介紹一下如何生成目錄列表。打開(kāi)References面板，選擇 Table of Contents，出現(xiàn)如下的菜單之后選擇底部的Insert Table of Contents，彈出新窗口在這里我們可以看到目錄的預(yù)覽效果。我們發(fā)現(xiàn)Head 1和Head 2也被包含其中，點(diǎn)Options打開(kāi)窗口進(jìn)行進(jìn)一步設(shè)置在這里我們可以看到Word為各種Style分配了一個(gè)TOC level，1、2、3、4從高到低，對(duì)于Chapter Style，Non-chapter Part Style及Figure Chapter Style這些章標(biāo)題我們?cè)O(shè)置為1，Section Style設(shè)置為2，Su

11、b-section Style設(shè)置為3，其他的style都不要設(shè)置level。設(shè)置完畢后關(guān)閉這兩個(gè)窗口，便會(huì)看到整齊的目錄了！由于論文需要我們列出一個(gè)圖片的標(biāo)題列表，原理和目錄列表一樣，新建一個(gè)Table of Contants，并為Figure Cation Style分配一個(gè)TOC Level便可以了。因?yàn)閃ord為每一個(gè)TOC level設(shè)定了一個(gè)獨(dú)立的樣式，所以我建議大家為不同列表分配不同的Level，否則調(diào)整單個(gè)列表時(shí)候會(huì)連帶將所有分配這一level的列表都給調(diào)整 了。對(duì)生成的目錄、列表樣式不滿(mǎn)意？沒(méi)關(guān)系，按快捷鍵Ctrl+Alt+Shift+S調(diào)出Word里的所有 樣式列表，然后對(duì)

12、需要的TOC Level樣式進(jìn)行更改就可以啦，非常方便。說(shuō)了這么多，我個(gè)人的感覺(jué) 是，Word里各種排版和引用的功能都基于樣式的管理，所以在上一篇文章中開(kāi)篇便建立幾種常用的樣式是非常非常有必要的！ 下一篇將介紹同一個(gè)word文檔中，建立不同頁(yè)碼，及對(duì) Mathtype公式排版的小技巧。=原創(chuàng)文章，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處=前面兩篇把Word 2007里的樣式定義、自動(dòng)編號(hào)、引用及自動(dòng)列表都簡(jiǎn)單的展示了一下。至此，論文模板應(yīng)該有個(gè)大概了。這篇小文將介紹一些比較瑣碎但常用的編排技巧。一、章節(jié)的Page break論文中，每章的開(kāi)頭Chapter標(biāo)題不可能緊接著上一章的內(nèi)容格兩三行后繼續(xù)寫(xiě)，一般大家

13、都會(huì) 在每一章的末尾插入一個(gè)page break。不過(guò)，每次都要插入page break感覺(jué)很麻煩，而且以后刪減段落的時(shí)候經(jīng)常把page break誤刪了。其實(shí)在Word里，我們可以在每章的標(biāo)題樣式里直接定義一個(gè)page break，以達(dá)到每章開(kāi)始自動(dòng)換頁(yè)的效果。方法很簡(jiǎn)單，以之前我定義的那幾個(gè)樣式為例，在Word的樣式表里右鍵點(diǎn)擊需要修改的樣式，如Chapter Style，選擇Modify則出現(xiàn)樣式編輯窗口（這個(gè)窗口功能強(qiáng)大，大家要多多利用）在上一窗口的左下角中點(diǎn)擊Format按鈕，選擇Paragraph，出現(xiàn)針對(duì)Paragraph設(shè)置的窗口，選擇Line and Page Breaks面

14、板，勾選Page break before，單擊ok。如此我們便為Chapter Style樣式定義了一個(gè)page break，也因此在所有使用這一樣式的地方全部自動(dòng)添加一個(gè)page break。簡(jiǎn)單嗎？確實(shí)簡(jiǎn)單！二、同一文檔，不同頁(yè)碼這里我們要做的是在不同段落設(shè)置各自的頁(yè)碼。譬如說(shuō) 對(duì)于Title是一個(gè)獨(dú)立的部分，Declaration, List of Symbos, Content這些東西是一部分，而后面的正文、插圖及Reference又是一個(gè)部分。因此我們?cè)谡撐牡谝豁?yè)標(biāo)題的末尾及目錄末尾插入Section Break將文章分成三部分。插入方法是在Page Layout面板，點(diǎn)如圖所示的

15、Breaks按鈕，之后選Next Page，便可以在下一頁(yè)之前插入一個(gè)Section Break。插入完Section Break后，頁(yè)面看起來(lái)并無(wú)變化。雙擊第一頁(yè)的頁(yè)尾，便進(jìn)入到頁(yè)尾編輯狀態(tài)，此時(shí)便可以看到Word標(biāo)出了Section 1及Section 2此時(shí)進(jìn)入第二頁(yè)的頁(yè)尾并插入頁(yè)碼，但整個(gè)文章依然是從第一頁(yè)開(kāi)始計(jì)算頁(yè)碼。勾選Different First Page選項(xiàng)，這使得第一頁(yè)不在編號(hào)范圍內(nèi)。之后選中頁(yè)碼，接著在菜單上選擇Page Number->Format Page Numbers彈出詳細(xì)的窗口，選擇Start at即可從1開(kāi)始計(jì)數(shù)同理在Chapter 1的第一次對(duì)頁(yè)尾的

16、頁(yè)碼進(jìn)行同樣的操作。至此，同一文件內(nèi)，不同頁(yè)碼的插入工作已經(jīng)完成了。 三、頁(yè)邊距與MatyType排版在大家用 MathType輸入了N多公式后，突然想起來(lái)裝訂的時(shí)候左邊要多留點(diǎn)空格，于是修改了頁(yè)邊距。這下可好，發(fā)現(xiàn)所有的公式都無(wú)法對(duì)齊了，一個(gè)個(gè)調(diào)整，倒是 可以，但如果論文里有幾十、上百個(gè)公式，那就有點(diǎn)。  稍安勿躁，其實(shí)MathType的公式對(duì)齊也是通過(guò)樣式來(lái)控制的。在Word里按Ctrl+Alt+Shift+S呼叫出所有樣式列表，你會(huì)找到 MTDisplayEquation這個(gè)樣式，它就是負(fù)責(zé)公式排版的東東了。對(duì)這個(gè)樣式選擇Modify，打開(kāi)樣式編輯窗口，在Option按鈕中選擇 Tabs，彈出具體的設(shè)置窗口控制Math