建筑公司檔案管理制度范本

1、內(nèi)部管理制度系列建筑公司檔案管理制度（標(biāo)準(zhǔn)、完整、實(shí)用、可修改）GL實(shí)用范本 | DOCUMENT TEMPLATE編號(hào)：FS-QG-28780建筑公司檔案管理制度Construction company file management system說(shuō)明：為規(guī)范化、制度化和統(tǒng)一化作業(yè)行為，使人員管理工作有章可 循，提高工作效率和責(zé)任感、歸屬感，特此編寫(xiě)。建筑工程公司檔案管理制度1 .檔案管理目的為了完善公司現(xiàn)代化、規(guī)范化，系統(tǒng)化的管理制度，全 面加強(qiáng)公司各部門(mén)之間的檔案、文件、信息等內(nèi)容的綜合管 理，促進(jìn)檔案管理工作能為公司各部門(mén)的各項(xiàng)工作更好的服 務(wù)，公司根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和相關(guān)法律、

2、法規(guī)，制定本公司的檔案管理制度。2 .檔案管理范圍2.1 此管理制度適用于本公司所有檔案的管理工作。2.2 本制度中所稱(chēng)的公司檔案，是指公司在各項(xiàng)建筑施 工；經(jīng)營(yíng)運(yùn)行和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保 存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖樣、圖表、聲像等不同形式的文件 或記錄。具體的主要分類(lèi)包括：文件檔案、聲像檔案、電子檔案等。3 .檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)3.1 公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門(mén)對(duì)本部門(mén)檔案資 料的整合管理。3.2 綜合部對(duì)公司各部門(mén)上交的檔案進(jìn)行管理。3.2.1 公司依據(jù)檔案法等有關(guān)法律，法規(guī)和方針政 策，制定公司文件材料的歸檔及保管、

3、利用、鑒定、銷(xiāo)毀和 移交等有關(guān)規(guī)章制度。3.2.2 綜合部負(fù)責(zé)監(jiān)督，指導(dǎo)公司各部門(mén)檔案的形成、 積累、整理和歸檔工作。3.2.3 統(tǒng)籌規(guī)劃公司各部門(mén)的檔案工作，并建立獨(dú)立的 檔案室，負(fù)責(zé)公司檔案收集、整理、保管、鑒定和收發(fā)使用 工作。3.3 各部門(mén)應(yīng)該指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)內(nèi)部的檔案管理工作 -收 集、整理、保管本部門(mén)的檔案資料，并建立檔案目錄，以方 便入檔時(shí)能夠及時(shí)、有效的備案和日后查找復(fù)核工作。3.3.1 堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本部門(mén)不同種類(lèi)文件材料的形成特征，制定案卷目錄，合理分類(lèi)存放，便于利用和歸檔。3.3.2 負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的形成、積累、保管和整理 歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

4、3.3.3 歸檔案卷做到組卷合理，頁(yè)碼編寫(xiě)準(zhǔn)確，案卷目 錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。3.3.4 保管好本部門(mén)應(yīng)歸檔的案卷，保證文件材料的安 全和保密。3.3.5 接收檔案員的指導(dǎo)規(guī)劃，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交檔案。3.4 檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，對(duì)文件、 材料等的安全性、保密性負(fù)責(zé)，并且忠于職守，遵紀(jì)守法， 具有相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。3.5 檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，綜合部部長(zhǎng)要對(duì)檔案交接負(fù) 有監(jiān)交責(zé)任，且應(yīng)該在檔案案卷移交目錄上簽字確認(rèn)。3.6 會(huì)計(jì)類(lèi)檔案將由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一歸檔保管，以方便財(cái)務(wù) 核對(duì)和審批工作。4 .檔案管理原則4.1 檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、

5、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密等安全條件。4.2 歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。檔案要分類(lèi)、 分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。4.3 借由檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù) 借。需要長(zhǎng)期借由的需經(jīng)檔案管理員上報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4 任何人不得拒絕歸檔，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件 材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改，抽換，偽造，盜竊，隱藏 和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，按照公司 相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。4.5 歸檔文件的密級(jí)，按照保密工作管理規(guī)定的相 關(guān)條款確定，絕密類(lèi)檔案應(yīng)單獨(dú)入柜保管，嚴(yán)防丟失和泄密 事件的發(fā)生；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)，專(zhuān)利技術(shù)和商業(yè)秘密的檔案重 點(diǎn)保管。4.6 借閱歸檔

6、時(shí)如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、損壞、缺頁(yè)等情 況，檔案管理員立即向綜合部部長(zhǎng)報(bào)告，經(jīng)查清責(zé)任后并視 嚴(yán)重程度做由相應(yīng)處理決定。4.7 借用存檔文件資料時(shí)，檔案員應(yīng)視借閱文檔的密級(jí), 要求借閱人填寫(xiě)檔案借閱登記簿等相應(yīng)記錄，認(rèn)真完善各種借閱手續(xù)。借閱人必須保證檔案的保密工作，不得遺失、 損毀或擴(kuò)散閱讀范圍。4.8 公司檔案資料不許外部人員借閱。特殊情況下，外 單位來(lái)人查閱本公司檔案，需持單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理簽字 批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借由。4.9 企業(yè)對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)確無(wú)保存 價(jià)值的檔案登記造冊(cè)，按檔案管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由 銷(xiāo)毀檔案材料的所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。5 .檔案管理辦

7、法5.1 檔案檔號(hào)的編制：5.1.1 檔號(hào)編制原則：檔號(hào)是存取檔案的代號(hào)，排架的依據(jù)，它反映公司檔案分類(lèi)體系和物理位置，必須符合唯一性、合理性和穩(wěn)定性要求，并能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理。5.1.2 檔號(hào)編制方法檔號(hào)基本結(jié)構(gòu)組成是由公司標(biāo)志、分類(lèi)號(hào)、（一級(jí)分類(lèi)、二級(jí)分類(lèi)）年度號(hào)和案卷號(hào)組成。5.2 檔案保存期限：5.2.1 檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長(zhǎng)期保存、短期保存三種。5.2.2 工程檔案（土建技術(shù)、質(zhì)量、安全、經(jīng)營(yíng) ；水暖、 電氣、外分包等文件檔案、電子檔案、聲像木I案）列為永久保存；人事檔案列為長(zhǎng)期保存 ；會(huì)計(jì)類(lèi)檔案資料保存期應(yīng)按會(huì) 計(jì)制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.3 檔案的歸檔5.3.1 歸檔范

8、圍：可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行歸檔，具體應(yīng)由公司各部門(mén)的負(fù)責(zé)人確定編制。5.3.2 歸檔要求：公司各部門(mén)每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔；工程項(xiàng)目可以分階段或者全部竣工驗(yàn)收后連同目錄一式兩份歸檔；電子檔案由各部門(mén)形成、整理后，拷貝在耐久保存的介質(zhì)中，連同相應(yīng)的文字 性說(shuō)明一起于年終時(shí)向檔案室移交；聲像檔案一般在年終由形成部門(mén)向檔案室歸檔，對(duì)于會(huì)議形成的聲像歸檔，會(huì)議結(jié) 束后半個(gè)月歸檔。檔案交接時(shí)，雙方當(dāng)面點(diǎn)清，并同時(shí)在檔 案案卷移交目錄上簽字。已經(jīng)歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改，要報(bào)送給檔案管理部門(mén)文件更改申請(qǐng)單，連同原文件一并存檔、 備 案。未經(jīng)許可不得私自涂改。歸檔

9、的文件資料，必須是原件，原件由于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)需保留的，綜合部保存復(fù)印件。5.4 工程竣工檔案管理：5.4.1 工程竣工驗(yàn)收后十五日內(nèi)，項(xiàng)目部將竣工工程的內(nèi)業(yè)資料整理、編目，并上報(bào)各相關(guān)主管部門(mén)審核合格后， 裝訂成冊(cè)，上交綜合部，辦理檔案移交手續(xù)。5.4.2 項(xiàng)目部必須將在上交建設(shè)單位的竣工檔案時(shí)所辦理的檔案交接單上交綜合部，歸檔存放。5.4.3 檔案借閱時(shí)填寫(xiě)檔案借閱登記表經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可借閱。在借閱的過(guò)程中不允許在原始資料上作標(biāo) 記、涂改及拆卷、抽由材料。借閱完畢后按原樣及時(shí)送回檔 案室。5.4.4 年終檔案歸檔結(jié)束后，將存檔情況上報(bào)總經(jīng)理。5.4.5 定期檢查檔案存放情況，發(fā)

10、現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并上 報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。5.4.6 檔案一律存放在柜內(nèi),檔案按工程竣工時(shí)間分區(qū),按工程分類(lèi)，按專(zhuān)業(yè)分號(hào)。按先后順序整齊存放，并填寫(xiě)竣 工檔案登記明細(xì)表，檔案號(hào)一竣工時(shí)間一工程名稱(chēng)一專(zhuān)業(yè) 一順序號(hào)。6 .檔案分類(lèi)管理說(shuō)明6.1 文件檔案的管理：6.1.1 文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函， 文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。6.1.2 公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)歸檔文件材料的收集，保 管，整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。6.1.3 歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件書(shū) 寫(xiě)和載體材料必須耐保存，文件材料整理符合規(guī)范。6.1.4 檔案資料如因特殊情況，需修改，復(fù)印，摘抄，涂改等，屬絕密或

11、機(jī)密文件的必須由總經(jīng)理審批，屬秘密文 件的必須由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，各部門(mén)保密文件由各部門(mén)部 長(zhǎng)審批。6.1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫(xiě)方式形成，手寫(xiě)方式必須使用鋼筆或碳素筆。6.1.6 文件檔案紙張的規(guī)格以 A4紙為標(biāo)準(zhǔn)，特殊類(lèi)型的紙張經(jīng)整理后達(dá)到 210mmx297mmi寸標(biāo)準(zhǔn)。6.2 電子文檔的管理：6.2.1 收集、積累要求：記錄了重要文件的主要修改過(guò)程，有查考價(jià)值的電子 文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門(mén)已開(kāi)始 向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同 的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要， 確定是否保留。保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件

12、時(shí)，要與紙質(zhì) 等文件之間，相互保證準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事物系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文 件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)類(lèi)能 夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì) 拷貝件保留。用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng) 注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。 用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，如果采用非標(biāo) 準(zhǔn)壓縮方法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收 集時(shí)必須保證其對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性，以及易修改性等問(wèn)題，不 可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。 用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)必須保證收

13、集其壓縮方法和軟件；用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)必須 保證收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。 由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示 的兩種以上的信息形式，收集時(shí)必須保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完 整。 通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件 型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連 同專(zhuān)用軟件一并收集。 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類(lèi)參 數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。6.2.2 收集、積累方法： 及時(shí)按照要求制作電子文件備份。 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。 電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。 電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存

14、，并附有紙張打印件。6.2.3 歸檔要求： 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一 套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。對(duì)于加密 電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。 存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽 內(nèi)填寫(xiě)編號(hào)、日期、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán) 境等信息。 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其它說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上，如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件， 也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。原電子文件數(shù)據(jù)集的載體在完成電子文件歸檔后，保 留時(shí)間至少一年。6.3聲像檔案的管理：6.3.1 聲像資料的收集整理，原則上要保存聲像資料原 件（底片），重要資料要附文字說(shuō)明。6.3.2 文字說(shuō)明的編寫(xiě)要求：基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等。應(yīng)能準(zhǔn)確解釋檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的