采購物資的檢驗(yàn)方法

1、采購物資的檢驗(yàn)方法1 目的為規(guī)范企業(yè)采購交貨的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，特制訂本規(guī)定。2 適用范圍本規(guī)定適用于*公司采購物資的驗(yàn)收管理。3 職責(zé)3.1 倉庫負(fù)責(zé)采購物資的數(shù)量、規(guī)格、品種驗(yàn)收。3.2 各相關(guān)使用、質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)采購物資的質(zhì)量驗(yàn)收。3.3 發(fā)包采購部負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收入庫、換貨、退貨、索賠等手續(xù)的辦理。4 管理內(nèi)容與要求4.1 采購物資驗(yàn)收流程具體操作流程如圖1所示。4.2 采購物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)倉庫管理部門及質(zhì)檢部門憑借請(qǐng)購部門提供的請(qǐng)購單、采購合同規(guī)定的驗(yàn)收方式及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。4.3 采購物資的常規(guī)驗(yàn)收4.3.1 數(shù)量、外觀驗(yàn)收采購人員或供應(yīng)商將采購物資送到公司

2、指定地點(diǎn)驗(yàn)收，由倉庫管理員依照請(qǐng)購單及供應(yīng)商送貨單進(jìn)行數(shù)量、外觀驗(yàn)收，經(jīng)清點(diǎn)無誤后，由倉庫管理員開具入庫單，并經(jīng)倉庫主管復(fù)核。4.3.1.1 交貨數(shù)量超額處理交貨數(shù)量超過訂購數(shù)量時(shí)，原則上應(yīng)予退回。特殊情況下，經(jīng)公司報(bào)集團(tuán)批準(zhǔn)或授權(quán)批準(zhǔn)后依照實(shí)收數(shù)量付款，否則僅依照訂購數(shù)量付款。4.3.1.2 交貨數(shù)量短缺處理交貨數(shù)量未達(dá)到訂購數(shù)量時(shí)，原則上應(yīng)予以補(bǔ)足。特殊情況下，經(jīng)公司報(bào)集團(tuán)批準(zhǔn)或授權(quán)批準(zhǔn)后依照實(shí)收數(shù)量付款。4.3.2 質(zhì)量驗(yàn)收4.3.2.1 對(duì)零星采購物資，一般由倉庫管理部門進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收；對(duì)采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)的采購物資，由專門的質(zhì)檢部門或技術(shù)部門依照質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)或合同規(guī)定進(jìn)行

3、質(zhì)量驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，由檢驗(yàn)部門在入庫單上簽名確認(rèn)或出具質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。對(duì)采購金額重大或重要的采購物資，必要時(shí)邀請(qǐng)審計(jì)、稽察人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。4.3.2.2 對(duì)公司暫時(shí)缺乏驗(yàn)收條件，無法實(shí)時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收，需要在使用過程才能檢驗(yàn)效果的采購項(xiàng)目，使用部門應(yīng)在產(chǎn)品的質(zhì)保期限內(nèi)使用，以便采購部門認(rèn)清責(zé)任，進(jìn)行采購索賠。4.3.2.3 對(duì)暫時(shí)無法進(jìn)行驗(yàn)收，需要安排一定期限觀察實(shí)際使用效果的采購項(xiàng)目，采購部門可在采購合同中以質(zhì)保金的形式事先約定。如果在規(guī)定的期限內(nèi)確無質(zhì)量問題發(fā)生，由使用、質(zhì)檢部門出具最終質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。4.3.3 到貨通知義務(wù)倉庫在進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量驗(yàn)收無誤后，應(yīng)及時(shí)通知使用部門或計(jì)劃申報(bào)部門前來領(lǐng)取物

4、品，以保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)順利進(jìn)行。4.3.4 驗(yàn)收勤勉義務(wù)貨到公司指定地點(diǎn)后，特別是貨到付款具有驗(yàn)收期限限制的采購項(xiàng)目，倉庫及相關(guān)使用、質(zhì)檢部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量驗(yàn)收。4.4 緊急采購物資的驗(yàn)收4.4.1 在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)急需情況下，因來不及檢驗(yàn)而放行時(shí)，應(yīng)由使用部門填寫緊急放行申請(qǐng)單，經(jīng)石化公司報(bào)集團(tuán)批準(zhǔn)或授權(quán)批準(zhǔn)后，通知倉庫辦理入庫和發(fā)放手續(xù)。4.4.2 質(zhì)檢人員在放行前應(yīng)抽取樣本供檢驗(yàn)，并盡快對(duì)樣本進(jìn)行檢驗(yàn)，如果檢驗(yàn)合格，則繼續(xù)使用；一旦發(fā)現(xiàn)不合格，應(yīng)立即通知倉庫將放行的物料追回，并反饋采購部門，進(jìn)行換貨、退貨及索賠處理。4.5 不合格采購物資的驗(yàn)收4.5.1 不合格品的發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，主要分兩

5、種情況：倉庫驗(yàn)收時(shí)，倉管、質(zhì)檢人員發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題；倉庫驗(yàn)收時(shí)未發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，但在使用過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題。采購物資應(yīng)盡量在合同規(guī)定的質(zhì)量保證期限內(nèi)使用。4.5.2 不合格品的存放對(duì)于檢驗(yàn)部合格的產(chǎn)品，由倉庫或質(zhì)檢人員及時(shí)通知采購部門，并將不合格品放入待處理區(qū)，以便區(qū)分。4.5.3 不合格品的處理采購部門接到倉庫或質(zhì)檢人員的通知后，應(yīng)及時(shí)查清情況，將信息及時(shí)反饋給供應(yīng)商，與供應(yīng)商協(xié)商處理方案：a) 對(duì)可讓步使用、降級(jí)降等使用的采購物資，由采購部門通知供應(yīng)商降價(jià)處理。b) 對(duì)需要返工、返修或挑選使用的采購物資，由采購部門通知供應(yīng)商來人處理，返工、返修貨挑選后的產(chǎn)品須重新驗(yàn)收合格后方能入庫。c) 對(duì)需要退貨的采購物資，由采購部門通知供應(yīng)商進(jìn)行退貨處理。若供應(yīng)商有現(xiàn)貨調(diào)換時(shí)，可進(jìn)行換貨處理；若供應(yīng)商沒有現(xiàn)貨庫存，但近期將安排生產(chǎn)時(shí)，可進(jìn)行補(bǔ)貨處理；若供應(yīng)商無法滿足公司的要求時(shí)，采購人員應(yīng)根據(jù)采購合格向供應(yīng)商進(jìn)行索賠，同時(shí)應(yīng)積極聯(lián)系其他供應(yīng)商進(jìn)行訂購。4.6 采購物資質(zhì)量跟蹤和售后服務(wù)管理4.6.1 為了更好地保證采購物資的質(zhì)量，采購部門應(yīng)建立采購物資質(zhì)量跟蹤制度、售后服務(wù)制度。4.6.2 對(duì)采購物資在質(zhì)量保證期內(nèi)發(fā)生質(zhì)量問題，應(yīng)積極督促供應(yīng)商廠商按照合同條款做好產(chǎn)品的“三包”免費(fèi)服務(wù)。4.6.3 對(duì)采購合同中規(guī)定有時(shí)間限制的質(zhì)保金，必須在保證期結(jié)束后，由使用單位或質(zhì)檢部門簽注“驗(yàn)收合格