采購管理系統(tǒng)模塊

1、采購管理系統(tǒng)模塊一、目的 為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。 二、范圍適用于本公司所有采購的物料及耗材品 三、定義 3.1物料：指本公司所經(jīng)營所需之直接與間接物料 3.2采購人員：運(yùn)營部執(zhí)行采購業(yè)務(wù)人員 3.3需求人員：各部門開具請(qǐng)購申請(qǐng)之人員 四、采購作業(yè)流程 4.1.請(qǐng)購的定義：請(qǐng)購是指某人或者某部門根據(jù)市場(chǎng)及門店需求確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫物料申請(qǐng)給部門經(jīng)理審核后提交運(yùn)營部。 

2、4.2采購作業(yè)是從接受物料需求一選擇適當(dāng)?shù)膹S商，并確定物料之名稱，規(guī)格質(zhì)理交貨期等要求，和訂單發(fā)出，確認(rèn)及物料接收并按時(shí)請(qǐng)款之過程. 4.3應(yīng)在合格供應(yīng)商中選擇供應(yīng)商，如需采購物品現(xiàn)有的供貨商無法達(dá)成，就在網(wǎng)上或朋友介紹開發(fā)新的供應(yīng)商，則由運(yùn)營部對(duì)其供貨商進(jìn)行選擇及評(píng)估流程對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇，考核等作業(yè)。如需采購的產(chǎn)品中有被客戶批準(zhǔn)或指定的供應(yīng)商，則運(yùn)營部在采購產(chǎn)品時(shí)，必須從客戶批準(zhǔn)和指定的供應(yīng)商名單上采購有關(guān)產(chǎn)品，如運(yùn)營部要從其他供貨商處采購時(shí)，必須將此供貨商提供給客戶批準(zhǔn)，并經(jīng)客戶批準(zhǔn)被列與客戶指定的供應(yīng)商后，采購方可從該供應(yīng)商處采購物料。如客戶有新批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單或客戶對(duì)原批準(zhǔn)的

3、供應(yīng)商名單做修改和更改時(shí)，采購人員必須及時(shí)對(duì)此客戶批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單進(jìn)行更新. 4.4對(duì)直接購買的物料，由采購人員收到采購申請(qǐng)單時(shí)對(duì)請(qǐng)購的物料進(jìn)行審核及供應(yīng)商價(jià)格，數(shù)量及交期等的確認(rèn)。如果是重復(fù)性的采購，采購直接在系統(tǒng)里生產(chǎn)采購訂單并打印，經(jīng)運(yùn)營部主管經(jīng)理簽核后傳真給供應(yīng)商，如果是新物料或新供應(yīng)商，則進(jìn)行供應(yīng)商選擇和評(píng)估及樣品評(píng)估流程，進(jìn)行記錄。然后才能執(zhí)行采購流程傳真給供應(yīng)商。采購須進(jìn)行采購追蹤及監(jiān)控采購的物料，及時(shí)準(zhǔn)確的到達(dá)公司入庫，然后財(cái)務(wù)根據(jù)送貨單，入庫單進(jìn)行對(duì)賬。如供應(yīng)商無法按交期交貨時(shí)，采購應(yīng)征求相關(guān)單位是否調(diào)料，或采取緊急對(duì)應(yīng)措施（自行提貨）如周期較長的物料可先行訂貨，但

4、要征求運(yùn)營部門主管及經(jīng)理的同意. 4.5間接物料采購，由需求人員填寫采購申請(qǐng)單，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并寫申請(qǐng)單號(hào)后交采購人員進(jìn)行采購作業(yè)。采購人員對(duì)申請(qǐng)單進(jìn)行審核以及交期確認(rèn)。如采購的產(chǎn)品之質(zhì)量對(duì)提交給客戶的產(chǎn)品質(zhì)量基本上無任何影響的物料采購（如：文具，消耗品，勞保等）由需求部門根據(jù)其實(shí)際工作需要報(bào)經(jīng)采購經(jīng)理審批，由采購員直接進(jìn)行采購作業(yè)。 4.6采購產(chǎn)品的質(zhì)量要求應(yīng)在采購單上說明，如所采購的產(chǎn)品質(zhì)量無法描述清楚時(shí)，則需求部門或品質(zhì)部應(yīng)附上相關(guān)的采購產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要求。且采購須與供應(yīng)商確認(rèn)采購物料之版次是否相符。 五、供應(yīng)商選擇及評(píng)估流程 5.1新供應(yīng)商的選

5、擇 客戶指定之供應(yīng)商由客戶依據(jù)其本身規(guī)定進(jìn)行評(píng)估，須注明針對(duì)某客戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供應(yīng)商。 5.2供應(yīng)商的評(píng)估和考核 根據(jù)運(yùn)營部的預(yù)選供應(yīng)商名單及供應(yīng)商評(píng)估調(diào)查表，運(yùn)營部負(fù)責(zé)組織技術(shù)部門和采購人員組成評(píng)估小組到預(yù)選供應(yīng)商處進(jìn)行供應(yīng)商的評(píng)估，并將評(píng)估的結(jié)果記錄與供應(yīng)商評(píng)估調(diào)查中，評(píng)估小組根據(jù)質(zhì)量體系和特定的質(zhì)量保證要求和供應(yīng)商調(diào)查表中的項(xiàng)目及內(nèi)容對(duì)供應(yīng)商提供的相關(guān)資料和樣品以及供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)和生產(chǎn)能力等進(jìn)行評(píng)估。 5.3采購過程中產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控依公司對(duì)采購產(chǎn)品之質(zhì)量要求，檢驗(yàn)員應(yīng)對(duì)供應(yīng)商所提供的采購產(chǎn)品之質(zhì)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并將統(tǒng)計(jì)的結(jié)果和

6、狀況記錄于供應(yīng)商績(jī)效監(jiān)控統(tǒng)計(jì)表中，對(duì)連續(xù)3批檢驗(yàn)不合格并拒收和退貨的供應(yīng)商，由運(yùn)營部通知供應(yīng)商整改，并在供應(yīng)商限期改善的時(shí)間內(nèi)對(duì)其執(zhí)行糾正和預(yù)防措施做效果確認(rèn)。 5.5供應(yīng)商定期、不定期評(píng)估、 供應(yīng)商定期評(píng)分為年度評(píng)估，運(yùn)營部每年應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、配合度或服務(wù)進(jìn)行評(píng)估。六、采購申請(qǐng)單及其提報(bào)規(guī)定 （1）采購申請(qǐng)單應(yīng)按照要求填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)運(yùn)營部門；    （2）固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請(qǐng)表）的格式進(jìn)行填寫提報(bào)； （3）其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購按照附表二（物資采

7、購申請(qǐng)表.）的格式填寫提報(bào)； （4）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報(bào)； （5）請(qǐng)購部門在提報(bào)采購申請(qǐng)單是應(yīng)要求運(yùn)營部簽字接收人請(qǐng)購部門備份或郵件往來； （6）涉及的申請(qǐng)采購數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交； （7）采購申請(qǐng)單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)運(yùn)營部。  4公司物資采購申請(qǐng)單的提報(bào)部門 （1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報(bào)； （2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦

8、公項(xiàng)目由辦公室提報(bào)； （3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。 二、運(yùn)營部接收采購申請(qǐng)單作業(yè)流程     1、請(qǐng)購的接收要點(diǎn) （1）運(yùn)營部在接收采購申請(qǐng)單時(shí)應(yīng)檢查采購申請(qǐng)單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查采購申請(qǐng)單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批（2）接收采購申請(qǐng)單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購的原則；      （3）通知倉庫管理人員核查請(qǐng)購物資是否有庫存； （4）對(duì)于不符合

9、規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門。 2、采購申請(qǐng)單的分發(fā)規(guī)定 （1）對(duì)于采購申請(qǐng)單運(yùn)營部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理； （2）對(duì)于緊急請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理； （3）無法于請(qǐng)購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購部門；（4）重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。 3、采購周期的規(guī)定      （1）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項(xiàng)目或預(yù)算在1萬元以下采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天；      （2）單次采

10、購金額預(yù)算在5萬元以下的項(xiàng)目比價(jià)采購，采購周期不應(yīng)超過15天； （3）單次采購金額預(yù)算在20萬元以上的項(xiàng)目運(yùn)營部自行招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過40天； （4）請(qǐng)購部門應(yīng)按照以上（1）-（3）條中規(guī)定的時(shí)間提前提寫采購申請(qǐng)單,運(yùn)營部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因； （5）遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略； 三、詢價(jià)及其規(guī)定 1詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱采購申請(qǐng)單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購部門溝通； 2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購； 3對(duì)于緊

11、急請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理； 4所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)就最好的； 5對(duì)于請(qǐng)購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品； 6遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表（擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單）的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放訂單； 7詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)； 8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在5千以下項(xiàng)目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在5千元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至

12、少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購，比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請(qǐng)三家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價(jià)格在1萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由運(yùn)營部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價(jià)格在5萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)； 9比價(jià)采購或招標(biāo)采購所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；10比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表（材料或設(shè)備詢價(jià)表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)； 11在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 三、比價(jià)、議價(jià) 1對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；

13、0;2對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出； 3收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格； 4重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等； 5參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與以合作單位或以中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。 四、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總     1比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；   

14、60; 2比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表（比價(jià)/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 3如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。 五、合同的簽訂及其規(guī)定。   1合同    合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及五金產(chǎn)品買賣合同。 （1）合同正文應(yīng)包含的要素 1）&#

15、160;合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)； 2） 采購物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分； 3） 包裝要求；4） 合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明； 5） 付款方式； 6） 質(zhì)量保證期；7） 質(zhì)量要求及規(guī)范； 8） 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法； 9） 雙方的公司信息； 10） 其他約定。 （2）合同簽訂及其規(guī)定 1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；

16、 2）以定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低； 3）為防止合同訂單增加或增加無依據(jù)，打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單;4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)； 5）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期； 6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；7）針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等 8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款； 9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；&#

17、160;  10）比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效； 13）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。 六、付款及合同執(zhí)行 1付款規(guī)定 （1）所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司修造船公司材料采購付款及報(bào)銷流程V1.修改版及修造船公司資金支出審批及報(bào)銷簽字權(quán)限及管理制中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行； （2）按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款； （3）按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到

18、付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款； （4）財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知運(yùn)營部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。 2合同執(zhí)行   (1) 已簽訂合同由運(yùn)營部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由運(yùn)營部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，運(yùn)營部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；  （2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約； （3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；  七、報(bào)驗(yàn)與入庫    1報(bào)驗(yàn) （1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，運(yùn)營部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收； （2）對(duì)于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行； （3）達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收； （4）質(zhì)檢部門在接到運(yùn)營部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或