《業(yè)務流程整理培訓》PPT課件

1、提綱提綱 參與業(yè)參與業(yè)務流程務流程的的 設計和設計和繪制繪制學會繪制流學會繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理培訓目標 參與業(yè)參與業(yè)務流程務流程的的 設計和設計和繪制繪制學會繪制流學會繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理原來如此原來如此。培訓目標 參與業(yè)參與業(yè)務流程務流程的的 設計和設計和繪制繪制學會繪制流學會繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理我也會了我也會了培訓目標 參與業(yè)參與業(yè)務流程務流程的的 設計和設計和繪制繪制學會繪制流學會繪制流程圖程圖的方法的方法明確流程整明確流程整理的原理理的原理成功也有成功也有我一份

2、我一份培訓目標 提高財提高財務核算務核算 與管理與管理效率效率 為集為集團財務管理團財務管理 與監(jiān)與監(jiān)控體系提供控體系提供信息支持信息支持 為高效的為高效的集團集團 財務決財務決策提供策提供信息支持信息支持業(yè)務流程整理目標 業(yè)務流程業(yè)務流程規(guī)范化規(guī)范化系統(tǒng)化系統(tǒng)化一體化一體化K/3K/3固化固化 提高財務核算提高財務核算 與管理效率與管理效率 為集團財務管理為集團財務管理 與監(jiān)控體系提供與監(jiān)控體系提供信息支持信息支持 為高效的集團為高效的集團 財務決策提供財務決策提供信息支持信息支持業(yè)務流程整理目標 壓縮時間壓縮時間提高效率提高效率減少不增減少不增值的活動值的活動權限規(guī)范權限規(guī)范職責明了職責明

3、了管理規(guī)范化管理規(guī)范化一體化一體化一次做好一次做好質(zhì)量保障質(zhì)量保障及時決策及時決策數(shù)據(jù)共享數(shù)據(jù)共享及時溝通及時溝通持續(xù)的改善循環(huán)持續(xù)的改善循環(huán)成功結果n業(yè)務流程是指在組織內(nèi)部業(yè)務流程是指在組織內(nèi)部“流轉(zhuǎn)流轉(zhuǎn)”的一系列相關的活動的一系列相關的活動n業(yè)務流程不僅僅限于一個單一的功能或者單一的部門業(yè)務流程不僅僅限于一個單一的功能或者單一的部門n業(yè)務流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營情況業(yè)務流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營情況什么是業(yè)什么是業(yè)務流程務流程業(yè)務流程概念 業(yè)務流程構業(yè)務流程構成要素成要素業(yè)務流程概念 業(yè)務流程成業(yè)務流程成果報告主要果報告主要內(nèi)容內(nèi)容業(yè)務流程成果規(guī)范 提綱n流程圖是一種工具，可用來了解、分

4、析和歸檔公司的流程和活動，幫助流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動，幫助確定改善機會。確定改善機會。n一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所要求的輸出的一系列的步驟。一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所要求的輸出的一系列的步驟。什么是流程圖流程圖繪制流程圖繪制主要包括以下三項內(nèi)容：理解流程編制流程圖完善流程圖流程圖繪制基礎流程圖繪制基礎流程圖繪制有明確定義的開端和結束有輸入必有輸出在整個企業(yè)組織中“流動”不局限于單一的功能和部門流程流程輸入輸入輸出輸出流程流程/ /子流程子流程概述企業(yè)活動概述企業(yè)活動流程圖直接闡明組織的主要業(yè)務流程圖直接闡明組織的主要業(yè)務/ /功能單位（部門級）

5、的關鍵目標功能單位（部門級）的關鍵目標流程步驟流程步驟描述中級組織單位（部門級）的任何活動描述中級組織單位（部門級）的任何活動在一個流程中能得到主要的輸入、輸出信息在一個流程中能得到主要的輸入、輸出信息任務任務描述個人能完成的活動描述個人能完成的活動所有個人應完成的工作組成他所有個人應完成的工作組成他/ /她的崗位職責她的崗位職責流程圖繪制文件文件/ /表格：表格：該標識文件，包括表格，字母和報告。它既可表示輸入，該標識文件，包括表格，字母和報告。它既可表示輸入，又可表示輸出?？稍谠摌俗R上寫下標題用以代表特定的文又可表示輸出。可在該標識上寫下標題用以代表特定的文件。件。系統(tǒng)系統(tǒng)/ /數(shù)據(jù)庫：數(shù)

6、據(jù)庫：該標識用于表明信息從現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)中流入或流出。該標識用于表明信息從現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)中流入或流出。該計算機系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出?？稍跇俗R中寫明該計算機系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出?？稍跇俗R中寫明特定的系統(tǒng)名稱。特定的系統(tǒng)名稱。一套標準的符號能幫助我們快速并一致地溝通流程圖。一套標準的符號能幫助我們快速并一致地溝通流程圖。流程圖繪制標識流程操作：流程操作：該標識用于指示一項需要人工處理的活動，例如手工處理該標識用于指示一項需要人工處理的活動，例如手工處理一個文件（如手寫的采購單），或人工檢查一個文件。一個文件（如手寫的采購單），或人工檢查一個文件。流程參見流程參見: :該標識用于指示

7、從一個流程轉(zhuǎn)向下一個流程。該標識用于指示從一個流程轉(zhuǎn)向下一個流程。數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)信息: :該標識用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。該標識用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。流程圖繪制標識決定批復：決定批復：該菱形框代表一個決定或批復。它給人以強烈的視覺提示，該菱形框代表一個決定或批復。它給人以強烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復。該標識經(jīng)常用在流程欄中。其即此處需要作出決定或批復。該標識經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接右方聯(lián)接“否否”的情況，下方聯(lián)接的情況，下方聯(lián)接“是是”的情況。的情況。方向標記：方向標記：流向箭頭代表任務執(zhí)行時的次序，它們引導著流程。它們可流向箭頭代表任務執(zhí)行時的次序，它們引導著流程。

8、它們可以在所有三欄中使用。流向從左到右代表輸入被接收并被處以在所有三欄中使用。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務被完成。理；流向從上到下代表任務被完成。流程圖繪制標識存檔存檔: :該框代表一個文檔在此處需要被存檔。該框代表一個文檔在此處需要被存檔。開始開始/ /結束結束: :該框用以表示一個流程的開始和結束。該框用以表示一個流程的開始和結束。流程圖繪制標識流程圖連接標識：流程圖連接標識：該標識用于流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于從一個決定框轉(zhuǎn)到另一該標識用于流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于從一個決定框轉(zhuǎn)到另一頁或另一個流程。當畫到頁底時，可以在圖中最后一項內(nèi)容后使用頁或另一個流程

9、。當畫到頁底時，可以在圖中最后一項內(nèi)容后使用連接標識。連接標識的畫法：在標識內(nèi)以連接標識。連接標識的畫法：在標識內(nèi)以A A開始，然后寫上后續(xù)流程開始，然后寫上后續(xù)流程所在的頁碼。例如，所在的頁碼。例如，A/2A/2是指在第是指在第2 2頁上尋找頁上尋找A A節(jié)點。然后在合適的地節(jié)點。然后在合適的地方畫上對應的流程連接標識。在該標識上寫下相同的字母以及被連方畫上對應的流程連接標識。在該標識上寫下相同的字母以及被連接的頁碼。接的頁碼。繼續(xù)繼續(xù)“是是”情況下的流程情況下的流程是是否否狀況表是狀況表是否被批準否被批準? ?對狀況表對狀況表作修改作修改流程圖繪制標識在決定框之前使用手工操作標識：在決定框

10、之前使用手工操作標識：如果流程分叉為是如果流程分叉為是/ /否，則有人作出決定。用決定否，則有人作出決定。用決定框來表示。由于所作的決定和批復很少無效，因此框來表示。由于所作的決定和批復很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動標識。在決定框之前通常有人工活動標識。是是否否有效否？有效否？驗證統(tǒng)計驗證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的有效性數(shù)據(jù)的有效性流程圖繪制標識供應商數(shù)據(jù)庫供應商數(shù)據(jù)庫存檔框應該盡可能描述系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、和其它信息的存儲數(shù)據(jù)/信息框應當描述行動框中生成的數(shù)據(jù)和信息表對對錯錯新供應商新供應商詳細情況詳細情況供應商價格清單供應商價格清單X新供應商新供應商詳細情況詳細情況供應商供應商價格清單價格清單選擇供應

11、商選擇供應商選擇物料供應商選擇物料供應商選擇物料供應商選擇物料供應商選擇供應商選擇供應商流程圖繪制流程圖繪制主要特征起始點、終止點和客戶應該清楚和一致輸入和輸出應當盡可能量化為每一個任務框標明負責的人員和部門為每一個任務框標明人員的職務/負責的范圍做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖詳細程度應達到足以識別無效率的活動流程圖繪制詢問一個流程活動的問題包括：流程流程/ /任務生成什么？任務生成什么？職員怎樣執(zhí)行它？職員怎樣執(zhí)行它？為什么要這樣做？為什么要這樣做？何時、由誰對它進行復核？何時、由誰對它進行復核？流程活動需要多少時間？流程活動需要多少時間？流程活動何時需要？流程

12、活動何時需要？錯誤錯誤/ /問題的種類，頻率和發(fā)生原因是什么？問題的種類，頻率和發(fā)生原因是什么？怎樣處理錯誤怎樣處理錯誤/ /問題問題/ /例外？例外？輸出什么？輸出多少？輸出什么？輸出多少？輸出至哪里？輸出至哪里？n流程范圍流程范圍n控制目標控制目標n主要控制點主要控制點n涉及部門及表格涉及部門及表格n流程流轉(zhuǎn)時間流程流轉(zhuǎn)時間n特定政策特定政策建議步驟建議步驟: :從一個高層次的流程開始從一個高層次的流程開始, ,如有必要如有必要, ,到下一層次的流程到下一層次的流程( (比如比如, ,子系統(tǒng)子系統(tǒng)) )確定每個子系統(tǒng)的開始和結束確定每個子系統(tǒng)的開始和結束( (保持重點保持重點) ) 確定關

13、鍵輸入和輸出確定關鍵輸入和輸出按步驟進行每個關鍵業(yè)務子流程按步驟進行每個關鍵業(yè)務子流程節(jié)約時間節(jié)約時間: : 如果陷入困境如果陷入困境, ,休息一下或跳到另一方面休息一下或跳到另一方面采用標準的流程圖符號采用標準的流程圖符號在過程中或在每一子流程的結束確認流程和技術改進機在過程中或在每一子流程的結束確認流程和技術改進機會認定流程的準確性會認定流程的準確性流程圖繪制的技巧流程圖的格式宋體標題采用14號字體、加粗、中間對齊部門采用10號字體、加粗、下劃線、中間對齊框內(nèi)采用68號字體、普通不加粗、中間對齊連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對齊盡量避免相交線業(yè)務流程圖交付要求XX公司費用報銷業(yè)務流程XX公司

14、費用報銷業(yè)務流程開始開始業(yè)務人員填業(yè)務人員填寫報銷單寫報銷單報銷單報銷單審批通過審批通過否否業(yè)務部門審業(yè)務部門審批批未通過財務審核財務審核通過審批通過審批通過否否報銷憑證報銷憑證通過總帳總帳出納付款并出納付款并登記日記帳登記日記帳日記帳日記帳結束結束業(yè)務部門業(yè)務部門財務部門財務部門2 23 31 14 45 56 6標準業(yè)務流標準業(yè)務流程圖樣本程圖樣本業(yè)務流程成果規(guī)范 業(yè)務流程編號： 業(yè)務名稱：費用報銷編制：XXX 日期： 審核：XXX 日期：序號處理說明責任單位責任人1 2 3 4 5 6 標準業(yè)務流標準業(yè)務流程圖描述樣程圖描述樣本本業(yè)務流程交付要求 公司編號： 公司名稱： 部門編號： 部門

15、名稱：編制：XXX 日期： 審核：XXX 日期：編號崗位名稱崗位描述崗位職責不相容職責 崗位職責崗位職責業(yè)務流程交付要求流程編號： 流程名稱：制度編號： 制度名稱：編制：XXX 日期： 審核：XXX 日期：編號 內(nèi)部控制制度描述解釋部門 內(nèi)部控制制內(nèi)部控制制度樣本度樣本業(yè)務流程交付要求流程編號： 流程名稱：核算方法編號： 核算方法名稱：編制：XXX 日期： 審核：XXX 日期：編號業(yè)務描述會計分錄 會計核算方會計核算方法樣本法樣本業(yè)務流程交付要求起始點、終止點和對象必須清晰起始點、終止點和對象必須清晰輸入和輸出應當明確輸入和輸出應當明確應當在合適的地方標出估計時間（流程時間）應當在合適的地方標

16、出估計時間（流程時間）為每一個任務框標明人員的職務為每一個任務框標明人員的職務/ /負責的范圍負責的范圍做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖詳細程度應達到足以識別無效率的活動詳細程度應達到足以識別無效率的活動業(yè)務流程圖交付要求提綱C 需要需要 按實際情況繪制流程按實際情況繪制流程C 需要需要 在整個組織內(nèi)思考流程在整個組織內(nèi)思考流程C 需要需要 與流程牽涉的人員交流與流程牽涉的人員交流C 需要需要 在開始前確認流程的起點和結束在開始前確認流程的起點和結束C 需要需要 高層次的流程圖高層次的流程圖CC 需要需要

17、提問提問 D 不能不能 按照你自己的想當然繪制流程按照你自己的想當然繪制流程D 不能不能 把流程圖局限在你自己的部門把流程圖局限在你自己的部門D 不能不能 在真空中工作在真空中工作D 不能不能 在確認起點和結束點前試圖繪在確認起點和結束點前試圖繪制制D 流程流程D 不能不能 陷入太多的細節(jié)陷入太多的細節(jié)D 不能不能 單獨努力單獨努力流程繪制應注意的要點 流程問題 技術和信息系統(tǒng)問題 短期可解決的問題或當務之急在流程繪制過程中在流程繪制過程中, ,我們應不僅理解現(xiàn)有的流程我們應不僅理解現(xiàn)有的流程, ,而是更要確認改進的方而是更要確認改進的方面面, , 比如比如: :流程改進關鍵步驟缺少重復勞動 (一個流程內(nèi)或是跨部門)不必要的文書工作不完全或冗余審查過程不必要的延誤勞動密集型行為/任務一旦繪制完流程圖一旦繪制完流程圖, ,我們能夠開始分析流程改進的機會我們能夠開始分析流程改進的機會. . 特別地特別地, ,