檔案管理實施細則

1、檔案管理按職能部門立卷的實施細則第一章 總則第一條 為進一步完善項目檔案管理，落實層級責任，保證各門類、載體檔案的案卷質(zhì)量，以達到檔案管理規(guī)范化、標準化、制度化、程序化的要求，更好地為項目各項工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法、企業(yè)檔案工作規(guī)范、中國交建檔案管理有關(guān)規(guī)定及集團文件精神，結(jié)合項目實際，特制訂本實施細則。第二條 項目檔案按由各職能部門立卷的原則，把各門類、載體檔案收集、整理和立卷的工作，列入各職能部門的管理程序和職責范圍；確保項目檔案的真實性、完整性、準確性和系統(tǒng)性。第三條 項目檔案實行分級綜合管理，項目日常業(yè)務(wù)和各部門形成的檔案由各職能部門立卷后，按地鐵集團公司檔案信息管理部門及

2、哈爾濱城建檔案館要求統(tǒng)一管理。項目財務(wù)核算等形成的檔案，由其專職（兼職配合）檔案管理人員或辦公室組織統(tǒng)一歸檔。第四條 收集、整理、立卷的各門類、載體檔案，經(jīng)各職能部門的負責人或項目負責人審定后，由該部門專兼職檔案員按分級綜合管理規(guī)定統(tǒng)一向檔案信息中心移交。第五條 項目檔案立卷范圍包括管理類檔案（泛指黨群工作、行政管理等類別）、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案等。第二章 各職能部門的立卷責任第六條 軌道交通工程建設(shè)依據(jù)性文件（工程前期項目申報可行性研究、任務(wù)書、合同等）和軌道交通工程管理等文件（征地、報建文件、招標文件、軌道交通國內(nèi)、外設(shè)備文件、工程

3、驗收備案文件等）。由項目計劃合同部、財務(wù)部、物資設(shè)備部、工程管理部、設(shè)計技術(shù)部、安質(zhì)環(huán)保監(jiān)督部等相關(guān)部門根據(jù)職能負責立卷。第七條 軌道交通工程各級驗收安質(zhì)環(huán)保監(jiān)督部牽頭，負責工程建設(shè)各相關(guān)驗收資料立卷。第八條 會計檔案財務(wù)部負責立卷。第九條 征地拆遷、管線遷改、設(shè)計文件、勘測測量、工程竣工、工程監(jiān)理、科研項目等屬合同關(guān)系所形成的檔案，由計劃合同部立卷（包括需向檔案管理部門移交的檔案），在簽訂項目合同時，項目各主辦部門應(yīng)在合同條款中予以明確。項目合同范圍外形成的文件材料，由項目的主辦部門負責立卷。第十條 項目各部門業(yè)務(wù)形成的文書檔案（泛指黨群工作類、行政管理等類別），已交項目綜合管理部統(tǒng)一編文號

4、的文書材料，由綜合管理部分類整理移交；未編文號的文書材料，由各職能部門按項目整理，組成系統(tǒng)的立卷保管單位移交。其中比較系統(tǒng)的大型專題會議等文件，由各主辦部門立卷。第十一條 人事檔案，由綜合管理部負責收集、整理、立卷。第十 二 條 聲像檔案，由各職能部門負責收集、整理、立卷。第十三條 電子檔案，由相應(yīng)形成紙質(zhì)檔案的部門負責整理歸檔。第三章 檔案人員職責第十 四 條 項目檔案人員職責1、認真學習貫徹執(zhí)行國家檔案法和有關(guān)檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案管理水平。2、負責管理項目、各部門的檔案。做好項目部形成的各種文件材料的收集整理，立卷和歸檔等方面的監(jiān)督、檢查

5、、指導工作。3、按照中國交建檔案工作對標管理指標體系開展檔案管理工作。4、積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時、準確地提供利用。5、定期檢查檔案的保管情況。對破損或退變的檔案進行修補和復制，對保管期滿的檔案定期進行鑒定銷毀，并做好向地鐵集團和城建檔案館移交的工作。6、嚴格遵守保密制度。未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。7、 編制文件材料清理數(shù)據(jù)匯總表，每月 25 日提交至項目檔案室。第十 五 條 兼職檔案員職責1、各部門兼職檔案人員，應(yīng)認真學習和掌握文書業(yè)務(wù)檔案處理和檔案管理工作的基礎(chǔ)知識，提高管理水平。2、認真做好文件材料的保密工作，嚴守

6、并督促本部門文件的形成、傳遞，閱辦過程中的保密事項。3、管理好本部門文件材料，負責傳閱，及時傳遞和閱辦，防止積壓和延誤，嚴防丟失。4、 負責將部門一年形成的文件資料進行搜集、整理、保管，做好平時檔案的立卷工作，嚴把案卷質(zhì)量。5、負責當年文件的資料的齊全完整，定期移交給項目檔案室并轉(zhuǎn)入地鐵集團檔案信息中心。6、認真按中國交建檔案工作對標管理指標體系開展檔案管理工作。第十 六 條 有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員、管理人員職責。對本部門在業(yè)務(wù)、行政、科研、管理等各項工作中形成的文件材料的完整、準確、系統(tǒng)、安全負責；對辦理完畢的文件材料，及時交部門兼職檔案人員保管，不得將文件材料據(jù)為己有或延期移交；認真執(zhí)行檔案管理

7、“三納入”、“四同時”措施，在科研課題或建設(shè)項目結(jié)束或告一段落時，必須將文件材料收集齊全，及時立卷歸檔，并保證文件材料內(nèi)容準確、字跡工整、圖樣清晰；協(xié)助本部門兼職檔案人員做好文件保管期限和密級劃分工作。第四章 立卷要求第十 七 條 各部門業(yè)務(wù)形成的文件，必須按項目檔案的分類大綱、歸檔范圍和保管期限等有關(guān)規(guī)定，由各業(yè)務(wù)部門指定經(jīng)辦人收集、整理，組成系統(tǒng)的保管單位，在該部門檔案人員的配合下立卷。立卷文件必須真實、完整、準確、系統(tǒng)，符合形成規(guī)律，具有原始憑證作用（原件）。第十 八 條 各部門負責組織檔案立卷的工作范圍包括：文件材料的收集、鑒別、整理、打頁碼、擬寫卷內(nèi)目錄、案卷目錄、卷面、備考表等。第

8、十 九 條 合同乙方負責組織檔案立卷的工作范圍包括：文件材料的收集、鑒別、整理、打頁碼、擬寫卷內(nèi)目錄、備考表、卷面、裝訂、裝案卷盒、打印案卷目錄及形成電子文件（掃描件）等。第 二 十條 聲像檔案、電子檔案，由各職能部門按檔案信息管理中心的有關(guān)規(guī)定負責鑒別、整理、擬寫說明標簽等，立卷后移交。第五章 歸檔時間第 二 十 一 條 軌道交通工程，在項目前期階段（項目申報、地質(zhì)勘探、征地拆遷、工程報建、招投標）、設(shè)計階段（初步設(shè)計、技術(shù)、施工圖設(shè)計）、施工階段、竣工驗收階段等不同階段任務(wù)完成或告一段落時，要按階段將應(yīng)歸檔的文件材料立卷，經(jīng)項目計劃合同部部門負責人審定后，由項目檔案室組織向地鐵集團公司檔案

9、管理部門移交。第 二十二 條 工程設(shè)備項目，在可行性研究、談判、商務(wù)、項目評估、前期準備、考察、招投標、人員培訓、設(shè)備供貨、設(shè)備安裝、調(diào)試、驗收等不同的階段的任務(wù)完成或告一段落時，要按階段將應(yīng)歸檔的文件材料立卷，經(jīng)項目主辦部門有關(guān)負責人審定合格后，由項目檔案室組織向地鐵集團公司檔案管理部門移交。第二十 三 條 科研項目，在通過成果申報鑒定后三個月內(nèi)，合同執(zhí)行部門要組織將應(yīng)歸檔的文件材料立卷，經(jīng)項目有關(guān)負責人審定后，由項目檔案室組織向地鐵集團公司檔案管理部門移交。第二十 四 條 文書材料，在翌年的第一季度內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料整理和立卷，經(jīng)項目各業(yè)務(wù)部門負責人審定后，向項目檔案室移交。大型專題

10、會議文件，在會議結(jié)束后一個月內(nèi)，由主辦部門整理立卷后移交至項目檔案室。第二十 五 條 會計檔案，由財務(wù)部整理立卷后自行保管。 第二十 六 條 電子檔案，由各職能部門在移交紙質(zhì)檔案的同時移交。第二十 七 條 應(yīng)歸檔的聲像材料，各職能部門應(yīng)在單項工作完成后一個月內(nèi)整理移交。第二十 八 條 項目公文，由綜合管理部立卷，每三個月內(nèi)向檔案室移交。第六章 監(jiān)督與指導第二十 九 條 推行檔案按各職能部門負責立卷后，各職能部門應(yīng)對檔案真實、完整、準確的負責。檔案室的主要職責是：對項目檔案的形成進行組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導、統(tǒng)籌管理、入館保藏、提供信息利用和編研開發(fā)工作。第 三十 條 項目檔案室對各部門移交的立卷文件要進行驗收，對不符合要求的，進行指導整改，整改合格后才予接收。第 三十一 條 項目檔案室要定期組織各部門專兼職檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓，發(fā)揮檔案網(wǎng)絡(luò)在部門立卷的作用。第