高等教育自學(xué)考試項(xiàng)目時(shí)間管理實(shí)踐

1、案例一：某軟件公司的進(jìn)度計(jì)劃控制問題1答：（1）因項(xiàng)目是政府性項(xiàng)目，沒有充分考慮政府內(nèi)部和政府體制對項(xiàng)目進(jìn)度的影響，項(xiàng)目進(jìn)度由省養(yǎng)老保險(xiǎn)局控制有待更改；（2）進(jìn)度計(jì)劃沒有考慮一些不可預(yù)見的事件發(fā)生。如放假、社會(huì)環(huán)境、項(xiàng)目環(huán)境等要素對項(xiàng)目進(jìn)度控制的影響，并在出現(xiàn)問題時(shí)沒有更合理的調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃;（3）沒有與客戶同步，沒有真正了解客戶需求的。沒能將客戶急需要的，在方便客戶工作的需求提前完成，沒有和客戶之間進(jìn)行有效的溝通和互動(dòng)，從而不能保證項(xiàng)目更好的完成。問題2答：通過對影響進(jìn)度的因素進(jìn)行分析，影響此項(xiàng)目的主要因素是項(xiàng)目進(jìn)度是由客戶省養(yǎng)老保險(xiǎn)局控制，加強(qiáng)和省養(yǎng)老保險(xiǎn)局的互動(dòng)和溝通，及時(shí)采取必要的措

2、施，盡量縮小計(jì)劃進(jìn)度與實(shí)際進(jìn)度的偏差，從而實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目的主動(dòng)控制。軟件開發(fā)項(xiàng)目中影響進(jìn)度的因素中人的因素是最重要的因素，技術(shù)的因素歸根到底是人的因素。（1）軟件公司對項(xiàng)目需求分析不準(zhǔn)確。造成這個(gè)問題的主要原因有兩個(gè)方面:一是缺乏項(xiàng)目所在行業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌管理的專業(yè)知識,不能準(zhǔn)確的理解客戶的需求,造成需求偏差。另一方面是客戶在開始時(shí)沒有清晰完整的項(xiàng)目目標(biāo)。（2）由和省養(yǎng)老保險(xiǎn)局溝通和互動(dòng)的問題，沒有把進(jìn)度計(jì)劃作為項(xiàng)目過程行動(dòng)的基礎(chǔ)，而是因?yàn)槭○B(yǎng)老保險(xiǎn)局相關(guān)處室對項(xiàng)目進(jìn)度的控制，從而把計(jì)劃放在一邊，比較隨意去做。因此造成項(xiàng)目執(zhí)行上的錯(cuò)誤，給項(xiàng)目進(jìn)度帶來麻煩。項(xiàng)目的客戶沒有及時(shí)為項(xiàng)目中出現(xiàn)的情況采取必要

3、的措施或者所采取的措施的不適合具體的情況、沒有效果或者有副作用等，造成進(jìn)度上的延誤。問題3答：如果我是該項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人我將通過以下方法更好的把握項(xiàng)目進(jìn)度：項(xiàng)目的進(jìn)度不僅是時(shí)間因素，還受到資源方面的影響，該項(xiàng)目進(jìn)度中的項(xiàng)目時(shí)間管理同時(shí)受到資源等方面的影響，需要從整體上關(guān)注影響項(xiàng)目進(jìn)度的各個(gè)因素，其主要是對項(xiàng)目進(jìn)度中的時(shí)間點(diǎn)的控制。（1）首先在和省養(yǎng)老保險(xiǎn)局溝通前,先了解一些反映養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的資料和相關(guān)書籍,有針對性的閱讀,弄清養(yǎng)老保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)流程及每一步要達(dá)到的功能。如果對業(yè)務(wù)流程的具體細(xì)節(jié)不是很清楚,可以讓養(yǎng)老保險(xiǎn)局的工作人員帶領(lǐng)參觀業(yè)務(wù)流程。這樣準(zhǔn)備工作做完了以后,再進(jìn)行正式的洽談,從而提出具有

4、針對性的問題或關(guān)鍵的問題,省養(yǎng)老保險(xiǎn)局也會(huì)輕松,準(zhǔn)確的回答你所提出的問題。作為有益補(bǔ)充還可以用無記名問卷進(jìn)行調(diào)查,因?yàn)樵跓o壓力的情況下需求更接近真實(shí)。（2）建立良好的溝通。良好的溝通是協(xié)調(diào)各方面的潤滑劑。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做了一個(gè)很好的計(jì)劃,不和客戶省養(yǎng)老保險(xiǎn)局進(jìn)行溝通,客戶不理解,不會(huì)對此積極響應(yīng),或是按自認(rèn)為對的方法去做,這都可能導(dǎo)致惡性循環(huán),項(xiàng)目很難繼續(xù)下去。比較合適的做法是,確定客戶的溝通需求,再找到合適的溝通方式,進(jìn)行及時(shí)有效的溝通。（3）采用關(guān)鍵路徑方法進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度安排，生成描述項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)的任務(wù)網(wǎng)絡(luò)圖。網(wǎng)絡(luò)圖中按一定的次序列出所有的子任務(wù)和任務(wù)進(jìn)展的里程碑： 關(guān)鍵路徑。完成關(guān)鍵路徑上所有

5、任務(wù)時(shí)間的總和，確定該是項(xiàng)目開發(fā)所需要的最短時(shí)間。 用統(tǒng)計(jì)模型估算開發(fā)每個(gè)子任務(wù)需要的工作量和時(shí)間。 計(jì)算各子任務(wù)的最早啟動(dòng)時(shí)間和最遲啟動(dòng)時(shí)間，即確定啟動(dòng)子任務(wù)的時(shí)間窗口邊界。 某個(gè)子任務(wù)的最早啟動(dòng)時(shí)間被定義為該子任務(wù)的所有前導(dǎo)任務(wù)完成的最早時(shí)間。反之，某個(gè)子任務(wù)的最遲啟動(dòng)時(shí)間被定義為在保證項(xiàng)目按時(shí)完成的前提下，最遲啟動(dòng)該子任務(wù)的時(shí)間。與最早啟動(dòng)時(shí)間和最遲啟動(dòng)時(shí)間對應(yīng)的概念是最早結(jié)束時(shí)間和最遲結(jié)束時(shí)間。它們分別是最早啟動(dòng)時(shí)間和最遲啟動(dòng)時(shí)間與完成該子任務(wù)所需要時(shí)間的和：在任務(wù)進(jìn)度安排過程中，應(yīng)先尋求關(guān)鍵路徑并在關(guān)鍵路徑上安排一定的機(jī)動(dòng)時(shí)間和節(jié)假日，以便應(yīng)付意想不到的困難和問題。采用以上這些工具和

6、方法可以大大提高工作質(zhì)量。（4）在制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，必須以項(xiàng)目范圍管理為基礎(chǔ)，針對項(xiàng)目范圍的內(nèi)容要求，有針對性的安排項(xiàng)目活動(dòng)，首先列出項(xiàng)目活動(dòng)清單，確定項(xiàng)目活動(dòng)之間的依賴關(guān)系，從資源庫中選擇資源分配到項(xiàng)目活動(dòng)中，然后根據(jù)資源的配置情況估計(jì)各項(xiàng)目活動(dòng)所需的工期，從而得到整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度時(shí)間表。對于各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間安排，需要考慮比較多的因素，例如，為保證項(xiàng)目活動(dòng)所需要的資源的時(shí)間與資源本身的日程安排不沖突，要根據(jù)項(xiàng)目活動(dòng)的工作復(fù)雜度和工作量，結(jié)合資源來估計(jì)項(xiàng)目活動(dòng)所需的工期，要考慮某些項(xiàng)目活動(dòng)之間所必需的間隔時(shí)間，還有一些外部所要求的強(qiáng)制的時(shí)間方面的限制條件，包括國家規(guī)定的法定節(jié)假日、特別規(guī)定的特殊

7、生產(chǎn)時(shí)間要求等。因此，在項(xiàng)目時(shí)間表中，包括了緊密圍繞項(xiàng)目的各項(xiàng)活動(dòng)、活動(dòng)之間的依賴關(guān)系、活動(dòng)的工期和完成各項(xiàng)活動(dòng)所需的資源。當(dāng)分配給項(xiàng)目活動(dòng)的資源是具體人或組織（小組、部門等）時(shí)，這個(gè)時(shí)間表同時(shí)也決定了項(xiàng)目中各個(gè)參與方在項(xiàng)目中的工作時(shí)間安排。（5）在項(xiàng)目執(zhí)行和控制過程中，要對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行跟蹤。其實(shí)對項(xiàng)目進(jìn)度其實(shí)有兩種不同的表示方法，一種是純粹的時(shí)間表示，對照計(jì)劃中的時(shí)間進(jìn)度來檢查是否在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成了計(jì)劃的任務(wù)，另一種是以工作量來表示的，在計(jì)劃中對整個(gè)項(xiàng)目的工作內(nèi)容預(yù)先做出估算，在跟蹤實(shí)際進(jìn)度時(shí)看實(shí)際的工作量完成情況，而不是單純看時(shí)間，即使某些項(xiàng)目活動(dòng)有拖延，但如果實(shí)際完成的工作量不少于計(jì)劃

8、的工作量，那么也認(rèn)為是正常的。這兩種方法要配合使用的，同時(shí)跟蹤時(shí)間進(jìn)度和工作量進(jìn)度這兩項(xiàng)指標(biāo)。在掌握了實(shí)際進(jìn)度及其與計(jì)劃進(jìn)度的偏差情況后，就可以對項(xiàng)目將來的實(shí)際完成時(shí)間做出預(yù)測，從而提高工作質(zhì)量。案例二：西安標(biāo)準(zhǔn)工業(yè)股份有限公司新產(chǎn)品研制項(xiàng)目進(jìn)度管理問題1答：新產(chǎn)品研發(fā)任務(wù)估算出現(xiàn)問題：（1）任務(wù)本身的工作量估算不合理。進(jìn)度出現(xiàn)偏差首先要考慮的工作量的估算是否合理，應(yīng)該深入分析工作中存在的技術(shù)難點(diǎn)，分析項(xiàng)目成員、技術(shù)人員及工人自身的技能問題并分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。任務(wù)計(jì)劃下達(dá)給項(xiàng)目成員時(shí)候獲取的承諾和是否能完成承諾跟項(xiàng)目成員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和技能有太大的關(guān)系。 （2）當(dāng)項(xiàng)目開始的偏差出在估算上，而且項(xiàng)

9、目后續(xù)工作都是采用的相同估算模式的情況，必須調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃。對于該項(xiàng)目，如果這個(gè)時(shí)候才發(fā)現(xiàn)是項(xiàng)目成員技能問題，工作量完成出現(xiàn)問題時(shí)而想通過培訓(xùn)來提高技能和學(xué)習(xí)新技術(shù)是難以取得立竿見影的效果。 （3）如果項(xiàng)目任務(wù)中存在著技術(shù)攻關(guān)或技術(shù)難點(diǎn)需要解決，對于這種任務(wù)往往是很難估計(jì)工作量的，而且一旦在技術(shù)問題上被卡住往往對項(xiàng)目進(jìn)度產(chǎn)生致命的影響。唯一的方式就是把無法預(yù)測和不透明的東西轉(zhuǎn)換為透明，在項(xiàng)目開始之前就應(yīng)該進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析和應(yīng)對，提前進(jìn)行技術(shù)問題的預(yù)研，開發(fā)原型，積累相關(guān)的知識和經(jīng)驗(yàn)。 （4）信息不守務(wù)造成估算問題出現(xiàn)偏差。估算問題的根源又出在歷史項(xiàng)目或版本對項(xiàng)目歷史數(shù)據(jù)的采集和分析不夠，準(zhǔn)確的估算依

10、賴于專家的經(jīng)驗(yàn)，但專家的經(jīng)驗(yàn)同樣是依賴于歷史項(xiàng)目和歷史數(shù)據(jù)。估算問題的根源還在于對項(xiàng)目成員技能和生產(chǎn)率水平?jīng)]有較清楚的認(rèn)識，一個(gè)新產(chǎn)品研發(fā)任務(wù)的完成往往存在著巨大的個(gè)人生產(chǎn)率差異和進(jìn)度差異。 問題2答：過于相信自身能力且項(xiàng)目過程前松后緊（1）在項(xiàng)目的跟蹤過程中往往體現(xiàn)的較多的是項(xiàng)目管理能力，但在項(xiàng)目控制過程中體現(xiàn)更多的則是業(yè)務(wù)和技術(shù)能力?？刂频哪康氖钦嬲グl(fā)現(xiàn)問題的根源，去解決問題并糾正偏差。就本項(xiàng)目而言，企業(yè)給項(xiàng)目成員安排了一個(gè)任務(wù)，要求一周完成，到了周末項(xiàng)目成員反饋無法完成需要延期到二周，企業(yè)就確認(rèn)延期兩天周并調(diào)整后續(xù)任務(wù)。這就是我們?？吹降?，整個(gè)任務(wù)和項(xiàng)目計(jì)劃都變得不可控制了，項(xiàng)目成員有

11、責(zé)任，但企業(yè)同樣有責(zé)任，企業(yè)在第一次出現(xiàn)偏差時(shí)候就應(yīng)該介入任務(wù)或問題本身，幫忙一次診斷和分析問題，挖掘問題延期根源，或者調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度，改進(jìn)監(jiān)控方式。 （2）在第一次出現(xiàn)進(jìn)度偏差的時(shí)候，企業(yè)應(yīng)及時(shí)介入問題，查找問題根源而不是簡單的關(guān)注成員反饋的下一個(gè)可能完成的時(shí)間點(diǎn)。只有這樣才可能進(jìn)度小偏差就立即查找根源并控制，而不是進(jìn)度大偏差的時(shí)候進(jìn)行應(yīng)急。 問題3：答：新產(chǎn)品沒有充分的利用科學(xué)的方法，只是采用傳統(tǒng)的思維和經(jīng)驗(yàn)。對進(jìn)度影響因素沒有做全面的分析，時(shí)間控制沒有抓住重點(diǎn)，控制應(yīng)在事前，事中，事后及時(shí)做出。對于一個(gè)新產(chǎn)品項(xiàng)目，出現(xiàn)1-2天的偏差很容易得到糾正。而如果出現(xiàn)1-2周以上的偏差則很難再進(jìn)行糾

12、正。任務(wù)本身的工作量直接和偏差的大小相關(guān)。當(dāng)任務(wù)本身是不適宜進(jìn)行跟蹤的，任務(wù)本身是否會(huì)偏差不在取決于跟蹤者或?qū)＜?，而是?zhí)行者對于任務(wù)是否有很好的細(xì)分和自我控制能力。 任何一個(gè)任務(wù)，要么不出現(xiàn)偏差，要么出現(xiàn)成倍的偏差。一個(gè)單項(xiàng)任務(wù)如果是1個(gè)周，那這個(gè)任務(wù)很有可能要2個(gè)周才能完成，如果我們的進(jìn)度偏差最多允許一周，則需要把任務(wù)細(xì)化到天，按天進(jìn)行跟蹤。任務(wù)跟蹤目的就是要消除不確定性因素和風(fēng)險(xiǎn)，盡可能早的發(fā)現(xiàn)任務(wù)中的問題，這樣才有可能有時(shí)間來解決問題和糾正偏差。 對于該項(xiàng)目，本身也存在跟蹤但一般只能有項(xiàng)目成員自己進(jìn)行。任務(wù)沒有細(xì)分，成員反饋的任何任務(wù)完成情況都是不可靠和主觀的數(shù)據(jù)。項(xiàng)目成員的自我監(jiān)控能力

13、對進(jìn)度是否偏差起到重要的影響，在這種情況下，任務(wù)是否能夠按期完成對企業(yè)來說是不可控的。案例十：同學(xué)聚會(huì)項(xiàng)目工作結(jié)構(gòu)分解1.同學(xué)聚會(huì)籌備計(jì)劃 （第一日）1.1.決定同學(xué)聚會(huì)日期、地點(diǎn)、儀式及宴會(huì)方式 1.2.確定同學(xué)聚會(huì)預(yù)算 1.3.草擬老師和客人名單 1.4.召集好朋友討論同學(xué)聚會(huì)計(jì)劃 1.5.在同學(xué)中確定主持人及備份人選 1.6.成立同學(xué)聚會(huì)籌備組 1.6.1.召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì) 1.6.2.制定同學(xué)聚會(huì)項(xiàng)目計(jì)劃書 1.6.3.明確分工 2.同學(xué)聚會(huì)前準(zhǔn)備（ 第二日）2.1.與同學(xué)聚會(huì)的所有項(xiàng)目干系人溝通 .就同學(xué)聚會(huì)籌備計(jì)劃和進(jìn)展與宴會(huì)場所負(fù)責(zé)人溝通 .打電話、發(fā)短信、郵件及QQ中留言給同學(xué)

14、.電話通知在外地生活和工作的同學(xué)和老師 .網(wǎng)上發(fā)布聚會(huì)通知 .再次確認(rèn)主持人并就同學(xué)聚會(huì)當(dāng)天計(jì)劃與設(shè)想與之溝通.及時(shí)反饋受邀老師、客人及同學(xué)信息 .對于重要客人和重點(diǎn)老師再次確認(rèn) 2.2.物品采購及設(shè)備解決方案 .聚會(huì)現(xiàn)場布置用品和攝影和攝像設(shè)備準(zhǔn)備及風(fēng)險(xiǎn)解決方案.1.確認(rèn)攝影和攝像設(shè)備及風(fēng)險(xiǎn)解決方案.2.彩色氣球 .3.彩燈（冷光） .4.膠布、插線板和其它物品.同學(xué)聚會(huì)物品訂購 .1.香檳和煙火.2.煙、酒、飲料 和水果.4.錄像帶、膠卷 2.3.聚會(huì)場地預(yù)約 （第三日）2.3.1.估計(jì)來賓人數(shù) 2.3.2.選擇聚會(huì)地點(diǎn)，主要選擇松花湖附近的度假山莊等能夠舉行篝火晚會(huì)的場所2.3.3.確認(rèn)

15、菜單、價(jià)格 2.3.4確認(rèn)現(xiàn)場的音響效果及風(fēng)險(xiǎn)解決方案 2.3.5.與度假山莊協(xié)調(diào)場地布置等細(xì)節(jié)及協(xié)調(diào)意外情況的解決方案2.3.6攝像準(zhǔn)備2.3.6.1選定同學(xué)聚會(huì)當(dāng)天攝影、攝像人員 2.3.6.2安排攝影及攝像分工 2.3.6.3準(zhǔn)備攝影像器材和膠卷錄像帶 3.同學(xué)聚會(huì)前一天準(zhǔn)備 （第三日）3.1.與同學(xué)聚會(huì)的所有項(xiàng)目干系人溝通 .就同學(xué)聚會(huì)準(zhǔn)備工作完成情況進(jìn)行溝通并就出現(xiàn)的項(xiàng)目進(jìn)度延期和項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)情況提出解決方案.就準(zhǔn)備情況和同學(xué)聚會(huì)當(dāng)天分工作最后溝通 .根據(jù)準(zhǔn)備情況就同學(xué)聚會(huì)當(dāng)天儀式進(jìn)程與主持人作最后溝通 3.2.確認(rèn)同學(xué)聚會(huì)當(dāng)天要發(fā)言人的準(zhǔn)備情況 .重要客人發(fā)言準(zhǔn)備情況 .老師發(fā)言

16、準(zhǔn)備情況 .同學(xué)代表發(fā)言準(zhǔn)備情況 3.3.最后確認(rèn)同學(xué)聚會(huì)當(dāng)天所有物品準(zhǔn)備情況 3.4.外地同學(xué)、老師及客人接機(jī)和接站并安排住宿3.5.確定聚會(huì)當(dāng)晚篝火晚會(huì)娛樂節(jié)目及游戲4.同學(xué)聚會(huì)當(dāng)天流程 （第四日）4.1.準(zhǔn)備 4.1.1 16：00 將煙、酒、茶、飲料等帶至度假山莊 4.1.2 16：10 最后檢查酒席安排、音響、簽到處等細(xì)節(jié) 4.2.迎賓 4.2.1 18：00 簽到處同學(xué)就位 4.2.2 18：00 引導(dǎo)同學(xué)門口就位 4.3.同學(xué)聚會(huì)儀式 4.3.1. 18：30 主持人準(zhǔn)備 4.3.2 18：30 音響準(zhǔn)備 4.3.3 18：30攝影及攝像設(shè)備準(zhǔn)備 4.3.4 18：30 現(xiàn)場香檳到位 重要客人致詞并提議大家舉杯慶祝 班主任老師上臺致詞 同學(xué)代表（正副班長）講話 開香檳、舉杯歡