記錄控制程序ZHEN

1、1目的 用記錄證實(shí)產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定要求，質(zhì)量體系運(yùn)行有效及實(shí)施必要的追溯。2 范圍 本程序適用于本廠質(zhì)量體系運(yùn)行，產(chǎn)品質(zhì)量驗(yàn)證和來自供方記錄的控制。3 職責(zé)3.1 供銷科負(fù)責(zé) 供方記錄的長期歸檔保管。3.2 質(zhì)檢科負(fù)責(zé) 檢驗(yàn)記錄的歸檔保管。3.3 生產(chǎn)技術(shù)科負(fù)責(zé) a）全廠記錄的統(tǒng)一控制； b）除上述3.1、3.2以外的全廠質(zhì)量活動記錄的收集及長期歸檔管理；3.5 質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)記錄控制的全面領(lǐng)導(dǎo)。4 程序4.1記錄的標(biāo)識、編號、發(fā)放、更改及其文件格式4.1.1各部門負(fù)責(zé)人組織有關(guān)人員編制本部門控制條款所需記錄的文件格式并予以審閱4.1.2記錄發(fā)放時經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)科統(tǒng)一印制，不再登記，當(dāng)記錄填寫后須

2、按文件發(fā)放時，執(zhí)行文件控制程序。4.1.3生產(chǎn)技術(shù)科對所有記錄編號、更改、作廢銷毀時均執(zhí)行文件控制程序，并填寫其中記錄。4.2記錄的填寫及填寫失誤的更改4.2.1填寫應(yīng)做到： a）不得使用鉛筆填寫； b）字跡工整，清晰，標(biāo)點(diǎn)符號、計(jì)量單位準(zhǔn)確； c）各個欄目的文字含義明確，具有可追溯性； d）有效數(shù)字位數(shù)完整，計(jì)算公式、給定常數(shù)齊全，使用依據(jù)明確有效； e）活動的日期及其責(zé)任人、審批人簽字齊全且符合程序文件的規(guī)定； f）記錄的頁次應(yīng)予以明示； g）必要時，應(yīng)標(biāo)注相關(guān)的附件名稱及其份數(shù)。4.2.2填寫失誤的更改 a）填寫失誤時不得涂抹，不得在原有文字上進(jìn)行更改； b）應(yīng)將錯誤的內(nèi)容劃一斜杠，在其

3、附近空白處填寫正確的內(nèi)容，然后應(yīng)注明更改人的姓名及更改日期。4.3記錄的保管4.3.1記錄的保管分現(xiàn)場保管、部門保管和歸檔保管三種形式。4.3.2記錄的保管部門、人員及責(zé)任 a）現(xiàn)場保管由記錄的填寫人予以承擔(dān)應(yīng)保障其可靠及有效傳遞； b）部門保管由各部門的文件管理員予以承擔(dān)，每月將現(xiàn)場使用完畢的質(zhì)量記錄從現(xiàn)場收回，裝訂成冊，按期歸檔。對于本部門長期保管的記錄應(yīng)進(jìn)行編目登記，填寫“記錄保管登記表”，并按程序文件規(guī)定的日期予以歸檔。應(yīng)保障其有效使用和齊全完整； c）歸檔保管應(yīng)按4.3.3規(guī)定的部門及人員予以承擔(dān)并按本程序?qū)嵤w檔保管的要求，各類記錄按記錄控制清單及保存期限規(guī)定保管期限。歸檔保管的記

4、錄應(yīng)由其責(zé)任人填寫“文件發(fā)放回收登記表”，應(yīng)保持登記內(nèi)容及份數(shù)與實(shí)物相符。不同用途、不同部門、不同載體的記錄應(yīng)適當(dāng)區(qū)別存放及保管。4.3.3記錄歸檔保管的分工 a）供銷科的文件管理員負(fù)責(zé)全廠供方記錄的長期歸檔保管； b）生產(chǎn)技術(shù)科的文件管理員負(fù)責(zé)上述a.規(guī)定以外的其它質(zhì)量記錄的長期歸檔保管。4.3.4長期歸檔保管質(zhì)量記錄的場所應(yīng)具有防潮濕、防鼠害及其它防止損害的環(huán)境條件。存放質(zhì)量記錄的器具應(yīng)專物專用，不得將質(zhì)量記錄與其它資料、圖書、辦公用品等雜物混放。當(dāng)質(zhì)量記錄利用計(jì)算機(jī)管理、以硬拷貝或電子媒體的形式貯存時，應(yīng)具有防病毒感染，防磁等抗干擾的安全措施。4.4記錄的查閱和借閱4.4.1本廠人員因工作需要而查閱記錄時，由保管部門負(fù)責(zé)人同意后查閱。4.4.2顧客或其代表查閱時，應(yīng)經(jīng)管理者代表同意，可指定人員引導(dǎo)，到該記錄保管部門查閱，以可由保管部門提供復(fù)印件。4.4.3第三方質(zhì)量體系審核查閱質(zhì)量記錄時，應(yīng)由質(zhì)量負(fù)責(zé)人通知?dú)w檔管理責(zé)任人提供。4.4.4記錄的原件一般不得由各種查閱人員帶走，必要