資料管理相關(guān)制度

1、工程資料管理相關(guān)制度培訓(xùn)工程資料管理相關(guān)制度培訓(xùn)培訓(xùn)的目的培訓(xùn)的目的目的：目的：一、一、為了更好的理解與掌握集團(tuán)工程管理制度中關(guān)于工程資料為了更好的理解與掌握集團(tuán)工程管理制度中關(guān)于工程資料管理的相關(guān)知識管理的相關(guān)知識二、提高全員資料管理意識二、提高全員資料管理意識 目目 錄錄一、房地產(chǎn)工程資料管理概述一、房地產(chǎn)工程資料管理概述二、工程資料管理辦法二、工程資料管理辦法三、合同管理辦法中關(guān)于資料要求三、合同管理辦法中關(guān)于資料要求四、簽證管理辦法中關(guān)于資料要求四、簽證管理辦法中關(guān)于資料要求五、集中采購資料整理歸檔要求五、集中采購資料整理歸檔要求六、建筑工程移交接管工作管理辦法關(guān)于資料要求六、建筑工程

2、移交接管工作管理辦法關(guān)于資料要求 第一章第一章 房地產(chǎn)房地產(chǎn)工程資料管理工程資料管理概述概述二、房地產(chǎn)資料管理工作的目的二、房地產(chǎn)資料管理工作的目的 資料作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營等活動的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理各方面積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的資料管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險起到一定的必備作用。 在房地產(chǎn)開發(fā)的工程建設(shè)中，工程資料管理工作應(yīng)高度重視，工程資料是工程管理中的一項(xiàng)重要組成部分，對工程資料是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收的必備條件，任何一

3、項(xiàng)工程資料不符合要求規(guī)定，則判定該項(xiàng)工程不合格，對工程質(zhì)量具有否決權(quán)，也是對工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。 一、房地產(chǎn)資料管理工作的重要性一、房地產(chǎn)資料管理工作的重要性第二章第二章 工程資料管理辦法工程資料管理辦法一、工程資料的范圍一、工程資料的范圍 1、工程資料分為：工程立項(xiàng)與報建資料；工程預(yù)、結(jié)算資料；工程招投標(biāo)資料；工程圖紙資料；工程施工驗(yàn)收、簽證資料；工程材料及設(shè)備資料；工程移交資料等。 2、工程立項(xiàng)與報建資料：工程立項(xiàng)報告、用地申請、工程規(guī)劃許可證、工程施工許可證、工程開工許可證、工程報建申請表 等。 3、工程圖紙資料：規(guī)劃方案、工程投資概算、項(xiàng)目建筑概況表、

4、施工圖紙、設(shè)計圖紙會審記錄、設(shè)計變更等。 4、工程招投標(biāo)資料：設(shè)計合同、地質(zhì)勘探合同、施工圖紙設(shè)計合同、工程預(yù)算書、招標(biāo)文件（含圖紙及會審記錄）、投標(biāo)書、工程施工合同及協(xié)議、工程通知函（無合同工程）等。 5、工程施工驗(yàn)收、簽證資料：基建資金計劃、基建計劃、工程開工通知、 監(jiān)理工作日志、檢驗(yàn)批及分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄表、隱蔽工程驗(yàn)收報告、消防、環(huán)保、規(guī)劃驗(yàn)收合格證、 工程竣工驗(yàn)收確認(rèn)單、工程項(xiàng)目（含范圍）驗(yàn)收報告、甲控材料合格資料及設(shè)備價格簽證單、現(xiàn)場簽證等。 6、工程材料及設(shè)備資料：材料、設(shè)備、構(gòu)配件進(jìn)場驗(yàn)收記錄、復(fù)試報告、出場合格證、檢測報告、甲供材料領(lǐng)用清單等。 7、工程移交資料：工程資料移

5、交確認(rèn)表、工程移交接管表、分部分項(xiàng)工程查驗(yàn)表（如有）等。 8、工程預(yù)、結(jié)算資料：竣工圖紙、打樁記錄表（原件）、工程結(jié)算書、工程量計算書、鋼筋量計算書、工程量驗(yàn)收清單、其它有效證明文件等。二、資料管理職責(zé)二、資料管理職責(zé) 1、工程部經(jīng)理為工程資料管理的第一責(zé)任人第一責(zé)任人，專業(yè)工程師對所分管工程資料的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)，工程部資料員分工程項(xiàng)目對工程全過程的資料進(jìn)行收集、整理、歸檔收集、整理、歸檔。 2、工程部、采購部、造價部負(fù)責(zé)人須對施工單位報來工程結(jié)算資料的有效性、真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核，并在施工單位結(jié)算資料審核表上簽字確認(rèn)該工程已具備工程結(jié)算條件，方可辦理結(jié)算手續(xù)。 3、工程技術(shù)員、專業(yè)工程

6、師以及造價部、采購部、開發(fā)部人員要有責(zé)任意識，及時做好工程資料的搜集、提供和歸檔工作。4、招投標(biāo)經(jīng)辦負(fù)責(zé)收集、移交造價部預(yù)結(jié)算資料并全程跟進(jìn)，對最終定案結(jié)算資料進(jìn)行匯編、整理，分別送達(dá)財務(wù)及檔案室歸檔。負(fù)責(zé)招投標(biāo)過程中（含合同）所有資料的收集，匯編整理后交檔案室存檔。5、工程部資料員:(1)、集中統(tǒng)一保管經(jīng)濟(jì)簽證。包括工程變更通知書、工程檢查驗(yàn)收記錄、工程進(jìn)度報表等。(2)、負(fù)責(zé)分發(fā)和回收經(jīng)濟(jì)簽證。依據(jù)合同統(tǒng)一編號分發(fā)，并按要求及時收回填好的簽證。 (3)、及時收取和保管甲方直供材料的原始合格證書，試驗(yàn)報告和復(fù)試檢測資料。 (4)、配合采購供應(yīng)部向施工單位提供合格證和復(fù)試報告復(fù)印件，注明原件存

7、放地址，并加蓋工程部公章。 (5)、參與圖紙會審和各類工程會議，作好文字記錄整理工作，并傳遞給相關(guān)部門。 (6)、負(fù)責(zé)工程設(shè)計變更、通知（函件）等文件的傳遞及歸檔。 (7)、負(fù)責(zé)收集建設(shè)單位各階段文件、施工單位竣工資料、監(jiān)理單位文件資料，協(xié)助辦理各單棟工程的竣工備案工作辦理各單棟工程的竣工備案工作。 (8)、負(fù)責(zé)收集經(jīng)專業(yè)工程師復(fù)核后的竣工工程的全部圖紙及資料，整理后按照本規(guī)定第四條中工程資料項(xiàng)目匯編成冊并付明細(xì)交接表及時送交集團(tuán)檔案室存檔，對于某一項(xiàng)目缺少的資料必須由工程部經(jīng)理和分管副總簽字。 三、資料立卷歸檔三、資料立卷歸檔 1、工程立項(xiàng)與報建資料，在辦理完畢后及時上交檔案室存檔。 2、造

8、價部預(yù)結(jié)算資料、招投標(biāo)資料在單項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收并結(jié)算后一個月內(nèi)由招投標(biāo)經(jīng)辦負(fù)責(zé)交檔案室存檔。 3、在簽訂 “施工合同”和“監(jiān)理合同”時，應(yīng)有工程資料的整理、歸檔條款，明確報送套數(shù)及時間。 4、施工單位報送的工程資料應(yīng)按水電、土建、裝飾、給排水等專業(yè)劃分，并編號、整理、歸檔。報送的文字資料、竣工圖資料須裝訂成冊，一式兩份，卷面應(yīng)清潔，無破損，保證竣工圖的完整。 5、所有工程資料如須送交城建檔案管存檔的，無原件的，公司必須預(yù)留復(fù)印件，注明原件所有工程資料如須送交城建檔案管存檔的，無原件的，公司必須預(yù)留復(fù)印件，注明原件去向，并加蓋公司公章去向，并加蓋公司公章。 6、 檔案借閱、歸檔與保管等其他規(guī)定參照

9、集團(tuán)公司檔案管理辦法執(zhí)行 。 7、立項(xiàng)批復(fù)、開工批復(fù)、工程規(guī)劃許可證、施工許可證、土地出讓合同、土地證等應(yīng)按集團(tuán)公司檔案管理辦法要求及時將復(fù)印件送交集團(tuán)檔案室存檔。 8、 對于施工單位報送的工程資料，凡不符合檔案資料歸檔內(nèi)容和要求的，資料員有權(quán)拒收，并要求限期整改；對公司內(nèi)部私自扣留或未及時移交工程資料的，資料員有權(quán)敦促并限令及時移交工程資料，并提出處理意見。四、工程資料管理程序四、工程資料管理程序 1、工程驗(yàn)收單的領(lǐng)用：、工程驗(yàn)收單的領(lǐng)用：(1)、單位工程完工后，專業(yè)工程師向工程部經(jīng)理提出驗(yàn)收申請。(2)、經(jīng)同意后，專業(yè)工程師從工程部資料員處領(lǐng)取及時編號的四聯(lián)空白驗(yàn)收單。驗(yàn)收單實(shí)行一次一領(lǐng)，

10、簽字領(lǐng)用。(3)、工程部負(fù)責(zé)人組織各專業(yè)工程師、造價部人員按公司有關(guān)規(guī)定對工程進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收，并在當(dāng)日或次日進(jìn)行簽證。(4)、專業(yè)工程師將完成的簽證驗(yàn)收單送交資料室簽章，資料員及時將蓋章后的簽證單送交施工單位、造價部、財務(wù)部和工程部各一份。 2、甲供材料檢驗(yàn)報告及質(zhì)保書發(fā)放：、甲供材料檢驗(yàn)報告及質(zhì)保書發(fā)放： (1)、采購部相關(guān)人員將甲方直供材料的原始合格證書，試驗(yàn)報告和復(fù)試檢測資料送工程部資料員簽收。 (2)、采購部發(fā)料中將所發(fā)放的甲供材型號、批號、數(shù)量及對應(yīng)單棟工程名稱（樓號）報工程部資料員。 (3)、資料員將材料檢驗(yàn)報告及質(zhì)保書進(jìn)行復(fù)印，分類整理后注明原件存放地址，并加蓋工程部公章，發(fā)往施工

11、單位。五、圖紙及項(xiàng)目設(shè)計變更的資料管理五、圖紙及項(xiàng)目設(shè)計變更的資料管理 1、工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)從設(shè)計部門拿回工程施工圖紙、項(xiàng)目設(shè)計變更，并及時交資料員簽收。技術(shù)人員附圖紙清單并說明是否需報集團(tuán)工程技術(shù)專家組審查，資料員將需要審查資料報集團(tuán)工程技術(shù)專家組簽收。2、資料員收到集團(tuán)工程技術(shù)部工程技術(shù)專家組反饋意見后立即交工程部技術(shù)人員，經(jīng)技術(shù)人員同意后，由工程部經(jīng)理、分管副總經(jīng)理簽字認(rèn)可，發(fā)往造價管理部進(jìn)行招標(biāo)。3、造價部招投標(biāo)確定承建單位后，將未中標(biāo)者退還的施工圖返回資料室。中標(biāo)單位重新在資料員處簽字領(lǐng)用施工圖及設(shè)計圖。4、資料員根據(jù)合同要求將施工圖發(fā)往施工單位、監(jiān)理公司以及工程部各專業(yè)工程師。5、

12、施工過程中由設(shè)計部門或集團(tuán)技術(shù)部工程技術(shù)組出具的修改圖紙、項(xiàng)目設(shè)計變更等資料，由技術(shù)員負(fù)責(zé)收集，并及時送交資料員，經(jīng)工程分管副總經(jīng)理簽字同意后，由資料員復(fù)印發(fā)往各施工單位、造價部、監(jiān)理公司及各專業(yè)工程師。因工程需要，由工程部自行出具變更通知的項(xiàng)目，由分管工程的副總經(jīng)理簽發(fā)后方可對外發(fā)放。六、單項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收合格后，資料員將竣工資料經(jīng)部門經(jīng)理審核后，六、單項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收合格后，資料員將竣工資料經(jīng)部門經(jīng)理審核后，每半年移交一次交集團(tuán)檔案室（無原件的應(yīng)注明原件去向并加蓋部門公每半年移交一次交集團(tuán)檔案室（無原件的應(yīng)注明原件去向并加蓋部門公章）和章）和城建檔案館辦理存檔、備案手續(xù)城建檔案館辦理存檔、備案

13、手續(xù)。第三章第三章 合同管理辦法中關(guān)于資料要求合同管理辦法中關(guān)于資料要求一、合同檔案管理一、合同檔案管理 1、相關(guān)部門對合同履行過程中的各種資料應(yīng)妥善保存，對于需要其他部門了解的資料需要及時提交相關(guān)資料的復(fù)印件。需要提交原件的，工程部應(yīng)保留復(fù)印件。 2、在發(fā)生合同糾紛時，相關(guān)部門須按檔案管理辦法將有關(guān)資料提交給相關(guān)部門或法務(wù)人員。嚴(yán)禁工作人員私自保管合同和資料文件。二、合同保管應(yīng)遵循下列原則二、合同保管應(yīng)遵循下列原則 1、 及時歸檔及時歸檔原則； 2、 完整保存完整保存原件原則； 3、 便于查找便于查找原則。三、合同保管的部門三、合同保管的部門 1、為了便于管理，合同簽訂后必須報公司相關(guān)部門按

14、項(xiàng)目統(tǒng)一編號保管。合同終止后隨同其他資料交集團(tuán)檔案室存檔，合同按簽訂時間排序編號合同按簽訂時間排序編號。 2、合同在歸檔之后的使用，由使用人根據(jù)檔案管理辦法辦理相關(guān)手續(xù)。第四章第四章 簽證管理辦法中關(guān)于資料要求簽證管理辦法中關(guān)于資料要求 簽證資料的整理簽證資料的整理要求要求一、工程驗(yàn)收-簽證單制定統(tǒng)一表格由工程部資料員工程部資料員統(tǒng)一編號、保管、跟進(jìn)、發(fā)放，凡涉及到工程造價及費(fèi)用簽證的，均應(yīng)以工程驗(yàn)收-簽證單統(tǒng)一格式出現(xiàn)，以其他形式出現(xiàn)此項(xiàng)內(nèi)容的，造價部將不予支持。其費(fèi)用由當(dāng)事人自行處理。二、由施工單位根據(jù)原始記錄（附圖）認(rèn)真填寫簽證單，并加蓋公章，施工單位送交工程部簽證單的日期須與簽章日期一

15、致。三、相關(guān)部門人員在簽證單上簽字蓋章齊全后，由項(xiàng)目專業(yè)工程師送達(dá)工程資料室，資料員在各方面手續(xù)完備后，加蓋部門公章后同步下發(fā)施工單位及各部門。四、工程部、造價部應(yīng)專門建立工程量調(diào)整、變更及臨時工程驗(yàn)收-簽證臺帳，應(yīng)注明時間、簽證單編號、主要內(nèi)容、簽證人員等情況，避免出現(xiàn)重復(fù)簽證工作。所有簽證作為合同資料放入所有簽證作為合同資料放入合同檔案內(nèi)保存合同檔案內(nèi)保存。第五章第五章 集中采購資料整理歸檔要求集中采購資料整理歸檔要求一、每份投標(biāo)資料要求投標(biāo)單位提供正、副本各一份。正本在定標(biāo)后轉(zhuǎn)交項(xiàng)目公司，副本留存。二、招標(biāo)工作結(jié)束后，招標(biāo)經(jīng)辦招標(biāo)經(jīng)辦負(fù)責(zé)收集招標(biāo)過程中的所有文件資料，并整理、編號存檔。招

16、標(biāo)資料包括招標(biāo)資料包括：項(xiàng)目公司物資采購申請表、招標(biāo)申請、招標(biāo)文件草稿和修訂稿、招標(biāo)答疑、樣品評議記錄、投標(biāo)單位情況、投標(biāo)書、招標(biāo)資料的發(fā)放記錄、會議紀(jì)要及開標(biāo)記錄等。第六章第六章 建筑工程移交接管工作管理辦法關(guān)于資料要求建筑工程移交接管工作管理辦法關(guān)于資料要求 一、關(guān)于工程移交接管表一、關(guān)于工程移交接管表 凡通過竣工驗(yàn)收需交付使用的工程項(xiàng)目，投資公司(移交單位)與經(jīng)營管理公司（接管單位）必須辦理交接手續(xù)，參與各方共同簽署工程移交接管表（詳見附件1），未辦理交未辦理交接手續(xù)的工程項(xiàng)目原則上不得接手續(xù)的工程項(xiàng)目原則上不得交付使用接管時應(yīng)移交的資料。交付使用接管時應(yīng)移交的資料。一、工程移交接管表工程名稱合同號施工單位監(jiān)理單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人聯(lián)系人聯(lián)系人聯(lián)系電話聯(lián)系電話竣工日期質(zhì)保期限質(zhì)保金移交內(nèi)容1、施工內(nèi)容2、質(zhì)保內(nèi)容移交單位接管單位移交人移交人負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人日期日期移交說明 備注：移交內(nèi)容包含但不限于工程資料檔案清單（包括總平面圖、土建、水電、道路、消防、地下管網(wǎng)、隱蔽管線工程、附屬工程等該工