辦公室事務(wù)管理

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上 江蘇開放大學(xué)形成性考核作業(yè)學(xué) 號 11姓 名 胡海亮課程代碼 課程名稱 辦公室事務(wù)管理評閱教師 第 一 次任務(wù)共 四 次任務(wù)江蘇開放大學(xué)任務(wù)內(nèi)容：一、填空題1.辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的耳目和左右手，指的是辦公室的 領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手 作用。2.外來辦事人員，首先接觸的是辦公室工作人員，辦公室人員的精神面貌、儀態(tài)儀表、語言表達、辦事水平都代表著一個單位的形象，這指的是辦公室的 窗口和門面作用 作用。二、簡答1、簡述辦公室的定義。思考提示：注意辦公室含義的多重性。通俗地講，辦公室就是人們辦公的場所。但在實踐過程中，辦公室又表現(xiàn)為多重含義。1. 泛指一切辦公場所，區(qū)別于教學(xué)用的教室、

2、生產(chǎn)用的車間等。它是以“白領(lǐng)”為典型代表的非體力勞動者從事工作的主要場所。這種場所通常必須具有處理與工作相關(guān)的各種事務(wù)的功能，要有必要的辦公家具、文件柜、書寫文印設(shè)備、聯(lián)絡(luò)通信設(shè)備等，可以供人們在從事書寫、接待、會談、聯(lián)絡(luò)等工作時使用。2. 某一類職業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公場所。如：經(jīng)理辦公室、校長辦公室等。3. 國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體內(nèi)輔助管理的綜合辦事機構(gòu)。如：××市人民政府辦公室、××集團公司辦公室等。主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理本單位日常工作、為領(lǐng)導(dǎo)及整個組織提供輔助性或支持性工作。4. 某種專門的獨立機構(gòu)。如：××市

3、15;×區(qū)征兵辦公室、××市招生考試辦公室等。本課程所談的辦公室主要取第三種含義，即國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體內(nèi)辦理行政性綜合事務(wù)的實現(xiàn)輔助管理功能的辦公場所。本課程側(cè)重于企事業(yè)單位、街道社區(qū)的行政辦公室，其辦公人員主要是文秘類工作人員。2、簡述辦公室事務(wù)的特點。思考提示：要圍繞四大特點做簡要敘述。辦公室事務(wù)可謂是千頭萬緒，辦公室的含義、地位和作用以及辦公室工作內(nèi)容足以顯現(xiàn)辦公室事務(wù)的特征。1. 服務(wù)性辦公室工作不僅服務(wù)于本單位領(lǐng)導(dǎo)、部門及本單位的全體人員，而且服務(wù)于與單位有關(guān)的單位和人員。服務(wù)的內(nèi)容包括管理服務(wù)、信息服務(wù)，也包括生活服務(wù)與事務(wù)服務(wù)。因此，辦公

4、室工作人員要有服務(wù)意識，做到精細服務(wù)，注重細節(jié)，提高效率。2. 綜合性辦公室事務(wù)的綜合性主要表現(xiàn)在工作內(nèi)容涉及單位的各部門，具有著部門之間信息傳遞、溝通、協(xié)調(diào)的職責(zé)，在處理事務(wù)時，必須對各方面的情況進行綜合分析，統(tǒng)籌處理。3.分散性辦公室事務(wù)的分散性，表現(xiàn)一：所處理的事務(wù)有辦公室內(nèi)部的，也有外部的，處理時難以統(tǒng)一。表現(xiàn)二：工作人員分散。4.繁雜性辦公室事務(wù)涉及到上下左右、里里外外，千頭萬緒，紛繁復(fù)雜。有大事，也有小事；有務(wù)虛的，也有務(wù)實的；有綜合的，也有單項的；有常規(guī)的，也有緊急的；有主要矛盾，也有次要矛盾。三、論述題談?wù)剬δ銓k公室是領(lǐng)導(dǎo)的耳目和左右手的認識。思考提示：此題為論述題，一定要以

5、教學(xué)資料中所總結(jié)出來的要點為基礎(chǔ)，結(jié)合自己自身工作實際展開評述。答：不論黨政機關(guān)還是企業(yè)單位，都離不開辦公室這一機構(gòu)，辦公室屬于單位的主要行政部門之一，他的地位和作用是擔(dān)負這承上啟下、協(xié)調(diào)關(guān)系、聯(lián)絡(luò)各方、代表單位下發(fā)行政指令的任務(wù)。是一個單位工作的中樞和調(diào)度中心。工作的基本規(guī)則和要求是：按照單位主要負責(zé)人的指令安排部署一個時期的工作，并抓好貫徹落實督辦，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀助手，為部門協(xié)調(diào)服務(wù)好。一、 要站得高，看得遠          站得高，看得遠是對辦公室人員的政治要求。要求辦公室人員必須有政治

6、敏感性，善于從政治上觀察問題和處理問題，提高參謀水平和當(dāng)好助手的能力。那么，在實踐中，怎樣才算站得高、看得遠呢？我認為就是要把工作放到大局中思考，增強政治意識；把工作放到黨委、政府的總體要求和部署中思考，增強大局意識；把工作放到事業(yè)發(fā)展的歷史進程中思考，增強責(zé)任意識。在三個意識中，政治意識是根本，大局意識是關(guān)鍵，責(zé)任意識是保障，所以要發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手作用，必須要有堅定的政治方向，學(xué)會從政治的高度看形勢，分析問題，認識問題，解決問題。          辦公室人員除了站得高以外還必須看得遠。這

7、是由辦公室的職能決定的，辦公室工作隨機性強，被動性大，所以辦公室人員在具體的工作當(dāng)中要善于超前謀劃，工作不能等領(lǐng)導(dǎo)布置了才去做，要由被動服務(wù)，當(dāng)“傳聲筒”、“錄音機”，轉(zhuǎn)到做好主動服務(wù)，成為貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖的“變壓器”、“高智能計算機”?？梢哉f，辦公室是實施決策的“總調(diào)度室”。辦公室人員必須敢于胸為帥謀，準(zhǔn)確理解、全面落實領(lǐng)導(dǎo)意圖，抓好那些“牽一發(fā)而動全身”的大事要事。在領(lǐng)會精神、吃透上情、摸清下情的基礎(chǔ)上，站在全局的高度積極主動地觀察、協(xié)調(diào)、處理好方方面面的關(guān)系。二、 要謀得深，想得細         &#

8、160;當(dāng)參謀貴在“參”字上下功夫，在“謀”字上花力氣，力求參到點子上，謀到關(guān)鍵處。因此，辦公室人員在為領(lǐng)導(dǎo)出主意、獻計策的時候，出的“主意”層次要深，獻的計策要體現(xiàn)人民群眾的根本利益，符合黨和政府的根本宗旨，“謀劃”要精細，符合社會發(fā)展規(guī)律。         謀得深，想得細，是對辦公室人員的業(yè)務(wù)要求。當(dāng)參謀和助手要有過得硬的業(yè)務(wù)能力和水平，工作上要有所作為。要達到這個要求，一是要有較高的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)和政策理論水平。辦公室人員是“兵頭將尾”，身處兵位卻要常常處在將的位置分析問題，處置問題，所以辦公室人員必

9、須勤奮學(xué)習(xí)，與時俱進，否則就會被淘汰。二是要有較高的思維層次和思維方式。當(dāng)參謀做助手，是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的。因此要求辦公室人員必須懂得現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)管理科學(xué)，確立符合現(xiàn)代社會發(fā)展的思維方式，從領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問題，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，議領(lǐng)導(dǎo)之所思，積極進行高層次思維實踐。按領(lǐng)導(dǎo)的思維方式，把工作與黨委、政府的中心工作、與領(lǐng)導(dǎo)抓的重點工作結(jié)合起來，才能開創(chuàng)辦公室工作新局面。三是要注重工作細節(jié)。辦公室人員在議大事的同時還要著眼細節(jié)，把平凡的工作做精彩，要積小事為大事，積小成為大成。一言以蔽之，就是要樹立“細節(jié)決定成敗”的理念，要大處著手，小處著眼，工作上才能游刃有余、百戰(zhàn)百勝。三、 要會團結(jié)、能辦事&#

10、160;          辦公室工作千頭萬緒、事無巨細，大到貫徹上級方針政策、起草領(lǐng)導(dǎo)講話、處理外界關(guān)系，小到端茶倒水、打掃衛(wèi)生，這些事有時僅僅靠一個人很難圓滿完成,這就要求辦公室人員必須會主動團結(jié)人,團結(jié)不同性格類型的同事，要心胸寬廣，心能容人，這樣工作上才能形成合力，同時必須有無私奉獻的精神,沒有這兩點是難以勝任辦公室工作的。辦公室工作人員最忌爭功諉過、私而忘公。辦公室工作最大的規(guī)律就是“無規(guī)律”，一年到頭忙忙碌碌，有時還要加班加點連軸轉(zhuǎn)，不顯山、不露水，但辦公室人員要始終認識自己的工作和

11、價值，甘當(dāng)不為名利的“小草”、樂于奉獻的“蜜蜂”、恪盡職守的“螺絲釘”。任何時候都要做到召之即來、來之能戰(zhàn)、戰(zhàn)之必勝。          辦公室人員團結(jié)起來以后就要辦實事?！稗k公室工作無小事”，上要落實領(lǐng)導(dǎo)意圖，下要服務(wù)基層和其它部門，每一項工作都來不得半點馬虎，每一項工作都必須做好，該你做的沒有做好，就是失職，不該做的你做了，就是添亂，所以辦公室人員不僅要辦實事，而且要會辦事辦成事，這是辦公室人員的價值所在。四、 要靠得住，信得過     &#

12、160;      辦公室人員參謀助手作用的發(fā)揮，與領(lǐng)導(dǎo)者對辦公室人員的信賴程度成正比關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)對辦公室人員的信賴程度越高，對工作人員激勵越大，辦公室人員參謀助手的積極性越高，參謀助手作用就會發(fā)揮得越好，領(lǐng)導(dǎo)對辦公室人員參謀建議的采納率越高。反之，辦公室人員與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系緊張，相互之間缺乏信任感和安全感，在這樣的壓力下，辦公室人員很難向領(lǐng)導(dǎo)提出有價值的參謀建議，“能參善謀”也會變成“多嘴多舌”。因此，要發(fā)揮辦公室人員的參謀助手作用必須贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任?！靶挪蛔阊?，有不信焉”，要獲得領(lǐng)導(dǎo)的信任，首先要注重自身品德修養(yǎng)，說實話，辦實事，不欺上瞞

13、下、狐假虎威，做誠實守信之人，以人品贏取信任；其次要提高能力和辦事效率，能提出好的建議并按時優(yōu)質(zhì)完成各項工作任務(wù)。三、 選擇一個中等規(guī)模的企業(yè)或街道、社區(qū)作為調(diào)研對象，了解辦公室人員組成結(jié)構(gòu)、辦公室各類人員的職責(zé)和具體工作內(nèi)容（重點文秘類工作人員）、辦公室人員一天的工作、最難辦的事如何處理的（舉例）、工作感想。 成果形式：寫成調(diào)查報告思考提示：一定要做簡單調(diào)查后，再形成文字報告。社區(qū)辦公室人員一般有5到9人組成，成員有村支部書記、副書記、主任、會計、婦女主任、民兵營長、大學(xué)生村官及文員。各類人員的職責(zé)如下：村支部書記：負責(zé)村社區(qū)的全面工作村支部副書記：協(xié)助書記負責(zé)村社區(qū)的全面工作主任：負責(zé)村建

14、設(shè)、生產(chǎn)及社員矛盾糾紛調(diào)解工作會計：負責(zé)村業(yè)務(wù)、賬冊管理及資金結(jié)算工作婦女主任：負責(zé)計劃生育及組織全村婦女檢查工作民兵營長：負責(zé)征兵及村治安工作大學(xué)生村官：跟主任學(xué)習(xí)各項工作并記錄，定期向支部書記匯報工作文員：負責(zé)記錄每天村辦公室各項事宜，接受文件及處理文件以及村會議的文稿，各項宣傳教育工作。 上午隨村主任、大學(xué)生村官下一線調(diào)研，實地考察了灌溉渠的情況。今年的雨水比往年來得要早，防震渠兩邊的泥土有輕微的塌方。我們沿途巡查了大約有5公里，發(fā)現(xiàn)多處有這種現(xiàn)象，主任叫大學(xué)生一一做了記錄，并交代將塌方的地方計算立方，形成報告向村支部書記匯報。下午大學(xué)生將記錄的數(shù)據(jù)在電腦上一一做了計算，得出結(jié)論要修補的

15、防震渠需要泥土大約8個立方，車輛、人力等一系列的需求，形成報告交支部書記。下午三點多，6組的張大爺和王大媽來到社區(qū)辦公室找支部書記，原來他們兩家是鄰居。初步了解了一下，原來他們兩家為了田埂邊上的農(nóng)作物影響了田邊的小路，張大爺家長的是小麥，而王大媽家長的是油菜，可能是王大媽家中的油菜望田埂邊多種了兩顆，現(xiàn)在的油菜正是蓬頭大的時候，影響了別人到田里施肥等農(nóng)活工作，張大爺從田埂上走的時候不方便可能就把路上的油菜擇了，從而發(fā)生了矛盾，兩人吵得不可開交。支部書記幫他們分析了一下，和藹的跟他們講：你們這樣吵著也不是辦法，我來說給你們聽，認為我說的對的你們就找我的辦，好不好？兩人同意的點點頭。大媽家的油菜長

16、在自家的田里沒錯，但是你不應(yīng)該種在田埂的邊緣，小的時候還好，長高了人就不好走了，你沒有想過以后人家怎么走路，這就是你的不對。大媽同意的點點頭。大爺你走路本來是沒有錯的，可是你把人家的油菜掐了，這就是你的不對，大爺也會意的點點頭。書記看兩人都有悔過的意思，接著說：俗話說得好，遠親不如近鄰，大家應(yīng)該互相退一步，要和睦相處，互相幫助嘛，也為我們社區(qū)增添一份光彩。說得兩位連點頭，書記接著說，你們回去之后把田埂邊上打幾個木樁，用草繩把占在路上的油菜帶一下，即不用掐了人也好走，這樣你們看怎么樣？這是的大媽說，我馬上回去弄，大爺接著說我來幫你，兩人開心的走了。通過一天的調(diào)研，讓我很受啟發(fā)，作為百姓的帶頭人，

17、要為百姓謀福利，為百姓排憂解難，只有深入一線基層，才能幫助百姓解難，更要調(diào)解好百姓的矛盾，造福一方。李秘書的一天小李，25歲，畢業(yè)于文秘專業(yè)，在一家跨國公司任中國區(qū)總裁的秘書，工作已有2年時間。小李一天的工作安排是這樣的：8:30  到達自己的辦公室，把自己的辦公室打掃干凈。8:40  清掃總裁的辦公室，總裁接待室。8:50  查點備用物品，打開自己的電腦，并查收文件。9:00  總裁到辦公室，起立道聲“早上好”后，立刻開始為總裁沖咖啡。9:15  向總裁確認當(dāng)天的工作日程安排，通知辦公室主任在接待室接待預(yù)約好的客人。9:30  將傳真或電子郵件的內(nèi)容整理好，能處理的盡快處理，不能解決的向總裁請示，得到指示后回復(fù)。10:00 回復(fù)發(fā)送傳真或電子郵件，打電話確認總裁的工作預(yù)約，給一個重要的客戶準(zhǔn)備生日禮物。10:30 客人準(zhǔn)時到達，將客人引導(dǎo)到總裁辦公室，給客人沏好茶退出。11:30 總裁和客人外出，為下周總裁去澳門預(yù)訂機票飯店，將各種辦公室文件事務(wù)處理完。12:00 午休。13:00 回到辦