會(huì)展場(chǎng)館檔案資料與信息的管理

1、整理課件第八章第八章 會(huì)展場(chǎng)館檔案資料會(huì)展場(chǎng)館檔案資料 與信息的管理與信息的管理整理課件1.1.會(huì)展場(chǎng)館檔案和技術(shù)資料管理會(huì)展場(chǎng)館檔案和技術(shù)資料管理2.2.會(huì)展資料與合同的管理會(huì)展資料與合同的管理3.3.會(huì)展信息的搜集與場(chǎng)館信息發(fā)布的管理會(huì)展信息的搜集與場(chǎng)館信息發(fā)布的管理4.4.會(huì)展場(chǎng)館網(wǎng)站的管理會(huì)展場(chǎng)館網(wǎng)站的管理5.5.會(huì)展場(chǎng)館相關(guān)活動(dòng)的管理會(huì)展場(chǎng)館相關(guān)活動(dòng)的管理整理課件第一節(jié) 會(huì)展場(chǎng)館檔案 和技術(shù)資料管理整理課件一、會(huì)展場(chǎng)館檔案資料室的建筑和設(shè)備一、會(huì)展場(chǎng)館檔案資料室的建筑和設(shè)備整理課件檔案檔案放哪兒放哪兒整理課件容易分類容易分類易于保密易于保密保護(hù)性好保護(hù)性好檢索簡便檢索簡便1抽屜式直立

2、檔案抽屜式直立檔案整理課件2開放式橫向檔案開放式橫向檔案整齊劃一整齊劃一便于取閱便于取閱易于查找易于查找保密性一般保密性一般整理課件3穿孔式活頁夾穿孔式活頁夾容易損毀容易損毀有順序性有順序性保密性差保密性差容易保存容易保存整理課件標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一便于存取便于存取長期保存長期保存保護(hù)性好保護(hù)性好4檔案盒檔案盒整理課件靈活取用靈活取用存量較小存量較小容易脫落容易脫落5金屬文件夾金屬文件夾整理課件隔水防污隔水防污拿取方便拿取方便保密性低保密性低暫時(shí)保存暫時(shí)保存6透明資料袋透明資料袋整理課件拿取方便拿取方便臨時(shí)存取臨時(shí)存取保密性差保密性差7多層資料盒多層資料盒整理課件n一般與場(chǎng)館辦公部分結(jié)合一起，也可

3、獨(dú)立建筑。保存會(huì)議展覽資料和業(yè)務(wù)檔案；建筑和設(shè)備較簡單，一般有直接對(duì)外的入口。除保管借閱外，還有資料的修復(fù)、復(fù)制、編輯、發(fā)行等；應(yīng)與展廳、會(huì)議廳有一定的距離。整理課件檔案庫房應(yīng)注意：密閉；通風(fēng)檔案庫房應(yīng)注意：密閉；通風(fēng)檔案庫房溫、濕度的控制檔案庫房溫、濕度的控制整理課件防火防火 防水防水 防潮防潮 防霉防霉防蟲防蟲 防光防光 防塵防塵 防盜防盜檔案庫房庫房的檔案庫房庫房的“八防八防”: :整理課件二、檔案管理二、檔案管理整理課件整理課件1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任查閱檔案無范圍限制；總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任查閱檔案無范圍限制；2.各部門只限查閱本部門送交或與本部門有關(guān)文件，查閱各部門只

4、限查閱本部門送交或與本部門有關(guān)文件，查閱其他文件要由部門經(jīng)理簽字同意或辦公室核準(zhǔn)；其他文件要由部門經(jīng)理簽字同意或辦公室核準(zhǔn)；3.各部經(jīng)理可查閱檔案室一般文件，涉密及機(jī)要、重要文各部經(jīng)理可查閱檔案室一般文件，涉密及機(jī)要、重要文件的查閱要事先征得辦公室主任同意；件的查閱要事先征得辦公室主任同意；4.查閱文件必須登記，副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)可由秘書代表查查閱文件必須登記，副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)可由秘書代表查閱并簽字；閱并簽字；5.文件查閱原則上在檔案室進(jìn)行，必要時(shí)可復(fù)制；確需解文件查閱原則上在檔案室進(jìn)行，必要時(shí)可復(fù)制；確需解除的要登記，涉密及機(jī)要、重要文件解除須經(jīng)辦公室主除的要登記，涉密及機(jī)要、重要文件解除須經(jīng)

5、辦公室主任以上領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)；任以上領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)；6.原則上不允許將文件帶出場(chǎng)館，確須帶出的，需填寫事原則上不允許將文件帶出場(chǎng)館，確須帶出的，需填寫事由單，提交辦公室主任簽字批準(zhǔn)；由單，提交辦公室主任簽字批準(zhǔn)；7.不準(zhǔn)攜帶私人物品進(jìn)入檔案室不準(zhǔn)攜帶私人物品進(jìn)入檔案室8.借閱文件要注意保護(hù)，不得損壞。借閱文件要注意保護(hù)，不得損壞。整理課件1.1.管理范圍管理范圍整理課件2.2.管理程序管理程序整理課件表表1 1 文件文件/ /檔案借閱審批表檔案借閱審批表整理課件表表2 2 檔案借閱審批表檔案借閱審批表整理課件3.3.清理與保存清理與保存 檔案員應(yīng)經(jīng)常拂拭檔案架，保持檔案的清潔，防止蟲蛀腐朽。 年度

6、更換時(shí)，依照檔案保管期限表剔除注銷，并填寫檔案銷毀清冊(cè)。整理課件永久保存中心章程；組織及規(guī)章制度；重大決定、決議；批文、重要會(huì)議紀(jì)要；政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；上級(jí)文件等5年保存期滿或解除之合約、場(chǎng)館一般性文件（文字、函字）等1年保存結(jié)束后無長期保存必要文件、中心各部門文件等表表3 3 文書檔案保管期限表文書檔案保管期限表整理課件1.1.管理范圍管理范圍 會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)資料檔案、工資表、其他有歸檔要會(huì)計(jì)資料檔案、工資表、其他有歸檔要求的等。求的等。整理課件(1)分類分類(2)歸檔歸檔 財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按歸檔要求整理、立卷財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按歸檔要

7、求整理、立卷并裝訂成冊(cè)。財(cái)務(wù)部保管期滿后，編制清冊(cè)連同檔并裝訂成冊(cè)。財(cái)務(wù)部保管期滿后，編制清冊(cè)連同檔案一并移交場(chǎng)館檔案室保管。案一并移交場(chǎng)館檔案室保管。 檔案室接受、保存的財(cái)務(wù)檔案，原則上應(yīng)保持檔案室接受、保存的財(cái)務(wù)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，要會(huì)同原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，要會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。(3)查閱查閱(4)保管和保密保管和保密 保管期限分為永久和定期，原則上按保管期限分為永久和定期，原則上按企業(yè)會(huì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限表計(jì)檔案保管期限表執(zhí)行；執(zhí)行； 嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆

8、放，嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。防毀損、散失和泄密。2.2.管理程序管理程序整理課件企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限表企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào) 檔案名稱保管期限備注一、會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證記帳憑證匯總憑證15年其中：涉外會(huì)計(jì)憑證永久2銀行存款余額調(diào)節(jié)表3年整理課件二、會(huì)計(jì)帳簿類1日記賬15年其中：現(xiàn)金和銀行存 款日記賬25年2明細(xì)賬15年3總賬15年包括日記賬4固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年5輔助帳簿15年6涉外會(huì)計(jì)賬簿永久序號(hào) 檔案名稱保管期限備注整理課件序號(hào) 檔案名稱保管期限備注三、財(cái)務(wù)報(bào)表類（包括各級(jí)主管部門的匯總會(huì)計(jì)報(bào)表）1財(cái)務(wù)報(bào)表永久2會(huì)計(jì)報(bào)表永久3稅

9、務(wù)報(bào)表永久四、 工資表永久整理課件1.1.工程建設(shè)檔案管理范圍工程建設(shè)檔案管理范圍（1）歸檔內(nèi)容 （前期工作資料、基礎(chǔ)資料、設(shè)計(jì)文 件、施工文件、竣工文件）；（2）歸檔要求整理課件2.2.工程設(shè)施設(shè)備檔案管理范圍工程設(shè)施設(shè)備檔案管理范圍以下各項(xiàng)設(shè)計(jì)、施工的圖紙、文字和圖片資料等： 土建、裝修工程，電力系統(tǒng)，配電系統(tǒng)，照明系統(tǒng)，水管系統(tǒng)，風(fēng)管系統(tǒng)，通風(fēng)系統(tǒng)，給排水系統(tǒng)，消防系統(tǒng)，電梯系統(tǒng)，樓宇自控系統(tǒng)，綜合布線系統(tǒng)，電視監(jiān)控系統(tǒng)，廣播系統(tǒng)，通信系統(tǒng)等。整理課件3.3.管理程序管理程序（1）整理）整理（2）分類）分類（3）歸檔）歸檔 工程部門驗(yàn)收資料后編制目錄表，移交資料時(shí)派人協(xié)助。工程檔案原則上

10、以原封裝保存，出現(xiàn)問題檔案員協(xié)同工程部人員共同解決。（4）查閱）查閱（5）保管）保管 永久性保管資料；分類謹(jǐn)慎保管，嚴(yán)禁毀損和丟失整理課件（六）人事檔案的管理（六）人事檔案的管理1.1.管理范圍管理范圍 場(chǎng)館員工人事檔案、員工花名冊(cè)、場(chǎng)館員工人事檔案、員工花名冊(cè)、員工履歷表、員工進(jìn)出手續(xù)、勞動(dòng)保險(xiǎn)員工履歷表、員工進(jìn)出手續(xù)、勞動(dòng)保險(xiǎn)檔案、干部任免文件等。檔案、干部任免文件等。整理課件2.2.管理程序管理程序(1)(1)歸檔歸檔(2)(2)鑒別鑒別(3)(3)整理整理(4)(4)查閱查閱a.事由（查閱本人檔案、履歷，或出具證明）；b.審批；c.紀(jì)律（檔案轉(zhuǎn)遞需留檔案轉(zhuǎn)遞通知存根、發(fā)出 通知單并接受

11、回執(zhí)單）。(5)(5)保密和保管保密和保管(6)(6)剔除和銷毀剔除和銷毀整理課件整理課件整理課件第二節(jié)第二節(jié) 會(huì)展資料與合同的管理會(huì)展資料與合同的管理一、會(huì)展場(chǎng)館的資料管理一、會(huì)展場(chǎng)館的資料管理整理課件整理課件（三）展會(huì)資料搜集（三）展會(huì)資料搜集整理課件（四）（四）整理課件整理課件整理課件二、策劃部門文件存放管理規(guī)定二、策劃部門文件存放管理規(guī)定每份文件夾存放同一類文件，扉頁要注明每份文件夾存放同一類文件，扉頁要注明目錄和標(biāo)號(hào)以便于查閱，同一項(xiàng)目的文件目錄和標(biāo)號(hào)以便于查閱，同一項(xiàng)目的文件須存放在一檔內(nèi)，以利綜合使用。須存放在一檔內(nèi)，以利綜合使用。整理課件（一）會(huì)展策劃部經(jīng)理（一）會(huì)展策劃部經(jīng)理

12、 展會(huì)項(xiàng)目文件夾、客戶檔案展會(huì)項(xiàng)目文件夾、客戶檔案夾、夾、 項(xiàng)目計(jì)劃夾、合同夾項(xiàng)目計(jì)劃夾、合同夾（二）項(xiàng)目經(jīng)理（二）項(xiàng)目經(jīng)理 展會(huì)項(xiàng)目文件夾、參展商回展會(huì)項(xiàng)目文件夾、參展商回執(zhí)函夾、執(zhí)函夾、 貿(mào)易商登錄類、傳真文件夾、貿(mào)易商登錄類、傳真文件夾、工作手冊(cè)文件夾工作手冊(cè)文件夾（三）信息員（三）信息員 展會(huì)信息資料夾、市場(chǎng)信息展會(huì)信息資料夾、市場(chǎng)信息資料夾、資料夾、 收傳真夾、發(fā)傳真夾、商務(wù)收傳真夾、發(fā)傳真夾、商務(wù)接待夾、重要文件夾接待夾、重要文件夾整理課件三、合同的管理三、合同的管理n合同檔案合同檔案包括合同正本、往來函電（信函、電話記錄、傳真、電傳電報(bào)、電子郵件等）、批文、授權(quán)書、圖紙、技術(shù)資料

13、、合同對(duì)方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等有關(guān)資料。n法律室法律室負(fù)責(zé)公司合同的分類、編號(hào)、登記工作。n檔案室檔案室負(fù)責(zé)保管合同檔案。n合同是場(chǎng)館的機(jī)密文件機(jī)密文件，屬于永久保存永久保存資料。 堅(jiān)持保密保密原則。整理課件第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)展信息的搜集會(huì)展信息的搜集 與場(chǎng)館信息發(fā)布的管理與場(chǎng)館信息發(fā)布的管理整理課件一、信息一、信息（一）信息的含義（一）信息的含義 “信息信息”在英文、法文、德文、西班牙文中均是在英文、法文、德文、西班牙文中均是“information”,information”,日文中為日文中為“情報(bào)情報(bào)”，我國臺(tái)灣稱之為，我國臺(tái)灣稱之為“資訊資訊”，我國古代用的是，我國古代用的是“消息消息”。

14、作為科學(xué)術(shù)語最早出現(xiàn)在哈特萊（作為科學(xué)術(shù)語最早出現(xiàn)在哈特萊（R.V.HartleyR.V.Hartley）于）于19281928年撰寫的年撰寫的信息傳輸信息傳輸一文中。一文中。2020世紀(jì)世紀(jì)4040年代，信年代，信息的奠基人息的奠基人香農(nóng)香農(nóng)（C.E.ShannonC.E.Shannon）給出了信息的明確定義。）給出了信息的明確定義。此后許多研究者從各自的研究領(lǐng)域出發(fā)，給出了不同的此后許多研究者從各自的研究領(lǐng)域出發(fā)，給出了不同的定義。具有代表意義的表述如下：定義。具有代表意義的表述如下： 整理課件 信息奠基人香農(nóng)認(rèn)為信息奠基人香農(nóng)認(rèn)為“信息是用來消除不確定性的信息是用來消除不確定性的東西東西

15、”。（經(jīng)典性定義）。（經(jīng)典性定義） 控制論創(chuàng)始人控制論創(chuàng)始人維納維納（Norbert WienerNorbert Wiener）認(rèn)為）認(rèn)為“信息信息是人們?cè)谶m應(yīng)外部世界，并使這種適應(yīng)反作用于外部世是人們?cè)谶m應(yīng)外部世界，并使這種適應(yīng)反作用于外部世界的過程中，同外部世界進(jìn)行互相交換的內(nèi)容和名稱界的過程中，同外部世界進(jìn)行互相交換的內(nèi)容和名稱” （經(jīng)典性定義）（經(jīng)典性定義） 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)家認(rèn)為經(jīng)濟(jì)管理學(xué)家認(rèn)為“信息是提供決策的有效數(shù)據(jù)信息是提供決策的有效數(shù)據(jù)” 物理學(xué)家提出物理學(xué)家提出“信息熵信息熵”，用信息熵描述系統(tǒng)與環(huán)，用信息熵描述系統(tǒng)與環(huán)境交流信息的程度。境交流信息的程度。 電子學(xué)家、計(jì)算機(jī)科學(xué)家

16、認(rèn)為電子學(xué)家、計(jì)算機(jī)科學(xué)家認(rèn)為“信息是電子線路中信息是電子線路中傳輸?shù)男盘?hào)傳輸?shù)男盘?hào)”。 我國著名的信息學(xué)專家我國著名的信息學(xué)專家鐘義信鐘義信教授認(rèn)為教授認(rèn)為“信息是事信息是事物存在方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)，以這種方式或狀態(tài)直接或間接物存在方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)，以這種方式或狀態(tài)直接或間接的表述的表述”。 整理課件 美國信息管理專家美國信息管理專家霍頓霍頓（F.W.HortonF.W.Horton）指出：）指出：“信息是為了滿足用戶決策的需要而經(jīng)過加工處理的信息是為了滿足用戶決策的需要而經(jīng)過加工處理的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)?！焙唵蔚卣f，信息是經(jīng)過加工的數(shù)據(jù)，或者說簡單地說，信息是經(jīng)過加工的數(shù)據(jù)，或者說信息是數(shù)據(jù)處理的結(jié)果。

17、信息是數(shù)據(jù)處理的結(jié)果。 根據(jù)近年來人們對(duì)信息的研究成果，科學(xué)的信息根據(jù)近年來人們對(duì)信息的研究成果，科學(xué)的信息概念可以概括如下：概念可以概括如下： 整理課件（二）信息的種類1.按照信息的來源：按照信息的來源：1）一級(jí)信息。）一級(jí)信息。 信息源可能是能得到第一手信息的人或某個(gè)信息源可能是能得到第一手信息的人或某個(gè)政府部門。政府部門。 自己觀察到的信息，照片，未加剪接的錄像帶，政自己觀察到的信息，照片，未加剪接的錄像帶，政府資料等。府資料等。2）二級(jí)信息。）二級(jí)信息。 變動(dòng)過的信息。變動(dòng)過的信息。 報(bào)紙，雜志，電視，電臺(tái)提供的信息等。報(bào)紙，雜志，電視，電臺(tái)提供的信息等。整理課件2.2.按照信息收集：

18、按照信息收集：1 1）基本信息。）基本信息。 搜集時(shí)可以比較直接地得到的信息。搜集時(shí)可以比較直接地得到的信息。2 2）創(chuàng)造性信息。）創(chuàng)造性信息。 需要通過一些間接的方法或非常規(guī)的方法才能得到需要通過一些間接的方法或非常規(guī)的方法才能得到的信息。的信息。整理課件二、信息的收集二、信息的收集（一）公開信息的收集（一）公開信息的收集1.政府公開的信息。政府公開的信息。2.媒體信息。媒體信息。3.科研機(jī)構(gòu)的信息?？蒲袡C(jī)構(gòu)的信息。 4.圖書館信息。圖書館信息。5.行業(yè)協(xié)會(huì)信息。行業(yè)協(xié)會(huì)信息。 6.證券交易所資料。證券交易所資料。7.利用剪報(bào)服務(wù)。利用剪報(bào)服務(wù)。 8.商品展銷會(huì)信息。商品展銷會(huì)信息。整理課件

19、（二）人際關(guān)系信息收集：（二）人際關(guān)系信息收集： 1.詢問關(guān)鍵客戶。詢問關(guān)鍵客戶。 2.讓客戶替你詢問。讓客戶替你詢問。 3.詢問供應(yīng)商。詢問供應(yīng)商。 4.詢問調(diào)查對(duì)象。詢問調(diào)查對(duì)象。 5.利用招聘會(huì)詢問調(diào)查對(duì)象的前雇員。利用招聘會(huì)詢問調(diào)查對(duì)象的前雇員。 6.詢問設(shè)計(jì)顧問。詢問設(shè)計(jì)顧問。 7.參加學(xué)術(shù)交流會(huì)。參加學(xué)術(shù)交流會(huì)。 8.朋友之間交流。朋友之間交流。 9.通過招聘調(diào)查對(duì)象的骨干獲取信息。通過招聘調(diào)查對(duì)象的骨干獲取信息。整理課件（三）信息的收集方法（三）信息的收集方法 1.1.觀察法：信息收集員親自到經(jīng)濟(jì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)或觀察法：信息收集員親自到經(jīng)濟(jì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)或借助一定的儀器對(duì)信息收集對(duì)象的言行進(jìn)

20、行觀察借助一定的儀器對(duì)信息收集對(duì)象的言行進(jìn)行觀察和如實(shí)記錄的收集方法。和如實(shí)記錄的收集方法。1 1）觀察法的應(yīng)用。）觀察法的應(yīng)用。n了解管理中存在的問題和作為懲罰獎(jiǎng)勵(lì)員工了解管理中存在的問題和作為懲罰獎(jiǎng)勵(lì)員工的依據(jù)。的依據(jù)。n了解消費(fèi)者需求和購買習(xí)慣。了解消費(fèi)者需求和購買習(xí)慣。n商品的使用情況。商品的使用情況。A.A.觀察消費(fèi)環(huán)境。觀察消費(fèi)環(huán)境。整理課件2 2）觀察法的優(yōu)點(diǎn)：）觀察法的優(yōu)點(diǎn)： A.A.客觀性?？陀^性。 B.B.直觀性。直觀性。 C.C.廣泛性。廣泛性。3 3）觀察法的缺點(diǎn)：）觀察法的缺點(diǎn)： A.A.難以揭示深層次的原因。難以揭示深層次的原因。 C.C.難以量化。難以量化。整理課

21、件 2. 2.調(diào)查法：通過與信息收集對(duì)象進(jìn)行直接調(diào)查法：通過與信息收集對(duì)象進(jìn)行直接交流來獲得信息的方法。交流來獲得信息的方法。 A. A. 訪談?wù){(diào)查訪談?wù){(diào)查 B. B. 問卷調(diào)查問卷調(diào)查 訪談?wù){(diào)查的優(yōu)點(diǎn)：訪談?wù){(diào)查的優(yōu)點(diǎn)： 1 1）可以確定被調(diào)查者的身份。）可以確定被調(diào)查者的身份。 2 2）有利于得到更多信息。）有利于得到更多信息。 3 3）所得信息便于處理。）所得信息便于處理。 4 4）被拒絕的可能性小。）被拒絕的可能性小。 5 5）反饋及時(shí)。）反饋及時(shí)。整理課件訪談?wù){(diào)查的缺點(diǎn)：訪談?wù){(diào)查的缺點(diǎn)：1 1）調(diào)查費(fèi)用高，范圍窄。）調(diào)查費(fèi)用高，范圍窄。2 2）調(diào)查敏感問題比較困難。）調(diào)查敏感問題比較困

22、難。3 3）調(diào)查人員的主觀因素影響大。）調(diào)查人員的主觀因素影響大。問卷調(diào)查的優(yōu)點(diǎn)：問卷調(diào)查的優(yōu)點(diǎn)：1 1）成本低。）成本低。2 2）調(diào)查范圍廣。）調(diào)查范圍廣。3 3）可以方便處理。）可以方便處理。整理課件問卷調(diào)查的缺點(diǎn)：問卷調(diào)查的缺點(diǎn)：1 1）回答的真實(shí)性相對(duì)較差。）回答的真實(shí)性相對(duì)較差。2 2）拒答率較高。）拒答率較高。訪談?wù){(diào)查和問卷調(diào)查的缺點(diǎn)：訪談?wù){(diào)查和問卷調(diào)查的缺點(diǎn)：1 1）難以確定事物的真正因果關(guān)系。）難以確定事物的真正因果關(guān)系。2 2）難以復(fù)查和檢驗(yàn)。）難以復(fù)查和檢驗(yàn)。整理課件 3. 3.實(shí)驗(yàn)法：將所選主題的刺激因素引入被實(shí)驗(yàn)法：將所選主題的刺激因素引入被控制的環(huán)境中，通過系統(tǒng)改變刺

23、激程度來測(cè)控制的環(huán)境中，通過系統(tǒng)改變刺激程度來測(cè)定實(shí)驗(yàn)對(duì)象的行為反應(yīng)，從而確定所選主題定實(shí)驗(yàn)對(duì)象的行為反應(yīng)，從而確定所選主題與刺激因素的因果關(guān)系。與刺激因素的因果關(guān)系。 主要優(yōu)點(diǎn)：控制。主要優(yōu)點(diǎn)：控制。 主要缺點(diǎn)：設(shè)計(jì)難度大。主要缺點(diǎn)：設(shè)計(jì)難度大。整理課件( (四四) )信息收集的原則：信息收集的原則：（1）準(zhǔn)確性原則 該原則要求所收集到的信息要真實(shí)，可靠。當(dāng)然，這個(gè)原則是信息收集工作的最基本的要求。 （2）全面性原則 該原則要求所搜集到的信息要廣泛，全面完整。只有廣泛、全面地搜集信息，才能完整地反映管理活動(dòng)和決策對(duì)象發(fā)展的全貌，為決策的科學(xué)性提供保障。 （3）時(shí)效性原則 信息的利用價(jià)值取決于

24、該信息是否能及時(shí)地提供，即它的時(shí)效性。 整理課件（五）信息的收集過程（五）信息的收集過程信息收集的過程一般包括以下步驟：信息收集的過程一般包括以下步驟： （1 1）制定收集計(jì)劃）制定收集計(jì)劃 只有制定出周密、切實(shí)可行的信息收集計(jì)劃，才能指導(dǎo)只有制定出周密、切實(shí)可行的信息收集計(jì)劃，才能指導(dǎo)整個(gè)信息收集工作正常地開展。整個(gè)信息收集工作正常地開展。 （2 2）設(shè)計(jì)收集提綱和表格）設(shè)計(jì)收集提綱和表格 為了便于以后的加工、貯存和傳遞，在進(jìn)行信息收集以為了便于以后的加工、貯存和傳遞，在進(jìn)行信息收集以前，就要按照信息收集的目的和要求設(shè)計(jì)出合理的收集提綱前，就要按照信息收集的目的和要求設(shè)計(jì)出合理的收集提綱和表

25、格。和表格。 （3 3）明確信息收集的方式和方法）明確信息收集的方式和方法（4 4）提供信息收集的成果）提供信息收集的成果 要以調(diào)查報(bào)告、資料摘編、數(shù)據(jù)圖表等形式把獲得的信要以調(diào)查報(bào)告、資料摘編、數(shù)據(jù)圖表等形式把獲得的信息整理出來，并要將這些信息資料與收集計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析，息整理出來，并要將這些信息資料與收集計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析，如不符合要求，還要進(jìn)行補(bǔ)充收集。如不符合要求，還要進(jìn)行補(bǔ)充收集。 整理課件三、信息的整理三、信息的整理（一）信息整理的常見方式（一）信息整理的常見方式 1.1.歸類歸類把收集到的信息按性質(zhì)和內(nèi)容分把收集到的信息按性質(zhì)和內(nèi)容分 類歸納整理。類歸納整理。 2.2.去偽存真去偽

26、存真把收集到的信息進(jìn)行鑒別處理把收集到的信息進(jìn)行鑒別處理, , 區(qū)分信息的真?zhèn)魏涂煽啃?。區(qū)分信息的真?zhèn)魏涂煽啃浴?3.3.抓住重點(diǎn)，突出主要因素抓住重點(diǎn)，突出主要因素把收集到的信把收集到的信 息進(jìn)行篩選處理，按重要性排隊(duì)。息進(jìn)行篩選處理，按重要性排隊(duì)。整理課件網(wǎng)上資料的可信度網(wǎng)上資料的可信度觀察網(wǎng)站的類型.edu：教育類網(wǎng)站，可能是嚴(yán)肅學(xué)術(shù)研究，也可能是學(xué)生的隨意制作；.gov：政府網(wǎng)站，一般比較可靠；.com：商業(yè)網(wǎng)站，最常見，理智地接受；.net：網(wǎng)絡(luò)服務(wù)公司，為商業(yè)或個(gè)人用戶提供服務(wù)；.org：非贏利組織，其觀點(diǎn)帶有傾向性。整理課件觀察作者的姓名、組織機(jī)構(gòu)明或公司名稱n如果是個(gè)人頁面，那

27、么是否有作者的簡介，受教育程度、所屬單位等n如果是機(jī)構(gòu)或公司，是否有詳細(xì)的介紹頁面、歷史、目的、信譽(yù)等。整理課件（二）信息整理的常用方法（二）信息整理的常用方法n比較法比較法對(duì)同類信息進(jìn)行對(duì)比分析。對(duì)同類信息進(jìn)行對(duì)比分析。n核對(duì)法核對(duì)法對(duì)可能有用的信息進(jìn)行審核查對(duì)。對(duì)可能有用的信息進(jìn)行審核查對(duì)。n佐證法佐證法對(duì)信息的關(guān)鍵性、相關(guān)因素開展證據(jù)的對(duì)信息的關(guān)鍵性、相關(guān)因素開展證據(jù)的收集和鑒定。收集和鑒定。n邏輯法邏輯法通過邏輯分析發(fā)現(xiàn)信息的可靠性和合理通過邏輯分析發(fā)現(xiàn)信息的可靠性和合理性。性。n文獻(xiàn)法文獻(xiàn)法查閱有關(guān)的最新文獻(xiàn)，確定信息的先進(jìn)查閱有關(guān)的最新文獻(xiàn)，確定信息的先進(jìn)程度。程度。n評(píng)估法評(píng)估法

28、請(qǐng)專家學(xué)者對(duì)信息的價(jià)值和可靠性進(jìn)行請(qǐng)專家學(xué)者對(duì)信息的價(jià)值和可靠性進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估。n調(diào)查法調(diào)查法對(duì)信息的真假和來源開展調(diào)查研究。對(duì)信息的真假和來源開展調(diào)查研究。整理課件 通過收集和整理信息，我們獲得了與設(shè)計(jì)問題相關(guān)的各種信息資料。一方面為制訂方案提供了素材，為設(shè)計(jì)者提供了設(shè)計(jì)的源泉；另一方面為選擇材料做了準(zhǔn)備。方案設(shè)計(jì)材料選擇收集與整理信息技術(shù)試驗(yàn)整理課件四、會(huì)展場(chǎng)館的信息工作n信息是會(huì)展賴以產(chǎn)生的基礎(chǔ)，是會(huì)展場(chǎng)館提高效率信息是會(huì)展賴以產(chǎn)生的基礎(chǔ)，是會(huì)展場(chǎng)館提高效率的重要條件。的重要條件。n工作任務(wù)工作任務(wù)n快、廣、精、準(zhǔn)搜集、整理、提供利用。n包括：搜集信息（原始資料、市場(chǎng)需求、客戶意見等）、

29、篩選、分類編目、存儲(chǔ)、檢索、發(fā)布（報(bào)道）、提供利用、信息反饋。n基本要求基本要求n1.有自己的情報(bào)信息機(jī)構(gòu)n2.有一批信息工作的專業(yè)人才n3.加快信息現(xiàn)代化的步伐，重視信息工作的投入整理課件五、信息交流程序整理課件第四節(jié)第四節(jié) 會(huì)展場(chǎng)館網(wǎng)站的管理會(huì)展場(chǎng)館網(wǎng)站的管理整理課件一、會(huì)展場(chǎng)館網(wǎng)站的作用一、會(huì)展場(chǎng)館網(wǎng)站的作用一、為會(huì)展場(chǎng)館營銷和客戶服務(wù)拓展了市場(chǎng)空間。一、為會(huì)展場(chǎng)館營銷和客戶服務(wù)拓展了市場(chǎng)空間。二、為會(huì)展場(chǎng)館提供了快速的市場(chǎng)應(yīng)變能力。二、為會(huì)展場(chǎng)館提供了快速的市場(chǎng)應(yīng)變能力。三、有利于會(huì)展場(chǎng)館特定信息的傳播。三、有利于會(huì)展場(chǎng)館特定信息的傳播。四、有利于場(chǎng)館、展會(huì)與有關(guān)企業(yè)和機(jī)構(gòu)的寫作。四、

30、有利于場(chǎng)館、展會(huì)與有關(guān)企業(yè)和機(jī)構(gòu)的寫作。五、有利于展會(huì)招展招商活動(dòng)的展開。五、有利于展會(huì)招展招商活動(dòng)的展開。六、有利于提高會(huì)展場(chǎng)館客戶服務(wù)水平。六、有利于提高會(huì)展場(chǎng)館客戶服務(wù)水平。整理課件二、會(huì)展場(chǎng)館網(wǎng)站的建立與管理二、會(huì)展場(chǎng)館網(wǎng)站的建立與管理一、對(duì)該網(wǎng)站的主要功能進(jìn)行定位。一、對(duì)該網(wǎng)站的主要功能進(jìn)行定位。二、確定網(wǎng)站需要哪些欄目和內(nèi)容。二、確定網(wǎng)站需要哪些欄目和內(nèi)容。 為展會(huì)服務(wù)，為目標(biāo)客戶服務(wù)，吸引目標(biāo)客戶眼球。三、設(shè)計(jì)網(wǎng)頁的界面。三、設(shè)計(jì)網(wǎng)頁的界面。 簡單明了、重點(diǎn)突出、圖文并茂、輕松瀏覽四、確定網(wǎng)上內(nèi)容的更新方法。四、確定網(wǎng)上內(nèi)容的更新方法。五、制定網(wǎng)站技術(shù)維護(hù)方法。五、制定網(wǎng)站技術(shù)維

31、護(hù)方法。整理課件 第五節(jié)第五節(jié)會(huì)展場(chǎng)館相關(guān)活動(dòng)的宣傳會(huì)展場(chǎng)館相關(guān)活動(dòng)的宣傳整理課件一、廣告的選擇一、廣告的選擇（一）會(huì)展廣告策略：（一）會(huì)展廣告策略：1.委托廣告公司全面代理委托廣告公司全面代理 選擇標(biāo)準(zhǔn)：豐富的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)及優(yōu)秀的策劃能力。2.會(huì)展場(chǎng)館自己執(zhí)行會(huì)展場(chǎng)館自己執(zhí)行 場(chǎng)館自己擁有獨(dú)立的廣告公司。 自辦展的廣告費(fèi)用可自己支配，利潤獨(dú)享；還可承接會(huì)展客戶廣告項(xiàng)目。 廣告是會(huì)展宣傳的重要方式，也是吸引辦廣告是會(huì)展宣傳的重要方式，也是吸引辦會(huì)辦展單位、參會(huì)參展對(duì)象的主要手段之一。會(huì)辦展單位、參會(huì)參展對(duì)象的主要手段之一。會(huì)展廣告是覆蓋面最廣的，還可以加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)效會(huì)展廣告是覆蓋面最廣的，還可以加強(qiáng)聯(lián)

32、絡(luò)效果。但同時(shí)也是較昂貴的宣傳手段，要嚴(yán)格控果。但同時(shí)也是較昂貴的宣傳手段，要嚴(yán)格控制，要目標(biāo)明確，根據(jù)需要、意圖和實(shí)力進(jìn)行制，要目標(biāo)明確，根據(jù)需要、意圖和實(shí)力進(jìn)行安排。安排。整理課件（二）廣告的作用（二）廣告的作用1.提升展會(huì)的知名度展會(huì)知名度分為四個(gè)層次：（1）無知名度：參與展會(huì)的參展商和觀眾根本不知道該展會(huì)及其品牌。（2）提示知名度：經(jīng)過提示，被問者能夠記起某個(gè)展會(huì)及品牌。（3）未提示知名度：不經(jīng)過提示，被訪者就能記起某個(gè)展會(huì)及品牌。（4）第一提及知名度：即使沒有任何提示，當(dāng)提及某種題材的展會(huì) 時(shí)，被訪者就會(huì)立即記起某個(gè)展會(huì)及品牌。整理課件2.擴(kuò)大展會(huì)的品牌認(rèn)知度 品牌認(rèn)知度指目標(biāo)參展商

33、和觀眾對(duì)展會(huì)的整體品質(zhì)或優(yōu)越性的感知程度，它是參展商和觀眾對(duì)展會(huì)的品質(zhì)作出是“好”或“壞”的判斷，對(duì)展會(huì)的檔次提出是“高”或“低”的評(píng)價(jià)。整理課件3.努力創(chuàng)造積極的展會(huì)品牌聯(lián)想 展會(huì)品牌聯(lián)想指在目標(biāo)參展商和觀眾的記憶中與該展會(huì)相關(guān)的各種聯(lián)想，包括他們對(duì)展會(huì)的類別、展會(huì)的品質(zhì)、展會(huì)的服務(wù)、展會(huì)的價(jià)值和顧客在展會(huì)中的利益等的判斷和想法。 整理課件4.不斷提升目標(biāo)參展商和觀眾對(duì)品牌的忠誠度品牌忠誠度可分為五個(gè)層次：（1）無忠誠度（2）習(xí)慣參加某展會(huì)（3）對(duì)該展會(huì)滿意（4）情感參加者（5）忠貞參加者整理課件（三）展會(huì)宣傳與推廣的內(nèi)容（三）展會(huì)宣傳與推廣的內(nèi)容1.展會(huì)基礎(chǔ)資訊的宣傳與推廣（1）開展的時(shí)間

34、、場(chǎng)館地點(diǎn)、交通住宿情況、會(huì) 務(wù)組接待事宜、展會(huì)時(shí)限等。（2）參展者情況、往屆展會(huì)效果、社會(huì)評(píng)價(jià)等。（3）參展要求與條件。整理課件2.展會(huì)相關(guān)活動(dòng)的宣傳與推廣 展會(huì)中的活動(dòng)，一般指開幕式、閉幕式、民族風(fēng)格的表演、場(chǎng)內(nèi)特設(shè)舞臺(tái)上的節(jié)目、表演、音樂會(huì)或主題討論會(huì)、研究會(huì)等。 根據(jù)活動(dòng)類別，將其歸納為：正式活動(dòng)正式活動(dòng)由主辦者舉行的前夜典禮、開幕式、閉幕式等正式活動(dòng)由主辦者舉行的前夜典禮、開幕式、閉幕式等正式活動(dòng)主題活動(dòng)圍繞展會(huì)主題進(jìn)行的討論會(huì)、研究會(huì)、電影節(jié)等活動(dòng)交流活動(dòng)出展單位主辦的活動(dòng)一般活動(dòng)音樂演奏會(huì)、電影、傳統(tǒng)藝能、街頭表演、盛裝游行等市民參加活動(dòng)由一般市民資助主辦的活動(dòng)整理課件3.展會(huì)品

35、牌的宣傳與推廣 展會(huì)品牌經(jīng)營的主要目的，是通過對(duì)展會(huì)進(jìn)行品牌會(huì)經(jīng)營來提高展會(huì)的影響力和市場(chǎng)占有率，并努力使本展會(huì)在該題材的展覽市場(chǎng)上形成一種相對(duì)壟斷，因此，展會(huì)品牌的宣傳與推廣應(yīng)著力于獨(dú)特性與排他性，在宣傳過程中突出品牌展會(huì)在行業(yè)或領(lǐng)域中的不可替代性。整理課件（四）展會(huì)宣傳與推廣的手段（四）展會(huì)宣傳與推廣的手段1.廣告展會(huì)廣告在操作過程中應(yīng)遵循五個(gè)原則：（1）市場(chǎng)導(dǎo)向性原則（2）目標(biāo)性原則（3）系統(tǒng)性原則（4）針對(duì)性原則（5）誠信原則 展會(huì)廣告具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)性，因此，最好的方法是與廣告代理公司合作，從而實(shí)現(xiàn)廣告宣傳的最佳效果。整理課件2.新聞宣傳新聞宣傳的一般流程如下：（1）任命新聞負(fù)責(zé)人或開

36、始聯(lián)系委托代理，收集、 整理、更新目標(biāo)新聞媒體和人員名單。（2）制定新聞工作計(jì)劃。（3）舉辦記者招待會(huì)、發(fā)布展會(huì)基本信息。（4）手機(jī)媒體報(bào)道情況，如果展會(huì)期間對(duì)記者作過 許諾，一定要盡快予以辦理或告知何時(shí)辦理。（5）向未能參展的記者寄發(fā)資料。（6）向出席招待會(huì)、參觀展會(huì)的記者發(fā)感謝信，向 所有記者寄展會(huì)新聞工作報(bào)告。（7）迅速、充分地回答新聞報(bào)道應(yīng)起的讀者來信。（8）與媒體保持聯(lián)系。整理課件3.公關(guān)活動(dòng) 為擴(kuò)大展會(huì)影響、吸引觀眾、促進(jìn)成交、展會(huì)組辦方往往要通過會(huì)議、評(píng)獎(jiǎng)、演出等公關(guān)手段對(duì)展會(huì)進(jìn)行宣傳。報(bào)告會(huì)、研討會(huì)、交流會(huì)、說明會(huì)、講座等會(huì)議形式是展會(huì)過程中最普遍的公關(guān)手段。整理課件吸引社會(huì)贊

37、助和商業(yè)贊助的方式：1.集資方式（1）社會(huì)捐贈(zèng)（2）商業(yè)贊助2.回饋方式（1）授予贊助商榮譽(yù)（2）提供媒體廣告（3）授權(quán)冠名活動(dòng)（4）提供區(qū)域廣告（5）指定產(chǎn)品（6）標(biāo)志產(chǎn)品（7）特約消費(fèi)場(chǎng)所（8）邀請(qǐng)贊助企業(yè)負(fù)責(zé)人參與展會(huì)重要活動(dòng) 整理課件（五）展會(huì)廣告策略（五）展會(huì)廣告策略1.廣告策略的步驟（1）明確廣告受眾（2）設(shè)計(jì)廣告內(nèi)容（3）制定廣告目標(biāo)（4）組合運(yùn)用各種廣告手段（5）策劃廣告中的互動(dòng)環(huán)節(jié)整理課件2.媒體選擇策略n電波媒體（1）鏈接展覽會(huì)網(wǎng)址（2）利用自身的網(wǎng)站（3）合理選用門戶網(wǎng)站n 印刷媒體：主要是報(bào)紙和專業(yè)性雜志。n戶外媒體：海報(bào)、招貼、廣告牌、橫幅和氣球等。整理課件整理課件整

38、理課件二、廣告規(guī)模二、廣告規(guī)模整理課件三、廣告時(shí)間三、廣告時(shí)間n廣告時(shí)間要進(jìn)行合理規(guī)劃廣告時(shí)間要進(jìn)行合理規(guī)劃 一般，做好展會(huì)決定時(shí)就要開始并持續(xù)刊登。n連續(xù)刊登廣告有利于加深客戶印象連續(xù)刊登廣告有利于加深客戶印象 相比未刊登廣告的辦展單位： 連續(xù)登 6 次次廣告，多招收50%參展企業(yè)； 連續(xù)等12次次廣告，多招收70%參展企業(yè)。整理課件四、廣告媒體選擇n判斷媒體的對(duì)象是否是會(huì)展活動(dòng)的目標(biāo)參展判斷媒體的對(duì)象是否是會(huì)展活動(dòng)的目標(biāo)參展企業(yè)。企業(yè)。n消費(fèi)品展：大眾傳媒（包括、電視、電臺(tái)、集中地招貼、條幅、旗幟等）；n專業(yè)貿(mào)易展：綜合媒體、專業(yè)媒體（電臺(tái)、電視臺(tái)、專題欄目、專業(yè)包括、內(nèi)部刊物、會(huì)展刊物等

39、）。整理課件五、廣告制作的注意事項(xiàng)整理課件案 例整理課件宣傳單滿地飛 藥交會(huì)之臟亂南昌展會(huì)罕見 1212月月9 9日開幕的第日開幕的第6464屆全國藥品交易會(huì)在南昌國際展覽中心舉行，記屆全國藥品交易會(huì)在南昌國際展覽中心舉行，記者在現(xiàn)場(chǎng)看到，各藥企的宣傳單被拋得滿地都是，使這次藥交會(huì)被記者稱者在現(xiàn)場(chǎng)看到，各藥企的宣傳單被拋得滿地都是，使這次藥交會(huì)被記者稱為南昌史上最臟亂的展覽會(huì)之一。為南昌史上最臟亂的展覽會(huì)之一。 今年以來，南昌國際展覽中心承擔(dān)了不少諸如中博會(huì)、中國鄱陽湖國今年以來，南昌國際展覽中心承擔(dān)了不少諸如中博會(huì)、中國鄱陽湖國際生態(tài)文化節(jié)等大型展會(huì)，每一場(chǎng)盛會(huì)都吸引了大量市民前往參觀。雖然際生態(tài)文化節(jié)等大型展會(huì)，每一場(chǎng)盛會(huì)都吸引了大量市民前往參觀。雖然人多，但大家都能遵守交通規(guī)則，維護(hù)展館秩序，給每一次成功的展會(huì)錦人多，但大家都能遵守交通規(guī)則，維護(hù)展館秩序，給每一次成功的展會(huì)錦上添花。上添花。 然而，當(dāng)天記者剛剛從南昌國際展覽中心的大門安檢口進(jìn)入展覽中心然而，當(dāng)天記者剛剛從南昌國際展覽中心的大門安檢口進(jìn)入展覽中心的廣場(chǎng)，就被一群手拿宣傳單的人蜂擁包圍，記者的雙手立即被各種各樣的廣場(chǎng)，就被一群手拿宣傳單的人蜂擁包圍，記者的雙手立即被各種各樣的宣傳單塞滿。很多市民拿到傳單后看都不看，直接扔到地上，展覽中心的宣傳單塞滿。很多市民拿到傳單后看都