辦公室軟件常用功能簡介2015

1、上海市奉賢區(qū)疾病預防控制中心上海市奉賢區(qū)疾病預防控制中心SHANGHAI FENGXIAN DISTRICT CENTER FOR DISEASE CONTROL & PREVENTIONSHANGHAI FENGXIAN DISTRICT CENTER FOR DISEASE CONTROL & PREVENTIONExcel常用功能簡介常用功能簡介XXXX疾病疾病預防預防控制中心控制中心v數(shù)據(jù)排序、篩選數(shù)據(jù)排序、篩選v建立數(shù)據(jù)透視表建立數(shù)據(jù)透視表v數(shù)據(jù)格式轉換數(shù)據(jù)格式轉換v常用快捷鍵常用快捷鍵Excel常用功能常用功能排序排序 對對Excel 2007中的數(shù)據(jù)清單進行排序時

2、，如果按照單中的數(shù)據(jù)清單進行排序時，如果按照單列的內容進行排序，可以直接列的內容進行排序，可以直接“開始開始”選項卡的選項卡的“編輯編輯”組中完成排序操作。如果要對多列內容排序，則需要在組中完成排序操作。如果要對多列內容排序，則需要在“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項卡中的選項卡中的“排序和篩選排序和篩選”組中進行操作。組中進行操作。簡單排序簡單排序擴展區(qū)域排序：擴展區(qū)域排序：對其中一列對其中一列進行排序時，非選定列同步進行排序時，非選定列同步變動。變動。（系統(tǒng)默認選擇）（系統(tǒng)默認選擇）以當前選定區(qū)域排序：以當前選定區(qū)域排序：僅對僅對選定的一列進行排序，非選選定的一列進行排序，非選定列順序不變。定列順序不變。注

3、意：注意：空白列影響排序結果，排序前應檢查或簡單填充?？瞻琢杏绊懪判蚪Y果，排序前應檢查或簡單填充。 數(shù)據(jù)的高級排序是指按照多個條件對數(shù)據(jù)清單進行排數(shù)據(jù)的高級排序是指按照多個條件對數(shù)據(jù)清單進行排序，這是針對簡單排序后仍然有相同數(shù)據(jù)的情況進行的一序，這是針對簡單排序后仍然有相同數(shù)據(jù)的情況進行的一種排序方式。種排序方式。高級排序高級排序篩選篩選 經過篩選后的數(shù)據(jù)清單只顯示包含指定條件的數(shù)據(jù)行，經過篩選后的數(shù)據(jù)清單只顯示包含指定條件的數(shù)據(jù)行，以供用戶瀏覽、分析。以供用戶瀏覽、分析。自動篩選自動篩選 自動篩選為用戶提供了在具有大量記錄的數(shù)據(jù)清單中自動篩選為用戶提供了在具有大量記錄的數(shù)據(jù)清單中快速查找符合

4、某種條件記錄的功能。使用自動篩選功能篩快速查找符合某種條件記錄的功能。使用自動篩選功能篩選記錄時，字段名稱將變成一個下拉列表框的框名。選記錄時，字段名稱將變成一個下拉列表框的框名。自定義篩選自定義篩選 使用使用Excel 2007中自帶的篩選條件，可以快速完成對數(shù)中自帶的篩選條件，可以快速完成對數(shù)據(jù)清單的篩選操作。但是當自帶的篩選條件無法滿足需要據(jù)清單的篩選操作。但是當自帶的篩選條件無法滿足需要時，也可以根據(jù)需要自定義篩選條件。時，也可以根據(jù)需要自定義篩選條件。數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表 數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式表格。它不

5、僅可以轉換行和列以查看源數(shù)據(jù)的表的交互式表格。它不僅可以轉換行和列以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結果，也可以顯示不同頁面以篩選數(shù)據(jù)，還可以不同匯總結果，也可以顯示不同頁面以篩選數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)需要顯示區(qū)域中的細節(jié)數(shù)據(jù)。根據(jù)需要顯示區(qū)域中的細節(jié)數(shù)據(jù)。v 第一步：選擇數(shù)據(jù)來源；第一步：選擇數(shù)據(jù)來源；v 第二步：設置數(shù)據(jù)透視表的布局。第二步：設置數(shù)據(jù)透視表的布局。創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù)使用數(shù)據(jù)透視表分析數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)透視表會自動將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)按用戶設置的布數(shù)據(jù)透視表會自動將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)按用戶設置的布局進行分類，從而方便用戶分析表中的數(shù)據(jù)，可以通過選局進行分類，從而方便用戶分析表中

6、的數(shù)據(jù)，可以通過選擇字段來篩選統(tǒng)計表中的數(shù)據(jù)。擇字段來篩選統(tǒng)計表中的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)格式轉換數(shù)據(jù)格式轉換v文本數(shù)字轉化日期文本數(shù)字轉化日期v根據(jù)出生日期計算年齡根據(jù)出生日期計算年齡v根據(jù)身份證計算性別根據(jù)身份證計算性別v根據(jù)身份證計算年齡根據(jù)身份證計算年齡文本數(shù)字轉化日期文本數(shù)字轉化日期轉換前轉換前轉換后轉換后文本數(shù)字轉化日期文本數(shù)字轉化日期第一步：選中轉換列第一步：選中轉換列第二步：數(shù)據(jù)、分列，下一步（兩次），到步驟三第二步：數(shù)據(jù)、分列，下一步（兩次），到步驟三文本數(shù)字轉化日期文本數(shù)字轉化日期第三步：選擇第三步：選擇“日期日期YMD”，完成。，完成。文本數(shù)字轉化日期文本數(shù)字轉化日期第四步：重新選擇

7、日期所在列，第四步：重新選擇日期所在列，“設置單元格格設置單元格格式式”為日期，或者在自定義中設置預期格式（本為日期，或者在自定義中設置預期格式（本部分設置為部分設置為yyyy-mm-dd）完成完成根據(jù)出生日期計算年齡根據(jù)出生日期計算年齡第一步：空白處增加第一步：空白處增加“年齡年齡”列，列，根據(jù)出生日期計算年齡根據(jù)出生日期計算年齡第二步：第二步：“年齡年齡”列輸入計算公式列輸入計算公式“=DATEDIF(A1,TODAY(),y)”A1:出生年月所在位置，根據(jù)具體情況而定。出生年月所在位置，根據(jù)具體情況而定。根據(jù)出生日期計算年齡根據(jù)出生日期計算年齡第三步：根據(jù)第三步：根據(jù)Excel自動填充功

8、能獲得所有年齡自動填充功能獲得所有年齡根據(jù)身份證計算性別根據(jù)身份證計算性別v 第一步：增加第一步：增加“性別性別”列列v 第二部：第二部： “性別性別”列輸入計算公式列輸入計算公式=IF(MOD(MID(A1,17,1),2),男男,女女) A1:身份證所在位置，根據(jù)具體情況而定。身份證所在位置，根據(jù)具體情況而定。v 第三步：自動填充，獲得所有性別第三步：自動填充，獲得所有性別根據(jù)身份證計算年齡根據(jù)身份證計算年齡v 第一步：增加第一步：增加“年齡年齡”列列v 第二部：第二部： “年齡年齡”列輸入計算公式列輸入計算公式=YEAR(NOW()-MID(A1,7,4) A1:身份證所在位置，根據(jù)具體

9、情況而定。身份證所在位置，根據(jù)具體情況而定。v 第三步：自動填充，獲得所有年齡第三步：自動填充，獲得所有年齡常用快捷鍵常用快捷鍵v 插入、刪除和復制選中區(qū)域插入、刪除和復制選中區(qū)域 復制選定區(qū)域復制選定區(qū)域 CTRL+C 粘貼選定區(qū)域粘貼選定區(qū)域 CTRL+V 剪切選定區(qū)域剪切選定區(qū)域 CTRL+X 清除選定區(qū)域的內容清除選定區(qū)域的內容 DELETE 撤消最后一次操作撤消最后一次操作 CTRL+Zv 打印打印 顯示顯示“打印打印”對話框對話框 CTRL+P 顯示顯示“打印打印”預覽預覽 CTRL+F2v 移動、切換單元格、工作表、工作薄移動、切換單元格、工作表、工作薄 移動到當前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣

10、移動到當前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣 CTRL+ 箭頭鍵箭頭鍵 移動到工作表的開頭移動到工作表的開頭 CTRL+HOME 移動到工作表的最后一個單元格。移動到工作表的最后一個單元格。CTRL+END 向下移動一屏向下移動一屏 PAGE DOWN 向上移動一屏向上移動一屏 PAGE UP 向右移動一屏向右移動一屏 ALT+PAGE DOWN 向左移動一屏向左移動一屏 ALT+PAGE UP 移動到工作簿中下一個工作表移動到工作簿中下一個工作表 CTRL+PAGE DOWN 移動到工作簿中前一個工作表移動到工作簿中前一個工作表 CTRL+PAGE UP 工作薄間切換工作薄間切換 CTRL+TAB 插入新工作薄

11、插入新工作薄 CTRL+N 重復最后一次操作重復最后一次操作 CTRL+Y 加入單元格批注加入單元格批注 SHIFT+F2 向下填充向下填充 CTRL+D 向右填充向右填充 CTRL+R常用快捷鍵常用快捷鍵v 選擇單元格、列或行選擇單元格、列或行 選定當前單元格周圍的區(qū)域選定當前單元格周圍的區(qū)域 CTRL+SHIFT+*（星號）（星號） 將選定區(qū)域擴展到行首將選定區(qū)域擴展到行首 SHIFT+HOME 將選定區(qū)域擴展到工作表的開始將選定區(qū)域擴展到工作表的開始 CTRL+SHIFT+HOME 將選定區(qū)域擴展到工作表的最后一個使用的單元格將選定區(qū)域擴展到工作表的最后一個使用的單元格CTRL+SHIF

12、T+END 選定整個工作表選定整個工作表 CTRL+Av 編輯數(shù)據(jù)編輯數(shù)據(jù) 編輯活動單元格并將插入點放置到線條末尾編輯活動單元格并將插入點放置到線條末尾 F2 編輯活動單元格并清除其中原有的內容編輯活動單元格并清除其中原有的內容BACKSPACE常用快捷鍵常用快捷鍵v 設置單元格格式設置單元格格式 顯示顯示“單元格格式單元格格式”對話框對話框 CTRL+1 顯示顯示“百分比百分比”格式格式 CTRL+SHIFT+% 顯示顯示“日期日期”格式格式 CTRL+SHIFT+# 顯示小時和分鐘顯示小時和分鐘“時間時間”格式，并標明上午或下午格式，并標明上午或下午 CTRL+SHIFT+ 應用具有千位分

13、隔符且負數(shù)用負號應用具有千位分隔符且負數(shù)用負號 (-) 表示表示 CTRL+SHIFT+! 應用或取消字體加粗格式應用或取消字體加粗格式 CTRL+B 應用或取消字體傾斜格式應用或取消字體傾斜格式 CTRL+I 應用或取消下劃線格式應用或取消下劃線格式 CTRL+U 隱藏行隱藏行 CTRL+9 取消隱藏行取消隱藏行 CTRL+SHIFT+9 隱藏列隱藏列 CTRL+0（零）（零） 取消隱藏列取消隱藏列 CTRL+SHIFT+0常用快捷鍵常用快捷鍵Epidata常用功能介紹常用功能介紹EpidataEpidata安裝安裝安裝EpidataEpidata工作界面工作界面.rec 數(shù)據(jù)庫文件：數(shù)據(jù)庫

14、文件：存放數(shù)據(jù)以及已經定義好的編碼存放數(shù)據(jù)以及已經定義好的編碼 .qes 調查表文件：調查表文件：定義調查表結構定義調查表結構.chk 核查文件：核查文件：定義數(shù)據(jù)輸入時字段的有效性規(guī)則定義數(shù)據(jù)輸入時字段的有效性規(guī)則.bak 關聯(lián)文件關聯(lián)文件不要改變或移動不要改變或移動名稱保持和名稱保持和.rec 名稱一致名稱一致問卷錄入問卷錄入EpidataEpidata常見文件格式常見文件格式記錄管理記錄管理v 查詢查詢v 修改修改v 刪除刪除v 導出導出查詢修改記錄查詢修改記錄刪除記錄刪除記錄查詢到要刪除的記錄查詢到要刪除的記錄32上海市慢性病及其危險因素監(jiān)測(2013)點擊刪除刪除標記刪除標記注意：注

15、意：此刪除的僅是形式的刪除，此刪除的僅是形式的刪除，是可以被恢復的，如要永久刪除該記是可以被恢復的，如要永久刪除該記錄，確認存盤后，在主界面進行徹底錄，確認存盤后，在主界面進行徹底刪除刪除數(shù)據(jù)導出數(shù)據(jù)導出Excel、Access數(shù)據(jù)轉換數(shù)據(jù)轉換Access數(shù)據(jù)庫導出數(shù)據(jù)庫導出Excel文件文件第一步：選中需要導出的數(shù)據(jù)表第一步：選中需要導出的數(shù)據(jù)表Access數(shù)據(jù)庫導出數(shù)據(jù)庫導出Excel文件文件第二步：鼠標右鍵選擇第二步：鼠標右鍵選擇“導出導出”Excel，彈出對話框，彈出對話框Access數(shù)據(jù)庫導出數(shù)據(jù)庫導出Excel文件文件第三步：選擇第三步：選擇“瀏覽瀏覽”，確定導出數(shù)據(jù)存放位置，確定導出數(shù)據(jù)存放位置，“確定確定”。Excel文件導入文件導入Access數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫第一步：第一步：