庫(kù)存控制管理

1、庫(kù)存控制管理辦公室?guī)齑婀芾硪部梢苑Q為庫(kù)存控制。辦公室?guī)齑婀芾硎菫榱吮３洲k公室工作的連續(xù)運(yùn)行不致中斷，對(duì)各種辦公用品和其他資源進(jìn)行管理和控制，使其儲(chǔ)備保持在經(jīng)濟(jì)、合理的水平上的活動(dòng)。通過本知識(shí)點(diǎn)的學(xué)習(xí)，要了解庫(kù)存控制的作用，掌握庫(kù)存的定義，能夠?qū)τ嗁?gòu)、使用辦公用品等環(huán)節(jié)實(shí)施科學(xué)管理。要深刻理解最大庫(kù)存量、最小庫(kù)存量和再訂貨量三個(gè)專業(yè)概念。(一)庫(kù)存與庫(kù)存控制卡1 .庫(kù)存的定義及范疇?zhēng)齑妫莻}(cāng)庫(kù)中實(shí)際儲(chǔ)存的貨物。它是為了保證企業(yè)、單位所消耗的物資能夠不間斷地供應(yīng)而儲(chǔ)存的。辦公室的庫(kù)存包括儲(chǔ)存在運(yùn)營(yíng)中所需要的辦公用品、消耗品、小型辦公室設(shè)備等。雖然它不像生產(chǎn)庫(kù)存那樣，占用大面積的庫(kù)房和資金。但也存在

2、看庫(kù)存管理，它是辦公室正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保證條件。2 .庫(kù)存的三個(gè)專業(yè)概念(1)最大庫(kù)存量是為防止物品超量存儲(chǔ)而制定的該項(xiàng)物品的最大量，即一類物品應(yīng)該存儲(chǔ)的最大數(shù)量。(2)最小庫(kù)存量是為防止物品全部消耗而制定的該項(xiàng)物品的最小量。當(dāng)庫(kù)存余額達(dá)到這個(gè)水平時(shí)，必須采取緊急行動(dòng)，檢查是否已經(jīng)訂貨。(3)再訂貨量是當(dāng)庫(kù)存余額達(dá)到這個(gè)水平時(shí)必須訂購(gòu)新的貨物來補(bǔ)充的數(shù)量。具體來講，當(dāng)庫(kù)存余額達(dá)到這個(gè)水平時(shí)，必須訂購(gòu)新的貨物來使庫(kù)存余額達(dá)到最大庫(kù)存量。通過考慮需要多少物品才能保證業(yè)務(wù)的運(yùn)行、平均使用量、物品交貨的時(shí)間長(zhǎng)短來確定這個(gè)數(shù)字。3 .庫(kù)存記錄的目的少占資金，減少存物，監(jiān)督使用，監(jiān)偷監(jiān)損，充足庫(kù)存，庫(kù)存估價(jià)，物

3、暢其流。4 .庫(kù)存控制卡的內(nèi)容及含義庫(kù)存記錄可以用手寫，保留在庫(kù)存控制卡上，或者在計(jì)算機(jī)中使用庫(kù)存控制軟件包、電子表格或數(shù)據(jù)庫(kù)。無論使用什么系統(tǒng)，都是記錄同樣的信息，如表2-1所示。表24庫(kù)存控制卡項(xiàng)目A4打印用紙庫(kù)存參考號(hào)C3最大庫(kù)存量120令單位令(1令-500央)最小庫(kù)存量20令再訂貨量35令日期接收發(fā)放接收數(shù)量發(fā)票號(hào)供應(yīng)商發(fā)放數(shù)量申個(gè)人/部門余額(1)項(xiàng)目一一庫(kù)存項(xiàng)目的準(zhǔn)確描述，包括物品大小，顏色和數(shù)量，例如A4打印用紙。(2)單位一一貨物訂購(gòu)、存儲(chǔ)和發(fā)放的單位，例如令。(3)庫(kù)存參考號(hào)一一每一庫(kù)存項(xiàng)目的唯一編號(hào)，經(jīng)常與存放位置相聯(lián)系，例如C4意為柜子編號(hào)C,架板編號(hào)4。(4)最大庫(kù)存

4、量、再定貨量、最小庫(kù)存量。(5)日期一一必須記錄所有行為的日期。(6)接收一一記錄所有接收信息，包括發(fā)票號(hào)和供應(yīng)商的名字。在一些庫(kù)存控制卡上，供應(yīng)商的名字記錄在卡片的前頭，在這些情況下，物品的庫(kù)存參考號(hào)可能就是供應(yīng)商的目錄號(hào)。(7)發(fā)放一一在這部分必須記錄清楚發(fā)放物品的數(shù)量，發(fā)放物品的申請(qǐng)?zhí)柡臀锲钒l(fā)給的個(gè)人或部門名稱。(8)余額一一在每一次處理后計(jì)算物品庫(kù)存余額。物品接收時(shí)在余額上加上接收的數(shù)量，物品發(fā)放后從余額中減去發(fā)放的數(shù)量。余額應(yīng)該代表庫(kù)存物品的實(shí)際數(shù)量，并用于進(jìn)行庫(kù)存檢查。若發(fā)現(xiàn)差異要及時(shí)通知和報(bào)告給管理人員。要保管好進(jìn)貨、存貨和發(fā)放辦公用品的記錄與資料。注：最大庫(kù)存量：是為防止物品超

5、量存儲(chǔ)而制定的該項(xiàng)物品的最大量，即一類物品應(yīng)該存儲(chǔ)的最大數(shù)量。最小庫(kù)存量：是為防止物品全部消耗而制定的該項(xiàng)物品的最小量。當(dāng)庫(kù)存余額達(dá)到這個(gè)水平時(shí)，必須采取緊急行動(dòng)，檢查是否已經(jīng)訂貨再訂貨量：是當(dāng)庫(kù)存余額達(dá)到這個(gè)水平時(shí)必須訂購(gòu)新的貨物來補(bǔ)充的數(shù)量。具體來講，當(dāng)庫(kù)存余額達(dá)到這個(gè)水平時(shí)，必須訂購(gòu)新的貨物來使庫(kù)存余額達(dá)到最大庫(kù)存量。通過考慮需要多少物品才能保證業(yè)務(wù)的運(yùn)行、平均使用量、物品交貨的時(shí)間長(zhǎng)短來確定這個(gè)數(shù)字。(二)辦理辦公用品的訂購(gòu)、進(jìn)貨、出貨、保管1.訂購(gòu)辦公用品當(dāng)一種辦公用品的余額達(dá)到重新訂購(gòu)的水平時(shí)，應(yīng)采取行動(dòng)訂購(gòu)補(bǔ)充的物品。(1)在小型組織中，庫(kù)存控制人員應(yīng)準(zhǔn)備訂貨單并直接發(fā)送給供應(yīng)商

6、。(2)在較大的組織中，所有辦公用品的訂購(gòu)將由采購(gòu)部門承擔(dān)，庫(kù)存控制人員填寫采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說明需訂購(gòu)的貨物，并發(fā)送給采購(gòu)部門，由它負(fù)責(zé)訂購(gòu)物品。(3)選擇訂購(gòu)方式：直接去商店購(gòu)買，電話訂購(gòu)，傳真訂購(gòu)，互聯(lián)網(wǎng)訂購(gòu)。小提示：要保留訂貨單，收到貨物后，要與訂貨單一一核對(duì)。2?辦理辦公用品的進(jìn)貨手續(xù)在收貨物時(shí)，要及時(shí)辦理進(jìn)貨手續(xù)，保證辦公用品準(zhǔn)確無誤地入庫(kù)、登記、檢驗(yàn)、核對(duì)。(1)核對(duì)交貨單、訂貨單和通知單。在簽字之前，應(yīng)該檢查貨物數(shù)量和質(zhì)量。(2)發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對(duì)時(shí)，應(yīng)立即通知采購(gòu)部門聯(lián)系供應(yīng)商。(3)任何數(shù)量有出入都應(yīng)通知采購(gòu)部門，確保支付給供應(yīng)商正確的款額。(4)每一類貨物的檢索，都應(yīng)記入到庫(kù)存控制

7、卡的接收列中。(5)在余額列中注明的物品數(shù)量，需要按新收到的數(shù)量如實(shí)增加。(6)物品應(yīng)正確存放，以使物品不損壞、浪費(fèi)或被盜，以及消除各種安全隱患。?小提示：在接收貨物時(shí)，送來的貨物和接收的貨物，數(shù)量和型號(hào)要完全一致。(7)注意事項(xiàng)。儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，確保安全。儲(chǔ)藏間需要的面積取決于單位面積的大小。 在儲(chǔ)藏間或物品柜放置物品時(shí)，必須清楚地加標(biāo)簽，以便迅速找到物品和標(biāo)明新物品應(yīng)放置的地方；新物品置于舊物品的下面或后面；先來的物品先發(fā)出去，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險(xiǎn)，小的物品、常用的物品應(yīng)放在前面，易于找尋和領(lǐng)取；辦公耗材和打印機(jī)用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時(shí)能輕松找

8、到。 儲(chǔ)藏辦公用品的地方應(yīng)有良好的照明，以便于找到所需物品。 辦公用品應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導(dǎo)致紙張不能正常地送入打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中。 訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。3 .辦理辦公用品的出貨手續(xù)制定專人負(fù)責(zé)制度，規(guī)定發(fā)放時(shí)間，審核物品申請(qǐng)單，即時(shí)做好出貨記錄。4 .訂購(gòu)、迸貨、出貨、保管辦公用品的注意事項(xiàng)(1)當(dāng)某類物品的庫(kù)存數(shù)量降到再訂貨量時(shí)，就應(yīng)該訂購(gòu)補(bǔ)充的物品。物品的訂購(gòu)數(shù)量應(yīng)該以剩余的庫(kù)存量為基準(zhǔn)，訂購(gòu)后的總數(shù)不能超過最大庫(kù)存量。(2)辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)表必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，說明需要該物品的理由和數(shù)量、型號(hào)等細(xì)節(jié)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后將申請(qǐng)表交給采購(gòu)人

9、員。(3)購(gòu)買時(shí)應(yīng)貨比三家，對(duì)各供應(yīng)商回應(yīng)的報(bào)價(jià)單進(jìn)行比較、篩選，填寫正式的訂貨單并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后發(fā)送給選定的供應(yīng)商，同時(shí)要復(fù)制一份給會(huì)計(jì)部門。(4)收到供應(yīng)商的貨物后，要對(duì)照供應(yīng)商的交貨單和訂貨單的內(nèi)容是否一致，并檢查貨物，查明貨物的數(shù)量，確保質(zhì)量符合要求。(5) 填寫入庫(kù)單時(shí)要仔細(xì)，貨物入庫(kù)時(shí)，庫(kù)房管理人員要簽字確認(rèn)貨物入庫(kù)。(三)庫(kù)存控制與監(jiān)督要做好庫(kù)存控制，就要確定好庫(kù)存數(shù)量，即確定最大庫(kù)存量、最小庫(kù)存量和再訂貨量。既不能庫(kù)存量過大造成閑置，又不能庫(kù)存量過小則會(huì)造成短缺而影響工作。(1)加強(qiáng)對(duì)辦公用品的庫(kù)存控制與監(jiān)督，要求保捋進(jìn)貨卡、出貨卡和庫(kù)存卡三L致。(2)檢查實(shí)際庫(kù)存，將庫(kù)存中

10、實(shí)際存放的物品余額與卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止物品浪費(fèi)和被盜。(3)檢查辦公用品申請(qǐng)表和庫(kù)存控制卡，從而了解各部門和某個(gè)人使用物品的情況。(4)定期檢查庫(kù)存控制卡，了解庫(kù)存物品的項(xiàng)目和最大、最小庫(kù)存量和再訂貝里。(5)做好庫(kù)存監(jiān)督?？梢愿鶕?jù)不同目的選擇不同的監(jiān)督類型、時(shí)間間隔，粹取各種庫(kù)存監(jiān)督行動(dòng)。常用辦公設(shè)備的功能及用途檢查辦公室用品申請(qǐng)表和庫(kù)存控制卡，從而了解各部門和某個(gè)人使用物品的情況，其目的是防止辦公室用品的過度使用，這種庫(kù)存監(jiān)督可以每?jī)蓚€(gè)月做一次定期檢查庫(kù)存控制卡，了解庫(kù)存物品的項(xiàng)目和最大、最小庫(kù)存量和再訂貨量,其目的是了解由于單位的發(fā)展變化，在使用方式改變的情況

11、下是否需要重新調(diào)整這些量；也要監(jiān)督處理那些過期的和多余的物品。這種監(jiān)督通常每年進(jìn)行兩次。檢查實(shí)際庫(kù)存，將庫(kù)存中實(shí)際存放的物品余額與庫(kù)存控制卡上的余額相比較，看是否確有出入，其目的是防止物品浪費(fèi)和被盜；準(zhǔn)確計(jì)算庫(kù)存價(jià)值；剔除那些從未被申請(qǐng)使用的物品；發(fā)現(xiàn)和糾正庫(kù)存控制卡上填寫錯(cuò)誤的內(nèi)容。這種監(jiān)督通常有規(guī)定的時(shí)間間隔，例如一年。(6)庫(kù)存控制管理注意事項(xiàng)：收到貨物，立即辦理進(jìn)貨登記”保證辦公用品準(zhǔn)確無誤地入庫(kù)、登記、檢驗(yàn)、核對(duì)；出貨時(shí)，實(shí)時(shí)辦理出貨手續(xù)，對(duì)發(fā)放什么物品，發(fā)放給誰了，哪些物品還有存儲(chǔ)等內(nèi)容做好記錄。學(xué)習(xí)效果檢驗(yàn)學(xué)過了這部分內(nèi)容，請(qǐng)你完成以下基本知識(shí)訓(xùn)練(本章的重點(diǎn)知識(shí)，需要同學(xué)們牢牢拿握)：1、庫(kù)存的三個(gè)基本概念是什么?參考答案:(1)最大庫(kù)存量(2)最小庫(kù)存量(3)再訂貨量2、訂購(gòu)、進(jìn)貨、出貨、保管辦公用品的注意事項(xiàng)參考答案：(1)當(dāng)某類物品的庫(kù)存數(shù)量降到再訂貨量時(shí)，就應(yīng)該訂購(gòu)補(bǔ)充的物品。物品的訂購(gòu)數(shù)量應(yīng)該以剩余的庫(kù)存量為基準(zhǔn)，訂購(gòu)后的總數(shù)不能超過最大庫(kù)存量。(2)辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)表必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，說明需要該物品的理由和數(shù)量、型號(hào)等細(xì)節(jié)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后將申請(qǐng)表交給采購(gòu)人員。(3)購(gòu)買時(shí)應(yīng)貨比三家，對(duì)各供應(yīng)商回應(yīng)的報(bào)價(jià)單進(jìn)行比較、篩選，填寫正式的訂貨單并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后發(fā)送給選定的供應(yīng)商，同