外部聯(lián)系與內(nèi)部溝通管理制度

1、制度文件修訂狀態(tài)：AOXX公司XX礦外部聯(lián)系與內(nèi)部溝通管理制度AB-XX-P-03-13-XXA版編制:安全部審核:安全部批準(zhǔn):XXXX年X月X日發(fā)布：XX年X月X日實(shí)施:XX公司XX礦發(fā)布外部聯(lián)系與內(nèi)部溝通管理制度文件編號(hào)：AB-XX-P-03-13-XX版次：A修訂狀態(tài)：A/01 目的規(guī)范信息的溝通與協(xié)商，保證XX礦與外部相關(guān)方的聯(lián)系及內(nèi)部溝通管理,減少誤解和矛盾，融洽工作關(guān)系，建立良好的問(wèn)題反映及解決渠道，避免出現(xiàn)因內(nèi)部各環(huán)節(jié)溝通不及時(shí)或不順暢導(dǎo)致的工作脫節(jié)、推諉現(xiàn)象。2 適用范圍本制度適用于XX礦單位和個(gè)人。3 職責(zé)3.1 安全部3.1.1 負(fù)責(zé)政府安監(jiān)部門(mén)入外部相關(guān)方的聯(lián)系。3.1.

2、2 負(fù)責(zé)接受員工及相關(guān)方就安全問(wèn)題的投訴、處理。3.1.3 負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)員工或員工代表就安全生產(chǎn)、勞動(dòng)保護(hù)方面提出的問(wèn)題和合理化建議或提案進(jìn)行評(píng)估審核，督促有關(guān)方面予以解決。3.2 人力資源部3.2.1 負(fù)責(zé)對(duì)管理人員及員工進(jìn)行溝通方面的培訓(xùn)。3.2.2 定期進(jìn)行員工滿(mǎn)意度調(diào)查問(wèn)卷，了解員工的目前工作的狀態(tài)和需求3.3 工會(huì)工作部3.3.1 組織召開(kāi)職工（員工）代表會(huì)，及時(shí)將職工（員工）代表就安全生產(chǎn)、勞動(dòng)保護(hù)方面提出的問(wèn)題和合理化建議或提案及時(shí)反饋有關(guān)方面予以解決。3.3.2 負(fù)責(zé)員工滿(mǎn)意度的總體調(diào)查3.4 外委工程管理辦公室負(fù)責(zé)井下工程、地面建筑承包商的工程合同信息溝通。2.1 供應(yīng)部、機(jī)動(dòng)能

3、源部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商、承包商的信息溝通。2.2 礦長(zhǎng)辦公室2.2.1負(fù)責(zé)外部聯(lián)系信息的處理并呈報(bào)礦領(lǐng)導(dǎo)和傳達(dá)至相關(guān)單位。2.2.2負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)文件的發(fā)放。3.7各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)e)其他需要對(duì)外發(fā)布的信息由相關(guān)部門(mén)報(bào)礦長(zhǎng)辦公室征求意見(jiàn)后進(jìn)行處理，必要時(shí)，由礦長(zhǎng)辦公室礦領(lǐng)導(dǎo)處理。4.1.3外部聯(lián)系的形式4.1.3.1 書(shū)面形式a) 會(huì)議紀(jì)要；b) 各類(lèi)報(bào)告、報(bào)表、刊物；c) 通知、通告、通報(bào)；d) 信息交流表4.1.3.2 會(huì)議形式安全部每季組織召開(kāi)體系例會(huì)，由礦長(zhǎng)主持，對(duì)下列各項(xiàng)進(jìn)行交流、討論和匯報(bào)；a) 員工及相關(guān)方的安全問(wèn)題投訴、處理；b) 評(píng)審指標(biāo)及管理方案，匯報(bào)其完成情況；c) 體系運(yùn)行監(jiān)測(cè)情況；d

4、) 糾正預(yù)防措施跟蹤驗(yàn)證情況；e) 事故、事件報(bào)告調(diào)查與處理；f)其他系統(tǒng)問(wèn)題。4.1.3.3 口頭信息、電子郵件等其他形式。4.2 內(nèi)部溝通4.2.1 溝通渠道4.2.1.1 面談：主要指一對(duì)一的面對(duì)面談話；4.2.1.2 會(huì)議：包括早會(huì)、問(wèn)題討論會(huì)議、工作協(xié)調(diào)會(huì)議、行政例會(huì)、座談會(huì)、全體員工大會(huì)等。4.2.1.3 書(shū)面渠道：包括工作報(bào)告、文件、任務(wù)單、通知、通告、行政命令、員工手冊(cè)、內(nèi)部聯(lián)系、內(nèi)部刊物等。4.2.1.4 通訊、網(wǎng)絡(luò)渠道：包括電話、傳真、手機(jī)、電子郵件等。4.2.1.5 其他渠道：包括宣傳欄、意見(jiàn)箱、意見(jiàn)調(diào)查等。4.2.2 正式溝通：依據(jù)組織結(jié)構(gòu)，有目的有計(jì)劃地通過(guò)相關(guān)渠道和

5、方式所進(jìn)行的溝通。a) 上行溝通：下級(jí)對(duì)上級(jí)所進(jìn)行的信息傳遞過(guò)程，主要方式：報(bào)告、匯報(bào)等，上行溝通一般為逐級(jí)報(bào)告，匯報(bào)。b) 下行溝通：上級(jí)對(duì)下級(jí)所進(jìn)行的信息傳遞過(guò)程，主要方式：命令、規(guī)定、通知、公函、手冊(cè)、正式會(huì)議等，下行溝通一般為逐級(jí)下傳。c) 平級(jí)溝通：各職能部門(mén)或人員之間相互進(jìn)行的信息傳遞過(guò)程，主要方式有：會(huì)議、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)等。4.2.2.2 非正式溝通為補(bǔ)充正式溝通的不足，各職能部門(mén)或人員之間可時(shí)行非正式溝通，非正式溝通方式有：座談會(huì)、小組活動(dòng)、相互交流、主題談話等。4.2.3 溝通內(nèi)容4.2.3.1 車(chē)間、部室管理人員a) 在新員工入職時(shí)，要與其進(jìn)行入職談話，介紹本礦及工作的簡(jiǎn)要情況進(jìn)

6、行三級(jí)安全教育，并表達(dá)對(duì)其在本礦發(fā)展的期望和祝愿。b) 在員工試用期滿(mǎn)轉(zhuǎn)正時(shí)，要與其進(jìn)行轉(zhuǎn)正面談，對(duì)其試用期的表現(xiàn)做出評(píng)價(jià)，表?yè)P(yáng)優(yōu)點(diǎn)、指出不足，并提出對(duì)其今后的工作期望；c) 在員工工作績(jī)效不佳時(shí)，要通過(guò)面談，幫助員工尋找與工作目標(biāo)之間的差距，與本礦要求的差距，提出改進(jìn)意見(jiàn)，表達(dá)出對(duì)員工的期望，以提高員工的工作績(jī)效。d) 當(dāng)員工表現(xiàn)優(yōu)異時(shí)，要表達(dá)出對(duì)員工的贊賞，并提出對(duì)員工更高的期望；e) 對(duì)于未發(fā)生以上情況的員工，也須保持最少每個(gè)月一次的深入溝通。4.2.3.2 員工a) 及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)反映安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的隱患和問(wèn)題，提出有關(guān)安全生產(chǎn)勞動(dòng)保護(hù)方面合理化建議；b) 積極與上、下級(jí)或同級(jí)同

7、事進(jìn)行溝通，以促進(jìn)工作成效和技能的提升c) 對(duì)于安全生產(chǎn)工作中，可能導(dǎo)致的安全問(wèn)題，可通過(guò)上級(jí)逐級(jí)上報(bào)或越級(jí)上報(bào)4.2.3.3 礦長(zhǎng)及各部門(mén)a) 在各項(xiàng)與員工相關(guān)的管理制度下發(fā)之前，應(yīng)充分溝通，了解員工對(duì)制度的意見(jiàn)和建議；b) 在各項(xiàng)與工作相關(guān)的制度和流程下發(fā)之前，應(yīng)和相關(guān)崗位的員工充分溝通，聽(tīng)取和了解他們的意見(jiàn)和建議，提高制度與流程的準(zhǔn)確性與可執(zhí)行性；c) 本礦下發(fā)的文件，各部門(mén)要通過(guò)各種會(huì)議、公告欄等方式及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給全體員工；d) 工作中需要得到其他部門(mén)的支持與配合時(shí)，可通過(guò)工作協(xié)調(diào)會(huì)議、會(huì)議紀(jì)要、現(xiàn)場(chǎng)紀(jì)要、任務(wù)單等各種方式與相關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人及執(zhí)行人進(jìn)行溝通，保障工作配合時(shí)不會(huì)出現(xiàn)因

8、溝通不暢而產(chǎn)生的問(wèn)題。4.2.3.4 其他a) 各職能部室負(fù)責(zé)人與各單位負(fù)責(zé)人(以及關(guān)鍵崗位員工)之間，應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行交流，從容包括：工作目標(biāo)完成情況的分析、研究與探討、提高工作進(jìn)度、改進(jìn)工作方式的方法，達(dá)成改進(jìn)工作的一致意見(jiàn)；管理思路的交流與溝通，管理工作中的問(wèn)題的提出，解決辦法的探討；進(jìn)一步工作目標(biāo)的研究、討論與確定，以及所轄員工各類(lèi)問(wèn)題的處理意見(jiàn)的交流確定；b) 礦長(zhǎng)與車(chē)間、部門(mén)負(fù)責(zé)人每月應(yīng)進(jìn)行交流和溝通，內(nèi)容包括：礦各方面工作進(jìn)展情況：礦政策的改進(jìn)的探討；工作目標(biāo)差距、問(wèn)題指導(dǎo)，提出要求，督促進(jìn)展，達(dá)成改進(jìn)工作的一致意見(jiàn)；收集各類(lèi)建議或意見(jiàn)。4.2.4 溝通要求4.2.4.1 各職能部門(mén)之

9、間進(jìn)行工作配合需要協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題，通過(guò)溝通以明確責(zé)任人，相關(guān)責(zé)任、時(shí)限、期望效果等，達(dá)成一致共識(shí)。4.2.4.2 各職能部門(mén)內(nèi)部安全生產(chǎn)管理、績(jī)效管理、制度管理、組織管理、目標(biāo)管理、職能管理、人員管理、激勵(lì)管理、日常管理等一系列管理活動(dòng)中存在于組織、個(gè)人和程序上的問(wèn)題通過(guò)相關(guān)溝通渠道使有關(guān)問(wèn)題以界定并明確解決之方法、期限、效果、責(zé)任等。4.2.4.3 人力資源部應(yīng)定期對(duì)管理人員和員工進(jìn)行溝通方面的培訓(xùn)，使管理人員掌握溝通技巧和內(nèi)容，使員工熟悉合理化建議制度的詳細(xì)內(nèi)容，了解建議的渠道、格式、接受過(guò)程等。4.2.4.4 各級(jí)主要負(fù)責(zé)人應(yīng)定期與員工就安全問(wèn)題進(jìn)行溝通，聽(tīng)取員工和相關(guān)方的意見(jiàn)及建議，按

10、照合理化建議制度，員工可以填寫(xiě)合理化建議登記表與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通。4.2.4.5 基層單位管理人員在向員工分派任務(wù)時(shí)應(yīng)使用正確任務(wù)說(shuō)明，基層單位管理人員每月與員工就重要安全生產(chǎn)事項(xiàng)進(jìn)行計(jì)劃性對(duì)話，基層單位在合理的時(shí)間范圍內(nèi)召開(kāi)會(huì)議并討論安全生產(chǎn)事項(xiàng)，基層單位收集并處理在會(huì)議中員工關(guān)心的安全生產(chǎn)問(wèn)題，設(shè)置專(zhuān)欄展示安全設(shè)備狀況和使用情況。4.2.5 越能溝通對(duì)于正常的工作，各級(jí)工作人員要養(yǎng)成一種逐級(jí)上報(bào)的習(xí)慣，但當(dāng)工作出現(xiàn)如下情況時(shí)，可以進(jìn)行越級(jí)溝通：a)下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)的工作內(nèi)容，提出的意見(jiàn)和建議，多次得不到答復(fù)；b)下級(jí)對(duì)上級(jí)的管理方式產(chǎn)生意見(jiàn)，需要投訴時(shí)c) 上級(jí)發(fā)現(xiàn)上級(jí)的違規(guī)行為時(shí)；d) 個(gè)

11、人對(duì)礦的改革、發(fā)展有建議或意見(jiàn)時(shí)。4.2.6 溝通反饋4.2.6.1 在各個(gè)溝通環(huán)節(jié)中，凡須有回復(fù)的意見(jiàn)或問(wèn)題，溝通雙方必須明確反饋的時(shí)限，擔(dān)負(fù)反饋責(zé)任的一方，必須在規(guī)定時(shí)限內(nèi)給予回復(fù)。4.2.6.2 人力資源部應(yīng)定期進(jìn)行員工滿(mǎn)意度調(diào)查問(wèn)卷，了解員工的目前工作的狀態(tài)和需求，及時(shí)反饋礦領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)、單位。4.2.6.3 工會(huì)工作部應(yīng)及時(shí)將員工或員工代表就安全生產(chǎn)、勞動(dòng)保護(hù)方面提出的問(wèn)題和合理化建議或提案及時(shí)反饋給有關(guān)單位并予以解決。4.2.6.4 各單位應(yīng)對(duì)合理化建議或提案時(shí)行評(píng)估審核，對(duì)已采納的建議進(jìn)行表?yè)P(yáng)、認(rèn)可，對(duì)未采納的建議給予必要的解釋。4.3 建議或提案獎(jiǎng)勵(lì)本礦員工提出的建議經(jīng)采納后，產(chǎn)生了顯著效果的，應(yīng)按照合理化建議制度和安全生產(chǎn)認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì)管理制度給予獎(jiǎng)勵(lì)。5相關(guān)文件5.1 安全生產(chǎn)法律法規(guī)與其他要求管理制度AB-XX-P-02-03-XXAB-XX-P-03-07-XXAB-XX-P-13-70-XXAB-XX-P-03-