郵件禮儀課件

1、讓我們更高效的溝通電子郵件禮儀電子郵件禮儀客服部客服部Page 2目錄目錄職場(chǎng)人對(duì)電子郵件的重視度職場(chǎng)人對(duì)電子郵件的重視度為什么職場(chǎng)需要電子郵件？為什么職場(chǎng)需要電子郵件？電子郵件的基本原則電子郵件的基本原則 電子郵件的基本禮儀電子郵件的基本禮儀如何寫(xiě)好電子郵件如何寫(xiě)好電子郵件案例分析案例分析如果你是初用郵箱新人。回復(fù)？全部回復(fù)？抄送？密送？為什么要寫(xiě)E-mail？Page 4職場(chǎng)人對(duì)電子郵件的重視度職場(chǎng)人對(duì)電子郵件的重視度Page 5為什么職場(chǎng)需要電子郵件？為什么職場(chǎng)需要電子郵件？正式交流正式交流隨意交流隨意交流小明，你好XXX項(xiàng)目定于明天下午3點(diǎn)召開(kāi)項(xiàng)目立項(xiàng)會(huì)，請(qǐng)預(yù)留參會(huì)時(shí)間并準(zhǔn)時(shí)出席。小李

2、5834Page 6為什么職場(chǎng)需要電子郵件？為什么職場(chǎng)需要電子郵件？可保存可保存/ /追溯追溯無(wú)法保存無(wú)法保存/ /追溯追溯Page 7電子郵件的基本原則電子郵件的基本原則 電子郵件禮儀代表著一個(gè)人基本的職業(yè)素質(zhì)和為人處世態(tài)度職業(yè)素質(zhì)和為人處世態(tài)度。 核心的指導(dǎo)思想就是尊重他人尊重他人、節(jié)省時(shí)間節(jié)省時(shí)間、只將有價(jià)值的信息提供給需要的人原則：為他人節(jié)省時(shí)間就是對(duì)人的尊重原則：為他人節(jié)省時(shí)間就是對(duì)人的尊重Page 8電子郵件的基本禮儀電子郵件的基本禮儀Page 9電子郵件的基本禮儀（電子郵件的基本禮儀（郵件標(biāo)題）郵件郵件主題主題反映文章的內(nèi)容和重要性反映文章的內(nèi)容和重要性一定不要空白標(biāo)題一定不要空

3、白標(biāo)題巧用特殊字符突出標(biāo)題巧用特殊字符突出標(biāo)題一封郵件只針對(duì)一個(gè)主題一封郵件只針對(duì)一個(gè)主題標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)回復(fù)郵件時(shí)適當(dāng)更改標(biāo)題回復(fù)郵件時(shí)適當(dāng)更改標(biāo)題Page 10電子郵件的基本禮儀（稱呼與問(wèn)候）電子郵件的基本禮儀（稱呼與問(wèn)候）1 1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏好尺度、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏好尺度 A A：稱謂稱謂+ +禮貌用語(yǔ)禮貌用語(yǔ) 如：如：xxxxxx（名字），您好?。郑?！ B B: : 姓氏（或姓名）姓氏（或姓名）+ +職位職位 + +禮貌用語(yǔ)禮貌用語(yǔ) 如：如：X X經(jīng)理經(jīng)理/X/X經(jīng)理經(jīng)理（姓氏（姓氏/ /姓名姓名+ +職位），您好！職位），您好！ C

4、C: XXX: XXX先生（女士），您好！先生（女士），您好！ D D: : 在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALLALL 2 2、EmailEmail結(jié)尾最結(jié)尾最好要有客套語(yǔ)好要有客套語(yǔ) 例如：Best Regards !Best Regards !、順祝商祺、順祝商祺、 祝您工作順利祝您工作順利Page 11電子郵件的基本禮儀（正文）電子郵件的基本禮儀（正文）1.Email1.Email正文要正文要簡(jiǎn)明扼要簡(jiǎn)明扼要，行文通順，行文通順 2.2.注意注意EmailEmail的論述的論述語(yǔ)氣語(yǔ)氣3.Email3.Email正文多用正文多用12341234之類(lèi)

5、的列表，以清晰明確。之類(lèi)的列表，以清晰明確。4.4.一次郵件交待一次郵件交待完整信息完整信息5.5.盡可能避免盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤拼寫(xiě)錯(cuò)誤和和錯(cuò)別字錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查。，注意使用拼寫(xiě)檢查。6.6.合理提示合理提示重要信息重要信息7.7.合理利用合理利用圖片圖片，表格表格等形式來(lái)輔助闡述等形式來(lái)輔助闡述8.8.不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 笑臉字符笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻Page 12電子郵件的基本禮儀（附件）電子郵件的基本禮儀（附件）附件文件命名要切入附件內(nèi)容主題，不可用只有外星人才看得懂的文件名附件文件命名要切入附件內(nèi)容主題，不可用只有外星

6、人才看得懂的文件名4 4正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明（特別注意是帶多個(gè)附件時(shí)）正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明（特別注意是帶多個(gè)附件時(shí)）附件數(shù)目不宜超過(guò)附件數(shù)目不宜超過(guò)4 4個(gè)個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用如果附件過(guò)大如果附件過(guò)大（不宜超過(guò)（不宜超過(guò)2MB2MB），）， 應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送如果郵件帶附件，如果郵件帶附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件Page 13電子郵件的基本禮儀

7、（附件）電子郵件的基本禮儀（附件）Page 14電子郵件的基本禮儀（結(jié)尾簽名）電子郵件的基本禮儀（結(jié)尾簽名） 簽名包含：姓名、公司、電話、傳真、地址等信息簽名包含：姓名、公司、電話、傳真、地址等信息 對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體應(yīng)該簡(jiǎn)化簽名。對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體應(yīng)該簡(jiǎn)化簽名。 設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。 簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼；簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼； 字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。Page 15電子郵件的基本禮儀（回復(fù)技巧）電子郵件的基本禮儀（回復(fù)技巧） 及時(shí)回復(fù)及時(shí)回復(fù)EmailEmail 進(jìn)行針對(duì)

8、性回復(fù)進(jìn)行針對(duì)性回復(fù) 回復(fù)不少于回復(fù)不少于1010個(gè)個(gè) 不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 要區(qū)分要區(qū)分ReplyReply和和Reply AllReply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體） 主動(dòng)控制郵件的來(lái)往主動(dòng)控制郵件的來(lái)往Page 16電子郵件的基本禮儀（電子郵件的基本禮儀（正確使用發(fā)送，抄送，密送）正確使用發(fā)送，抄送，密送）這件事你需要領(lǐng)導(dǎo)支持的一定CC，一是出現(xiàn)偏差時(shí)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)指正你，二是做了很多事情，也應(yīng)該讓領(lǐng)導(dǎo)知道收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門(mén)排列；收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門(mén)排列；按職位等

9、級(jí)從高到低或從低到高都可以。按職位等級(jí)從高到低或從低到高都可以。Page 17如何寫(xiě)好電子郵件？如何寫(xiě)好電子郵件？發(fā)送范圍發(fā)送范圍個(gè)人或某部門(mén)個(gè)人或某部門(mén)發(fā)送全體同仁發(fā)送全體同仁郵件地址確認(rèn)郵件地址確認(rèn)1、檢查發(fā)送地址的準(zhǔn)確性2、確認(rèn)是否需群發(fā)該信件發(fā)送標(biāo)題書(shū)寫(xiě)發(fā)送標(biāo)題書(shū)寫(xiě)1、確認(rèn)標(biāo)題是否書(shū)寫(xiě)2、標(biāo)題需能為接收者 提供郵件內(nèi)容信息確認(rèn)附件情況確認(rèn)附件情況1、確認(rèn)是否需帶附件2、確認(rèn)所帶附件是否正確， 以免誤導(dǎo)接收人1、需有合適的稱謂及問(wèn)候語(yǔ)、需有合適的稱謂及問(wèn)候語(yǔ) 2、需本著與人溝通協(xié)調(diào)的語(yǔ)氣書(shū)寫(xiě)郵件、需本著與人溝通協(xié)調(diào)的語(yǔ)氣書(shū)寫(xiě)郵件3、內(nèi)容需簡(jiǎn)明扼要、內(nèi)容需簡(jiǎn)明扼要4、內(nèi)容需條理清晰、內(nèi)容需

10、條理清晰郵件內(nèi)容郵件內(nèi)容Page 18如何寫(xiě)好電子郵件如何寫(xiě)好電子郵件Page 19如何寫(xiě)好電子郵件如何寫(xiě)好電子郵件Page 20 主題：主題：xx項(xiàng)目碰頭會(huì)項(xiàng)目碰頭會(huì) 內(nèi)容：內(nèi)容： 周五周五x總過(guò)來(lái)廣州，約定下午總過(guò)來(lái)廣州，約定下午2點(diǎn)在我們公司進(jìn)行會(huì)議。點(diǎn)在我們公司進(jìn)行會(huì)議。 庫(kù)經(jīng)理庫(kù)經(jīng)理案例分析案例分析Page 211. 主題太簡(jiǎn)單化及口語(yǔ)化。讓人一眼看過(guò)去就知道寫(xiě)此郵件的人主題太簡(jiǎn)單化及口語(yǔ)化。讓人一眼看過(guò)去就知道寫(xiě)此郵件的人 比較隨便。建議改為：比較隨便。建議改為：xx項(xiàng)目交流會(huì)項(xiàng)目交流會(huì)2. 沒(méi)有任何關(guān)于會(huì)議主題的信息，比如何時(shí)何地開(kāi)會(huì)。沒(méi)有任何關(guān)于會(huì)議主題的信息，比如何時(shí)何地開(kāi)會(huì)

11、。3. 內(nèi)容不明確：沒(méi)有說(shuō)明與會(huì)者，沒(méi)有說(shuō)明會(huì)議議題，內(nèi)容不明確：沒(méi)有說(shuō)明與會(huì)者，沒(méi)有說(shuō)明會(huì)議議題， 沒(méi)有說(shuō)明需要配合準(zhǔn)備的事情，沒(méi)有會(huì)議材料的提供沒(méi)有說(shuō)明需要配合準(zhǔn)備的事情，沒(méi)有會(huì)議材料的提供4. 這封郵件的語(yǔ)氣看起來(lái)像是一個(gè)友好的提醒，這倒沒(méi)有錯(cuò)這封郵件的語(yǔ)氣看起來(lái)像是一個(gè)友好的提醒，這倒沒(méi)有錯(cuò) 但是沒(méi)有說(shuō)出關(guān)鍵信息。如果對(duì)方?jīng)]有聽(tīng)說(shuō)過(guò)任何要開(kāi)會(huì)的事情但是沒(méi)有說(shuō)出關(guān)鍵信息。如果對(duì)方?jīng)]有聽(tīng)說(shuō)過(guò)任何要開(kāi)會(huì)的事情 或者完全忘記了這事，他還要回復(fù)郵件來(lái)確認(rèn)信息或者完全忘記了這事，他還要回復(fù)郵件來(lái)確認(rèn)信息。案例分析案例分析主要問(wèn)題主要問(wèn)題Page 22 主題：金恪集團(tuán)主題：金恪集團(tuán)售后組售后組大棗大棗內(nèi)容內(nèi)容 馬經(jīng)理，馬經(jīng)理， 您好您好 ： 我是金恪集團(tuán)我是金恪集團(tuán)XX