第一講 公文處理規(guī)范

1、第一講第一講 公文處理規(guī)范公文處理規(guī)范 根據(jù)根據(jù)2000年年8月月24日國務(wù)院發(fā)布日國務(wù)院發(fā)布的國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法中的規(guī)定，行政機(jī)關(guān)公文有以下十三種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。 公文的格式是指公文的書面表現(xiàn)形式。內(nèi)容包括：公文的組成項(xiàng)目及其區(qū)域劃分，公文的書寫、字體、用紙的規(guī)格和樣式等。 第一節(jié)第一節(jié) 公文的格式規(guī)范公文的格式規(guī)范 可簡(jiǎn)單地把公文的以上各項(xiàng)分為三大板塊：可簡(jiǎn)單地把公文的以上各項(xiàng)分為三大板塊：眉首、正文、版記。眉首、正文、版記。 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型型210mmX297mm 公文用

2、紙?zhí)祛^（上白邊）為：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm1mm 公文用紙訂口（左白邊）為：公文用紙訂口（左白邊）為：28mm1mm 右邊距右邊距26mm 版心尺寸為：版心尺寸為：156mm225mm（不含頁碼）（不含頁碼） 正文用正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行行，每行28個(gè)字。個(gè)字。 297mm225mm210mm156mm28+1mm訂口26mm37+1mm天頭頁碼在版心線外右下角7mm返回本章目錄一、公文的眉首一、公文的眉首 內(nèi)容包括： 文件名稱（發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)） 發(fā)文字號(hào) 文件份數(shù) 簽發(fā)人 密級(jí)及密期 緩急程度等。（一）文件名稱1、文件名稱的組成要素、文件名

3、稱的組成要素 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱+“文件”組成 聯(lián)合行文的主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。2、字體規(guī)定、字體規(guī)定 使用宋體字，套紅印刷。字號(hào)以醒目美觀為原則，最大不能等于或大于 22mm15mm。 民族地區(qū)發(fā)文,要用兩種文字標(biāo)示。 （二）發(fā)文字號(hào) 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用行，用3號(hào)仿宋體字，居號(hào)仿宋體字，居中排布。中排布。 構(gòu)成：發(fā)文機(jī)關(guān)代字構(gòu)成：發(fā)文機(jī)關(guān)代字+年份年份+文件序號(hào)文件序號(hào) （三）文件份號(hào) 發(fā)出同一公文份數(shù)的順序編號(hào)。發(fā)出同一公文份數(shù)的順序編號(hào)。 標(biāo)注方式有兩種：標(biāo)注方式有兩種： 一種如一種如“編號(hào)：編號(hào)：0001”； 另

4、一種如另一種如“NO：0001”（四）簽發(fā)人 上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。 發(fā)文字號(hào)居左空發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空字，簽發(fā)人姓名居右空1字。字。 （五）秘密等級(jí) 用用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空行，兩字之間空1字字. 保密期限，用保密期限，用3 3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第心右上角第1 1行，秘密等級(jí)和保密期限之行，秘密等級(jí)和保密期限之間用間用“”隔開。隔開。 （六）緩急程度 緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明：緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)

5、緊急程度分別標(biāo)明： “特急特急”“急件急件”“特提特提”。 用用3 3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1 1行，兩字之間空行，兩字之間空1 1字字. . 正文部分：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件 、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文時(shí)間等項(xiàng)目構(gòu)成。二、公文的主體格式用用 印印 加蓋印章應(yīng)上距正文加蓋印章應(yīng)上距正文2mm2mm4mm4mm，端正、居中，端正、居中下壓成文時(shí)間。下壓成文時(shí)間。 當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式；當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式； 當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式。當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式。 兩印章間互不相交或相切，相距不小于兩印章間互不相交或相切，相

6、距不小于3mm3mm。 當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。 主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多3個(gè)印章，兩端不得超過版心； 最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布； 印章之間互不相交或相切； 在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。 內(nèi)容主要包括：內(nèi)容主要包括： 主題詞主題詞 抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān) 印制單位印制單位 印制時(shí)間和數(shù)量。印制時(shí)間和數(shù)量。三、公文的版記格式一、主題詞 “主題詞主題詞”用用3 3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。 詞目用詞目用3 3號(hào)小標(biāo)宋體字。號(hào)小標(biāo)宋體字。二、抄送機(jī)

7、關(guān) 抄送機(jī)關(guān)是指公文涉及的需要了解公文內(nèi)抄送機(jī)關(guān)是指公文涉及的需要了解公文內(nèi)容或協(xié)助處理公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。容或協(xié)助處理公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。 在主題詞下在主題詞下1 1行，左空一字用行，左空一字用3 3號(hào)仿宋體字號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)標(biāo)識(shí)“抄送抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；，后標(biāo)全角冒號(hào)；三、印制單位、印制時(shí)間和數(shù)量 位于抄送機(jī)關(guān)之下占位于抄送機(jī)關(guān)之下占1 1行位置；用行位置；用3 3 號(hào)仿號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1 1字，印發(fā)時(shí)間右字，印發(fā)時(shí)間右空空1 1字。字。 印制數(shù)量加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)于印制時(shí)間下印制數(shù)量加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)于印制時(shí)間下1行行 第二節(jié)第二節(jié)公文的行文規(guī)范公文的行文規(guī)范 一、行文方

8、式一、行文方式 所謂行文方式，就是根據(jù)行文關(guān)系和工作需要而所謂行文方式，就是根據(jù)行文關(guān)系和工作需要而確定并使用的文件發(fā)布與傳遞方式。行文方式主確定并使用的文件發(fā)布與傳遞方式。行文方式主要有以下幾種：要有以下幾種： (一一)逐級(jí)行文逐級(jí)行文 (二二)多級(jí)行文多級(jí)行文 (三三)越級(jí)行文越級(jí)行文 (四四)直接行文直接行文 （一）行文確有必要（一）行文確有必要 （二）慎重確定行文關(guān)系（二）慎重確定行文關(guān)系 （三）系統(tǒng)內(nèi)行文的原則（三）系統(tǒng)內(nèi)行文的原則 （四）部門行文的原則（四）部門行文的原則 （五）（五）聯(lián)合行文的原則聯(lián)合行文的原則 二、二、 行文規(guī)則行文規(guī)則 （六）正確選擇主送和抄送的原則 （七）請(qǐng)

9、示的規(guī)則（七）請(qǐng)示的規(guī)則 一文一事；一個(gè)主送；不報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人； 不抄送下級(jí)；報(bào)告不可夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 （八）（八） 公文統(tǒng)一由辦公機(jī)構(gòu)公文統(tǒng)一由辦公機(jī)構(gòu)第三節(jié)第三節(jié) 公文處理程序公文處理程序一、一、 發(fā)文辦理程序發(fā)文辦理程序 發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程。個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程。 發(fā)文辦理程序：擬稿發(fā)文辦理程序：擬稿審核審核簽發(fā)簽發(fā)核發(fā)核發(fā)繕印繕印校對(duì)校對(duì)用印用印登記登記封發(fā)封發(fā)n（一）擬稿（一）擬稿n擬稿注意事項(xiàng)：擬稿注意事項(xiàng)：n1）符合方針、政策、法律法規(guī)及有關(guān)規(guī)定。）符合方針、政策、法律法規(guī)及有關(guān)規(guī)定。n2）要情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚

10、；）要情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚；n3）人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確具體；）人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確具體；n4）引用公文，先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；）引用公文，先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；n5）涉及計(jì)量單位時(shí)，必須用國家法定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位；）涉及計(jì)量單位時(shí)，必須用國家法定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位；n6）使用簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)先用全稱，并加以注明；）使用簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)先用全稱，并加以注明；n7）公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部門結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、）公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部門結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修色彩語句中作為詞素的詞組、慣用語、縮略語、具有修色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使?jié)h字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯

11、數(shù)字。數(shù)字必須使?jié)h字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（二）審核（二）審核n審核的重點(diǎn)：審核的重點(diǎn)：n1）是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；）是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；n2）是否符合行文規(guī)則；）是否符合行文規(guī)則；n3）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；定；n4）涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的事項(xiàng)是否）涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)商、會(huì)簽；經(jīng)過協(xié)商、會(huì)簽；n5）使用公文文種、公文格式是否規(guī)范。）使用公文文種、公文格式是否規(guī)范。（三）簽發(fā)（三）簽發(fā)n簽發(fā)：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審批。簽發(fā)：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審批。n需要注意的幾個(gè)問題：需要注意的幾個(gè)問題：n職權(quán)

12、內(nèi)的公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級(jí)簽發(fā)公職權(quán)內(nèi)的公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級(jí)簽發(fā)公文。文。n某個(gè)部門的名義發(fā)文，可由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。某個(gè)部門的名義發(fā)文，可由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。n（四）核發(fā)（四）核發(fā)n核發(fā)的內(nèi)容：核發(fā)的內(nèi)容：n1）文稿是否報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批，手續(xù)是否完備，意見）文稿是否報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批，手續(xù)是否完備，意見是否明確，審批人是否簽署全名及時(shí)間等；是否明確，審批人是否簽署全名及時(shí)間等；n2）文稿中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、）文稿中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級(jí)、印發(fā)（傳達(dá)）范圍、主題詞是否準(zhǔn)確，標(biāo)點(diǎn)、計(jì)量密級(jí)、印發(fā)（傳達(dá)）范圍、主題詞是否準(zhǔn)確，標(biāo)點(diǎn)、計(jì)量單位、數(shù)字

13、的用法及文種，格式是否符合規(guī)定；單位、數(shù)字的用法及文種，格式是否符合規(guī)定；n3）編排發(fā)文字號(hào)。）編排發(fā)文字號(hào)。（五）繕印（五）繕印n n 繕印，是指對(duì)已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行繕印，是指對(duì)已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。印制。n繕印要忠于原稿繕印要忠于原稿（六）校對(duì)（六）校對(duì)n公文校對(duì)的兩種方法：公文校對(duì)的兩種方法：n 由印制單位先校對(duì)一次或者兩次，然后再由印制單位先校對(duì)一次或者兩次，然后再次由承辦人校對(duì)一次；次由承辦人校對(duì)一次；n 另一種方法是完全由承辦人員負(fù)責(zé)校對(duì)。另一種方法是完全由承辦人員負(fù)責(zé)校對(duì)。（七）用?。ㄆ撸┯糜用印要注意的事項(xiàng)：n用印一定要與制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門或單位相一致。n要核實(shí)份數(shù)，

14、超過份數(shù)的公文不能蓋印。（八）發(fā)文登記（八）發(fā)文登記n發(fā)文登記的作用：便于對(duì)文件進(jìn)行管發(fā)文登記的作用：便于對(duì)文件進(jìn)行管理和查找。理和查找。二、二、 收文辦理程序收文辦理程序收文處理的一般過程：收文處理的一般過程： 收文處理的一般程序?yàn)椋汉炇帐瘴奶幚淼囊话愠绦驗(yàn)椋汉炇詹鸱獠鸱?登記登記(外收文登記，內(nèi)收文登記外收文登記，內(nèi)收文登記) 分發(fā)分發(fā)擬辦擬辦傳閱傳閱批辦批辦承辦承辦催辦催辦查辦查辦注辦注辦處置辦畢公文。處置辦畢公文。 （一）簽收（一）簽收簽收文件要注意“四查” 一查來文封套上所注的收文機(jī)關(guān)是否與本機(jī)關(guān)名稱相符；一查來文封套上所注的收文機(jī)關(guān)是否與本機(jī)關(guān)名稱相符；二查來文封套有無拆封或破損現(xiàn)

15、象；二查來文封套有無拆封或破損現(xiàn)象；三查來文封號(hào)是否與遞送人簽收簿上所登記的封號(hào)相符；三查來文封號(hào)是否與遞送人簽收簿上所登記的封號(hào)相符；四查所列文件總件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。四查所列文件總件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。（二）拆封（二）拆封 對(duì)于寫明某某領(lǐng)對(duì)于寫明某某領(lǐng)“親收親收”、“親啟親啟”的封件，則由領(lǐng)導(dǎo)人本的封件，則由領(lǐng)導(dǎo)人本人拆封或由其委托的人代拆。人拆封或由其委托的人代拆。 密件則應(yīng)交機(jī)要文書或機(jī)要密件則應(yīng)交機(jī)要文書或機(jī)要室拆封。室拆封。 （三）登記（三）登記 公文登記作用：公文登記作用： ）便于管理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失； ）便于檢查和檢索文件； ）便于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦工作 ）作為核

16、對(duì)與交接文件的憑據(jù)（四）審核 審核，就是機(jī)關(guān)文書部門收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)審核，就是機(jī)關(guān)文書部門收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。的需要辦理的公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)：審核的重點(diǎn)：n是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；n是否符合行文規(guī)則；是否符合行文規(guī)則；n內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；n涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)商、會(huì)簽；協(xié)商、會(huì)簽；n使用公文文種、公文格式是否規(guī)范等。使用公文文種、公文格式是否規(guī)范等。（五）分發(fā)和傳閱 傳閱現(xiàn)已成為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)，互通信傳閱現(xiàn)

17、已成為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)，互通信息的一種有效的方式。息的一種有效的方式。（六）擬辦 擬辦應(yīng)注意的事項(xiàng)：擬辦應(yīng)注意的事項(xiàng)：擬辦前，要認(rèn)真研究公文的內(nèi)容和擬辦前，要認(rèn)真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，有針對(duì)性的提出切發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，有針對(duì)性的提出切實(shí)可行的擬辦意見。實(shí)可行的擬辦意見。要清楚掌握有關(guān)政策和規(guī)定，擬辦要清楚掌握有關(guān)政策和規(guī)定，擬辦既符合實(shí)際，又符合政策規(guī)定。既符合實(shí)際，又符合政策規(guī)定。（七）批辦（七）批辦批辦的主要內(nèi)容包括：批辦的主要內(nèi)容包括：指明承辦單位或者承辦人，規(guī)指明承辦單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時(shí)限。定承辦的時(shí)限。凡需要共同承辦的，指出主辦凡需要共同承辦的，指出主辦單位和主辦人。單位和主辦人。（八）承辦 公文承辦有兩方面的意思：公文承辦有兩方面的意思： 從業(yè)務(wù)部門來說，承辦是指對(duì)從業(yè)務(wù)部門來說，承辦是指對(duì)具體工作問題的執(zhí)行和處理。具體工作問題的執(zhí)行和處理。 從公文處理工作來說，主要是從公文處理工作來說，主要是批指根據(jù)擬辦和批辦的意見辦理復(fù)文。批指根據(jù)擬辦和批辦的意見辦理復(fù)文。（九）（九）催辦 催辦的目的：催辦是為了避免辦理拖沓，催辦的目的：催