GEGFI出納管理功能手冊

1、第1章概述-1 -1.1 簡介一-1-1.2 功能特點-1-1.3 圖標(biāo)說明-1-第2章_岀納賬管理-3 -2.1 _岀納登賬-3-22現(xiàn)金盤點-4-2.3 日結(jié)一-5-2.4_月結(jié)一-5-2.5_岀納日報表-5-2.6岀納賬對賬-5-第3章支票管理-7 -3.1_支票本_-7-3.2 支票處理-8-3.3 支票匯總表-8-第4章銀行對賬_- 9 -4.1_初始化_-9-4.1.1_對賬初始設(shè)置_- 9 -4.1.2 對賬條件-10-4.1.3 企業(yè)未達賬-10 -4.1.4 銀行未達賬-11 -4.1.5 初始余額調(diào)節(jié)表-11 -4.1.6 初始確認(rèn)-12 -4.2_銀行對賬-12 -4.2

2、.1_對賬單余額-12 -4.2.2 企業(yè)未達賬-13 -4.2.3 銀行未達賬-13 -4.2.<銀行對賬-13 -4.2.5 銀行余額調(diào)節(jié)匯總表-14 -4.2.6 銀行余額調(diào)節(jié)明細(xì)表-15 -第5章_岀纟內(nèi)報表-16 -5.1 _報表權(quán)限管理_-16-5.2 報表查詢-17-5.3 資金看板-18-第 1章 概述1.1 簡介出納管理子系統(tǒng)是新中大 GE 系統(tǒng)的核心系統(tǒng)之一，處理出納日常事務(wù)，如出納賬管理、支票管理、銀行對賬等，是企業(yè)與外部銀行間的橋梁。1.2 功能特點GE 出納管理為了適應(yīng)企業(yè)資金管理的各種需求，設(shè)置了如下幾大功能點1、出納管理本子模塊是企業(yè)出納工作的統(tǒng)一平臺， 也

3、即出納可以通過此模塊的相關(guān)功能完成諸如現(xiàn)金銀行出納賬的登記、支票及其他票證實物賬的處理打印等工 作，同時借助銀企直聯(lián)平臺實現(xiàn)資金的網(wǎng)上交易。2、支票管理 企業(yè)在采購、銷售或其他業(yè)務(wù)活動中，對于支票的申請、領(lǐng)用以及登帳的 整個流程管理， 并設(shè)有支票匯總表查詢功能， 以滿足企業(yè)票據(jù)結(jié)算管理的需要。3、銀行對賬銀行對賬是指企業(yè)每月將企業(yè)的銀行存款日記賬和銀行發(fā)來的對賬單相核對，并勾銷雙方記錄一致的已達賬，生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表這一過程。7、報表查詢系統(tǒng)提供的現(xiàn)金管理報表分成業(yè)務(wù)報表、與票據(jù)相關(guān)的報表、及自定義報表共三類，分別對應(yīng)于報表管理模塊的三個不同菜單。各種報表查詢的方式是多樣而靈活的，所有報表

4、的查詢中，系統(tǒng)都提供了多種條件查詢的方式。同時報表不僅可以進行屏幕瀏覽或打印輸出，還可以轉(zhuǎn)換為不同類型的文件進行輸出。1.3圖標(biāo)說明本功能手冊基本上做到重點突出，對于用戶操作中可能會引起的錯誤操作或可能遇到的疑惑，功能手冊中都以“注意”、“提示”、“說明”、“疑難解答”的方式著重列岀，以免用戶理解錯誤；另外，本功能手冊中示例豐富，基本上 都以列舉加圖片的方式說明各功能具體的操作步驟和方法。這是一個“注意”圖標(biāo)。它提醒您注意各種需要特別注意的因素或一些有趣的事情。這是一個“提示”圖標(biāo)。它向您介紹軟件中一些較隱蔽的功能。這是一個“說明”圖標(biāo)。它對可能會引起您誤解的問題進行解釋。這是一個“疑難解答”

5、圖標(biāo)。它提醒您一些用戶在操作過程中可能帶來問 題的操作。第 2章 出納賬管理出納賬是出納每天記錄的流水賬簿，是企業(yè)現(xiàn)金流的輔助賬簿。出納賬管 理包括出納現(xiàn)金賬、出納銀行賬、現(xiàn)金盤點、出納日結(jié)、出納月結(jié)、出納日報 表和出納對賬七個功能菜單。2.1 出納登賬登賬分為現(xiàn)金賬和銀行賬，兩者的具體操作是相似的，只是方便操作而區(qū)分開來。 因為用戶在使用本系統(tǒng)前可能已經(jīng)有出納賬發(fā)生， 所以第一次對某個 科目進行出納賬登記時是不限定日期范圍的， 方便用戶初始以前的出納賬， 用 戶可以錄入一個總額， 也可以錄入明細(xì)； 但一旦科目進行了第一次日結(jié)， 就只 能錄入該日結(jié)日期以后的出納賬。現(xiàn)金賬的處理窗口如圖 2.1

6、-1 所示：圖 2.1-1 處理窗口提示：1、出納賬查詢，按摘要和日期、金額查詢，并可以按金額大小排序，其 中摘要可以雙擊取系統(tǒng)摘要庫。2、出納現(xiàn)金賬，出納銀行賬當(dāng)工作科目為外幣科目時，增加外幣及本幣金額的維護，方便對賬。3、岀納賬登記可以引入采購，銷售系統(tǒng)的付款單和收款單信息2.2現(xiàn)金盤點會計對于當(dāng)日的現(xiàn)金實物進行賬實核對。圖 2.2-1當(dāng)日新增盤點單，選擇現(xiàn)金科目后，即可錄入。操作完畢后保存。通過選擇起始日期可以查看這段期間內(nèi)的盤點記錄，分科目進行列示。圖 2.2-2此處現(xiàn)金盤點只是作為岀納業(yè)務(wù)顯示，沒有與其它功能相關(guān)聯(lián)，所以不做控制，允許修改往期盤點單記錄。2.3日結(jié)日結(jié)是指岀納對某天的

7、賬核對完畢，就可以進行日結(jié)了，日結(jié)后，該天以前的記錄都不允許修改；如果在日結(jié)時錄入的日期小于已經(jīng)日結(jié)的日期，系統(tǒng)會認(rèn)為這是反日結(jié)，將日結(jié)日期調(diào)整到這個以前的日期，但該日期不能小于已經(jīng)月結(jié)的會計期的最后一天。圖2.1-2岀納日結(jié)窗口2.4 月結(jié)“日清月結(jié)”是出納的要求。一旦月結(jié)，本月的出納賬就相當(dāng)于封賬，不能修改， 不能反日結(jié)。 月結(jié)時會檢查日結(jié)日期是否大于本次月結(jié)會計期的最后 一天， 如果不是， 會要求用戶先進行日結(jié)。 反月結(jié)只能取消當(dāng)前會計期的月結(jié)， 一旦當(dāng)總賬已經(jīng)過賬，將無法反月結(jié)，所以請謹(jǐn)慎。2.5 出納日報表出納日報表用于反映現(xiàn)金與銀行各個科目在某一天所發(fā)生的借貸發(fā)生額 及本日余額。2

8、.6 出納賬對賬此功能僅作為一個輔助對賬工具而存在， 對賬結(jié)果并不需要對期末處理或 者報表產(chǎn)生影響。對賬條件窗口允許多選科目， 用戶如果多選科目時， 先出具 一張余額對賬表，然后用戶可以選中某一條余額記錄，點擊“對賬”按鈕， 進 入明細(xì)對賬界面，圖示如下：圖 2.1-3圖 2.1-4圖 2.1-4提示:對賬條件設(shè)置包含“金額相同”（必選）、日期相同（可選）、票據(jù)號相同（可選）、方向相同（可選）。手工勾對時，弱項控制，提示金額不等允許勾銷。切換按鈕顯示對賬和未對賬部分。第3章支票管理支票管理是幫助出納人員對支票本進行電子化管理，包括支票本登記、支票日常業(yè)務(wù)處理和支票匯總表三部分。3.1支票本主要

9、包括支票本登記，目的是記錄支票本的公共信息，其中科目是指出該支票本是由哪家銀行岀具。支票本在登記完成后，會根據(jù)支票本的號碼范圍自 動生成各張支票。支票本在登記后可以修改，但只能修改部分信息； 支票本在開始使用后就不能刪除，支票本是否使用可以通過顏色來進行區(qū)分?！爸北镜怯洝贝翱谌缦聢D所示：圖3.1-1支票本登記窗口支票本完成登記后，用戶在“支票本管理主窗口”點擊“詳情”按鈕，就可以進行具體支票的查詢和日常處理。1、支票的狀態(tài)同樣可以通過顏色來區(qū)分。2、支票增加了審核才能打印功能，在出納管理的基本選項的雜項設(shè)置里，啟用此功能，支票必須審核才能打印，審核按鈕有權(quán)限控制的。3、支票的一些簡單設(shè)置功能

10、在出納管理的基礎(chǔ)設(shè)置。3.2 支票處理支票的日常處理包括以下幾種操作：領(lǐng)用：從出納處領(lǐng)取空白支票，此時只有領(lǐng)用人是必須登記的，其余信 息可填可不填；報銷：支票已經(jīng)開出，到出納處登記，實際金額和報銷人都是必填的；勾兌：是指與總賬中的明細(xì)進行勾兌，目前只能進行手工勾兌；一旦勾 兌后，支票就不能再修改了。外銷：該功能是在集團環(huán)境下，由一個集中的資金管理機構(gòu)如結(jié)算中心 或財務(wù)公司從外部商業(yè)銀行統(tǒng)一購入票據(jù)，然后再轉(zhuǎn)售給內(nèi)部成員單位的過 程。掛失：是針對票據(jù)實物丟失后在系統(tǒng)中的處理過程，經(jīng)掛失處理后即不 允許再對這種票據(jù)進行領(lǐng)用、報銷、外銷操作。3.3支票匯總表支票匯總表類似與支票管理中的支票列表，不同

11、的是可以選擇過濾條件圖4.3-1支票匯總表查詢過濾第 4章 銀行對賬銀行對賬是指企業(yè)每月將銀行存款日記賬和銀行對賬單核對， 并勾銷已達 賬， 生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表這一過程。 在本軟件中， 企業(yè)和銀行雙方的對賬 數(shù)據(jù)，在勾銷前統(tǒng)稱為“未達賬” 。“銀行對賬”子功能點包括主菜單“初始化” 、“銀行對賬” 、“余額調(diào)節(jié)匯 總表”、“余額調(diào)節(jié)明細(xì)表” 、“銀行對賬報表” 。4.1 初始化初始化過程是手工賬和電腦賬的接口，必須妥善錄入。4.1.1 對賬初始設(shè)置在進行首次對賬前，首先要對對賬賬戶余額進行數(shù)據(jù)初始。 “對賬初始設(shè) 置”窗口如下圖 4.1-1 所示：圖 4.1-1 對賬初始設(shè)置窗口對賬初始條

12、件包括：啟用會計期、對賬單期初余額、對賬單期末余額和企 業(yè)賬面期初余額。圖4.1-2自動對賬條件設(shè)置窗口自動對賬條件包括：金額相同；單據(jù)日期相等；結(jié)算方式一致；結(jié)算單據(jù) 號相同。其中對賬金額肯定相等，所以系統(tǒng)默認(rèn)該選項為必選項。4.1.3 企業(yè)未達賬在企業(yè)未達賬列表窗口中，企業(yè)未達賬既可手工直接輸入，也可由系統(tǒng)導(dǎo) 入。用戶如果是手工輸入企業(yè)未達賬，那請單擊窗口中的“增加”按鈕，在隨 即彈岀的窗口（如圖 4.1-3所示）中對照銀行對賬單逐一錄入到上月為止企 業(yè)的未達賬項。圖4.1-3企業(yè)對賬單窗口在企業(yè)未達賬列表窗口中，在初始化完成之前，您還可以對單據(jù)進行修改 和刪除操作。在企業(yè)未達賬單據(jù)很多的

13、情況下，單擊企業(yè)未達賬列表窗口中的“查詢”按鈕，可以幫助您快速查找并定位至所需的單據(jù)。4.1.4 銀行未達賬單擊“銀行未達賬”子菜單，進入銀行未達賬列表窗口。操作同企業(yè)未達 賬一致，如下圖 4.1-4所示:圖 4.1-4 銀行未達賬列表窗口4.1.5 初始余額調(diào)節(jié)表在初始企業(yè)未達賬錄入和銀行未達賬導(dǎo)入完成后，即可生成調(diào)節(jié)表，具體 窗口如下圖 4.1-5 所示：圖 4.1-5 初始余額調(diào)節(jié)表窗口在“初始余額調(diào)節(jié)表”中， “企業(yè)賬面余額”這項數(shù)據(jù)將從總賬中的對應(yīng) 科目取得，由系統(tǒng)自動提供； “銀行對賬單余額”這項數(shù)據(jù)從對賬單中取得， 即為輸入的對賬單初始余額； “銀收企未收”是指銀行已收款入賬，企

14、業(yè)尚未 收到的款項； “銀付企未付”是指銀行已付款入賬， 企業(yè)尚未記錄支付的款項； “企收銀未收” 是指企業(yè)已經(jīng)收款入賬， 銀行尚未收到的款項； “企付銀未付” 是指企業(yè)已付款入賬，銀行尚未支付的款項。企業(yè)和銀行雙方最后產(chǎn)生兩項數(shù)據(jù)：企業(yè)調(diào)節(jié)后余額二企業(yè)賬面余額+銀收企未收-銀付企未付銀行調(diào)節(jié)后余額=銀行初始余額+企收銀未付+企付銀未付企業(yè)調(diào)節(jié)后余額必須等于銀行調(diào)節(jié)后余額，否則肯定有某一環(huán)節(jié)發(fā)生錯 誤，銀行對賬的初始化部分不能完成。單擊圖 4.1-5 中的“格式 2 ”按鈕，您還可看到“初始余額調(diào)節(jié)表”的另 一種格式。完成以上內(nèi)容的操作后，可進行銀行對賬的初始確認(rèn)工作。單擊“初始確認(rèn)”菜單，系

15、統(tǒng)首先彈岀科目確認(rèn)提示窗口。經(jīng)過確認(rèn)后，系統(tǒng)開始對用戶所選科目進行初始化工作，完成之后彈岀提示窗口，如圖4.1-7所示：圖4.1-6提示窗口4.2銀行對賬銀行對賬包括對賬單余額、企業(yè)未達賬、銀行未達賬、銀行對賬和銀行余額調(diào)節(jié)表五個子菜單。在錄入對賬單后，就可以進行對賬，生成調(diào)節(jié)表。4.2.1 對賬單余額與初始化中一樣，首先需錄入對賬單余額，錄入窗口如下圖4.2-1所示:圖4.2-1對賬單余額錄入窗口窗口中的“期初余額”取自上一會計期的銀行調(diào)節(jié)后余額，系統(tǒng)不允許修 改；您只需輸入“期末余額”即可企業(yè)未達賬的錄入窗口和錄入方法與“初始企業(yè)未達賬”完全類似，在此不再展開介紹。導(dǎo)入的銀行數(shù)據(jù)時增加選項

16、覆蓋導(dǎo)入,多選刪除圖 4.2-2 導(dǎo)入企業(yè)未達賬4.2.3 銀行未達賬銀行未達賬的錄入窗口和錄入方法與“初始銀行未達賬”完全類似，在此 不再展開介紹。4.2.4 銀行對賬單擊子菜單“銀行對賬” ，彈出的對賬窗口如圖 4.2-3 所示：圖 4.2-3 對賬窗口所而是未達由于對賬是將銀行存款日記賬與銀行提供的銀行對賬單逐筆進行核對， 以系統(tǒng)也將對賬窗口設(shè)計成上下兩部分，分別列出企業(yè)未達賬和銀行未達賬， 使操作更為直觀、方便。值得一提的是這里的企業(yè)未達賬和銀行未達賬不是正式的未達賬項， 根據(jù)對賬用的企業(yè)和銀行雙方的對賬數(shù)據(jù)， 勾銷前我們也就統(tǒng)一稱之為 賬”。具體對賬方法有兩種：手工對賬和自動對賬1、

17、手工對賬用鼠標(biāo)單擊選中兩個數(shù)據(jù)窗口中金額相等的兩筆賬，然后單擊“勾銷”按鈕即可。若您發(fā)現(xiàn)這兩筆賬勾銷有誤，窗口中的“反勾銷”按鈕可以幫助您取 消以上操作。2、自動對賬首先可以單擊“條件”按鈕，在隨即彈出的窗口中選擇自動對賬條件，您也可以不選擇，系統(tǒng)則將按“金額相同”條件進行勾銷；接著單擊“對賬”按鈕，系統(tǒng)便開始在兩個數(shù)據(jù)窗口中自動尋找符合條件的賬，并自動完成勾銷。 自動對賬單據(jù)也能進行“反勾銷”。另外，對賬窗口中的“刷新”按鈕用于更新當(dāng)前界面顯示的內(nèi)容，適用于多臺客戶機同時進行對賬操作的情況；“合并”按鈕可將憑證號相同的憑證進行合并，“分拆”按鈕則是“合并”的逆操作；“切換”按鈕可使當(dāng)前界面顯

18、示的內(nèi)容在已對賬和未對賬之間進行切換。425銀行余額調(diào)節(jié)匯總表銀行余額調(diào)節(jié)匯總表可實時提供當(dāng)前對賬會計期的企業(yè)賬面余額、銀收企未收、銀付企未付、企業(yè)調(diào)節(jié)后余額、銀行對賬單余額、企收銀未付、企付銀 未付、銀行調(diào)節(jié)后余額；還可查詢其他會計期的企業(yè)、銀行余額調(diào)節(jié)情況；在 企業(yè)調(diào)節(jié)后余額與銀行調(diào)節(jié)后余額相等的情況下，還可將當(dāng)前銀行余額結(jié)轉(zhuǎn)至下一會計期。銀行余額調(diào)節(jié)明細(xì)表實時提供當(dāng)前會計期具體科目的本單位企業(yè)賬面余額、銀收企未收、銀付企未付、企業(yè)調(diào)后余額及銀行方面的銀行對賬單余額、企收銀未收、企付銀未付、銀行調(diào)節(jié)后余額等明細(xì)信息。第5章 出納報表在出納管理主窗口中單擊“報表”子功能點圖標(biāo)，進入報表主菜單窗口， 可以看到它包括主菜單“報表查詢” 、“業(yè)務(wù)報表查詢” 、“票據(jù)查詢”和“報表 中心報表” 。系統(tǒng)提供的報表類型非常多，但查詢方式基本相同，下面著重介 紹一下報表權(quán)限管理、報表查詢、格式定制、報表打印、報表的格式轉(zhuǎn)換輸出 等功能和控制的操作方法。5.1 報表權(quán)限管理系統(tǒng)對出納管理報表的權(quán)限控制主要是菜單權(quán)限， 用戶權(quán)限管理權(quán)限列表 如下圖 5.1-1